某公司員工費用報銷手冊

1、目 錄第一章 目的和范圍21一、目的21二、范圍21三、修訂21第二章 國內(nèi)差旅費報銷規(guī)定21一、住宿費報銷規(guī)定2二、交通費報銷規(guī)定23三、伙食補助規(guī)定25四、差旅其他費用報銷規(guī)定25第三章 出國差旅費報銷規(guī)定26第四章 市內(nèi)交通費報銷規(guī)定27第五章 手機通信費報銷規(guī)定29第六章 業(yè)務招待費報銷規(guī)定210第七章 會議費報銷規(guī)定211第八章 培訓費報銷規(guī)定211第九章 辦公用品報銷規(guī)定212第十章 其他費用報銷規(guī)定212第十一章 福利費報銷程序213一、誤餐補助213二、部門活動費213第十二章 長期外派補貼政策214第十三章 借款報銷審批權限與流程215一、借款發(fā)放條件215二、借款程序與借款

2、管理216三、費用報銷程序217四、借款報銷審批權限217第十四章 報銷票據(jù)要求和報銷申請單填寫規(guī)范218一、報銷票據(jù)要求218二、報銷申請單填寫規(guī)范218第十五章 報銷時限和流程219附錄1 城市級別分類明細221附錄2 國內(nèi)差旅開支標準表222附錄3 境外差旅住宿費、伙食費、公雜費開支標準表223附錄4 借款報銷審批權限與流程225附錄5 財務審批授權表227附錄6 業(yè)務招待（禮品）報銷明細表228第一章 目的和范圍一、目的本手冊輯錄了員工因公司業(yè)務而發(fā)生的出差、業(yè)務招待、會議、培訓等費用報銷的相關制度及操作程序。本手冊的目的在于統(tǒng)一規(guī)范各類業(yè)務費用報銷規(guī)章、費用借款、批準權限和監(jiān)控程序，

3、從而加強對業(yè)務費用借款和費用報銷的管理，監(jiān)控公司、各業(yè)務線及各部門的運營費用開支。所有公司員工必須按本手冊制定的規(guī)章辦理借款報銷申請手續(xù)并按批準權限報相關公司負責人審批。二、范圍本手冊適用于公司全體員工。財務部門負責監(jiān)督本手冊的執(zhí)行。三、修訂財務部門必須每年不少于一次審閱本手冊的適用性，進行必要的更新和修改，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后執(zhí)行。如果員工對本手冊有任何修改意見，須首先向財務部提出書面建議，待證實有修改的必要時，財務部再結(jié)合其修改內(nèi)容上報審批。第二章 國內(nèi)差旅費報銷規(guī)定長途交通費用、市內(nèi)交通費用（只包括出差期間當?shù)剀嚻焙屯诞斕鞕C場或車站的車票）、住宿費（標準范圍內(nèi)可含早餐）、雜費（只包括訂票

4、費、退票費和行李托運費）四項內(nèi)容，其他出差期間的費用（如招待費、辦公費等）均應另行填報，作為日常費用進行報銷。國內(nèi)出差必須填報國內(nèi)出差申請報告書（詳見附錄7），并經(jīng)過部門經(jīng)理審核確認。出差借款或報銷申請單據(jù)上必須注明出差報告書編號。一、住宿費報銷規(guī)定1員工在選擇住宿地點時，必須考慮以下方面：A公司與某酒店或賓館簽訂了住宿協(xié)議，員工應先行選擇與公司有協(xié)議的酒店或賓館入??；如公司安排租房的，員工須選擇公司租賃的房間住宿。B如員工前往公司合作單位工作，如該單位能提供免費或優(yōu)惠合適的住處，該員工不能拒絕其住宿安排而另覓其它選擇。C盡量選擇最適當和經(jīng)濟的住宿地點；住宿地點應位于或接近出差工作的地點。D多

5、人同行，應視當時情況盡量合理安排住宿，如兩人同住一房間等。2住宿費必須憑正式的住宿發(fā)票報銷住宿發(fā)票需蓋有稅務或財政監(jiān)制章（沒有稅務或財政監(jiān)制章的住宿收據(jù)無效）。無正式住宿發(fā)票的，住宿費一律不予報銷。如為部隊招待所，需部隊統(tǒng)一的收據(jù)票據(jù)。3住宿費標準：標準級別住宿標準一類城市二類城市三類城市董事長、董事、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、高級技術顧問實報實銷實報實銷實報實銷二級經(jīng)理500元/人天300元/人天240元/人天其他人員300元/人天，480元/二人天200元/人天，380元/二人天150元/人天，280元/二人天4住宿費用實行限額內(nèi)實報實銷政策實際支出低于限額標準按實報銷，超標準部分原則上不予報銷。

6、若確因業(yè)務需要，住宿費超標50以內(nèi)(含)的，應由主管副總經(jīng)理在超標發(fā)票上簽字認可，超標50以上(不含)則需財務總監(jiān)、總經(jīng)理在超標發(fā)票上簽字認可，否則，超標部分不予報銷。 一人出差或異性出差，需要單人住宿時，應盡可能選擇公司核定標準內(nèi)普通標間，在此情況其超支部分公司予以報銷。二、交通費報銷規(guī)定1員工因業(yè)務需要到公司所在城市以外的地區(qū)出差時，應盡量使用最適當、經(jīng)濟的交通工具。員工可使用交通工具的規(guī)定如下： 級別飛機火車輪船董事長、董事、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、高級技術顧問公務倉軟臥一等艙二級經(jīng)理經(jīng)濟艙硬臥/Z列軟臥二等艙其它員工單程經(jīng)濟艙硬臥/Z列軟臥三、四等艙2員工乘坐火車，符合以下條件之一的可購買臥

7、鋪車票A從晚上八時至次日晨七時之間，在火車上過夜六小時以上；B連續(xù)乘車時間超過十二小時。C同時對于連續(xù)乘坐硬座、軟座、硬臥十二小時后的超過部分公司將另行給予每小時補助10元，不足1小時但超過20分鐘的按1小時計算。D符合購買臥鋪條件，員工選擇硬座，公司按硬臥標準予以報銷。3乘坐交通工具的具體規(guī)定批準權限A二級經(jīng)理以下的員工出差前往的地方如果鐵路距離少于18行駛小時（含18小時），只能乘坐火車硬臥和Z列軟臥；B超過18小時或遇緊急業(yè)務時，須事先得到部門總經(jīng)理、主管副總經(jīng)理批準，在差旅費借款申請單上注明原因，方可乘坐飛機單程經(jīng)濟艙；C如遇特殊情況雙程經(jīng)濟艙還須得到總經(jīng)理或總經(jīng)理授權人批準。D如果飛

8、機票的價格低于Z列火車票價或乘坐火車超過18個小時且飛機票價（含機場建設費、燃油費）在軟臥票價上浮30范圍內(nèi)，員工購買的機票無需副總經(jīng)理批準。E個人選擇飛機并按Z列軟臥或非Z列硬臥報銷，超出部分自付時，無需副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準。4員工趁出差工作之便，事先經(jīng)直屬部門經(jīng)理批準就近回家探親或辦事的,其繞道車/船費扣除出差直線單程車/船票票價部分和其它開支部分，由員工個人負擔，公司一律不予報銷繞道及探親期間的出差伙食補助和住宿費。5出差期間市內(nèi)交通費實行限額內(nèi)實報實銷，如遇特殊情況，實際發(fā)生金額超出報銷限額須由主管副總經(jīng)理批準后方可報銷。出差天數(shù)為到達出差地之日起至返回北京當日止的天數(shù)（即按照算頭不算

9、尾的方式計算出差天數(shù)）。鑒于稅務局關于差旅補貼的稅收政策，報銷交通費時需要提交正式發(fā)票，出差交通費報銷標準如下：城市分類一類城市二類城市三類城市交通費用(元/人天)6040306對出差人員經(jīng)批準乘坐飛機者，本著節(jié)約的原則，盡量乘坐往返機場的專線客車。乘坐出租車時，需注明返回路線，憑票據(jù)報銷。7. 報銷因公出差發(fā)生的自駕車油費，需提供公里數(shù)，實際油耗，由財務總監(jiān)及分管副總經(jīng)理簽字確認后，方可報銷。三、伙食補助規(guī)定 員工因公出差期間伙食補助按以下規(guī)定執(zhí)行：城市分類一類城市二類城市三類城市伙食補助(元/人天)806040 員工在市內(nèi)出差伙食補貼費按每人每餐20元包干，超支部分自理。鑒于稅務局關于差旅

10、補貼的稅收政策，報銷交通費時需要提交補助金額一半的正式發(fā)票。四、差旅其他費用報銷規(guī)定1員工在出差期間發(fā)生的非公務招待外部客戶的餐費、香煙、娛樂、禮品等費用，一律不予報銷。2員工出差期間，因游覽或非工作需要發(fā)生的一切費用，均由個人負擔。3. 差旅費的填報應具體、規(guī)范，出差人、出差事由等主要事項必須填寫。往返機場、車站交通費用，應單獨填寫，不與出差當?shù)匕l(fā)生的交通票混合粘貼。4. 人力資源部已為每位員工（指正式簽訂勞動合同的正式員工）購買了意外傷害險，員工因公出差自行購買的飛機、汽車、輪船保險費用，財務不予報銷。5. 課題學生出差與普通員工出差享受同等待遇。第三章 出國差旅費報銷規(guī)定公司各類因公出國

11、人員的費用開支標準和管理辦法均按本規(guī)定執(zhí)行。：一、交通費報銷規(guī)定公司董事長、董事、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、高級技術顧問出國，可選用商務艙。其余員工出國均應乘坐國際班機（經(jīng)濟艙）和國際列車（硬臥）、輪船（三等艙）。特殊情況下經(jīng)請示，獲公司總經(jīng)理批準后，可改乘其他等級。出國人員乘坐國際列車，國內(nèi)段按國內(nèi)差旅費的有關規(guī)定執(zhí)行。 二、出國人員在國外的伙食費、公雜費、住宿費、個人生活補助按以下辦法執(zhí)行（補助標準見附錄）：1.根據(jù)實際情況對伙食費實行包干計算的辦法，按附表規(guī)定的伙食包干標準發(fā)給個人；2.出差天數(shù)的計算規(guī)定：我國與出差地國家時差在6個小時(含)以上的，出差天數(shù)按離開、抵達我國境內(nèi)之日計算(即按照既

12、算頭又算尾的方式計算出差天數(shù))，時差在6個小時(不含)以下的，出差天數(shù)按到達出差地至抵達中國境內(nèi)之日止計算(即按照算頭不算尾的方式計算出差天數(shù))。3.公雜費指因公發(fā)生的郵電、辦公用品、貨幣兌換損益、境外信用卡手續(xù)費等公務雜費支出，根據(jù)附錄列示的標準按出差天數(shù)支付。公司不再另行報銷上述費用。4.出國人員的市內(nèi)交通費據(jù)實報銷。5.出國人員的住宿費在規(guī)定的住宿費預算標準之內(nèi)據(jù)實報銷。6.出國人員在境外停留十天內(nèi)，個人生活補助標準為每人50美元；超過十天的，個人生活補助在每人50美元的基礎上，按超出天數(shù)每人每天補助5美元。三、出國招待費的報銷規(guī)定出國人員在國外原則上不贈送禮品、不搞宴請。確有必要贈送禮

13、品的，按公司規(guī)定應在出國前先行領用公司禮品或另行購買。國外招待費與國內(nèi)招待費報銷流程一致。四、經(jīng)費預算與決算的規(guī)定出國人員在出國前，應按規(guī)定的預算標準在人力資源部指導下編制經(jīng)費使用計劃，由財務部審定，并經(jīng)公司領導批準后給予預付。出國人員在國外，應遵循“勤儉辦外事”的原則，嚴格執(zhí)行各項費用開支標準，不得突破預算標準。出國人員回國報銷費用時，必須憑單編制由當事人或團、組負責人審核簽字的國外費用支出明細表，交人力資源部審核匯總編制出國費用決算表，由財務審核后報銷。各種報銷憑證必須用中文注明日期、品名、數(shù)量、用途和金額，并由經(jīng)辦人和證明人簽字。五、其他規(guī)定1.出國人員對國外接待部門和國際組織增發(fā)的零用

14、費、生活補助費，機票和住宿費的回扣以及公款利息收入等，應全部上交，不得挪用或私分。對方付給個人的勞務性收入，可根據(jù)個人付出的勞動量酌情給予個人一部分，具體辦法由各部門制定，報財務部備案。2.公司董事長、董事、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、高級技術顧問因公臨時出國所發(fā)生的各項因公費用開支據(jù)實報銷。3.因公臨時赴香港、澳門、臺灣地區(qū)的人員，均按本規(guī)定執(zhí)行均參照本規(guī)定有關出國規(guī)定執(zhí)行。4.出國期間的差旅費用一律按出差當月月初1日的中國銀行外匯中間牌價折算。第四章 市內(nèi)交通費報銷規(guī)定1. 報銷標準公務用途的市內(nèi)交通費采取交通費限額內(nèi)實報實銷制度。公司將按員工職務級別和業(yè)務性質(zhì)、崗位需求等緯度核定交通費限額標準。由

15、人力資源部會同財務部根據(jù)員工職級和部門業(yè)務性質(zhì)、崗位特點等多維度核定限額。申報模板請見人力資源部有關規(guī)定。2. 因工作需要，執(zhí)行特殊項目（經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審批）的員工在享受公司統(tǒng)一交通補貼后，可報銷一定額度（項目預算內(nèi)）市內(nèi)交通費，報銷原則按以下執(zhí)行：(1)項目市內(nèi)交通費應當為執(zhí)行項目所必須且緊急的費用；(2)除可酌情報銷晚上加班到22點以后的市內(nèi)交通費外，一律不得報銷上下班的交通費。(3)項目市內(nèi)交通費預算由公司根據(jù)項目情況核定，由項目經(jīng)理在預算額度內(nèi)控制。(4)如無特殊情況不得突破項目市內(nèi)交通費預算。3. 發(fā)票要求員工應根據(jù)公司核定的報銷額度提交相應的交通費發(fā)票，如出租車票、汽油票、停車

16、費、過路費、保險費、修理費等原始發(fā)票，相關發(fā)票應在背面注明“外出辦公”（上班）或者“加班”（非上班時段票據(jù)）。4. 發(fā)放時間和發(fā)放方式財務部根據(jù)公司核定額度和相關發(fā)票辦理市內(nèi)交通費報銷事宜。各部門應于每月10日前將合規(guī)發(fā)票遞交財務部，財務部審核后于2個工作日內(nèi)統(tǒng)一以網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬方式將款項劃到員工工資卡。第五章 手機通信費報銷規(guī)定為了便于聯(lián)系工作，提高辦事效率，公司將為各部門相關員工提供一定標準的手機通信費用。1.手機通信費報銷標準公務用途的手機費采取交通費限額內(nèi)實報實銷制度。公司將按員工職務級別和業(yè)務性質(zhì)、崗位需求等緯度核定手機通信費限額標準崗位需求等方面核定手機通信費限額標準。由人力資源部會同財

17、務部根據(jù)員工職級和部門業(yè)務性質(zhì)、崗位特點等多維度核定限額。特殊情況超標需報銷的，注明原因，打印話費清單由財務總監(jiān)及副總經(jīng)理審核確認，方可報銷。2. 申報及變更時間通訊費的申報及變更信息應在每月1 日之前提交人力資源部。每月15 日（含）之前入職的員工及通訊費報銷或補貼標準發(fā)生變動的員工，當月予以變更；每月15 日之后入職的員工及通訊費報銷或補貼標準發(fā)生變動的，將于次月予以變更。因部門或者個人原因，未在規(guī)定的期限內(nèi)上報或者漏報變更信息的，不予補報。人力資源部應當于每月5日前將享受通訊費報銷和補貼的人員名單和具體報銷、補貼標準提交財務部備案。3. 申報及變更內(nèi)容通訊費申報及變更信息包括：員工姓名、

18、申報原因、申報金額、手機號碼等。申報模板請見人力資源部有關規(guī)定。4. 申報及變更要求享受通訊費報銷或補貼的人員，手機號碼須在人力資源部登記備案，并保證24 小時正常開機。手機號碼若有變更，須及時通知人力資源部。若因業(yè)務需要無法接通電話的，發(fā)現(xiàn)當月停發(fā)通訊費。累計三次以上的，取消通訊費報銷或補貼資格。5. 發(fā)票要求通信費用報銷均需向財務部提供本人姓名的手機通信費正式發(fā)票，如特殊情況不能提交本人姓名的通信費發(fā)票，需部門經(jīng)理在發(fā)票上簽字確認方可報銷。各部門應于每月10日前將合規(guī)發(fā)票遞交財務部，財務部審核后于2個工作日內(nèi)統(tǒng)一以網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬方式將款項劃到員工工資卡。實報實銷類手機通信費報銷事宜由綜合管理部負

19、責辦理。6. 無線上網(wǎng)卡費用報銷出差頻繁的業(yè)務部門員工，因公務用途需要辦理無線上網(wǎng)卡，需提出申請，經(jīng)過部門經(jīng)理審核，主管副總經(jīng)理、財務總監(jiān)簽字后方可報銷。第六章 業(yè)務招待費報銷規(guī)定1員工因業(yè)務需要與客戶發(fā)生的禮品及招待費支出必須經(jīng)審批責任人批準后，憑相關原始發(fā)票實報實銷。2各部門發(fā)生的公務餐費、禮品等業(yè)務招待費，報銷時必須填寫報銷申請單并均需填報業(yè)務招待費報銷明細表，分別注明事由、接受人員姓名、單位、職務、金額，禮品名稱，禮品發(fā)票后應附銷售小票，并有相關證明人簽字（證明人可以是直接主管、共同執(zhí)行人等，嚴禁代他人簽名），不注明或無證明人簽字者不予報銷。3部門經(jīng)理、項目經(jīng)理業(yè)務招待費由上級領導（主

20、管副總經(jīng)理、業(yè)務線總監(jiān)或總經(jīng)理）審批簽字，副總經(jīng)理發(fā)生的費用由總經(jīng)理審批簽字。嚴禁發(fā)生規(guī)避行為（例：將部門經(jīng)理發(fā)生的餐費改以下屬員工的名義進行報銷等）。4部門內(nèi)部聚餐不得以業(yè)務招待費名義報銷，一律在部門活動費或團隊建設費中列支出。5. 公司統(tǒng)一采購的禮品，綜合管理部應提供各部門領取禮品明細表，分別注明領用禮品的數(shù)量、單價，領用人簽字。6. 出差期間確因工作需要發(fā)生的業(yè)務招待費報銷遵照以上規(guī)定辦理。第七章 會議費報銷規(guī)定1凡參加外部會議的費用報銷需附會議、培訓通知或有關文件；2會議通知中注明統(tǒng)一安排食宿的，食宿費用不享受第二章關于住宿費和伙食補助第一、三點規(guī)定的標準；3會議通知中注明不包括食宿的

21、，食宿費用按本手冊第二章第一、四點規(guī)定予以報銷、享受補助。第八章 培訓費報銷規(guī)定1員工申請培訓前，須由人力資源部審批并登記后，方可到財務部辦理借款手續(xù)。2員工培訓完成后，有關培訓費用須經(jīng)部門負責人確認，人力資源部審批后，方可辦理報銷。第九章 辦公用品報銷規(guī)定1.辦公用品包括紙張、文具、墨盒、名片、單據(jù)、胸卡、清潔用品、標簽封條、音像制品等。辦公用品應根據(jù)各部門需要由綜合管理部統(tǒng)一采購，安排領用。其他部門或個人不得自行購買，報銷辦公用品時，應附上購買辦公用品銷售小票或明細清單，注明單價，數(shù)量，領用人。2.如果銷售小票的內(nèi)容為非常規(guī)性的業(yè)務單據(jù)（如：購買物品實為禮品）應參照以上第二條招待費報銷規(guī)定

22、，金額超過2000元的，須經(jīng)財務總監(jiān)和公司總經(jīng)理審批方予報銷。第十章 其他費用報銷規(guī)定一、圖書資料報銷規(guī)定各部門購買的書籍及報刊雜志屬于公司財產(chǎn)。非專業(yè)類書籍由綜合管理部根據(jù)各部門年度預算統(tǒng)一購買及保管，專業(yè)類書籍可由部門自行購買，購買前須向綜合管理部提出申請，并經(jīng)綜合管理部核準。購買圖書資料的發(fā)票應提供明細清單，方可報銷，由綜合管理部統(tǒng)一保管，未經(jīng)批準自行購買的，不予報銷。二、 低值易耗品報銷規(guī)定低值易耗品是指單價不超過2000元的耗材物品。各部門根據(jù)需求提出購買申請，由綜合管理部統(tǒng)一購買報銷。其他部門或個人不得自行購買，出差人員因項目需要發(fā)生零星購買行為，報銷時應及時補辦上述手續(xù)，由綜合管

23、理部確認后方可報銷。IT類辦公用低值易耗品由綜合管理部和申請人共同審核驗收，項目用低值易耗品由資產(chǎn)申請部門審核驗收，財務部負責登記領用臺賬，報銷時須附低值易耗品出入庫單據(jù)。三、日常修理費、工程費、對外合作費報銷規(guī)定1.日常修理費（如電腦維修費、車輛維修費等）：需提供維修費報銷申請單(附錄6)，詳細列明損壞問題描述，維修情況、維修費用、維修申請人確認簽字等信息，無維修費報銷清單，財務不予報銷。2.工程費、對外合作費：報銷時應提供相應合同原件、財務部審核確認的工程費預算或決算報告方可報銷。未列入年度預算或項目預算的外包費用應提供經(jīng)主管領導審批同意的內(nèi)部工作報告或有效付款依據(jù)。3.發(fā)生以上費用原則上

24、一律通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，特殊情況經(jīng)財務部經(jīng)理和副總經(jīng)理同意方可采用現(xiàn)金支付。四、 廣告宣傳類費用報銷規(guī)定廣告費/展覽費/宣傳費：報銷時應提供主管領導審批的計劃書、合同或協(xié)議、詳細費用預算文檔。第十一章 福利費報銷程序一、誤餐補助員工因公司業(yè)務需要未能趕回公司就餐的員工原則上按照市內(nèi)出差伙食補貼費標準給予每人每餐15元誤餐補助，經(jīng)部門經(jīng)理確認簽字，到財務部辦理報銷。二、部門活動費公司為各部門、業(yè)務線提供活動經(jīng)費，用于團隊建設。該活動經(jīng)費按部門進行總額管理，由人力資源部核定額度。部門活動費（本年度部門核定正式員工數(shù)截止6月30日的外部合作人員數(shù)）×活動費標準。該活動費由人力資源部進行核

25、定，部門經(jīng)理控制使用，財務部負責審核并進行總額管理。每年3月份前，人力資源部將通知財務部和各部門核定的人數(shù)和活動經(jīng)費標準。財務部根據(jù)人力資源部的通知建立活動經(jīng)費臺賬。員工報銷部門活動費必須經(jīng)由部門經(jīng)理或業(yè)務線總監(jiān)確認簽字,并提供足額的發(fā)票。如果在活動經(jīng)費額度內(nèi)的,財務部將辦理報銷。財務部將在每月末各部門的活動經(jīng)費使用和結(jié)余情況反饋各部門、人力資源部。第十二章 長期外派補貼政策1定義：長期外派是指公司指派員工至異地工作，外派時間超過3個月的情況。2長期外派期間公司給予的補助項目及標準：A安家補助：公司將一次性發(fā)放600元安家補助給予長期外派員工，以幫助其購置必要的生活用品。B外派補助C探親：每月

26、員工可利用一個周末及一個相連的工作日返回公司所在城市探親一次，按往返硬臥標準予以報銷；探親期間的外派補助停發(fā)。員工如自愿放棄每月一次的探親機會，則公司同樣按往返硬臥標準以現(xiàn)金方式將該筆款項發(fā)放給員工作為補償，外派補助照發(fā)。D考慮到長期外派人員初到異地對環(huán)境不熟悉，公司可給予其一定時間的過渡期，但最長不能超過30天。過渡期內(nèi)仍按各？公司自行規(guī)定的差旅費標準執(zhí)行；超過30天按上述長期外派補貼政策（A、B、C）執(zhí)行。3長期外派人員在長期外派期間因公務發(fā)生的差旅費等公務費用均按公司報銷政策予以報銷。4長期外派人員補助天數(shù)以人力資源部提供考勤記錄為準。第十三章 借款報銷審批權限與流程一、借款發(fā)放條件1為

27、提高效率，加速財務報銷流程，充分利用銀行無息信用，公司為員工統(tǒng)一辦理公務貸記卡，采用公務貸記卡+公司轉(zhuǎn)賬結(jié)算的方式為員工提供便利的財務服務。公務貸記卡只能用于公務用途，不得用于個人用途，也不得提取現(xiàn)金。對于使用公務貸記卡用于個人用途的，財務嚴禁報銷。公務貸記卡由公司財務部審核報銷后將款項劃入卡內(nèi)還款。2員工出差、因公務發(fā)生的宴請業(yè)務招待費、購買禮品原則上均應盡量使用公務貸記卡支付。3因公務發(fā)生10天以內(nèi)的國內(nèi)旅費原則上應使用貸記卡支付，鑒于公司將逐步采取交通工具費用統(tǒng)一訂票、月度結(jié)算的方式，因此公司僅提供1500元/人次的現(xiàn)金預借。員工出差天數(shù)超過10天且預計透支額度不足時可以申請借款，借款標

28、準為250元/人天，待領導審批完畢后，財務部將款項直接劃到工資卡中。（涉及個稅基數(shù)）4以下情況可以暫不使用貸記卡：A國內(nèi)出差到部分經(jīng)濟欠發(fā)達二類城市和三類城市B國外出差使用貸記卡不便利國家C經(jīng)財務部認可的其他情況二、借款程序與借款管理1因出差地使用貸記卡不便或其他原因，員工確需公司代墊大額差旅費時可向公司申請借款。A借款人必須填寫差旅申請單，并注明使用的交通工具，預計出差天數(shù)和費用開支明細，預借金額，預計歸還日期，并按照下述規(guī)定的審批權限報批。B各部門應嚴格掌握差旅費預借款額度，財務部借款時需審核是否在預算范圍內(nèi)。C出差期間發(fā)生差旅費短缺的情況，可由出差人員所在部門提出申請，并辦妥補充差旅費手

29、續(xù)后直接將款項匯入出差人員的工資卡賬號。2支付借款后，出納員和借款人員應在借款申請單上簽字確認。出納員必須及時把借款申請單交會計人員更新財務明細賬。3出差員工返回后或借款發(fā)生后，應于兩星期內(nèi)到財務部及時辦理報銷并歸還剩余借款。4會計每月初應統(tǒng)計各部門員工借款明細并及時發(fā)送給部門助理和部門經(jīng)理，部門助理應及時核對、確認部門員工借款，跟進未歸還借款。5財務部將按公司費用報銷程序?qū)徍藞箐N申請單，計算員工費用報銷額與借款差額，并及時追收或發(fā)放差額款，相關單據(jù)交有關會計人員更新財務明細賬。6財務部門須嚴格執(zhí)行對前次借款未歸還員工不得發(fā)放新借款的原則來控制借款。對于長期出差員工確屬工作原因，不能及時報銷或

30、還款的，財務部可將其賬期延長到兩個月。借款人必須在兩個月內(nèi)歸還借款或報銷，否則應由借款人書面說明不能及時報銷或還款的原因，經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字后，方可辦理第二次借款。對于借款時間超過三個月的，除總經(jīng)理特批外，財務部將自第四個月通知人力資源部暫停發(fā)放該員工工資，直至辦理完畢款項歸還或報銷手續(xù)。三、費用報銷程序 1所有員工必須在出差返回或借款發(fā)生的兩星期內(nèi)辦理費用報銷。2報銷員工的責任是及時填寫報銷申請單，報銷申請單中必須注明報銷費用的明細、報銷原因、借款時間金額及借款單第三聯(lián)（黃聯(lián)），連同相關原始發(fā)票/單據(jù)在審批責任人審批后，交財務部報銷。3財務部依據(jù)公司的費用報銷規(guī)定，審核報銷費用的合規(guī)性，并復

31、核報銷申請單及相關原始發(fā)票/單據(jù)的金額是否一致。如果發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的報銷，財務部應將報銷申請單據(jù)退還報銷員工并拒絕辦理該報銷。4在支付報銷款時，出納員和申請報銷費用的員工應同時在報銷申請單上簽字確認。報銷申請單需及時交會計人員更新財務明細賬。5當月借款，當月報銷，報銷與借款事由相同且報銷金額不高于借款金額的，由第一審批人(部門經(jīng)理、項目經(jīng)理)在報銷申請單上簽字確認即可辦理報銷手續(xù)。報銷事由與借款事由發(fā)生變更或報銷金額高于借款金額的，應當重新執(zhí)行費用報銷的相應審批流程方可辦理費用報銷手續(xù)。對于借款與報銷時間間隔超過一個月的，應重新執(zhí)行費用報銷的相應審批流程方可辦理費用報銷手續(xù)。四、借款報銷審批權

32、限員工費用借款報銷應根據(jù)費用發(fā)生事由，執(zhí)行相應的審批程序。詳見附錄四。第十四章 報銷票據(jù)要求和報銷申請單填寫規(guī)范一、報銷票據(jù)要求1. 報銷時需提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票必須蓋有稅務或財政監(jiān)制章（沒有稅務或財政監(jiān)制章的發(fā)票收據(jù)一律無效），發(fā)票（尤其是增值稅專用發(fā)票）的臺頭必須注明“*有限公司”。2. 故意規(guī)避領導簽字而分次開具發(fā)票，財務不予報銷。3. 因公報銷的發(fā)票產(chǎn)生的獎金應歸屬公司。提交財務報銷的發(fā)票兌獎區(qū)必須完整，提交公司財務部統(tǒng)一刮獎。如已經(jīng)兌獎的發(fā)票應將兌獎獎金上交公司財務，否則不予報銷。4. 購買辦公用品、低值易耗品應開具增值稅專用發(fā)票，并附銷售清單。5. 發(fā)票必須填寫具體日期；出差住宿發(fā)票

33、，還應注明住宿人姓名、住宿房間單價、具體住宿日期。6. 發(fā)票報銷的時限：為防止發(fā)票抵扣時限過期給公司帶來損失，所有需報銷的發(fā)票應當在發(fā)票開具之日起2個月內(nèi)遞交到財務部，上一年度的發(fā)票必須在次年2月底之前報銷完畢。 7. 除定額發(fā)票外所有報銷的發(fā)票一律不允許有連號現(xiàn)象。8. 增值稅專用發(fā)票管理規(guī)范詳見發(fā)票管理辦法。二、報銷申請單填寫規(guī)范1員工在填寫報銷申請單時,應嚴格按照報銷申請單上的內(nèi)容填寫。資源部門應嚴格區(qū)分業(yè)務線和部門費用。屬于公司立項的項目支出必須填寫項目編號。2費用類別一欄的填寫必須和報銷申請單所附發(fā)票一致,如果發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的報銷申請單據(jù)一律退還報銷員工,并要求重新填寫和進行簽字審批

34、程序。3報銷費用發(fā)票應呈魚鱗狀均勻粘貼在財務部提供的票據(jù)粘貼單或白紙上。票據(jù)粘貼單或白紙的大小應于報銷申請單一致，發(fā)票粘貼范圍限制在票據(jù)粘貼單（或白紙）內(nèi)。第十五章 報銷時限和流程一、報銷時限1.財務部費用報銷時間為周一、周三全天和周五上午。2.在銀行送達現(xiàn)金充裕的情況下，財務部承諾最遲次日付現(xiàn)。3.因?qū)徟掷m(xù)不全、報銷發(fā)票不合格、報效憑證填寫不規(guī)范等原因造成報銷延誤以及異地銷售部集中報銷情況除外。二、報銷流程1費用借款/報銷有現(xiàn)金和網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬兩種形式。公司借款、報銷業(yè)務均應盡量使用工資卡以網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬方式進行，員工可通過工資卡領取借款或者報銷的現(xiàn)金。（涉及個稅）2報銷具體操作流程：（1）按

35、現(xiàn)行借款報銷制度，員工持辦理完審批手續(xù)的相應單據(jù)，并附注明員工工資卡號的借款報銷明細表，交財務部會計。（2）會計人員進行賬務處理后交出納。（3） 出納當日將借款或報銷款項通過網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)入員工賬號中，并打印網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬支付憑證。（4） 借款報銷業(yè)務經(jīng)辦人在記賬憑證與網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬支付憑證上簽字確認。（5）員工還款可采用現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬方式。財務部可為員工打印網(wǎng)上銀行還款憑證，并開具收款收據(jù)。經(jīng)辦人在記賬憑證與網(wǎng)上銀行還款憑證上簽字確認。（6）業(yè)務經(jīng)辦人應將交易憑證持卡人聯(lián)交付員工本人，員工可以通過電話銀行及時核對查詢到款與還款情況。如有疑問，請于一周內(nèi)到財務部查詢。三、特別規(guī)定1部門經(jīng)理、項目經(jīng)理因出差

36、、休假等原因離開公司，須書面授權部門副經(jīng)理或其他人員代其行使審批權（填寫財務審批授權表，詳見附錄四），并書面通知財務部，授權人和被授權人同權同責；否則，應由公司主管（副）總經(jīng)理審批。2支付大額款項時，經(jīng)辦人需提供相關合同、通知、協(xié)議或內(nèi)部工作報告。3.發(fā)票的經(jīng)手人、財務人員應辨別外來發(fā)票的真?zhèn)巍Ｈ缬黾侔l(fā)票，由業(yè)務經(jīng)手人員負責及時更換。對于無法更換的，不得報銷，給公司造成損失的，對直接責任人處以票面金額1倍以上罰款。4為避免現(xiàn)金支付不能直接交付到報銷人可能產(chǎn)生的糾紛，員工費用報銷與款項預借應當盡量使用工資卡。5借款/付款申請單與報銷申請單應由本人親自填寫簽字，一般不得由行政助理代理。如果員工在外地需要辦理借款，可采取傳真方式或者由行政助理代理填寫借