word軟件常用功能

1、Word軟件常用功能安全課彭麗麗2016年5月樣式、目錄、段落1 1頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼2 2表格、插圖、鏈接3 3權(quán)限、保存、恢復(fù)4 4主要內(nèi)容樣式、目錄、段落1 1頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼2 2表格、插圖、鏈接3 3權(quán)限、保存、恢復(fù)4 4主要內(nèi)容樣式、目錄、段落內(nèi)容樣式目錄段落樣式設(shè)置：樣式設(shè)置：如何設(shè)置多級(jí)標(biāo)題自動(dòng)編號(hào)如何修改標(biāo)題樣式目錄生成：目錄生成：如何生成目錄如何更改目錄格式段落排版：段落排版：如何設(shè)置段落換行與分頁(yè)如何設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)如何利用樣式快速修改格式樣式設(shè)置_如何設(shè)置多級(jí)標(biāo)題自動(dòng)編號(hào)?樣式設(shè)置_在“列表庫(kù)”中沒有想要的樣式，怎么辦？樣式設(shè)置_標(biāo)題樣式修改注意：因各級(jí)標(biāo)題樣式大多是基

2、于正文格式的，修改正文可能會(huì)同時(shí)改變各級(jí)標(biāo)題樣式的格式，所以一定要先修改正文。若最后才改正文，很可能各級(jí)標(biāo)題都得重新改過。小建議：為了避免修改正文樣式時(shí)標(biāo)題樣式可能發(fā)生的改變，最好重新設(shè)置一個(gè)正文樣式。樣式設(shè)置_標(biāo)題樣式修改一般情況下，一般標(biāo)題都是另起一頁(yè)，所以一級(jí)標(biāo)題的段落設(shè)置中可以設(shè)置“段前分頁(yè)”。目錄生成自動(dòng)生成目錄的前提：各級(jí)標(biāo)題必須是格式化的（即設(shè)置了大綱級(jí)別），而不是手工輸入。段落排版_如何設(shè)置段落換行與分頁(yè)？與下段同頁(yè)：此項(xiàng)在處理表格、圖片時(shí)比較好用，一般排版時(shí)要求表格或圖片的解釋文字與該表格或圖片在同一頁(yè)，如果解釋文字在表格或圖片上方，那么可以為解釋文字所在段落設(shè)置該項(xiàng)；如果解

3、釋文字在表格或圖片下方，那么可以為表格或圖片所在段落設(shè)置該項(xiàng)）段落排版_如何設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)？項(xiàng)目符號(hào)的設(shè)置方法和編號(hào)的設(shè)置方法類似，下面以編號(hào)為例進(jìn)行介紹。段落排版_如何調(diào)整列表縮進(jìn)量？段落排版_如何利用樣式快速修改格式？假設(shè)現(xiàn)有文檔的正文字體為宋體、字號(hào)為五號(hào)、行間距為1.5倍，在編輯過程中想把所有正文的字體改為仿宋、字號(hào)為小四、行間距為單倍。那么如何快速修改呢？樣式、目錄、段落1 1頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼2 2表格、插圖、鏈接3 3權(quán)限、保存、恢復(fù)4 4主要內(nèi)容頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼內(nèi)容頁(yè)眉頁(yè)腳頁(yè)碼插入插入頁(yè)眉頁(yè)眉：基本設(shè)置方法同一文檔中多種頁(yè)眉設(shè)置方法怎樣刪除和添加橫線插入頁(yè)腳插入頁(yè)腳：基本設(shè)置

4、方法同一文檔中多種頁(yè)腳設(shè)置方法插入插入頁(yè)碼頁(yè)碼：基本設(shè)置方法同一文檔中多種頁(yè)碼設(shè)置方法插入頁(yè)眉_基本設(shè)置方法插入頁(yè)眉_同一文檔中多種頁(yè)眉設(shè)置方法同一文檔中多種不同頁(yè)眉的實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵在于“分隔符”中“分節(jié)符的下一頁(yè)”和“鏈接到前一條頁(yè)眉”這兩個(gè)功能的使用。插入頁(yè)眉_怎樣刪除和添加橫線？一一、刪除橫線、刪除橫線1.雙擊頁(yè)眉。2.選中整個(gè)頁(yè)眉段落，注意一定要選擇段落標(biāo)記。3.單擊“開始”功能區(qū)。4.在“段落”中單擊邊框線下三角按鈕。5.在邊框線列表中選擇“無框線”選項(xiàng)。6.雙擊文檔正文部分取消頁(yè)眉編輯狀態(tài)。插入頁(yè)腳插入頁(yè)腳和插入頁(yè)眉的方法類似，這里就不詳細(xì)講了。插入頁(yè)碼_基本設(shè)置方法插入頁(yè)碼_同一文檔中

5、多種頁(yè)碼設(shè)置方法l多種頁(yè)碼用的較多的地方是文檔目錄頁(yè)碼格式（“I、II、III、”）和文檔正文頁(yè)碼格式（“1、2、3、”或者“第1頁(yè)/共5頁(yè)、第2頁(yè)/共5頁(yè)、”）的區(qū)分。l同一文檔中多種不同頁(yè)碼的實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵在于“分隔符”中“分節(jié)符的下一頁(yè)”和“鏈接到前一條頁(yè)眉”這兩個(gè)功能的使用。插入頁(yè)碼_同一文檔中多種頁(yè)碼設(shè)置方法l例1:目錄頁(yè)碼格式是“I、II、III、” ，正文頁(yè)碼格式“1、2、3、”。方法：前提是正文開始頁(yè)設(shè)置了“分節(jié)符”（這里不用取消“鏈接到前一條頁(yè)眉”）。l例2:目錄頁(yè)碼格式是“I、II、III、” ，正文頁(yè)碼格式“第1頁(yè)/共5頁(yè)、第2頁(yè)/共5頁(yè)、”。方法：前提是正文開始頁(yè)設(shè)置了“分節(jié)

6、符”并取消了“鏈接到前一條頁(yè)眉”）。樣式、目錄、段落1 1頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼2 2表格、插圖、鏈接3 3權(quán)限、保存、恢復(fù)4 4主要內(nèi)容表格、插圖、鏈接內(nèi)容表格插圖鏈接設(shè)計(jì)表格：設(shè)計(jì)表格：文檔中表格按順序自動(dòng)編號(hào)（題注）繪制斜線表頭表格內(nèi)數(shù)據(jù)排序自動(dòng)添加行序號(hào)跨頁(yè)的表格標(biāo)題行重復(fù)顯示怎么解決表格內(nèi)文字顯示不全的問題繪制圖形繪制圖形：圖片按順序自動(dòng)編號(hào)（題注）如何繪制自選圖形快速插入SmartArt圖形如何對(duì)插入的圖片進(jìn)行裁剪如何調(diào)整圖片顯示創(chuàng)建鏈接：創(chuàng)建鏈接：如何創(chuàng)建書簽如何創(chuàng)建超鏈接如何設(shè)置交叉引用設(shè)計(jì)表格_文檔中表格按順序自動(dòng)編號(hào)（題注）設(shè)計(jì)表格_繪制斜線表頭（一條斜線的表頭）設(shè)計(jì)表格_繪制斜

7、線表頭（兩條或多條斜線的表頭）l方法一：把光標(biāo)定位到表格內(nèi)，上方會(huì)出現(xiàn)“設(shè)計(jì)”菜單，通過“設(shè)計(jì)”菜單下的“繪制表格”來實(shí)現(xiàn)。（個(gè)人感覺用的這種方法斜線的位置和方向不太好控制）設(shè)計(jì)表格_繪制斜線表頭（兩條或多條斜線的表頭）l方法二：在“插入”菜單中 “形狀”下拉框中選擇一種線條形狀，然后根據(jù)需要直接到表頭上畫相應(yīng)的斜線即可。如果繪畫的斜線顏色與表格不一致的話，可以選擇剛畫的斜線后點(diǎn)擊上方的“格式/形狀輪廓”選擇需要的顏色。）設(shè)計(jì)表格_表格內(nèi)數(shù)據(jù)排序設(shè)計(jì)表格_自動(dòng)添加行序號(hào)l表格的第一列有時(shí)候是序號(hào)，對(duì)于較長(zhǎng)的表格，如果手動(dòng)輸入編號(hào)的話太費(fèi)時(shí)，特別是有時(shí)候編號(hào)寫好之后還可能會(huì)增加行或者刪除行，之后

8、又得重新編號(hào)。這時(shí)就希望這一列能夠自動(dòng)編號(hào)。l方法是：先選中要自動(dòng)編號(hào)的區(qū)域，然后按照添加編號(hào)的方式進(jìn)行操作。設(shè)計(jì)表格_跨頁(yè)的表格標(biāo)題行重復(fù)顯示l如果在Word中制作的表格有多頁(yè)，往往需要從第二頁(yè)開始的每一頁(yè)都有與第一頁(yè)相同的表頭。l方法一：選中表格標(biāo)題行（標(biāo)題行有多行時(shí)要選定多行），功能區(qū)會(huì)顯示“布局”選項(xiàng)卡，在“數(shù)據(jù)”中單擊“重復(fù)標(biāo)題行”按鈕。設(shè)計(jì)表格_跨頁(yè)的表格標(biāo)題行重復(fù)顯示l方法二：選中表格標(biāo)題行，在右鍵菜單中點(diǎn)擊“表格屬性”打開“表格屬性”對(duì)話框，選中“行”選項(xiàng)卡下的“在各頁(yè)頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”前的選項(xiàng)框即可。設(shè)計(jì)表格_怎么解決表格內(nèi)文字顯示不全的問題l原因 1：可能要顯示的文

9、本高度超過了指定的固定行高。l方法：選中表格，右鍵選擇“表格屬性”,打開“表格屬性”對(duì)話框，在“行”選項(xiàng)卡下“行高值是”框中，選中“最小值”則可。如果清除“指定高度”復(fù)選框，word會(huì)自動(dòng)調(diào)整文本的高度。l原因2：可能需要調(diào)整單元格中文字的縮進(jìn)量。l方法：選中表格，選擇“開始”菜單的“段落”下三角按鈕打開“段落”對(duì)話框，在“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡的“縮進(jìn)”區(qū)域重新指定縮進(jìn)量則可。繪制圖形_圖片按順序自動(dòng)編號(hào)（題注）l文檔中圖片按順序自動(dòng)編號(hào)的方法與表格按順序自動(dòng)編號(hào)的方法類似，這里不再詳細(xì)說明。繪制圖形_如何繪制自選圖形？l可以直接使用Word2010提供的線條、箭頭、流程圖、星星等形狀組合成更加

10、復(fù)雜的形狀。新建繪圖畫布是為了方便操作，很好地控制所繪制圖形的位置，否則的話繪制的圖形是浮于文字上方的，不好控制位置，也不利于整體調(diào)整。繪制圖形_如何繪制自選圖形？l點(diǎn)擊繪圖畫布，在上方功能區(qū)會(huì)出現(xiàn)“格式”菜單，在“插入形狀”區(qū)域選擇需要繪制的形狀，按下左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)即可繪制圖形。l如果在釋放鼠標(biāo)左鍵以前按下Shift鍵，則可以成比例繪制形狀；如果按住Ctrl鍵，則可以在兩個(gè)相反方向同時(shí)改變形狀大小。l將圖形大小調(diào)整至合適大小后，釋放鼠標(biāo)左鍵完成自選圖形的繪制。通過“格式”菜單下“形狀樣式”區(qū)域，可以調(diào)整圖形的顏色、形狀等。繪制圖形_快速插入SmartArt圖形l使用該功能可以快速制作漂亮的流程

11、圖、層次結(jié)構(gòu)圖、列表等圖形，該功能在兼容模式（doc格式）下有時(shí)會(huì)受到限制，因此建議在新的文件格式（docx格式）下使用該功能。繪制圖形_如何對(duì)插入的圖片進(jìn)行裁剪l1.單擊選中需要進(jìn)行裁剪的圖片，在“格式”菜單下“大小”區(qū)域中點(diǎn)擊“裁剪”按鈕，鼠標(biāo)箭頭會(huì)變成裁剪的形狀。l2.用鼠標(biāo)拖動(dòng)圖片周圍的8個(gè)方向控制柄，可以對(duì)圖片進(jìn)行相應(yīng)方向的裁剪，同時(shí)可以拖動(dòng)控制柄將圖片復(fù)原，直至調(diào)整合適為止。l3.將鼠標(biāo)光標(biāo)移出圖片，單擊鼠標(biāo)左鍵將確認(rèn)裁剪。繪制圖形_如何調(diào)整圖片顯示l問題1：插入圖片顯示不完整一般都是因?yàn)閳D片是嵌入型，而行距設(shè)置為固定值的原因，只要選中圖片或圖片所在段落，選擇“開始”菜單中“行和段

12、落間距”下拉框，將行距設(shè)成單倍行距（1.0）即可。繪制圖形_如何調(diào)整圖片顯示l問題2：有的圖片總是處于頁(yè)面的頂端，想拖下來放到其他地方，但就是拖不下來；有的圖片位置不會(huì)隨著前面段落的刪減而改變插入位置。這是因?yàn)閳D片格式的設(shè)置問題（一般是設(shè)置了浮于文字上方），選中圖片，在“格式”菜單下“自動(dòng)換行”下拉框中選擇“嵌入型”則可（在右鍵菜單中選擇“設(shè)置圖片格式”打開“設(shè)置圖片格式”對(duì)話框，在版式選項(xiàng)下設(shè)置為“嵌入型”）。創(chuàng)建鏈接_如何創(chuàng)建書簽？l書簽主要還是用于定位。l設(shè)置完書簽后，在編輯文檔過程中，如果想要快速進(jìn)行定位，那么打開“書簽”對(duì)話框，在書簽列表中選中合適的書簽，并單擊“定位”按鈕即可。創(chuàng)建

13、鏈接_如何創(chuàng)建超鏈接？鏈接到現(xiàn)有文件或網(wǎng)頁(yè)創(chuàng)建鏈接_如何創(chuàng)建超鏈接？l鏈接到文檔中的位置通過超鏈接可以鏈接到本文檔的頂端、標(biāo)題和書簽，也可以鏈接到其余文檔的書簽。如果想要鏈接到文檔中的文字或圖表，那么需要先在文檔中的文字處插入書簽。創(chuàng)建鏈接_如何設(shè)置交叉引用？l通過插入交叉引用可以動(dòng)態(tài)引用當(dāng)前Word文檔中的書簽、標(biāo)題、編號(hào)、腳注等內(nèi)容。l在編輯文檔過程中，經(jīng)常會(huì)編寫“如圖2-3所示“這類文字，但是在文檔編輯過程中，可能會(huì)由于增減章節(jié)或者增減圖片導(dǎo)致圖片的序號(hào)發(fā)生改變，這時(shí)通過手工調(diào)整會(huì)比較麻煩且費(fèi)時(shí)，利用交叉引用功能可以自動(dòng)更新引用圖片的編號(hào)（前提是圖片的序號(hào)是通過插入題注來實(shí)現(xiàn)的）。l將鼠

14、標(biāo)指針指向插入的交叉引用處將顯示題注名稱，按住Ctrl鍵并單擊交叉引用文字可以跳轉(zhuǎn)到目標(biāo)位置。l文檔中圖增減之后，選中全文或者部分正文，然后點(diǎn)擊右鍵菜單“更新域”則可。樣式、目錄、段落1 1頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼2 2表格、插圖、鏈接3 3權(quán)限、保存、恢復(fù)4 4主要內(nèi)容權(quán)限、保存、恢復(fù)內(nèi)容權(quán)限保存恢復(fù)限制權(quán)限限制權(quán)限：用密碼進(jìn)行加密限制編輯自動(dòng)保存自動(dòng)保存：設(shè)置自動(dòng)保存時(shí)間文檔文檔恢復(fù)：恢復(fù)：文檔異常關(guān)閉后恢復(fù)文檔“正常”關(guān)閉后恢復(fù)限制權(quán)限_用密碼進(jìn)行加密l通過“用密碼進(jìn)行加密”把文檔設(shè)置為需要使用密碼才能打開此文檔。限制權(quán)限_限制編輯l通過“限制編輯”設(shè)置控制其他人可以對(duì)此文檔所做的更改類型。比如

15、將文檔設(shè)置為只讀等。自動(dòng)保存_設(shè)置自動(dòng)保存時(shí)間l您是否遇到過這樣的事情：用Word工作了很長(zhǎng)時(shí)間，寫了許多文字，但是文件還沒有來得及存盤，卻突然遇到停電或死機(jī)？l為了減小如突然斷電致使沒來得及保存等情況帶來的損失，在使用word中需要讓word在一定的時(shí)間間隔進(jìn)行自動(dòng)保存編輯的文檔。文檔恢復(fù)_文檔異常關(guān)閉后恢復(fù)l能夠恢復(fù)的前提：設(shè)置了文檔自動(dòng)保存時(shí)間間隔。l場(chǎng)景：正在編輯word文檔時(shí)，突然斷電或者計(jì)算機(jī)異常導(dǎo)致文檔未保存就關(guān)閉了。l恢復(fù)方法：這種情況下再次打開文檔時(shí)，一般會(huì)出現(xiàn)“文檔恢復(fù)”提示框，這時(shí)點(diǎn)擊最近自動(dòng)保存的文檔，即可恢復(fù)到該時(shí)間點(diǎn)文檔的內(nèi)容，但是這個(gè)時(shí)間點(diǎn)之后編輯的內(nèi)容會(huì)丟失。l

16、如果未出現(xiàn)“文檔恢復(fù)”提示框，怎么辦？（可參考文檔“正?！标P(guān)閉后恢復(fù)方法）文檔恢復(fù)_文檔“正?！标P(guān)閉后恢復(fù)l能夠恢復(fù)的前提：設(shè)置了文檔自動(dòng)保存時(shí)間間隔。l場(chǎng)景：正在編輯word文檔時(shí)，由于打開的word窗口太多，要關(guān)閉其他的文檔，結(jié)果一不小心操作失誤，點(diǎn)擊 “不保存”按鈕后正在編輯的文檔被關(guān)閉了，使得工作成果付之東流。l恢復(fù)方法：這種情況下，默認(rèn)會(huì)認(rèn)為是正常關(guān)閉文檔，所以不會(huì)對(duì)編輯后的文檔進(jìn)行保存，但這時(shí)也有一種恢復(fù)方法。l在以上兩種恢復(fù)方法中，由于都是恢復(fù)的文檔自動(dòng)保存的那個(gè)時(shí)間點(diǎn)的文檔狀態(tài)，因此，該時(shí)間點(diǎn)之后編輯的內(nèi)容是無法恢復(fù)的。l為了避免重復(fù)工作量，建議及時(shí)手動(dòng)保存文檔。設(shè)置字體帶圈數(shù)

17、字其他內(nèi)容字體_上標(biāo)下標(biāo)l上標(biāo)：比同一行中其他文字稍高的文字，如腳注引用標(biāo)記。l下標(biāo)：比同一行中其他文字稍低的文字。下標(biāo)通常用于科學(xué)公式中。l快捷鍵如下： 下標(biāo)：ctrl與=，再按一次取消；上標(biāo)：ctrl、shift與=，再按一次取消。l若要同時(shí)設(shè)置上標(biāo)和下標(biāo),怎么做？同時(shí)選中要設(shè)置為上標(biāo)的文字和要設(shè)置為下標(biāo)的文字（之間用空格隔開，把要設(shè)置為上標(biāo)的文字放在空格前面，要設(shè)置為下標(biāo)的文字放在空格后面），然后選擇“開始/段落區(qū)域”中“中文版式”下拉框中的“雙行合一”即可。l選擇要設(shè)置為上標(biāo)的文字,在“開始”選項(xiàng)卡上的“字體”組中，單擊“上標(biāo)”或者按 Ctrl+Shift+=。對(duì)于設(shè)置為上標(biāo)的文字，想

18、要恢復(fù)的話再重復(fù)執(zhí)行一遍上述操作即可。下標(biāo)的設(shè)置方法類似。字體_帶圈字符l使用word時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到“請(qǐng)?jiān)谧詈线m的選項(xiàng)前打”的問題，如優(yōu)秀 良好 一般，怎么做呢？l方法是：先通過插入特殊符號(hào)插入“”，然后通過帶圈字符在“” 外加框“”；l當(dāng)改變帶圈字符的字號(hào)時(shí)，因圈號(hào)和圈內(nèi)字符的字號(hào)變?yōu)橥瑯哟笮?，結(jié)果導(dǎo)致字符溢出圓圈之外。解決方法為:選中此帶圈字符后，重新打開“帶圈字符”對(duì)話框，選擇“縮小文字”樣式或“增大圈號(hào)”樣式后單擊“確定”按鈕即可。l可以在一個(gè)字外邊加上方框或者圓圈（選中要夾方框或圓圈的字然后相關(guān)操作即可）。l如果要為多個(gè)字加上方框可以選擇“開始/字體/字符邊框”實(shí)現(xiàn)。字體_帶圈數(shù)字l帶圈數(shù)字是帶圈字符的一種。l在使用Word2010編輯文檔的時(shí)候，經(jīng)常需要輸入帶圈數(shù)字。如果輸入1010以