訂單作業(yè)規(guī)范12

1、作業(yè)流程文件名稱：訂單作業(yè)規(guī)范 文件編號(hào)：銷管-3-Q-004 文件版本：1.2 制定單位：銷售管理處 機(jī)密等級(jí)：一般 發(fā)行日期： 目錄1.目的42.適用范圍43.權(quán)責(zé)單位43.1.文件制訂、修訂、解釋、作廢單位43.2.會(huì)簽單位：總部相關(guān)職能單位44.定義45.作業(yè)內(nèi)容45.1批發(fā)客戶訂單45.2現(xiàn)代渠道系統(tǒng)客戶訂單55.3相關(guān)部門管控要求65.4訂單留存要求76.相關(guān)文件77.流程圖87.1流程一：批發(fā)客戶網(wǎng)絡(luò)訂單作業(yè)流程87.2流程二：現(xiàn)代渠道客戶訂單作業(yè)流程98.表單109.附件10版本歷史文件增修撰寫過程版本發(fā)布日期主要更改內(nèi)容文件作者1.02009-8-10初始文檔生成姚映1.12

2、010-6-4結(jié)合網(wǎng)絡(luò)訂單作業(yè)要求的改變對(duì)訂單規(guī)范進(jìn)行調(diào)整陸瓊1.2作業(yè)內(nèi)容調(diào)整與修繕韓繼姝審核記錄本文件已經(jīng)由下列人員審核單位姓名日期銷售管理處姚映2011.8.26銷售管理處吳金晶2011.8.26銷售管理處徐志清2011.8.291. 目的為使客戶訂貨作業(yè)更加規(guī)范，避免人為因素而造成的客戶拒收，特制訂此作業(yè)。2. 適用范圍適用于集團(tuán)大陸地區(qū)營銷體系。3. 權(quán)責(zé)單位3.1. 文件制訂、修訂、解釋、作廢單位3.1.1. 由銷售管理處與總部相關(guān)行銷單位共同制定，但由銷售管理處統(tǒng)一撰寫、收集、整理成文檔。3.1.2. 本規(guī)章制度由營運(yùn)總處銷售管理處結(jié)合相關(guān)作業(yè)的變化統(tǒng)一修訂或作廢，與相關(guān)行銷單位

3、共同解釋。3.1.3. 本規(guī)章制度由銷售管理處銷售流程崗位對(duì)口人負(fù)責(zé)管理。3.2. 會(huì)簽單位：總部相關(guān)職能單位3.2.1. 會(huì)簽單位應(yīng)明了本規(guī)章制度之相關(guān)內(nèi)容涉及本單位的相關(guān)作業(yè)，注意其內(nèi)容所造成的作業(yè)影響，提出相關(guān)建議與修正要求。4. 定義4.1. 訂單：指由我司設(shè)計(jì)印刷用來記錄客戶對(duì)我司產(chǎn)品需求的一種單據(jù)。4.2. 客戶開單計(jì)劃確認(rèn)表：指可銷品項(xiàng)根據(jù)客戶目標(biāo)、歷史銷量、庫存、管控天數(shù)等指標(biāo)核算出客戶安全出貨量的表單。4.3. 計(jì)劃內(nèi)訂單：指客戶對(duì)我司產(chǎn)品的需求，已擬定在客戶開單計(jì)劃確認(rèn)表中，依此作為客戶訂貨開單的依據(jù)。4.4. 計(jì)劃外訂單：指客戶開單計(jì)劃確認(rèn)表之外的客戶對(duì)公司產(chǎn)品的訂貨需求

4、，由客戶在經(jīng)銷商網(wǎng)站上下單，上網(wǎng)客戶必須通過網(wǎng)絡(luò)下單，不接受紙本訂單。4.5. 控貨量：指為避免客戶異常過量出貨，限定其最大開單量。5. 作業(yè)內(nèi)容5.1 批發(fā)客戶訂單5.1.1 計(jì)劃內(nèi)訂單l 銷管直接依據(jù)各事業(yè)部下發(fā)的客戶開單計(jì)劃確認(rèn)表進(jìn)行開單。5.1.2 計(jì)劃外訂單l 網(wǎng)絡(luò)訂單Ø 針對(duì)計(jì)劃外訂單，開通經(jīng)銷商網(wǎng)站之客戶亦可登陸網(wǎng)站，提交網(wǎng)絡(luò)訂單，銷管登陸經(jīng)銷商平臺(tái)，審核客戶網(wǎng)絡(luò)訂單并提交SAP系統(tǒng)生成系統(tǒng)單據(jù)；l 紙本訂單Ø 未開通網(wǎng)絡(luò)訂單之客戶依訂單格式填寫需求品項(xiàng)、需求量、現(xiàn)有庫存量，簽字、蓋章后交業(yè)務(wù)，由所長(zhǎng)或相關(guān)專員簽字后將合格訂單交至銷管，銷管依此在系統(tǒng)中開立銷售

5、訂單。5.1.3 銷管審核、開立要求：l 開單銷管依合格有效的客戶開單計(jì)劃確認(rèn)表、經(jīng)銷商網(wǎng)站訂單、紙本訂單、在系統(tǒng)中正確開立客戶信息（客戶名稱、送貨地址、分銷渠道）、產(chǎn)品信息（品項(xiàng)、規(guī)格、單價(jià)）、政策信息、返利信息生成訂貨單，將系統(tǒng)中自動(dòng)生成之訂單號(hào)標(biāo)注在文檔訂單中，交開單組組長(zhǎng)進(jìn)行核準(zhǔn)。l 已開通經(jīng)銷商網(wǎng)站之批發(fā)客戶，針對(duì)客戶開單計(jì)劃確認(rèn)表以外的訂貨量，如客戶有需求，必須通過經(jīng)銷商網(wǎng)站提交網(wǎng)絡(luò)訂單進(jìn)行訂貨，除銷售管理處認(rèn)定的全國性網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)故障及新開客戶未開通經(jīng)銷商網(wǎng)站賬號(hào)原因外，不得接受紙本訂單；l 若是紙本訂單，審核訂單是否填寫完整、準(zhǔn)確、清晰，業(yè)務(wù)主管是否簽核完整，客戶是否簽字蓋章，客

6、戶訂單政策執(zhí)行是否正確，是否符合渠道要求，如有異常及時(shí)與相關(guān)人員確認(rèn)后方可開單；l 訂單上如有客戶提出的特殊貨齡需求，需專員和總監(jiān)簽核后方可執(zhí)行，并按要求在系統(tǒng)中開單時(shí)進(jìn)行備注；l 審核客戶訂單信息（數(shù)量、品項(xiàng)、單價(jià)），對(duì)超控貨量的品項(xiàng)，需有相關(guān)事業(yè)部簽核后的簽呈為依據(jù)方可調(diào)整開單量，客戶訂貨是否符合渠道出貨要求；l 審核客戶訂單品項(xiàng)分公司是否有貨，審核客戶帳戶是否有賬款，如果有貨、有賬款則按客戶訂單進(jìn)行審核后提交，如缺貨或無賬款則進(jìn)行“關(guān)單”處理并及時(shí)通知相關(guān)業(yè)務(wù)知悉；l 審核無誤后提交拋轉(zhuǎn)至SAP系統(tǒng)，生成系統(tǒng)單據(jù)；l 開單組組長(zhǎng)對(duì)系統(tǒng)中訂單進(jìn)行審核，核對(duì)客戶名稱、送貨地址、品項(xiàng)、規(guī)格、單

7、價(jià)、對(duì)應(yīng)政策、返利是否正確開立，審核無誤后將系統(tǒng)中單據(jù)核準(zhǔn)至“20”狀態(tài)；l 針對(duì)未滿足客戶訂貨量開單的網(wǎng)絡(luò)訂單需打印留存，并在該月進(jìn)行補(bǔ)開單，不得出現(xiàn)跨月開單（若為政策性的訂貨量，才允許跨月補(bǔ)貨）。5.2 現(xiàn)代渠道系統(tǒng)客戶訂單5.2.1 開單銷管需嚴(yán)格依據(jù)合同內(nèi)約定的訂貨方式接收客戶訂單，訂貨方式僅限：網(wǎng)絡(luò)訂單與傳真訂單，除此之外不接受任何形式的訂單（如未約定，由現(xiàn)代渠道專員以簽呈形式提報(bào)，由現(xiàn)代渠道發(fā)展事業(yè)部核準(zhǔn)后方為有效）。5.2.2 網(wǎng)絡(luò)訂單作業(yè)要求：l 現(xiàn)代渠道專員以書面簽字形式將具有網(wǎng)絡(luò)訂單系統(tǒng)的客戶賬號(hào)及密碼提供給開單銷管，若有更新需及時(shí)以書面簽字形式告知開單銷管；l 銷管直接下

8、載客戶網(wǎng)絡(luò)訂單，呈專員簽字確認(rèn)后開立，針對(duì)訂單中無法辨別的客戶訂貨數(shù)量、單價(jià)以及品項(xiàng)等，要求相關(guān)業(yè)務(wù)人員到開單銷管處進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)初審，并將相關(guān)品項(xiàng)、數(shù)量、單價(jià)轉(zhuǎn)換后填寫訂單空白處，交現(xiàn)代渠道專員簽核；l 如遇客戶網(wǎng)絡(luò)問題無法生成網(wǎng)絡(luò)訂單時(shí)，處理方案如下：Ø 分公司業(yè)務(wù)反饋異常至總部客戶經(jīng)理，由其判斷情況是否屬實(shí)、是否可以接受紙本或傳真訂單，若情況屬實(shí)可以接受其它形式訂單，需以郵件形式通知分公司銷管；Ø 銷管接到郵件后方可接收客戶紙本或傳真訂單，需檢核訂單是否有客戶采購和現(xiàn)代渠道專員簽字，若無簽字則不予辦理；Ø 在此紙本或傳真訂單開單次日，銷管需登錄客戶網(wǎng)站查看是否掛出

9、相應(yīng)訂單，如未掛出，或掛出內(nèi)容與紙本訂單內(nèi)容不一致（包括送貨地址），需將異常提報(bào)至總監(jiān)及總部客戶經(jīng)理。5.2.3 傳真訂單作業(yè)要求：l 由現(xiàn)代渠道專員將分公司所有傳真訂單客戶的傳真號(hào)碼定期梳理后以書面簽字形式提供開單銷管，若有更新需及時(shí)以書面簽字形式告知開單銷管；l 銷管在接收到客戶傳真訂單后，需對(duì)客戶傳真號(hào)碼進(jìn)行核對(duì)，若不符，備注后退回現(xiàn)代渠道專員，要求其簽核以證實(shí)訂單的真實(shí)性。針對(duì)不清晰之傳真訂單，作業(yè)要求同5.2.2第2點(diǎn)。5.2.4 銷管審核、開立要求：l 開單銷管依現(xiàn)代渠道專員簽核后、合格有效的網(wǎng)絡(luò)訂單、傳真訂單在系統(tǒng)中正確開立客戶、地址、分銷渠道、品項(xiàng)、盤價(jià)、對(duì)應(yīng)政策、相應(yīng)返利生成

10、訂貨單。將系統(tǒng)中自動(dòng)生成之訂單號(hào)標(biāo)注在文檔訂單中，交開單組組長(zhǎng)進(jìn)行核準(zhǔn)；l 訂單數(shù)量原則上不允許任何人員進(jìn)行修正，如遇客戶特殊訂貨數(shù)量需求，只可減少客戶訂單數(shù)量，不可增加；l 單價(jià)檢核：Ø 開單時(shí)若發(fā)現(xiàn)訂單單價(jià)與sap系統(tǒng)不符，則視情況處理：如是箱包轉(zhuǎn)換每箱尾差在0.1元以內(nèi)，銷管可直接開單，除此情況之外銷管暫停開單，并及時(shí)通知業(yè)務(wù)人員，價(jià)格核對(duì)準(zhǔn)確后再開單，若針對(duì)差異仍需開單的需專員（大區(qū)經(jīng)理常駐地分公司為大區(qū)經(jīng)理）及總監(jiān)簽核后方可開立，客戶訂單不顯示單價(jià)時(shí)則依SAP系統(tǒng)單價(jià)進(jìn)行開立；Ø 銷管需每月定期整理我司系統(tǒng)價(jià)格確認(rèn)表提供業(yè)務(wù)與客戶核對(duì)，如有差異需修改我司系統(tǒng)價(jià)格時(shí)

11、，可由現(xiàn)代渠道業(yè)務(wù)簽呈申請(qǐng)將我司系統(tǒng)單價(jià)調(diào)整與客戶系統(tǒng)單價(jià)一致，由現(xiàn)代渠道發(fā)展事業(yè)部核準(zhǔn)，會(huì)簽銷售管理處后銷管即可在系統(tǒng)內(nèi)調(diào)整單價(jià)；l 現(xiàn)代渠道促銷開單，需按核決權(quán)限簽核后之相關(guān)促銷發(fā)文并附與客戶簽訂之促銷確認(rèn)函內(nèi)規(guī)定的支付方式和價(jià)格進(jìn)行開單；l 針對(duì)促銷協(xié)議隨貨搭贈(zèng)部分可依業(yè)務(wù)在訂單上注明的搭贈(zèng)數(shù)量開單，銷管審核對(duì)應(yīng)簽呈、促銷協(xié)議、促銷確認(rèn)函是否齊全，異品項(xiàng)搭贈(zèng)部分只可以樣贈(zèng)形式開單；l 現(xiàn)代渠道訂單上的品項(xiàng)缺貨時(shí)，訂單量需全部錄入系統(tǒng)，以利于事業(yè)部分析訂單缺貨情況；l 開單組主管檢核每份系統(tǒng)銷售訂單是否有對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)訂單或傳真訂單，依據(jù)網(wǎng)絡(luò)或傳真訂單書面資料對(duì)系統(tǒng)中銷售訂單進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核客戶

12、信息、產(chǎn)品信息、政策信息、返利信息等項(xiàng)目是否正確開立，審核無誤后將系統(tǒng)單據(jù)核準(zhǔn)至“20”狀態(tài)。l 現(xiàn)代渠道系統(tǒng)客戶若產(chǎn)生逾期帳款造成SAP系統(tǒng)自動(dòng)鎖住開單功能時(shí)，由專員經(jīng)BPM申請(qǐng)逾期出貨單，表單核準(zhǔn)后方可進(jìn)行開單作業(yè)；5.3 相關(guān)部門管控要求5.3.1 業(yè)務(wù)l 批發(fā)業(yè)務(wù)Ø 針對(duì)計(jì)劃外訂單，協(xié)助客戶填寫公司紙本訂單或網(wǎng)絡(luò)下單（上網(wǎng)客戶必須使用網(wǎng)絡(luò)下單）；Ø 針對(duì)因控貨量無法開單的情況，提報(bào)簽呈調(diào)整控貨系數(shù)，由事業(yè)部簽核后方可執(zhí)行；Ø 針對(duì)缺貨品項(xiàng)需及時(shí)通知客戶。l 現(xiàn)代渠道業(yè)務(wù)Ø 現(xiàn)代渠道專員每月25號(hào)進(jìn)行現(xiàn)代渠道系統(tǒng)客戶安全庫存量設(shè)定；Ø 現(xiàn)

13、代渠道業(yè)務(wù)針對(duì)客戶訂貨數(shù)量、單價(jià)以及品項(xiàng)等不清晰之網(wǎng)絡(luò)訂單或傳真訂單，需及時(shí)進(jìn)行初審，并將相關(guān)品項(xiàng)、數(shù)量、單價(jià)轉(zhuǎn)換后填寫于訂單空白處；Ø 現(xiàn)代渠道業(yè)務(wù)及時(shí)確認(rèn)客戶網(wǎng)絡(luò)訂單的促銷信息是否正確，如有異常及時(shí)通知客戶；Ø 針對(duì)缺貨品項(xiàng)需及時(shí)通知客戶；Ø 業(yè)務(wù)每月需以銷管提供的我司價(jià)格確認(rèn)表與客戶系統(tǒng)價(jià)格進(jìn)行核對(duì)，如有異常，需與客戶溝通及時(shí)調(diào)整，若需修改我司系統(tǒng)價(jià)格，需簽呈至現(xiàn)代發(fā)展事業(yè)部及銷售管理處申請(qǐng)。5.3.2 銷管l 不得接受任何渠道業(yè)務(wù)及客戶的口頭報(bào)單；l 不得接受業(yè)務(wù)及客戶口頭提報(bào)的送貨地址修改，若有特殊情況產(chǎn)生臨時(shí)送貨地址不在開單名頭自動(dòng)帶出的地址范圍內(nèi)時(shí)，

14、必須按異動(dòng)流程辦理后在系統(tǒng)中增加送達(dá)方，不可在開單備注中添加送貨地址，針對(duì)團(tuán)購、樣贈(zèng)等使用現(xiàn)銷名頭開單，抬頭地址為空時(shí)方可在開單的“表頭注釋1”中注明實(shí)際送貨地址；l 開單時(shí)如因缺貨無法開立時(shí)，需及時(shí)通知業(yè)務(wù)知悉；l 每月30日依總監(jiān)核準(zhǔn)后的現(xiàn)代渠道系統(tǒng)客戶安全庫存量在系統(tǒng)內(nèi)預(yù)留開單量，如其他渠道需啟用現(xiàn)代渠道安全庫存量，需現(xiàn)代渠道主管簽字后進(jìn)行安全庫存量釋放。5.4 訂單留存要求5.4.1 銷管開單后，在客戶訂單上注明對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)訂單編號(hào)，妥善保管，謹(jǐn)防遺失。5.4.2 批發(fā)網(wǎng)絡(luò)訂單無需打印留存，但針對(duì)所有紙本訂單及無法一次性滿足訂單需求量之網(wǎng)絡(luò)訂單，均需打印留存。5.4.3 針對(duì)現(xiàn)代渠道網(wǎng)絡(luò)

15、訂單、傳真訂單，或業(yè)務(wù)人員再次手工填寫的公司標(biāo)準(zhǔn)訂單（附網(wǎng)絡(luò)訂單或傳真訂單）進(jìn)行存檔，若有促銷需一并留存促銷簽呈、促銷協(xié)議或促銷確認(rèn)函。5.4.4 每月將所有客戶訂單統(tǒng)一整理，按營業(yè)所別、客戶別、單據(jù)號(hào)別進(jìn)行裝訂留存。5.4.5 客戶訂單保存期限1年。6. 相關(guān)文件無7. 流程圖7.1 流程一：批發(fā)客戶網(wǎng)絡(luò)訂單作業(yè)流程編號(hào)程序名稱負(fù)責(zé)單位輸入/產(chǎn)出作業(yè)說明1經(jīng)銷商網(wǎng)絡(luò)下單客 戶產(chǎn)生客戶訂單n 經(jīng)銷商在網(wǎng)站上下完單后，需檢核品項(xiàng)及數(shù)量是否正確2網(wǎng)絡(luò)訂單審核銷管課n 審核客戶下單品項(xiàng)系統(tǒng)是否有貨及客戶是否在訂單上備注特殊貨齡需求3是否有特殊貨齡需求銷管課n 若客戶有備注特殊貨齡需求，將網(wǎng)絡(luò)訂單打印呈總監(jiān)簽核4總監(jiān)審核總監(jiān)室n 總監(jiān)審核客戶訂單中相關(guān)特殊需求的合理性5拋入SAP系統(tǒng)銷管課輸入銷售訂單n 將審核好的網(wǎng)站訂單拋入SAP系統(tǒng)，檢核客戶是否有帳余，并檢核相關(guān)政策、返利是否正確6訂單打印銷管課n 若為無法一次性滿足貨需的當(dāng)月訂單，則將網(wǎng)絡(luò)訂單打印后做二次訂單，隔月則作廢7保存訂單銷管課n 將訂單保存1年