文件控制程序管理制度

1、1目的對(duì)與質(zhì)量體系和認(rèn)證產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)文件進(jìn)行有效控制，確保相關(guān)場(chǎng)所 的文件能使用有效版本，防止使用失效和作廢文件，確保其文件處于受 控狀態(tài)，確保質(zhì)量體系的有效運(yùn)行和認(rèn)證產(chǎn)品的一致性。2范圍本程序適用于“強(qiáng)制性認(rèn)證產(chǎn)品工廠質(zhì)量保證能力要求”所要求的文 件和資料。3職責(zé)3.1 廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)。3.2 質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的審核及程序文件、質(zhì)量計(jì)劃的批準(zhǔn)。3.3 辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的控制。3.4 生產(chǎn)技術(shù)科負(fù)責(zé)技術(shù)文件的控制。4程序4.1 文件受控狀態(tài)的分類4.1.1 受控文件：指在質(zhì)量管理體系運(yùn)行中進(jìn)行追蹤管理（如更改、換版等）的文件，使用完畢后應(yīng)予以回收保管。4.1.2 非受控文件

2、：指在使用發(fā)放后，不進(jìn)行追蹤管理和回收的文件4.1.3 受控文件應(yīng)加蓋“受控”字樣章。4.2 文件的編寫各類文件的編寫由各有關(guān)部門負(fù)責(zé)，按本程序3的責(zé)任實(shí)施。4.3 文件的審批文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的。與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有文件均應(yīng)根據(jù)本程序3的規(guī)定進(jìn)行審核、批準(zhǔn)并簽署人員姓名 和審批日期。4.4 文件的發(fā)放4.4.1 由辦公室負(fù)責(zé)人指定一名文件管理員，負(fù)責(zé)全公司文件的發(fā)放等管 理工作。4.4.2 文件管理員對(duì)需要使用發(fā)布的文件按本程序4.6進(jìn)行標(biāo)識(shí)編號(hào)并加蓋相應(yīng)標(biāo)記印章，然后在“文件發(fā)放記錄”上填寫各欄目規(guī)定的內(nèi)容， 辦理發(fā)放手續(xù)4.4.3 對(duì)質(zhì)量管理體系的運(yùn)行具有關(guān)鍵作用

3、的崗位，均能做到有關(guān)文件現(xiàn) 行有效版本。4.4.4 因工作需要，對(duì)非本公司的部門或人員發(fā)放文件時(shí)，各種文件均應(yīng) 由管理者代表到相關(guān)部門按本程序 4.4.2的規(guī)定辦理發(fā)放領(lǐng)取手續(xù)，并由 專人負(fù)責(zé)必要的追回（非受控狀態(tài)的不予以追回）。4.5 文件的更改與換版文件需要更改與換版時(shí)，由提出文件更改部門的負(fù)責(zé)人或文件使用者 填寫“文件更改、換版控制單”并由相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。4.6.1 A （或 B、C、D）” 表示 A、B、C、D 四層文件。4.6.2 A層文件編號(hào)：A XX XXI同一文件發(fā)放冊(cè)數(shù)按發(fā)放順序排列文件編號(hào)4.6.3 B層次文件編號(hào) B XXXXIk 同 4.6.27目應(yīng)手冊(cè)條款號(hào)4.6.4

4、 C層次文件a）作業(yè)文件編號(hào)： CXXX-XX同 4.6.2同一條款多個(gè)文件按順序排列相應(yīng)條款號(hào)b）本公司其它文件編號(hào)： C.管XXX XX同 4.6.2不同文件按順序排列管理性文件外來(lái)文件一，有固定編號(hào)的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，采用原編號(hào)，但應(yīng)在原本上注明發(fā)放冊(cè)數(shù) （XX）,按發(fā)放順序排列。其二，其他外來(lái)文件按以下規(guī)則編號(hào)編號(hào)： C.外XXX -XX同一文件發(fā)放冊(cè)數(shù)按發(fā)放順序排列外來(lái)文件不同文件按順序注列I4.6.5 D層次文件（記錄）編號(hào)：D XX XX不同記錄按順序排列 條款號(hào)4.7文件作廢4.7.1 出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，文件作廢：a）經(jīng)更改或換版被新的文件取代時(shí)；b）針對(duì)專項(xiàng)活動(dòng)而制定的文件使用結(jié)束

5、時(shí)；c）由于本公司的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整或質(zhì)量管理體系改進(jìn)而失去意義時(shí)。4.7.2 各部門使用的文件作廢時(shí)由文件管理員負(fù)責(zé)收回，填寫“文件和記 錄作廢銷毀處理記錄”。4.7.3 對(duì)出于法律和（或）保留信息的需要而保存的作廢文件保留 12份, 加 蓋“作廢”單標(biāo)記，單獨(dú)存放。其它均采用適當(dāng)方式進(jìn)行銷毀， 并在“文件和記錄銷毀處理申請(qǐng)（控制）記錄”上，注明處理銷毀方法、 留存份數(shù)、銷毀 日期,當(dāng)利用紙張背面時(shí)，原文件應(yīng)蓋“作廢”章。按本程序4.4發(fā)放，4.6編號(hào)，作廢文件按本程序4.7執(zhí)行。4.9文件的保管4.9.1 確保文件保持清晰，各種文字、軟盤等應(yīng)留有備份，存放環(huán)境應(yīng)防 潮、防蟲蛀。4.9.2 已被確定為有效最新版本的受控文件，均應(yīng)有控制清單，A、B級(jí)文件控 制見(jiàn)質(zhì)量手冊(cè)及控制控制程序 “目錄”，C級(jí)文件見(jiàn)作 業(yè)指導(dǎo)書清單，D級(jí)文件見(jiàn)記錄控制清單及保存期限。5相關(guān)文件6.記錄a