行政助理十大特質(zhì)

1、行政助理十大特質(zhì)A對(duì)事1.準(zhǔn)確性2.好判斷力3.工作效率4.機(jī)智性5.主動(dòng)性 B對(duì)人1.考慮周到 2.圓滑性3.謹(jǐn)慎性4.責(zé)任感5.客觀性現(xiàn)依對(duì)事與對(duì)人兩方面，分別說(shuō)明如下：(1) 對(duì)事方面：在研究這些資質(zhì)特點(diǎn)之前，應(yīng)知道這些資質(zhì)特點(diǎn)皆需費(fèi)時(shí)，非一蹴可幾。新進(jìn)行政助理往往渴望自己的能力強(qiáng)、速度快，因而未花時(shí)間去注意準(zhǔn)確性、認(rèn)知事務(wù)輕重、內(nèi)涵性及變通性。行政助理對(duì)時(shí)間及速度的重視是可理解的，但如果不具備以下五項(xiàng)的資質(zhì)，經(jīng)常工作會(huì)終歸于無(wú)效率或產(chǎn)生尷尬的局面，增加領(lǐng)導(dǎo)之困擾。對(duì)事方面的資質(zhì)有五項(xiàng)：準(zhǔn)確性；好判斷力；工作效率；機(jī)智性；主動(dòng)性?，F(xiàn)分別說(shuō)明如下：準(zhǔn)確性準(zhǔn)確性在此五項(xiàng)中，排行最前，可見(jiàn)其重

2、要性。行政助理每天的工作，都可能會(huì)有錯(cuò)。每打一定，每寫(xiě)一字，都有可能錯(cuò)。然而，有效率的行政助理每天都做準(zhǔn)確的工作。沒(méi)有準(zhǔn)確性，行政助理的工作毫無(wú)意義。事實(shí)上，不準(zhǔn)確的工作比不做還糟，因它所帶來(lái)的麻煩，可能要花更多的時(shí)間去清理。但要如何才能算是準(zhǔn)確性呢？即是每件細(xì)節(jié)都很精確。這是需要時(shí)間、耐心與專心的。如果遵循下列四步驟，就能做出準(zhǔn)確的工作：-小心完成每件工作。-小心核對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)-小心改正所有錯(cuò)誤-小心檢查修正過(guò)的細(xì)節(jié)在制作文件，如果需要列出價(jià)格時(shí)，行政助理要小心地打字，小心地檢查價(jià)格是否正確，小心修正任何錯(cuò)誤，然后在小心地核對(duì)修正過(guò)的價(jià)格。你會(huì)懷疑，如果沒(méi)發(fā)現(xiàn)任何錯(cuò)誤，而一再檢查，是否很費(fèi)時(shí)。

3、不，絕不。如果檢查十次，還未發(fā)現(xiàn)任何錯(cuò)誤，但在第十一次才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，所花的時(shí)間還是值得的。準(zhǔn)確性，即是小心地檢查過(guò)，小心地改正過(guò)，小心地再檢查過(guò)的小心的工作。好判斷力：每位領(lǐng)導(dǎo)都要求行政助理有好的判斷力。如果行政助理總是道歉說(shuō)：“對(duì)不起，這件事我未想到”，那么，就必須培養(yǎng)此特質(zhì)。幸運(yùn)地，這是可以培養(yǎng)訓(xùn)練的。這要有好的判斷力，可遵循下列四個(gè)步驟：第一步驟：想想看你正在做什么現(xiàn)在你已能不必想而能夠記事、打字、讀、說(shuō)、及聽(tīng)。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是訓(xùn)練好判斷力的絕對(duì)要素。第二步驟：看看是否該采取行動(dòng)。如果能集中思考，便知是否該采取行動(dòng)。例如，是否有錯(cuò)要改、有問(wèn)題要問(wèn)、有業(yè)務(wù)待改進(jìn)

4、、或程序要變動(dòng)等。如果自己能力辦不到，找領(lǐng)導(dǎo)去。不錯(cuò)過(guò)任何采取行動(dòng)的機(jī)會(huì)。第三步驟：研析各種因素。當(dāng)你需要采取行動(dòng)時(shí)，研析一切情況一調(diào)查、綜合、分析-以判斷是否有未考慮到的因素，值得再斟酌。第四步驟：當(dāng)機(jī)采取行動(dòng)依各種因素，衡量該采取的行動(dòng)。然后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，采取必要的行動(dòng)。以下舉個(gè)好判斷力的實(shí)例。情況一領(lǐng)導(dǎo)交待行政助理去寫(xiě)一封信。當(dāng)行政助理在寫(xiě)信時(shí)對(duì)于時(shí)間問(wèn)題沒(méi)有十分肯定。經(jīng)過(guò)判斷后，再去請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，原來(lái)領(lǐng)導(dǎo)弄錯(cuò)了。行政助理的正確判斷，省下很多麻煩，也獲得領(lǐng)導(dǎo)的贊許。情況二領(lǐng)導(dǎo)感冒在家。有位很重要的客戶打電話來(lái)。急著要與領(lǐng)導(dǎo)談一筆生意。行政助理判斷分析，覺(jué)得良機(jī)不可失，況且領(lǐng)導(dǎo)只是感冒而已。

5、所以，行政助理決定去電告知領(lǐng)導(dǎo)，但首先準(zhǔn)備客戶的齊全資料，以備領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)。最后，領(lǐng)導(dǎo)稱贊行政助理的好的判斷力。工作效率：工作效率即是在最短的時(shí)間內(nèi)有條理、有系統(tǒng)地完成最大的任務(wù)。一般辦公時(shí)間同樣為八小時(shí)，有些行政助理能處理好很多件任務(wù)；有些行政助理則處理不了一件相同的任務(wù)。如果能力都相同的話，那差別就在于做事有無(wú)工作效率。有效率的行政助理在收集資料做報(bào)告時(shí)，會(huì)向各可靠的來(lái)源獲得資訊并取下列的步驟：把整個(gè)資料分成許多單元把每單元資料分別寫(xiě)在紙條上把每單元依其來(lái)源來(lái)分類把紙條依系統(tǒng)排列把相關(guān)的單元?dú)w類成檔用此方法可以有系統(tǒng)地完成任務(wù)。有系統(tǒng)、有條理即是工作效率的先決條件。在辦公室里的業(yè)務(wù)程序也是需要

6、有條理、有系統(tǒng)。例如，領(lǐng)導(dǎo)出差，他希望行政助理作電話記錄。行政助理則必須能篩選電話，并把每通電話的重點(diǎn)記在便條紙上，以便領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)，即可一目了然，這就是工作效率。機(jī)智性機(jī)智性來(lái)自“再升”（rise again）之意。對(duì)于一個(gè)行政助理，機(jī)智意即：在傳統(tǒng)因襲的方式進(jìn)行不通時(shí)，轉(zhuǎn)向其他的資源或方法，以求解決。領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)會(huì)指派難以完成的任務(wù)。行政助理，甚至在心里頹喪時(shí)，必須保持樂(lè)觀的態(tài)度。在遇困難時(shí)，不放棄，而試著找其他可行之道，再嘗試，直到成功。有位領(lǐng)導(dǎo)想找一份資料，但在檔案里，遍找不著。行政助理由檔案里得知資料來(lái)自當(dāng)?shù)氐膶I(yè)協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)，就決定去找這位會(huì)長(zhǎng)，但即發(fā)現(xiàn)電話簿沒(méi)登記。所以行政助理打電話到他家，

7、間接得知他辦公室的電話號(hào)碼，再打給他的行政助理，而獲得那份資料。其實(shí)行政助理早就可以放棄了，但沒(méi)有。機(jī)智是設(shè)法找出不同的解決辦法，直到成功為止。主動(dòng)性主動(dòng)性即是能預(yù)見(jiàn)該做的事。沒(méi)有指使，便主動(dòng)地去做。所有行政助理工作皆需要主動(dòng)性去完成：指定的工作、例行工作、流程業(yè)務(wù)、及創(chuàng)意的工作。主動(dòng)性可分為二種方式：-為領(lǐng)導(dǎo)的方便。（服務(wù)性）-為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞。（業(yè)務(wù)性）第一方式：有位行政助理把客戶來(lái)信給領(lǐng)導(dǎo)看時(shí)，通常把先前相關(guān)的通信資料附上，以利領(lǐng)導(dǎo)參考。領(lǐng)導(dǎo)可能沒(méi)時(shí)間看它，但他喜歡這樣，以利得知來(lái)龍去脈，并做出最佳之決定與指定。第二方式：行政助理由報(bào)上得知領(lǐng)導(dǎo)之朋友被任命為某公司之董事長(zhǎng)。行政助理把報(bào)導(dǎo)剪

8、下并附上自己先擬的祝賀函，一起呈給領(lǐng)導(dǎo)。不管主喜不喜歡這封祝賀函，他一定會(huì)感激行政助理的主動(dòng)性的。(2) 對(duì)人方面：考慮周到：行政助理要能體諒、幫助、同情別人?？紤]周到即是在為自己著想前，先考慮別人。如果一個(gè)人不能考慮別人，便僅僅只會(huì)依本性來(lái)做，因?yàn)槿丝偸窍瓤紤]到自己。所以，考慮周到的資質(zhì)是需要訓(xùn)練與培養(yǎng)的。努力、紀(jì)律現(xiàn)訓(xùn)練將有助于修正思想模式。當(dāng)行政助理能自然表達(dá)出先考慮別人時(shí)，必能獲得真正的滿足。以下的例子，顯示出如何恰當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)考慮周到：如果認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)急需要你的幫助時(shí)，就留在自己的位置上。（考慮周到）在領(lǐng)導(dǎo)處于山窮水盡時(shí)，提供他有效的策略；當(dāng)他感頭疼時(shí)，幫他倒一杯涼水。（同情心）領(lǐng)導(dǎo)不

9、在辦公室時(shí)，才打私人電話。（以領(lǐng)導(dǎo)方便為主）總而言之，一位考慮周到的人，先考慮別人。圓滑性圓滑性使行政助理建立并維持和諧的工作關(guān)系。使用考慮周到的詞句及體貼的舉止，行政助理可使人不感窘困與難過(guò)。相同地，其他人也會(huì)喜歡她（他），因?yàn)樗ㄋ┑膱A滑性。由下列的原則，可以練習(xí)圓滑性的技巧：小心選用字：-不妥：你什么時(shí)候可完成那工作？（語(yǔ)氣強(qiáng)）佳：你在中午前可完成那工作嗎？（委婉）-不妥：現(xiàn)在幫我打字。（命令式）佳：你介意現(xiàn)在幫我打字嗎？（客氣）-不妥：你明天要來(lái)上班。（命令式）佳：你明天打算來(lái)上班嗎？（尊重對(duì)方）圓滑性就是承擔(dān)責(zé)罵：行政助理在打好信后，發(fā)現(xiàn)有個(gè)錯(cuò)誤，是領(lǐng)導(dǎo)的疏忽所致。行政助理馬上承擔(dān)

10、是自己的錯(cuò)，并立即修正。很微妙地，行政助理的承擔(dān)錯(cuò)誤及承受責(zé)罵，使得此錯(cuò)誤的情況，很完滿的解決了。圓滑性就是避免批評(píng)：少說(shuō)“我早就告訴你！”也不要說(shuō)“我知道我是對(duì)的！”就是你很肯定，也不要說(shuō)這些話，以免傷了對(duì)方的自尊心。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)有錯(cuò)時(shí)，避免批評(píng)，才能維持良好的人際關(guān)系。圓滑性就是裝聾作?。郝?tīng)到有人批評(píng)，或聽(tīng)到領(lǐng)導(dǎo)與他太太談到私人的事情時(shí)，一位圓滑的行政助理就必裝聾作啞，才能保持鎮(zhèn)定，不受干擾，正常處理業(yè)務(wù)。謹(jǐn)慎性：對(duì)于有經(jīng)驗(yàn)的行政助理，謹(jǐn)慎性意味著把公司里所有業(yè)務(wù)保密。對(duì)于初任的行政助理，謹(jǐn)慎性則意味著只把機(jī)密性的業(yè)務(wù)保密。一般行政助理都通曉公司業(yè)務(wù)，但有經(jīng)驗(yàn)的行政助理，知道這一切都是公司的機(jī)密

11、。公司領(lǐng)導(dǎo)也是希望行政助理能謹(jǐn)慎地保密，不希望行政助理談?wù)撍墓ぷ骰蛩乃缴?。?jǐn)慎性即是謹(jǐn)守業(yè)務(wù)機(jī)密，少談?wù)撍酥絼?wù)。責(zé)任感：領(lǐng)導(dǎo)通常把責(zé)任感列為行政助理?xiàng)l件之首。有責(zé)任感的行政助理是非常敬業(yè)的。忠于職守，做事有條有理，有始有終。把領(lǐng)導(dǎo)所賦予的任務(wù)，當(dāng)作一種挑戰(zhàn)，全力以赴鳳求完滿達(dá)成。責(zé)任感亦是一種使命感，一種使命去承擔(dān)完滿達(dá)成領(lǐng)導(dǎo)所托付的任務(wù)。由行政助理的業(yè)務(wù)來(lái)探討，行政助理的責(zé)任感可歸納為四方面：努力達(dá)成領(lǐng)導(dǎo)上司交待的任務(wù)。盡力去執(zhí)行行政助理的例行業(yè)務(wù)。努力去完成領(lǐng)導(dǎo)上司未交待但必須做的任務(wù)。發(fā)揮協(xié)調(diào)的功能并以本身工作態(tài)度作為其他職員之表率一不遲到、不早退、坦誠(chéng)待人、盡忠職守?？陀^性：客觀性是以超然的、無(wú)私的態(tài)度，來(lái)看整體性的情況后，才做出反應(yīng)。并即，置身事外，以理智而不帶感情、不帶私心的態(tài)度來(lái)分析一件事。行政助理是需要有客觀性的。有時(shí)候，工作受到批評(píng)，文件要重打；或建議被拒絕了。行政助理可能會(huì)顯出沮喪、失望與泄