Word文檔排版教程

1、Word排版技巧1設置頁邊距和裝訂線選擇菜單 文件-頁面設置，在“頁面設置”屬性頁上選擇“紙張”選項卡，在“紙張 大小”屬性中選擇“ A4 ”，選擇“頁邊距”選項卡，在“上”“下” “左”“右”四個邊距屬性中，分別調(diào)整2厘米，并選擇“裝訂線位置”為“左”，“裝訂線”設置為1.5厘米，方向 設為“縱向”。注：如果使用雙面打印，建議把“頁碼范圍”設置為“對稱頁邊距”2正文編輯2.1使用“樣式和格式”對文檔進行編輯：選擇菜單 格式-樣式和格式，這是在編輯區(qū)右側會出現(xiàn)“樣式和格式”的任務窗格， 在其中便可設置和應用格式或樣式。其中，“正文”樣式是文檔中默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式

2、。 很多其他的樣式是在“正文”樣式的基礎上經(jīng)過格式改變而設置出來的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將影響多有基于它的其他 樣式的格式。“標題1-標題9”為標題樣式，它們通常用于各級標題段落，與其他樣式最為不同的是 標題樣式具有級別，分別對應級別1-9.這樣，就能通過級別得到文檔結構圖"迫、大綱正立+居oI全血I I喇禪式的椎式fr忌丄4#； J«t_2-（點擊窗口左下角即可選擇）和目錄。如圖:所示的樣式列表，只顯示了 “標題1-標題3”的3個標題樣式，如果標題的級別比較多，可以在“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇其他幾個

3、級別的樣式。般論文級別控制在3級以內(nèi)，以避免文章結構過于復雜。正立+居o正立+居o2.2規(guī)劃樣式對于文章中的每一部分或章節(jié)的大標題，采用“標題1 ”樣式，章節(jié)中的小標題，按層次分別采用“標題 2-4 ”樣式。文章中的說明文字，采用“正文首行縮進2”樣式，圖和圖號、表格和表格號，采用“注釋標題”樣式。具體操作如下：插入-> 引用-> 題注，如圖題注中不包含標簽怨）新建標賽3）刪除標簽CD）編號QD 自動插入題注取消新建一個標簽“圖標簽©:1 -”，編號格式為阿拉伯數(shù)字（如果不是點擊“編號”修改），位置為所選項目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個文本框在圖的下方，并插入

4、標簽文字和序號， 此時可以在序號后鍵入說明，比如“形態(tài)學膨脹運算示例”，還可以移動文本框的位置，改動文字的對齊方式等。再次插入 圖時題注的添加方法相同，不同的是不用新建標簽了，直接選擇就可以了。Word會自動按圖在文檔中出現(xiàn)的順序進行編號。在文檔中引用這些編號時，比如“如圖1 - 1所示”，分兩步做。插入題注之后，選中題注中的文字“圖 1 -1”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽名，點“添加”。這樣就把題注文字“圖1- 1”做成了一個書簽。在需要引用它的地方，將光標放在插入的地方（上例中是“如”字的后面），在“插入” 菜單選“交叉引用” ，彈出對話框中引用類型選 “書簽”， “引用內(nèi)容”為“

5、書簽文字” ，選擇剛才鍵入的書簽名后點“插入” ， Word 就將文字“圖 1 1”插入到光標所在的地方。在其他地方需要再次引用時直接插入相應書簽的交叉引用就 可以了， 不用再做書簽。 至此我們就實現(xiàn)了圖的編號的自動維護， 當在第一張圖前再插入一 張圖后， Word 會自動把第一張圖的題注“圖 1 1”改為“圖 12”，文檔中的“圖 1 1” 也會自動變?yōu)椤皥D 1 2”。表格編號的作法與圖相同， 唯一不同的是表格的題注在表格上方， 且要求左對齊。 公式 的編號略有不同，插入公式后，將公式單獨放在一個段落，版式為“嵌入式” （ Word 默認）， 光標放在公式之后，不要（注意是“不要” ）選中公

6、式，在 “插入”菜單選“題注” ，由于 沒有選中項目，所以“位置”一項為灰色，新建標簽“公式1”，點擊“插入” ，Word 就將標簽文字和自動產(chǎn)生的序號插入到光標所在位置。在文檔中引用公式編號的方法與圖相 同，此處不在贅述。公式的編號要求在右邊行末，具體的方法在“制表位的使用”一節(jié)詳細 說明。這里順便說一下，交叉引用、書簽和題注都是 Word 的域。域是文檔中可能發(fā)生變化 的內(nèi)容， Word 使用域來進行文檔自動化。多個域的聯(lián)合使用可以實現(xiàn)更復雜的功能，各個 域的具體使用方法請參考 Word 的幫助。注：題注中新建標簽時， Word 會自動在標簽文字和序號之間加一個空格，看起來不那 么舒服，可

7、以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。書簽名最好用圖（表、公 式）的說明文字，盡量做到見名知“圖” 。圖（表、公式）的編號改變時，文檔中的引用有 時不會自動更新，可以鼠標右擊引用文字，在彈出的菜單中選“更新域” 。關閉文檔再打開 Word 會更新所有的域。2.3 應用樣式首先， 錄入文章第一部分的大標題， 保持光標的位置在當前標題所在的段落中。 從菜單 “格式 -樣式和格式”命令，在任務窗格中單擊“標題1”樣式，即可快速設置好此標題的樣式用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設置該部分文字所用的樣式。注意在“顯示” 下拉列表中選擇“所有樣式” ，即可為文字和段落設置“正文首行縮進2”和

8、“注釋標題”樣式。在所需樣式都被選擇過一次后，可顯示“有效樣式” ，這樣不會顯示其他無用的樣式。2.4 定義樣式的快捷鍵在錄入和排版過程中， 可能經(jīng)常在鍵盤和鼠標之間切換， 這樣會影響速度， 對樣式設置 快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標，提高錄入和排版速度。 在“樣式和格式”任務窗格中選擇某一樣式，單擊下拉箭頭，單擊“修改”命令。在“修改 樣式”對話框上單擊“格式”按鈕，選擇“快捷鍵” ，顯示“自定義鍵盤”對話框。此時， 在鍵盤上按下自己所希望設置的快捷健，如“ Ctrl+1 ”，在“請按新快捷鍵”設置中就會顯 示快捷鍵，注意不要在其中輸入快捷鍵，應該按下快捷鍵。單擊“指定”按鈕，快捷鍵即可 生效

9、。2.5 修改樣式和設置新樣式：當我們在編輯時，對 Word 自帶的樣式不滿意或者根據(jù)正式標準論文要求，我們可以對 已有樣式進行修改或是自定義新樣式。2.5.1 修改樣式： 將鼠標移至要修改的樣式上（如標題 1），選擇右側下拉菜單中的修改，在彈出的“修改樣 式”對話框上選擇“格式” ，會出現(xiàn)一個下拉菜單，如圖：這時便可以按照實際所需情況進行設置了。在進行設置后在修改樣式界面有兩個選框，“添加到模板”和“自動更新”，在這兩個選項前打鉤那么，所有之前運用了此樣式的內(nèi)容 都會隨之改變。2.5.2定義新樣式：在“樣式和格式”任務窗格上選擇“新樣式”，會彈出“新建樣式”的對話框，內(nèi)容和“修改樣式”的基本

10、一樣，在“名稱”中輸入自己所需的名稱，在“樣式類型”中選擇“段 落”，在“樣式基于”中選擇“標題 1”，這樣我們只要改自己所喜歡的屬性就可以了，其余 的都按“標題1 ”的樣式，在“后續(xù)段落樣式”中選擇“標題2”，這樣設置后，使用了之前自定義樣式內(nèi)容后面的內(nèi)容將直接套用“標題2”的樣式，會很方便錄入和編輯。通過“格式”屬性的設置來簡單設置此樣式，也可利用“格式”下拉菜單中的8類屬性頁進行細化，最后通過“格式”屬性下方的樣式的詳細說明來對此樣式有一個全面的了解， 確認無誤后，勾選“添加到模板”并確定。這樣新建的樣式就會出現(xiàn)在樣式列表中可供使用 了。2.6正文編輯時的注意事項：在寫文檔時，能用屬性控

11、制的，一定不要手動去調(diào)整，比如首行縮進2個字符，就不能用空格去控制。此外還有幾點要強調(diào)：2.6.1分頁符和分節(jié)符的使用：在寫論文時，封面和正文是要分成兩頁的，很多人會用回車把正文頂?shù)降诙?，這樣以后修改會比較麻煩，容易出問題。正確作法是在封面內(nèi)容后插入“分頁符”或“分節(jié)符” 或者直接按下Crtl+Enter也會起到相同的效果。忖隔符類型0芬頁符C分欄符in nm m i-immeii-imo換行符血選擇菜單上的“插入”“分隔符”，分節(jié)符類型O下一頁 O連續(xù)O偶數(shù)頁® C奇數(shù)頁Q） 確定 | 取消 |在對話框上選擇“分隔符類型”中的“分頁符”或是“分節(jié)符類型”中的“下一頁”。兩者都能實

12、現(xiàn)分頁的效果，只不過用“分節(jié)符”會多一個分節(jié)的功能，如果文檔中有特 殊的頁需要紙張方向為“橫向”，那么利用分節(jié)符會很方便。262不要過多的新建樣式：Word中提供了很多種樣式，可以打開“樣式和格式”的任務窗格上的“顯示”-“所有樣式”來查看。如有特殊需要，可以修改某種樣式，不建議用戶自己新建。因為在Word提供的樣式中，大都有“大綱級別”的設置，可以在很多關聯(lián)功能中使用，比如目錄。2.7正文編輯中的其他操作:2.7.1公式編輯器的使用：默認情況下，公式編輯器是沒有安裝的。 打開菜單“工具”-“自定義”，選擇“命令” 選項卡，在“類別”中選擇“插入”，在“命令”中選擇“公式編輯器”，將“公式編輯

13、器” 的圖標拖曳到上方工具欄中。雙擊“公式編輯器”，系統(tǒng)提示此功能尚未安裝，選“是”開 始安裝（會用到office安裝盤或安裝文件）。安裝完畢后，會自動彈出公式編輯器及一個輸入框，在公式編輯器工具欄上選取符號或是模板，在輸入框里輸入相應的數(shù)字，完成后，按ESC結束。如果系統(tǒng)中已經(jīng)安裝了公式編輯器，則打開菜單“插入”一“對象”，選擇公式編輯器即可。如圖2.7.2表格的插入及使用在寫論文中難免要加入一些表格，插入表格方式有兩種。一是用“表格”菜單下的“繪制表格”，這樣可以使用表格繪制工具直觀有效的作出表格來。 另一種是通過菜單“表格”-“插入”-“表格”，來快速作出一個歸整的表格來。兩種方法結合使

14、用，可以把表格作的更復雜，更合理。構建好表格以后，使用“表格”菜單下的“表格自動套用格式”來快速、專業(yè)的完成對 格式的修飾。2.7.3合并Word文件我們在使用 Word制作文檔時，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文 件拷貝過來打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。 試著單擊“插入”菜單下的“文件” 命令，在彈出的窗口中選擇“ Word文件”，再找到同事的文件，點擊“插入”鈕。怎么樣？ 同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、字號、格式都絲毫沒有任何變 化！2.7.4拷貝粘貼小技巧平時在寫論文時我們可能會在網(wǎng)頁或者其他文檔中拷貝一些相關資料或者數(shù)據(jù)，但是如果直接拷

15、貝粘貼的話會發(fā)現(xiàn)整個文檔的結構就顯得不是很雅觀，為了避免此類后果的產(chǎn)生， 可以采用以下方式打開菜單“編輯”一“選擇性粘貼”選擇“無格式粘貼即可”。2.7.5修復文件遇到過突然停電而自己的文件沒有保存、文件找到卻無法打開的情況嗎？那時候的你是否懊惱萬分？其實，在Word中設計了一個修復程序， 只不過它比較隱蔽，你沒有注意罷了， 巧妙地使用它說不定還能夠把你的工作成果給恢復過來呢。請點擊“文件”7“打開”，在打開文件對話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復文本”項（請將鼠標向下拖動，否則無法看到這個項目），再點擊原先打不開的文件，耐心等待一會兒凡是能夠被恢復 的文本都會出現(xiàn)在 Word窗口

16、中，這時候就麻煩你按一下存盤圖標吧！2.7.6Word內(nèi)置計算器你知道可以在Word的工具欄或菜單上增加計算器項嗎？進入“視圖”“工具欄”“自定義”中，選擇“命令”標簽，在“類別”清單里找到并點擊“工具”，在“命令”列表里選擇“工具計算”，將其拖到一個工具欄或下拉菜單上。在工具欄或菜單上釋放該命令 后，立即右擊該命令，從彈出菜單中選擇“更改按鈕圖像”，從中選擇那個小計算器圖標。還可以在同一個彈出菜單里設定其它內(nèi)容，如是否顯示文字、圖標，還是兩者都顯示?，F(xiàn)在，在 Word文檔里輸入一個簡單的算式（如 33+2 ）,使其高亮顯示，然后點擊剛設好 的新圖標或菜單項。再按一下Ctrl-V，計算結果就代

17、替了原算式。注意，計算結果是顯示在窗口底部的狀態(tài)行上。3頁碼設置我們在使用 Word時，經(jīng)常要根據(jù)實際情況來編排頁碼，那么只要掌握了下面列出的幾種常 見頁碼的編排方法，就可以做到word頁碼隨意定：3.1頁碼從第二頁開始1、選擇“插入-頁碼”，打開“頁碼”對話框。2、取消“首頁顯示頁碼”復選框中的對鉤，然后單擊“格式”按鈕，打開“頁碼格式”對 話框。3、“起始頁碼”后的框中鍵入數(shù)字“ 0” 。4、按“確定”退出。3.2 頁碼從任意頁開始1、將光標定位于需要開始編頁碼的頁首位置。2、選擇“插入 -分隔符”，打開“分隔符”對話框，在“分隔符類型”下單擊選中“下一頁” 單選鈕。3、選擇“視圖 -頁眉

18、和頁腳” ，并將光標定位于頁腳處。4、在“頁眉和頁腳”工具欄中依次進行以下操作： 單擊“同前”按鈕，斷開同前一節(jié)的鏈接。 單擊“插入頁碼”按鈕，再單擊“頁碼格式”按鈕，打開“頁碼格式”對話框。 在“起始頁碼”后的框中鍵入相應起始數(shù)字。 單擊“關閉”按鈕。3.3 頁碼不連續(xù)如“目錄”與“正文”的頁碼均需單獨排，可按以下步驟操作：1、將光標定位于需要開始重新編頁碼的頁首位置。2、選擇“插入 -分隔符” ，打開“分隔符”對話框，在“分隔符類型”下單擊以選中“下一 頁”復選鈕。3、選擇“插入頁碼” ，打開“頁碼”對話框。單擊“格式”按鈕，打開“頁碼格式”對話 框。4、“起始頁碼”后的框中鍵入數(shù)字“ 1

19、”5、按“確定”退出。3.4 頁碼每欄顯示文檔分欄后， 按常規(guī)插入頁碼， 只能實現(xiàn)一頁一個頁碼。 如何實現(xiàn)每個分欄一個單獨的 頁碼呢？可以利用域的功能實現(xiàn)：1、選擇“視圖 -頁眉和頁腳” ，并將光標定位于頁腳處的左欄放頁碼的位置。2、同時按下 Ctrl+F9 功能鍵，光標位置會出現(xiàn)一個帶有陰影的“ ”，這就是域的標志。3、在“ ”內(nèi)輸入“=”后，再同時按下 Ctrl+F9 功能鍵， 在這次出現(xiàn)的花括號內(nèi)輸入 “ page” （表示插入“當前頁”域代碼） 。4、 將光標移到內(nèi)部一對花括號之后，輸入“*2-1 ” ,此時，在頁腳處得到這樣一行域代碼：“ =page*2-1 ”。5、 將光標停留在這

20、個域代碼上，按右鍵選擇“更新域”，即可看到當前頁左欄的頁碼。6、選中剛剛輸入的域代碼，進行復制，并粘貼在頁腳處右欄放頁碼的位置。7、 選中剛剛粘貼上去的域，按右鍵選擇“切換域代碼”，將域代碼“ =page*2-1 ”改為“ =page*2” , 按右鍵選擇“更新域”即可。4 整理目錄當內(nèi)容全部編輯完成以后， 我們需要為論文生成一個目錄， 這樣可以讓審閱的老師一目 了然，知道你寫的內(nèi)容是什么 !4.1生成目錄:選擇菜單“插入”-“引用”-“索引和目錄”，選擇“目錄”選項卡，在“常規(guī)”中將 “格式”設為“正式”，將“顯示級別”設為“ 3”，并確定，這樣一個樣式精美的目錄就插 入到了文檔中。如圖：索

21、引00丨亙錄丨圖表目錄弓應目錄確定取消4.2修改和更新目錄:A、 當我們對當前目錄不是很滿意，想要調(diào)整“顯示級別”為“2”，并將“格式”設為 “來自模板”時，還是要打開“索引和目錄”中的“目錄”選項卡，并將屬性調(diào)整，然后“確定”，此時會出現(xiàn)“是否替換所選目錄”的提示，選擇“確定”，使新的屬性生效。B、當我們對文檔的內(nèi)容進行了調(diào)整，比如某些標題的頁碼變了，又或是添加了一些標題，此時我們就要更新目錄。將光標定位到目錄頁，在目錄上點右鍵，打開“更新域”，并在出現(xiàn)的“更新目錄”窗口上選擇“更新整個目錄”，即可。4.3關聯(lián)目錄和正文：默認情況下，目錄生成好以后，我們就可以利用目錄和正文的關聯(lián)進行跟蹤和跳

22、轉(zhuǎn)，但是此時要按住 Ctrl再點目錄，才能跳到對應的位置，不是很方便，下面講兩種方法可以方 便實現(xiàn)跳轉(zhuǎn)：A、 打開菜單“工具”-“選項”，并選擇“編輯”選項卡，將其中的“用 Ctrl+單擊跟 蹤超鏈接”前的勾選去掉即可。B、選擇菜單“視圖”-“文檔結構圖”，在編輯區(qū)的右側會出現(xiàn)一個類似于網(wǎng)頁中的導 航欄的樹形目錄，我們可以任意選擇要找的位置，而且很方便的在整個文檔之中來回切換。4.4頁眉、頁腳：雖然頁眉、頁腳不屬于目錄的范疇，但和目錄一樣，只有文檔中應用了樣式，才使得頁 眉、頁腳的設置更靈活，更能發(fā)揮作用。4.4.1頁眉： 因為封面和目錄頁是不需要頁眉、 頁腳的，所以將光標定位在正文第一頁， 打開菜單“視 圖” -“頁眉和頁腳” ，在頁眉的位置輸入本畢業(yè)論文的題目“計算機網(wǎng)絡”就行了。如果我們要求在不同頁上顯示當前頁上的標題 1 的內(nèi)容，可以將光標移動到正文第一頁 的頁眉中，選擇“插入”-“域”，在“域”屬性頁上將“