職業(yè)學校檔案信息化建設(shè)研究

1、職業(yè)學校檔案信息化建設(shè)研究【摘要】檔案管理的信息化建設(shè)是學校基礎(chǔ)管理工作的發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)的中等職業(yè)學校檔案管理工作由于管理人員意識的薄弱和水平的不足，其管理專業(yè)水平較低，給檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。本文以中等職業(yè)學校檔案信息化建設(shè)為主，闡述了檔案信息化建設(shè)的必要性和可行性?！娟P(guān)鍵詞】中等職業(yè)學校；檔案信息化；建設(shè)研究中等職業(yè)學校作為科技應(yīng)用的領(lǐng)先場所，在檔案信息化建設(shè)方面也是與時俱進。目前很多中等職業(yè)學校在檔案信息資源、網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息服務(wù)及信息化技術(shù)應(yīng)用的支撐條件等方面逐漸加快了建設(shè)步伐。很多中等職業(yè)學校建設(shè)了規(guī)模不等的檔案館和綜合檔案室，以信息化技術(shù)為載體對教師、學生及教學信

2、息進行了集中統(tǒng)一管理，成立了專職的檔案機構(gòu)進行檔案工作的信息化管理。中等職業(yè)學校的檔案管理建設(shè)主要是按照檔案類別進行分類管理，并對人事檔案、工資檔案、基建檔案、文書檔案等制定了詳細的規(guī)章制度。正是因為檔案機構(gòu)的健全推動了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。根據(jù)教育部頒布的高等學校檔案工作規(guī)范高等學校檔案實體分類法等規(guī)定，中等職業(yè)學校的檔案管理有可參照的具體工作規(guī)范和行業(yè)標準，任何學校都要按照規(guī)定和要求進行檔案管理和建設(shè)以保證檔案工作體系的完整和科學。中等職業(yè)學校在數(shù)字資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完善方面有很大的優(yōu)勢，因此在信息化檔案管理過程中和教學、科研及其他檔案相關(guān)的電子文件歸檔也就更加順暢便利。目前一些中等職業(yè)學校

3、采取了系統(tǒng)自動編目、檢索的檔案數(shù)據(jù)庫管理，充分利用信息傳播網(wǎng)絡(luò)，校園網(wǎng)、教育科研網(wǎng)等進行檔案信息化的建設(shè)。一、中等職業(yè)學校檔案信息化建設(shè)的必要性科技的發(fā)展給中等職業(yè)學校的各項工作帶來了便利，尤其是在檔案管理中，加強信息化建設(shè)、提高檔案管理人員的計算機應(yīng)用水平是非常有必要的。檔案信息化建設(shè)客觀上需要信息化外部環(huán)境的保障，目前學校已經(jīng)基本上建成了以計算機為輔助工具的檔案管理外部環(huán)境，檔案管理人員的工作環(huán)境和工作方式都隨之而改變了。信息化技術(shù)輔助下的系統(tǒng)公文上傳下達、資料申報審批及文檔管理業(yè)務(wù)都進行了信息化處理。檔案管理的內(nèi)容都以電子數(shù)據(jù)或者圖像的方式存在，因此為了防止電子化數(shù)據(jù)檔案的流失或者損失，

4、信息化系統(tǒng)管理下的檔案信息資源要確保安全有效。以教師和學生的檔案管理為例，檔案系統(tǒng)里與教師調(diào)出、調(diào)入、進修、培訓、退休及其他相關(guān)事宜可以在教師管理系統(tǒng)內(nèi)操作完成。各個年級學生的入學、轉(zhuǎn)學、休學、復(fù)學、留級、退學等學籍異動信息也可以在學籍檔案管理平臺中操作完成。另外，學校的固定資產(chǎn)管理，如教學儀器、教學設(shè)備等都可以在檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫里進行保存、檢索和查閱。很多中等職業(yè)學校已經(jīng)建成了以數(shù)字化的形式采集、存儲、加工、管理檔案的工作體系，在計算機輔助下開始網(wǎng)絡(luò)化的信息辦公和管理，有效提升了教學、科研的工作效率和質(zhì)量。中等職業(yè)學校檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代信息技術(shù)的標志，其目的就是充分利用檔案來為學校教育教學提

5、供更加便利的服務(wù)。和傳統(tǒng)的檔案管理相比較，信息化檔案管理有利于檔案工作空間的節(jié)約。傳統(tǒng)的檔案管理需要較大的空間來保存各類教育教學資料及人事檔案，檢索和查閱困難較大，耗費了較多的人力和物力。檔案信息化管理是根據(jù)檔案管理系統(tǒng)軟件，輸入關(guān)鍵詞就能輕松查閱所需檔案，有效提高了檔案的利用率。檔案信息化建設(shè)最大的優(yōu)點是檔案信息處理迅速、可靠性高、存儲量大、保密性好、檢索方便。最主要的是檔案材料也更加具有系統(tǒng)性和規(guī)律性。檔案管理不是簡單的收集保存，而是原始材料的集中開發(fā)和二次文獻信息的再整理及利用。傳統(tǒng)的手工檔案管理需要大量的人力和物力才能完成檔案信息的二次文獻信息開發(fā)，包括根據(jù)檔案內(nèi)容進行分類和整理工作，

6、都是十分繁雜的。有時候檔案的損失或者信息丟失是不可避免的。檔案信息化管理的建設(shè)大大縮減了檔案二次文獻信息加工時間，提高了時效性和參考價值。使檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化，還具備了紙質(zhì)檔案無可比擬的優(yōu)勢，那就是可以多份復(fù)制，重復(fù)利用。只要能有效地保存檔案內(nèi)容，就能保證檔案信息內(nèi)容的完整性，實現(xiàn)檔案利用的最大化。二、中等職業(yè)學校檔案信息化建設(shè)檔案信息化的定義指檔案管理活動要在檔案行政管理部門規(guī)劃和組織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)有效地應(yīng)用到檔案管理過程中，使得檔案信息資源的處理、管理及服務(wù)更加快捷便利，有效改變傳統(tǒng)的檔案實體保管模式，向社會和個人提供高效的檔案利用服務(wù)。中等職業(yè)學校在檔案信息化建設(shè)方面需要遵循以下幾個

7、原則，才能更好地達到檔案管理信息化的目標。（一）良好的軟硬件設(shè)施建設(shè)。檔案信息化首先要有完善的檔案外部管理環(huán)境，例如計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施及檔案信息管理系統(tǒng)。這些外部硬件設(shè)施的建設(shè)是保障檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，只有這些外部設(shè)施齊全了才能使得檔案管理不如信息化的建設(shè)節(jié)奏。外部設(shè)施配置后要加強數(shù)字檔案資源建設(shè)的進程，例如建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、聲像檔案數(shù)據(jù)庫等，進而完善電子檔案的歸檔、復(fù)制及保存，形成有效的穩(wěn)健管理網(wǎng)絡(luò)，保證檔案信息的真實有效和完整。（二）檔案信息化人才隊伍的建設(shè)。檔案管理是一門科學系統(tǒng)的學問，也就是說檔案管理早已超出了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理保存范圍，因此培養(yǎng)和培訓一大批專業(yè)的檔

8、案管理及工作人員就顯得尤為重要了。只有專業(yè)技術(shù)過關(guān)，檔案管理水平較高的工作人員才能充分利用現(xiàn)代化軟硬件信息技術(shù)來管理檔案，使得檔案管理更加科學化和系統(tǒng)化，提升檔案信息的利用率。（三）檔案信息的安全建設(shè)。檔案是單位和個人的重要信息的集合文件，不管是傳統(tǒng)的還是現(xiàn)代化的檔案信息管理，安全是第一位的。所謂檔案信息的安全首先是資料的完整性，其次是檔案信息的機密性。在檔案信息化建設(shè)中，安全建設(shè)尤為重要。計算機及網(wǎng)絡(luò)的安全是保證檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，因此在檔案管理過程中要制定完善的安全管理體制，采用數(shù)字證書、身份認證、權(quán)限分級、防火墻等多種訪問控制，使檔案信息更安全可靠，同時也要從技術(shù)層面保證計算機病毒不能侵入。（四）檔案信息化標準的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)要制定相應(yīng)的標準才能保證檔案信息的有效性。檔案信息化的硬性標準是技術(shù)和業(yè)務(wù)流程標準，這些都要符合國家和教育部門規(guī)定的檔案管理條例。在此基礎(chǔ)上，各個學?？梢栽O(shè)定適合自己學校檔案管理的信息化標準細則，以明確的規(guī)定來規(guī)范檔案信息的管理，尤其是在檔案技術(shù)處理方面，制定的標準要明確、具體和細致，這樣才能以標準化的檔案管理模式進行檔案的管理，有效加速檔案信息化的建設(shè)進程。三、結(jié)束語檔案管理作為中等職業(yè)學校的基礎(chǔ)性工作，要隨著信息化技術(shù)的進步而與時俱進。中等職業(yè)學校的檔案信息化建設(shè)不僅僅需要硬件設(shè)施的保障，例如數(shù)量充足的計算機、打印機、掃描儀及聲