公文基礎(chǔ)及辦公軟件常用技能淺談

1、2015-10-151水中鷗制作公文基礎(chǔ)及辦公軟件常用技能淺談主講教師：何海洪預(yù)計(jì)學(xué)時(shí)：2學(xué)時(shí)培訓(xùn)時(shí)間：2015年10月20日2015-10-152告訴兩個(gè)你可能不知道的經(jīng)驗(yàn)：1.我們在Word中輸入文字時(shí)，有時(shí)會(huì)遇到前面輸入了一個(gè)字而后面的字卻給刪掉了的現(xiàn)象，經(jīng)常有人(甚至是打電話)問我怎么辦，我通常告訴他們的方法就是保存一下然后關(guān)閉這個(gè)文檔，再重新打開，搞定!實(shí)際上還有一個(gè)更簡單的方法，那就是按一下插入鍵“Insert”。2015-10-153告訴兩個(gè)你可能不知道的經(jīng)驗(yàn)：2.在Word中插入表格并調(diào)整表格寬度時(shí)，會(huì)感覺沒有在電子表格中方便自如，實(shí)際上我們在拉動(dòng)表格線時(shí)再按住鍵盤上的換檔鍵“

2、Alt”就可以搞定。(示例)2015-10-154內(nèi)容提要一、公文基礎(chǔ)（Word應(yīng)用）二、表格制作（Excel應(yīng)用）三、PDF格式文件的制作與閱讀四、QQ群內(nèi)文件的下載方法五、電子接收證明的制作六、簡單的圖片裁剪七、電腦資料的歸類方法八、信息的保密工作2015-10-155一、公文基礎(chǔ)（Word應(yīng)用）（一）頁面設(shè)置（一）頁面設(shè)置通常情況下，我們要開始制作辦公文檔之前，首先要做的事就是打開Word進(jìn)行紙張的確定和頁面的設(shè)置。根據(jù)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例（中辦發(fā)201214號(hào)）文件第三章第十條規(guī)定，公文的版式按照黨政機(jī)關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，新版的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)是2012年6月29日發(fā)布并自2012年7

3、月1日起實(shí)施的。公文用紙張采用GB/T148中規(guī)定的A4A4型紙型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm。公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^公文用紙?zhí)祛^( (上白邊上白邊) )為：為：37mm37mm1mm1mm公文用紙訂口公文用紙訂口( (左白邊左白邊) )為：為：28mm28mm1mm1mm版心尺寸為：版心尺寸為：156mm156mm225mm(225mm(不含頁碼不含頁碼) )2015-10-156天頭天頭( (上白邊上白邊) )：距版心：距版心37mm37mm地腳地腳( (下白邊下白邊) )：距版心：距版心35mm35mm訂口訂口( (左白邊左白邊) )：距版心：距版心28mm28m

4、m翻口翻口( (右白邊右白邊) )：距版心：距版心26mm26mm以上述標(biāo)準(zhǔn)為參照，但凡學(xué)校涉及上傳、下發(fā)或存檔的辦公文檔都應(yīng)遵循這一設(shè)置。(示例)2015-10-157（二）字體設(shè)置。（二）字體設(shè)置。1.標(biāo)題字體用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。2.正文字體正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。2015-10-158（三）段落設(shè)置。（三）段落設(shè)置。由于公文對每頁的行數(shù)和每行的字?jǐn)?shù)都有明確的規(guī)定，所以一般不會(huì)涉及到段落的設(shè)置。不過在實(shí)際操作中，也有出現(xiàn)末頁文字不足3行需要調(diào)整文檔段落、

5、或者從網(wǎng)上下載一些別人的資源加以利用而需要文檔段落的時(shí)候，這時(shí)候就需要進(jìn)行“段落設(shè)置”了。三招徹底清除網(wǎng)絡(luò)下載痕跡：三招徹底清除網(wǎng)絡(luò)下載痕跡：(示例1)：解決“手動(dòng)換行符(L)”和“段落標(biāo)記(P)”的替換問題；(示例2)：解決表格與文本的轉(zhuǎn)換問題；(示例3)：解決段落行距不相等問題。2015-10-159（四）印刷裝訂。（四）印刷裝訂。1.1.印刷要求。印刷要求。雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。在左右頁邊距設(shè)置不一樣時(shí)，注意用“對稱頁邊距”。2015-10-15102.2.裝訂要求。裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過

6、4mm。分騎馬訂和平訂兩種訂法，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差4mm。騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm。無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固。2015-10-1511（五）頁碼設(shè)置。（五）頁碼設(shè)置。用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識(shí)頁碼。2015-10-1512（六）公文格式。（六）公文格式。組成公文的要素分為:1.1.眉首眉首置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首;2.2.主體主體置于紅色反線至主題詞之間

7、的各要素統(tǒng)稱主體;3.3.版記版記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校層面不具備行文資格，對上呈報(bào)或?qū)ο乱驗(yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校層面不具備行文資格，對上呈報(bào)或?qū)ο峦ㄖ墓挠貌坏酵ㄖ墓挠貌坏健懊际酌际住迸c與“版記版記”知識(shí)，知識(shí)，所以這里只所以這里只就就公文的公文的“主體主體”做簡單介紹做簡單介紹。2015-10-1513置于紅置于紅色反線色反線至版記至版記之間的之間的各要素各要素統(tǒng)稱主統(tǒng)稱主體體（1）標(biāo)題）標(biāo)題（2）主送機(jī)關(guān)）主送機(jī)關(guān)（3）正文）正文（4）附件說明）附件說明（5）成文日期）成文日期（6）印章）印章（7）附注）附注1.1.主體主體。2015-10-1514（1 1）標(biāo)題。）標(biāo)題

8、。一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。*不應(yīng)使用上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形2015-10-1515（2 2）主送機(jī)關(guān)。）主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)是指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如“務(wù)川仡佬族苗族自治縣人力資源和務(wù)川仡佬族苗族自治縣人力資源和社會(huì)保障局社會(huì)保障局”簡稱為“縣人力資源社會(huì)保障局縣人力資源社會(huì)保障局”，不能簡稱為“縣人事局縣人事局”;“務(wù)川仡佬族苗族自治縣國土資源局務(wù)川仡佬族苗族自治縣國土資源局”簡稱為“縣國土資源局縣國土資源局

9、”，不能簡稱為“縣國土局縣國土局”;“務(wù)川仡佬務(wù)川仡佬族苗族自治縣交通運(yùn)輸局族苗族自治縣交通運(yùn)輸局”應(yīng)簡稱為“縣交通運(yùn)輸局縣交通運(yùn)輸局”，不能簡稱為“縣交通局縣交通局”等。* *關(guān)于規(guī)范化簡稱，縣級層面通常會(huì)專門行文規(guī)定。關(guān)于規(guī)范化簡稱，縣級層面通常會(huì)專門行文規(guī)定。務(wù)川自治縣人民政府辦公室今年以務(wù)府辦發(fā)務(wù)川自治縣人民政府辦公室今年以務(wù)府辦發(fā)20152015112112號(hào)文件專門對縣級政府機(jī)構(gòu)及有關(guān)單位的簡稱做了明文規(guī)號(hào)文件專門對縣級政府機(jī)構(gòu)及有關(guān)單位的簡稱做了明文規(guī)定，目的就是為了在公文處理中規(guī)范使用。定，目的就是為了在公文處理中規(guī)范使用。2015-10-1516（3 3）正文。）正文。正文位

10、于主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行數(shù)字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28個(gè)字。正文提出要符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;文字表述準(zhǔn)確;人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確;結(jié)構(gòu)層次序數(shù)規(guī)范;使用法定計(jì)量單位;簡稱規(guī)范;正確使用阿拉伯?dāng)?shù)字等。2015-10-1517（4 4）附件說明。）附件說明。公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一

11、行附件名稱的首字對齊。2015-10-1518附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。2015-10-1519（5 5）成文日期。）成文日期。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章當(dāng)公文排版后所剩空白處不能

12、容下印章或簽發(fā)人簽名章及成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。及成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。2015-10-1520n單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。內(nèi)。n聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)

13、文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。件說明）一行之內(nèi)。(示例)（6 6）印章。）印章。2015-10-1521（7 7）附注。）附注。公文如有附注，在成文日期下

14、居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。附注一般是對公文的發(fā)文范圍、聯(lián)系方式、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說明，如上行文的“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”，下行文的“此件發(fā)至縣、鎮(zhèn)級”、“此件可上報(bào)”等等。附注不是對公文內(nèi)容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項(xiàng)用附注來表示。2015-10-15222.2.公文主體中的結(jié)構(gòu)層次。公文主體中的結(jié)構(gòu)層次。黨政機(jī)關(guān)公文格式作了明確規(guī)定：結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用次可以用“一、一、”“”“（一）（一）”“”“1.”“1.”“（1 1）”標(biāo)注；一般第標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注

15、。字標(biāo)注。在具體使用時(shí)，需要注意把握如下幾點(diǎn)：（1）要準(zhǔn)確，不要寫錯(cuò)。實(shí)踐中常見的諸如“（一）、”“1、”“（1）、”之類的寫法都是不符合規(guī)范的，應(yīng)分別改為“（一）”“1.”“（1）”。（2）要適度，不要過細(xì)。法規(guī)中所規(guī)定的四個(gè)層次，一般而言即已夠用。因此，應(yīng)當(dāng)盡可能地控制在四層以內(nèi)。實(shí)踐中有些公文所使用的諸如“”、“1）”，甚至A、B、C、D之類的層次序數(shù)均為不妥。公文中使用的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)過細(xì)過2015-10-1523過多，往往會(huì)給人以散亂、零碎之感，顯得不緊湊。（3）要有序，不要越級。公文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，一定要按照法規(guī)中規(guī)定的層級順序使用，不能越級套用。因此，實(shí)踐中所見的諸如“（一）、（

16、1）”之類的表述，是不合規(guī)范的。（4）要規(guī)范，不要旁騖。是指對于結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的使用，應(yīng)當(dāng)采取序數(shù)顯示的形式，盡可能地不用諸如“首先”、“其次”、“再次”、“第一”、“第二”、“第三”，“此其一”、“此其二”、“此其三”之類的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)表示法。2015-10-1524一、重點(diǎn)任務(wù)及責(zé)任分工1 1、構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系、構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系（1）加快發(fā)展以石油化工為重點(diǎn)的先進(jìn)制造業(yè)（2）大力發(fā)展以電子信息產(chǎn)業(yè)為重點(diǎn)的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)一、重點(diǎn)任務(wù)及責(zé)任分工（一）構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系（一）構(gòu)建現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)體系1.加快發(fā)展以石油化工為重點(diǎn)的先進(jìn)制造業(yè)2.大力發(fā)展以電子信息產(chǎn)業(yè)為重點(diǎn)的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)正確的表示:結(jié)構(gòu)層次對比示例:

17、2.用句號(hào)表達(dá)句子的完整錯(cuò)誤的表示:1.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)正確2015-10-1525 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志（居中，小標(biāo)宋字體）發(fā)文字號(hào)（居中，三號(hào)仿宋，六角括號(hào)）距離版心上邊緣35 下空2行約20 份份 號(hào)號(hào) 密級和期限密級和期限 緊急程度緊急程度（頂格依次排列）公文標(biāo)題（居中，2號(hào)小標(biāo)宋）公文正文（首行空兩字，3號(hào)仿宋體）主送機(jī)關(guān)（頂格，3號(hào)仿宋體）下空2行約20 下空1行約10 2015-10-1526 印 章（端正居中下壓成文日期） 發(fā)文機(jī)關(guān)署名（以成文日期為準(zhǔn)居中） 成文日期（右空4編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字） 附注（請示件標(biāo)注聯(lián)系人及聯(lián)系方式） 抄送機(jī)關(guān)（左右各空1字）印發(fā)機(jī)關(guān)（左空1字）印發(fā)日期（右空

18、1字）版記（內(nèi)容全部用4號(hào)仿宋）頁碼（雙面印刷，單頁居右空一字，雙頁居左空1字）2015-10-1527二、表格制作（Excel應(yīng)用）（一）表格的制作。1.說明：非規(guī)律性表格建議用Word制作。(示例)2.Excel表格的簡單制作。（1）教師基本情況統(tǒng)計(jì)表。（2）多張班級統(tǒng)計(jì)表的一次性制作。*一次性制作（推薦）。*移動(dòng)復(fù)制法（推薦）。*復(fù)制調(diào)整法。（二）Excel表格的簡單美化。(示例)（三）Excel簡單公式的使用。(示例)實(shí)際應(yīng)用示例1：(幼兒入園登記表);實(shí)際應(yīng)用示例2：(留守兒童信息表);（四）Excel實(shí)用技能。(示例)2015-10-1528三、PDF格式文件的制作與閱讀（一）使用PDF格式文件的背景。1.教育局行文采用的格式。2.安全作用。3.保護(hù)作用。（二）制作PDF格式文件。1.安裝使用微軟Office 2010版本；2.安裝使用金山WPS軟件。3.PDF文件制作實(shí)例。（三）如何和閱讀打開PDF格式文件。*PDF閱讀器。（四）PDF文件與Word的轉(zhuǎn)換。（軟件轉(zhuǎn)換器）2015-10-1529四、QQ群內(nèi)文件的下載方法（一）直接下載。1.直接打開下載文件；2.在文件夾中顯示。3.保存方法。（二）另存為下載（推薦）。2015-10-1530五、電子接收證明的制作（一）目的：上傳學(xué)籍系統(tǒng)，調(diào)取學(xué)生學(xué)籍；（二）