企業(yè)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

1、企業(yè)人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考一、公司人事檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題1.存在人員和檔案分離情況。由于人員流動(dòng)較多，個(gè)別員工辭職后或出國(guó)或下海，有些工作頻繁的變動(dòng)，檔案的有否無(wú)助當(dāng)下的創(chuàng)業(yè)，所以也懶得管它，沒(méi)有把自己的檔案及時(shí)的移走。這些遺留的檔案就一直留在原單位由公司代為保管。隨著時(shí)間的推移，遺留的檔案數(shù)量增加，增加了檔案管理的工作量。2.舊的規(guī)章制度無(wú)法解決新問(wèn)題。舊的規(guī)章制度和新問(wèn)題之間的矛盾，主要表現(xiàn)在兩個(gè)層面：（1）干部管理和人事檔案管理職能的分離對(duì)材料收集的不利影響。1991年印發(fā)干部檔案工作條例的通知中要求：為了使干部檔案能夠適應(yīng)干部工作的需要，要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集干部任免、調(diào)動(dòng)

2、、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中形成的反映干部德、能、勤、績(jī)的材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。對(duì)于這點(diǎn)的執(zhí)行，在當(dāng)今干部任用選拔新形勢(shì)下，如果干部的任免、調(diào)動(dòng)、考察等工作和人事檔案的管理職能分開(kāi)在兩個(gè)不同的部門(mén)，對(duì)干部材料的收集帶來(lái)了較大有困難。對(duì)于收集干部材料的范圍和內(nèi)容缺少進(jìn)一步明確，材料收集工作的銜接也存在脫節(jié)情況。履行干部管理職能的部門(mén)的完成干部任免、調(diào)動(dòng)、考察等工作后形成的材料雖然進(jìn)行了保存，但由于沒(méi)有系統(tǒng)和規(guī)范的要求，隨著時(shí)間的留逝的工作人員的調(diào)動(dòng)會(huì)出現(xiàn)個(gè)別材料缺失。而人事部門(mén)由于沒(méi)有及時(shí)跟進(jìn)，就出現(xiàn)了脫節(jié)情況。（2）舊的規(guī)章制度人事檔案管理對(duì)象主要是干部，忽視普通員工材料的收集。歷來(lái)人事檔案管

3、理指干部檔案管理為主，沒(méi)有明確普通員工檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容。二、人事檔案管理問(wèn)題形成的原因1.由于人員流動(dòng)和歷史延續(xù)原因。過(guò)去企業(yè)人員編制存在多樣性，比如全民、集體、臨時(shí)工轉(zhuǎn)編制的。由于不同的人員編制檔案當(dāng)初由不同的部門(mén)保管，因此在材料的收集和記錄上存在很大的差別。一般全民編制職工的檔案材料較為完整，另兩種人員的檔案就存在缺失情況。2.企業(yè)員工人事檔案意識(shí)淡薄。企業(yè)員工對(duì)自己的檔案不夠重視，辭職以后就把檔案視為“身外之物”，可有可無(wú)，認(rèn)為人事檔案不影響自己今后的創(chuàng)業(yè)，有意無(wú)意就遺棄了檔案。有些員工為謀求自身發(fā)展，在取得更高學(xué)歷或執(zhí)業(yè)資格證后，由于存檔意識(shí)淡薄，并未將證書(shū)取得情況和學(xué)習(xí)經(jīng)歷要到人

4、事部門(mén)去記錄存檔，也造成人事檔案相關(guān)記錄和材料的缺失。3.人事檔案管理人員缺少相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)。人事檔案管理人員缺少相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)主要由以下原因：（1）專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)班次數(shù)少，留于形式、內(nèi)容空洞，缺乏對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)作用。（2）人事檔案管理人員都為兼職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。并且每天都有大量其它工作需要完成，有很多知識(shí)需要學(xué)習(xí)。相對(duì)于每天或每個(gè)月定期要完成的報(bào)表，沒(méi)有明確時(shí)間規(guī)定的人事檔案工作就沒(méi)有那么緊迫。人的精力有限，難免顧此失彼。三、完善人事檔案管理的措施1.嚴(yán)把人事檔案管理轉(zhuǎn)入的第一關(guān)。對(duì)于新增的人員（調(diào)動(dòng)、大學(xué)畢業(yè)生招錄、部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)或復(fù)員）的檔案，先嚴(yán)把人事檔案管理轉(zhuǎn)入的第一關(guān)。

5、具體從兩方面做起：（1）對(duì)各類(lèi)新進(jìn)人員做好檔案接收工作。未及時(shí)移交檔案的，要做好催交工作。（2）在檔案接收時(shí)對(duì)材料進(jìn)行認(rèn)真的查閱，發(fā)現(xiàn)材料缺失的，及時(shí)和對(duì)方機(jī)構(gòu)聯(lián)系，補(bǔ)全材料。尤其是調(diào)動(dòng)員工，工作時(shí)間較長(zhǎng)，在社保上有視作繳費(fèi)年限的員工，視作繳費(fèi)年限工作記錄材料一定要相當(dāng)完整。如有缺失一定要和對(duì)方單位聯(lián)系解決。2.加強(qiáng)宣傳教育，提高全員檔案意識(shí)。人事檔案管理往往被職工認(rèn)為是人力資源部的事，員工本人起不了太大的作用。因此宣傳教育從三方面入手：（1）員工的基本信息發(fā)生變化的。讓員工及時(shí)把變化的情況告知人力資源部，使人力資源部對(duì)員工基本信息做動(dòng)態(tài)調(diào)整。（2）讓員工對(duì)自身成長(zhǎng)發(fā)展培訓(xùn)各個(gè)環(huán)節(jié)都有注意留下

6、證明材料。為職業(yè)生涯發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)。（3）強(qiáng)化人事檔案的重要性，減少以后辭職員工的棄檔情況發(fā)生。3.提高人力資源部各崗位管理工作的協(xié)調(diào)與互補(bǔ)。人事檔案中的很多材料都在人力資源管理中逐步產(chǎn)生。人力資源部門(mén)各崗位都會(huì)有員工不同方面的材料，如員工崗位變動(dòng)、晉升提拔，員工的薪酬變化，員工的出勤情況，員工的教育培訓(xùn)情況、績(jī)效考核等。具體主要從兩方面做好：（1）各崗位成員在工作中形成的材料做好保管，盡量保證人力資源管理過(guò)程中信息動(dòng)態(tài)完整。（2）各崗位成員定時(shí)將材料移交人事檔案保管人員，也可以人力資源部定時(shí)對(duì)需存檔案的材料進(jìn)行整理和裝訂，共同參與材料的收集與整理，提高人事檔案材料的質(zhì)量。（3）完善檔案材

7、料移交的程序，做好材料移交記錄。對(duì)于平時(shí)工作中形成的重要檔案材料，移交時(shí)最好做好記錄，包括移交的時(shí)間、材料名稱(chēng)或內(nèi)容概括、移交雙方人員的姓名。4.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高人事檔案管理工作的前瞻性。當(dāng)今是一個(gè)知識(shí)迅速增加、不斷更新的信息時(shí)代，新情況、新問(wèn)題層出不窮。人力資源部工作人員只有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新本領(lǐng)，開(kāi)闊新思路，才能牢牢抓住工作的主動(dòng)權(quán)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)。還要加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)、信息技術(shù)等方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬自身的知識(shí)領(lǐng)域，熟悉掌握本崗位的專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)。學(xué)習(xí)的同時(shí)要會(huì)思考，在人力資源管理信息化的發(fā)展方向指引下，擴(kuò)大員工檔案材料收集的范圍，做到人員全覆蓋，信息全方位。力爭(zhēng)人