行政收發(fā)文管理制度

1、1.目的為更好規(guī)范和完善公司各部門(mén)對(duì)公司行政收發(fā)文的管理，特制定本制度。2.范圍適用于公司內(nèi)部各部門(mén)行政類文件的收發(fā)管理。3.職責(zé)3.1行政部：負(fù)責(zé)公司行政部的文件的起草、保管和公司文件的保管、管理、歸檔工作及外來(lái)行政單位行政類文件的承辦、歸檔工作。3.2各部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的起草、保管和管理工作。3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)及時(shí)對(duì)各類文件的審批工作。4.內(nèi)容4.1 文件分類。行政類文件公司內(nèi)部行政收發(fā)文和公司外部行政單位行政收發(fā)文，公司內(nèi)部行政收發(fā)文是指以各部門(mén)為單位之間的收發(fā)文，如請(qǐng)示、報(bào)告等，由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草、收集、整理。公司外部行政收發(fā)文是指公司與外單位之間公文往來(lái)，由公司行政部負(fù)責(zé)起草、收集整

2、理及歸檔。4.2文件的保管。各部門(mén)文員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的保管。4.3文件的編號(hào)公司內(nèi)部行政類文件收發(fā)文，應(yīng)按規(guī)定的編號(hào)要求編制，各部門(mén)文件的編號(hào)：行政部：JFWX*（文件序號(hào)）物流部：JFWW*（文件序號(hào)）生產(chǎn)部：JFWS*（文件序號(hào)）質(zhì)檢部：JFWZ*（文件序號(hào)） 計(jì)財(cái)部：JFWJ*（文件序號(hào)）業(yè)務(wù)部：JFWY*（文件序號(hào)）前面字母部分為各部門(mén)行文代號(hào)，后面為文件序號(hào)，文件序號(hào)每年1月1日重新從001開(kāi)始編號(hào)。4.4文件的起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放、歸檔。文件的起草。各部門(mén)文件的起草由所在崗位人員負(fù)責(zé)起草。公司對(duì)外文件，由行政部負(fù)責(zé)起草。公司各類文件的編寫(xiě)必須按照行政部規(guī)定的格式進(jìn)行編寫(xiě)。各部門(mén)文

3、件由各部門(mén)主管進(jìn)行審核后發(fā)文，然后上報(bào)；公司對(duì)外文件由總經(jīng)理進(jìn)行審核后發(fā)文。文件的批準(zhǔn)。由公司總經(jīng)理進(jìn)行批示后執(zhí)行或處理。對(duì)于一些承辦性文件，經(jīng)總經(jīng)理批示后，交由承辦單位承辦。承辦單位處理完畢后，在文件上寫(xiě)上處理結(jié)果，然后交由文件起草部門(mén)存檔保管。4.4.5文件的歸檔。所在部門(mén)文員負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的歸檔工作，所有歸檔文件應(yīng)該是“正本”，而不能是復(fù)印件或傳真件等。4.4.6文件的發(fā)放。各部門(mén)發(fā)文，各部門(mén)文員應(yīng)在發(fā)文登記表上登記。各部門(mén)之間文件的傳遞發(fā)放時(shí)，應(yīng)讓接收部門(mén)人員在收文登記表上簽字。4.4.7外部單位行政文件。公司對(duì)外單位行文，由行政部負(fù)責(zé)編制，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后寄發(fā)至外單位。外單位來(lái)文由行政

4、部登記后，交總經(jīng)理進(jìn)行批示，然后由行政部負(fù)責(zé)承辦及歸檔。4.4.8各部門(mén)文員每年年初負(fù)責(zé)將上一年度的文件整理完畢后，統(tǒng)一交檔案管理員歸檔。5.相關(guān)記錄發(fā)文登記表收文登記表6、相關(guān)文件文件控制程序檔案管理制度序號(hào)作 業(yè) 流 程責(zé)任部門(mén)責(zé)任人相關(guān)表單作 業(yè) 內(nèi) 容1 歸檔保管處理發(fā)放總經(jīng)理批示編號(hào)、登記起草審核各部門(mén)各部門(mén)有關(guān)人員公司報(bào)告格式各部門(mén)有關(guān)人員將需要上報(bào)的事項(xiàng)編寫(xiě)成報(bào)告或申請(qǐng)。2各部門(mén)各部門(mén)主管各部門(mén)主管負(fù)責(zé)審核本部門(mén)人員需上報(bào)文件。3各部門(mén)各部門(mén)文員發(fā)文登記表各部門(mén)文員負(fù)責(zé)按上述文件規(guī)定的要求編號(hào)，并進(jìn)行發(fā)文登記。4總經(jīng)理室總經(jīng)理收文登記表總經(jīng)理負(fù)責(zé)按時(shí)對(duì)文件進(jìn)行批示。需發(fā)放的文件和各部門(mén)之間文件的傳遞，應(yīng)做好簽收登記。5各部門(mén)各部門(mén)主管各部門(mén)主管主持做好總經(jīng)理批示問(wèn)題。6各部門(mén)各部門(mén)文員文件處理完畢后，由本部門(mén)起草的，文件應(yīng)將該文件“正本”歸檔保管，由其它部門(mén)起草的，應(yīng)