管理體系文件編寫培訓(xùn)(共47頁).ppt

1、2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-1管理體系管理體系2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-2l標(biāo)準(zhǔn)對管理體系建立的要求標(biāo)準(zhǔn)對管理體系建立的要求l文件的定義文件的定義l管理體系文件的要求管理體系文件的要求l策劃的體系的文件結(jié)構(gòu)策劃的體系的文件結(jié)構(gòu)l文件和資料管理程序文件和資料管理程序/文件編號審批要求文件編號審批要求l文件的編寫要求文件的編寫要求/PDCA、5W1H2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-3ISO17799信息安全信息安全管理體系管理體系Health & Safety - OHSAS18001財務(wù)管理體系財務(wù)管理體系

2、BS8600 客戶滿意管理客戶滿意管理體系體系Finance財務(wù)管理財務(wù)管理QualityManagerOperations業(yè)務(wù)管理業(yè)務(wù)管理IT信息管理信息管理Personnel人力資源人力資源EnvironmentalStaff Development人力資源管理體系人力資源管理體系ISO9000BEMTools and TechniquesMarketing /Customer Service市場市場/客戶滿意管理客戶滿意管理ISO14001 綜合管理體系綜合管理體系 風(fēng)風(fēng) 險險 管管 理理 OHS 戰(zhàn)略和投戰(zhàn)略和投資管理資管理 BS6079戰(zhàn)略和戰(zhàn)略和投資管理體系投資管理體系 大大 監(jiān)監(jiān)

3、 督督 監(jiān)監(jiān) 控控 管管 理理行業(yè)強制性管理體系行業(yè)強制性管理體系及產(chǎn)品認(rèn)證如及產(chǎn)品認(rèn)證如QS9000，ISMC，TL9000（通訊），通訊），HACCP食品，食品，CE電電子產(chǎn)品認(rèn)證子產(chǎn)品認(rèn)證2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-4l系統(tǒng)化l程序化l文件化2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-5文件的價值文件的價值 文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動, ,其使用有助于：其使用有助于：l滿足顧客要求和質(zhì)量改進滿足顧客要求和質(zhì)量改進; ;l提供適宜的培訓(xùn)提供適宜的培訓(xùn); ;l重復(fù)性和可追溯性重復(fù)性和可追溯性; ;l提供客觀證據(jù)提供客觀證據(jù);

4、;l評價質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性評價質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適宜性. . 文件的形成本身并不是目的文件的形成本身并不是目的, ,它應(yīng)是一項增值的活動它應(yīng)是一項增值的活動. .2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-62.7.2 質(zhì)量管理體系中使用的文件類型質(zhì)量管理體系中使用的文件類型 在質(zhì)量管理體系中使用下述幾種類型的文件：在質(zhì)量管理體系中使用下述幾種類型的文件： a) 向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系的一致信息的向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系的一致信息的,這類文件稱這類文件稱為為質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊; b）表述質(zhì)量管理體系如何應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件）

5、表述質(zhì)量管理體系如何應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件,這類文這類文件稱為件稱為質(zhì)量計劃質(zhì)量計劃; c）闡明要求的文件）闡明要求的文件,這類文件稱為這類文件稱為規(guī)范規(guī)范; d）闡明推薦的方法或建議的文件）闡明推薦的方法或建議的文件,這類文件稱為這類文件稱為指南指南; e）提供如何一致地完成活動和過程的信息的文件）提供如何一致地完成活動和過程的信息的文件,這類文件包括這類文件包括形成文形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣; f）為完成的活動或達到的結(jié)果提供證據(jù)的文件）為完成的活動或達到的結(jié)果提供證據(jù)的文件,這類文件稱為這類文件稱為記錄記錄. 每個組織確定其所需文件的多少和詳略

6、的程度及使用的媒體每個組織確定其所需文件的多少和詳略的程度及使用的媒體.這這取決于下列因素取決于下列因素,諸如組織的類型和規(guī)模、過程的復(fù)雜性和相互作用、諸如組織的類型和規(guī)模、過程的復(fù)雜性和相互作用、產(chǎn)品的復(fù)雜性、顧客要求、適用的法規(guī)要求、經(jīng)證實的人員能力以產(chǎn)品的復(fù)雜性、顧客要求、適用的法規(guī)要求、經(jīng)證實的人員能力以及滿足質(zhì)量管理體系要求所需證實的程度及滿足質(zhì)量管理體系要求所需證實的程度.2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-74.2 4.2 文件要求文件要求總則總則 質(zhì)量管理體系文件應(yīng)該包括：質(zhì)量管理體系文件應(yīng)該包括： a) a) 形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)；形成文件的質(zhì)量方

7、針和質(zhì)量目標(biāo)； b) b) 質(zhì)量手冊；質(zhì)量手冊； c c）本標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序；）本標(biāo)準(zhǔn)所要求的形成文件的程序； d) d) 組織為確保其過程的有效策劃、運作和控制所需的文件；組織為確保其過程的有效策劃、運作和控制所需的文件； e e）本標(biāo)準(zhǔn)所要求的記錄。）本標(biāo)準(zhǔn)所要求的記錄。( (見見4.2.4) 4.2.4) 注注1 1：本標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)：本標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)“形成文件的程序形成文件的程序”之處，即要求建立該程序，形成文件，之處，即要求建立該程序，形成文件， 并加以實施和保持。并加以實施和保持。 注注2 2：不同組織的質(zhì)量管理體系文件的多少與詳略程度取決于：不同組織的質(zhì)量管理體系文件的多少與詳略程

8、度取決于： a)a)組織的規(guī)模和活動的類型；組織的規(guī)模和活動的類型； b)b)過程及其相互作用的復(fù)雜程度；過程及其相互作用的復(fù)雜程度； c) c) 人員的能力。人員的能力。 注注3 3：文件可采用任何形式或類型的媒體。：文件可采用任何形式或類型的媒體。 2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-84.2 4.2 文件要求文件要求4.2.2 4.2.2 質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊 組織應(yīng)編制和保持質(zhì)量手冊，質(zhì)量手冊包括：組織應(yīng)編制和保持質(zhì)量手冊，質(zhì)量手冊包括： a) a) 質(zhì)量管理體系的范圍，包括任何刪減的細(xì)節(jié)與合理質(zhì)量管理體系的范圍，包括任何刪減的細(xì)節(jié)與合理性（見性（見1.21.2）；）；

9、 b) b) 為質(zhì)量管理體系編制的形成文件的程序或?qū)ζ湟?；為質(zhì)量管理體系編制的形成文件的程序或?qū)ζ湟茫?c) c) 質(zhì)量管理體系過程之間的相互作用的表述。質(zhì)量管理體系過程之間的相互作用的表述。2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-94.2.3 4.2.3 文件控制文件控制 質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制。質(zhì)量記錄是一種特殊類型質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制。質(zhì)量記錄是一種特殊類型的文件，應(yīng)依據(jù)條款的要求進行控制。的文件，應(yīng)依據(jù)條款的要求進行控制。 應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制： a) a) 文件發(fā)布

10、前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分的；文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分的； b) b) 必要時對文件進行評審、更新并再次批準(zhǔn)；必要時對文件進行評審、更新并再次批準(zhǔn)； c) c) 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別； d) d) 確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件；確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件； e) e) 確保文件保持清晰、易于識別；確保文件保持清晰、易于識別； f) f) 確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)； g) g) 防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任

11、何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。對這些文件進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-104.2.4 4.2.4 質(zhì)量記錄的控制質(zhì)量記錄的控制 應(yīng)建立并保持質(zhì)量記錄，以提供符合要求和應(yīng)建立并保持質(zhì)量記錄，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)。質(zhì)量記錄應(yīng)保質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)。質(zhì)量記錄應(yīng)保持清晰、易于識別和檢索。應(yīng)編制形成文件的持清晰、易于識別和檢索。應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定質(zhì)量記錄的標(biāo)識、貯存、保護、程序，以規(guī)定質(zhì)量記錄的標(biāo)識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制。檢索、保存期限和處置所需的控制。2022-2-14-全員參與全

12、員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-114.3.2 4.3.2 法律與其他要求法律與其他要求 組織應(yīng)建立并保持程序，用來確定適用于其活動、組織應(yīng)建立并保持程序，用來確定適用于其活動、產(chǎn)品或服務(wù)中環(huán)境因素的法律，以及其他應(yīng)遵守的要求，產(chǎn)品或服務(wù)中環(huán)境因素的法律，以及其他應(yīng)遵守的要求，并建立獲取這些法律和要求的渠道。并建立獲取這些法律和要求的渠道。環(huán)境管理體系文件環(huán)境管理體系文件 組織應(yīng)以書面或電子形式建立并保持下列信息：組織應(yīng)以書面或電子形式建立并保持下列信息： a a）對管理體系核心要素及其相互作用的描述；）對管理體系核心要素及其相互作用的描述； b b）查詢相關(guān)文件的途徑；）查詢相關(guān)文件的途徑；202

13、2-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-12環(huán)境管理體系文件環(huán)境管理體系文件 組織應(yīng)建立并保持一套程序，以控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件，從而確保：組織應(yīng)建立并保持一套程序，以控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件，從而確保： a a）文件便于查找；）文件便于查找； b b）對文件進行定期評審，必要時予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性；）對文件進行定期評審，必要時予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性； c c）凡對環(huán)境管理體系的有效運行具有關(guān)鍵作用的崗位，都可能得到有關(guān)文）凡對環(huán)境管理體系的有效運行具有關(guān)鍵作用的崗位，都可能得到有關(guān)文件的現(xiàn)行版本；件的現(xiàn)行版本； d d）迅速將失效文件從所有發(fā)放和使用場所

14、撤回，或采取其他措施防止誤用；）迅速將失效文件從所有發(fā)放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用； e e）對出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以標(biāo)識；）對出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以標(biāo)識； 所有文件均須字跡清楚，注明日期（包括修訂日期），標(biāo)識清楚，妥善保所有文件均須字跡清楚，注明日期（包括修訂日期），標(biāo)識清楚，妥善保管，并在規(guī)定期間內(nèi)予以留存。應(yīng)規(guī)定并保持有關(guān)建立和修改各類型文件的管，并在規(guī)定期間內(nèi)予以留存。應(yīng)規(guī)定并保持有關(guān)建立和修改各類型文件的程序與職責(zé)。程序與職責(zé)。2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-13 法規(guī)和其他要求法規(guī)和其他要求

15、 組織應(yīng)建立并保持程序，以識別和獲得適用法規(guī)和其他職業(yè)健康組織應(yīng)建立并保持程序，以識別和獲得適用法規(guī)和其他職業(yè)健康安全要求。安全要求。 組織應(yīng)及時更新有關(guān)法規(guī)和其他要求的信息，并將這些信息傳達組織應(yīng)及時更新有關(guān)法規(guī)和其他要求的信息，并將這些信息傳達給員工和其他有關(guān)的相關(guān)方。給員工和其他有關(guān)的相關(guān)方。文件文件 組織應(yīng)以適當(dāng)?shù)拿浇椋ㄈ纾杭埢螂娮有问剑┙⒉⒈３窒铝行畔ⅲ航M織應(yīng)以適當(dāng)?shù)拿浇椋ㄈ纾杭埢螂娮有问剑┙⒉⒈３窒铝行畔ⅲ?a)a)描述管理體系核心要素及其相互作用；描述管理體系核心要素及其相互作用； b)b)提供查詢相關(guān)文件的途徑；提供查詢相關(guān)文件的途徑； 注：重要的是，按有效性和效率要求使文

16、件數(shù)量盡可能少。注：重要的是，按有效性和效率要求使文件數(shù)量盡可能少。2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-14 文件和資料控制文件和資料控制 組織應(yīng)建立并保持程序，控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件和資料，組織應(yīng)建立并保持程序，控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件和資料，以確保：以確保： a)a)文件和資料便于查找；文件和資料便于查找； b)b)對文件和資料進行定期評審，必要時予以修訂并由被授權(quán)人員對文件和資料進行定期評審，必要時予以修訂并由被授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性；確認(rèn)其適宜性； c)c)凡對職業(yè)健康安全體系的有效運行具有關(guān)鍵作用的崗位，都可凡對職業(yè)健康安全體系的有效運行具有關(guān)鍵作用的崗位，都

17、可得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本；得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本； d)d)及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回，或采取其及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；他措施防止誤用； e)e)對出于法規(guī)和（或）保留信息的需要而留存的檔案文件和資料對出于法規(guī)和（或）保留信息的需要而留存的檔案文件和資料予以適當(dāng)標(biāo)識。予以適當(dāng)標(biāo)識。2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-15 標(biāo)準(zhǔn)要求文件結(jié)構(gòu)按四個標(biāo)準(zhǔn)要求文件結(jié)構(gòu)按四個主要層次展開，如圖示。主要層次展開，如圖示。管理方針管理方針目標(biāo)目標(biāo)/指標(biāo)指標(biāo)規(guī)定管理體系的文件規(guī)定管理體系的文件標(biāo)準(zhǔn)要求的程序標(biāo)準(zhǔn)要求

18、的程序及必要的程序及必要的程序策劃、運行和控制策劃、運行和控制文件如運行手冊文件如運行手冊標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求的記錄要求的記錄質(zhì)量記錄質(zhì)量記錄程序文件程序文件手冊手冊其他文件其他文件2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-16l第一層次文件： l第二層次文件： l第三層次文件： 2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-17l第二層次文件第二層次文件： 程序文件圖示：程序文件圖示：2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-18文件分類文件分類和編號和編號文件的文件的編寫編寫文件的文件的審批審批文件的文件的發(fā)放發(fā)放文件的文件的更改更改文件換版文件換

19、版與作廢與作廢文件的文件的管理管理外來文件外來文件的控制的控制2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-192022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-202022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-21修改日期：修改日期：文件編號：文件編號：CW/004-2002版次：版次：A 修改修改: 0第第1頁頁 共共9頁頁云南機場集團程序文件云南機場集團程序文件法律法規(guī)文件法律法規(guī)文件/資料控制程序資料控制程序編制: 審核: 批準(zhǔn): 1、目的 2、適用范圍 3、職責(zé)4、過程4.1法律法規(guī)文件/資料的分類及編號； 2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)

20、改進-222022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-23l示例： 2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-242022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-25質(zhì)量目標(biāo)示例質(zhì)量目標(biāo)示例關(guān)于質(zhì)量目標(biāo)的具體指標(biāo)的確定，應(yīng)在統(tǒng)計分析以往數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上確定，本著經(jīng)過努力可以實現(xiàn)的原則制訂。2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-26環(huán)境目標(biāo)示例2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-27職業(yè)健康安全目標(biāo)示例2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-28目標(biāo)制定（目標(biāo)制定（P）目標(biāo)實施目標(biāo)實施(D)改進改進(A)目標(biāo)

21、檢討目標(biāo)檢討(C)管理體系管理體系2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-29 2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-30 2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-31 2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-322022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-33 2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-34。2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-352022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-362022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-37文件領(lǐng)用(借閱)

22、申請(登記)表文件名稱文件類別申請/借閱理由領(lǐng)用/借閱人借閱期限部門領(lǐng)導(dǎo)審批意見（簽名）批準(zhǔn)人（簽名）批準(zhǔn)日期編號：YDKS/QR4.2.30102 序號:2022-2-14-全員參與全員參與 持續(xù)改進持續(xù)改進-38編碼編碼EMS/BG02-021 環(huán)境因素評價表環(huán)境因素評價表日期：日期： 年年 月月 日日 No. 序序號號環(huán)境環(huán)境因素因素有關(guān)有關(guān)的區(qū)的區(qū)域域影響范圍a1.全球范圍：5分2.周圍地區(qū)： 4分3.場界內(nèi)： 3分4.員工10人內(nèi)2分5.操作者本人 1分影響程度b1. 嚴(yán)重:5分2. 一般: 3分3. 輕微: 1分產(chǎn)生量c1.大: 5分2.中: 3分3.小: 1分發(fā)生頻次d:1.持續(xù)發(fā)生:5分2.間隔發(fā)生: