公司檔案管理制度

1、.XX公司編 號檔案管理制度版 本頁 次第7頁共7頁簽 發(fā) 審 核 擬 定 檔 案 管 理 制 度一、 目的：為對集團(tuán)公司文件檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提高存檔文件材料的質(zhì)量，方便查尋參閱，特制定本制度。二、 職責(zé)1. 各中心（事業(yè)部）設(shè)專人負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)的檔案管理；2. 行政中心設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案的歸口管理；3. 集團(tuán)公司所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度。三、 具體管理辦法一）歸檔范圍：與集團(tuán)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、業(yè)務(wù)拓展活動相關(guān)的，并在活動中形成的以文件資料、傳真、書信、圖表、相片、錄音帶、錄像帶、電腦盤片等載體記載的各種有備查和參考價值的資料都應(yīng)列入歸檔文件的范圍。具體歸檔資料包括：1. 行政中

2、心：公司重要文件，重要會議紀(jì)要，經(jīng)營決策，公司投資計劃，各中心總結(jié)計劃，人事資料，勞動工資，各項(xiàng)管理制度，重要外來文件，法律法規(guī)，合同，協(xié)議，各類證書，榮譽(yù)，資質(zhì)等；2. 財務(wù)中心：總帳，明細(xì)帳帳等各種帳簿，現(xiàn)金、銀行存款等各種日記帳，財務(wù)報表等各種財務(wù)內(nèi)部報表，審計報告，驗(yàn)資報告等外部檢查報告，內(nèi)部考核制度，核算流程等；3. 客戶服務(wù)中心：競品資料，各類銷售數(shù)據(jù)的統(tǒng)計資料，渠道及網(wǎng)絡(luò)客戶資料，價格表，活動方案，銷售手冊，培訓(xùn)資料，廣告策劃文書，市場調(diào)查，分析與預(yù)測報告，促銷方案，客戶資料，公司宣傳資料、其他內(nèi)部需存檔資料等；4. 生產(chǎn)中心：生產(chǎn)成本，反映生產(chǎn)能力的各類資料，供應(yīng)商資料，機(jī)械設(shè)

3、備資料，修（擴(kuò)）建方案，廠區(qū)規(guī)劃方案，其他內(nèi)部需存檔資料等；5. 技術(shù)服務(wù)中心：新產(chǎn)品開發(fā)計劃，產(chǎn)品實(shí)驗(yàn)報告，企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)體系，工藝文件，技術(shù)規(guī)范，質(zhì)量管理文件，質(zhì)量活動記錄，外來標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品，樣品，各檢驗(yàn)、工作標(biāo)準(zhǔn)等；6. 采供中心：供應(yīng)商資料、供應(yīng)商評定、市場調(diào)查、分析與預(yù)測報告、其他需內(nèi)部存檔資料；7. 事業(yè)部：各種項(xiàng)目資料、申報項(xiàng)目備檔資料、其他需要內(nèi)部存檔的資料。二）檔案的管理A、檔案分類：檔案實(shí)行分級管理，根據(jù)重要程度，技術(shù)水平及失密后危害大小將密級劃分為：絕密、機(jī)密和普通三級。1. 絕密： 公司秘密中的核心部分，主要包括：1）經(jīng)營決策，廣告策劃文書，市場調(diào)查與預(yù)測報告，促

4、銷方案，新產(chǎn)品開發(fā)計劃，公司投資計劃等；2）產(chǎn)品配方，關(guān)鍵工藝以及先進(jìn)技術(shù)，科研成果，設(shè)備等核心機(jī)密；3）通過秘密渠道引進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備、產(chǎn)品、樣品和來源等；4）產(chǎn)品成本及其利潤等財務(wù)資料；5）董事會資料；6）其他重要文件資料。2機(jī)密： 公司秘密中比較重要的部分，主要包括：1） 經(jīng)營戰(zhàn)略，遠(yuǎn)景規(guī)劃，財務(wù)帳簿，銷售網(wǎng)絡(luò)；2） 反映公司生產(chǎn)能力的方案，計劃及特殊原材料等情況的計劃，統(tǒng)計事項(xiàng)，產(chǎn)品試驗(yàn)報告，檢驗(yàn)報告；3） 新產(chǎn)品的研發(fā)項(xiàng)目，有成效的技術(shù)革新，發(fā)明創(chuàng)造，工藝方案，及公司發(fā)生的重大技術(shù)質(zhì)量問題；4） 引進(jìn)的產(chǎn)品、設(shè)備、儀器、經(jīng)過改進(jìn)，性能，功能有顯著提高的部分；5） 公司各項(xiàng)管理制度，目標(biāo)

5、管理方案，月度運(yùn)行報告等；6） 公司人事檔案，勞動工資、公司組織構(gòu)架、人員配備及運(yùn)作方式等。7） 客戶、供應(yīng)商資料，價格方案、重大合同、協(xié)議等，8） 重要會議記錄、決議、決定等。3.普通： 1） 營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證等經(jīng)營證件，榮譽(yù)證書2） 一般會議記錄、決議、決定、委任書、通告、通知3） 各中心、部門、個人工作總結(jié)及計劃4） 一般的統(tǒng)計資料5） 企業(yè)宣傳的文字、圖片等各媒體資料B、檔案管理的具體規(guī)定：1. 檔案管理員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整，存檔時用代碼區(qū)分檔案密級類別，并保證檔案安全。.2. 機(jī)密級以上文件的電子檔案必須加密。3. 公司員工因工作需要借閱或復(fù)印已歸檔的資料，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

6、批準(zhǔn)，并做好借閱/復(fù)印登記，在指定期限內(nèi)歸還。借走的文件不得涂改、復(fù)印、摘錄、轉(zhuǎn)借他人或遺失。4. 已歸檔的文件要定期清理，對內(nèi)容已發(fā)生變化并與新內(nèi)容有出入或相抵觸、有效期已過，失去保存意義和查考價值、分發(fā)較廣且有出處可查的一般性文件及文件的草稿，在經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意并報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后集中銷毀。5. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件檔案，檔案人員要認(rèn)真填寫銷毀登記表，并由專人監(jiān)督銷毀。6. 公司任何文件資料不得外流。檔 案 處 理 一 覽 表級別絕密機(jī)密普通級別代碼ABC級別的界定總經(jīng)理中心（事業(yè)部）負(fù)責(zé)人部門經(jīng)理存檔1由各中心負(fù)責(zé)人或指定管理員存檔。2. 各中心絕密文件必須將原件交行政中心備檔。由各中心負(fù)責(zé)人或指定管理員存檔。由部門自行存檔借閱1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理可直接提檔2.由總經(jīng)理和副總經(jīng)理批準(zhǔn)的直接需要的人員可使用1.各中心負(fù)責(zé)人可直接提檔2.由中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的人員可使用部門經(jīng)理批準(zhǔn)即可復(fù)印不得復(fù)?。ǔ偨?jīng)理和副總經(jīng)理允許的特殊情況）不得復(fù)?。ǔ行呢?fù)責(zé)人允許的情況）部門經(jīng)理批準(zhǔn)即可銷毀由總經(jīng)理批