采購與付款內(nèi)控流程

1、文件編號(hào)HR-CW-003版本/版次A/0制訂部門財(cái)務(wù)部生效日期2013年11月15日文件名稱采購與付款內(nèi)控流程頁 碼共9頁目標(biāo)：加強(qiáng)公司采購與付款管理，規(guī)范采購與付款的作業(yè)程序范圍： 本程序適用于公司的采購與付款管理 本程序與公司財(cái)務(wù)管理制度相銜接 本程序與公司存貨管理程序相銜接一、采購與付款內(nèi)控流程相關(guān)部門人員職責(zé)職位職責(zé)總經(jīng)辦審核重大采購項(xiàng)目；批準(zhǔn)供應(yīng)商采購與付款政策制度的確定；參與供應(yīng)商合同簽訂的談判生產(chǎn)部副總經(jīng)理參與供應(yīng)商選擇、談判；決定選擇供應(yīng)商物控部編制采購計(jì)劃；編制計(jì)劃外采購，并審批采購部經(jīng)理參與供應(yīng)商選擇、談判；與供應(yīng)商簽訂采購合同；審核年月采購計(jì)劃負(fù)責(zé)采購?fù)素浭乱瞬少彶柯殕T

2、調(diào)查供應(yīng)商資料，收集主要材料價(jià)格，評(píng)估供應(yīng)商能力；將采購的訂購信息記錄于ERP系統(tǒng)中；修改供應(yīng)商檔案文件;復(fù)核材料質(zhì)量,工程圖，報(bào)價(jià)備案；與供應(yīng)商協(xié)商退貨事宜。品管部檢驗(yàn)貨物質(zhì)量負(fù)責(zé)提出退貨或折讓意見倉庫將收到的貨物與系統(tǒng)中的采購信息進(jìn)行核對(duì)記錄、確定收到的貨物合理保管貨物應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)核對(duì)原始憑證，開出付款憑證總賬會(huì)計(jì)出納批準(zhǔn)付款憑證執(zhí)行結(jié)算事宜二、供應(yīng)商篩選以及價(jià)格確定控制管理目標(biāo)：確定合適的供應(yīng)商，與符合要求的供應(yīng)商建立關(guān)系；合理確定采購價(jià)格，降低采購成本關(guān)鍵控制點(diǎn)： 建立供應(yīng)商檔案，與符合要求的供應(yīng)商建立合作關(guān)系 要求供應(yīng)商提供成本核算明細(xì)表，由價(jià)格管理員對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)的成本構(gòu)成進(jìn)行比較與

3、核算 采購價(jià)格需經(jīng)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，副本財(cái)務(wù)部留底備查注釋： 價(jià)格管理員應(yīng)知曉公司原材料市場(chǎng)價(jià)格水平 價(jià)格管理員建立采購價(jià)格信息庫，記錄歷次采購的時(shí)間、價(jià)格，作為價(jià)格核算與價(jià)格談判的依據(jù) 價(jià)格管理員進(jìn)行價(jià)格核算時(shí)，應(yīng)詳細(xì)分析供應(yīng)商的各項(xiàng)成本構(gòu)成，并在各供應(yīng)商之間進(jìn)行橫向比較，充分評(píng)估供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性 根據(jù)需要采購的物料種類，尋找供應(yīng)商；現(xiàn)有供應(yīng)商可以滿足需求，不另尋新供應(yīng)商 與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判過程，應(yīng)由采購部經(jīng)理、采購員、價(jià)格分析員共同參與，并形成相應(yīng)得會(huì)談?dòng)涗?與供應(yīng)商談判確定的價(jià)格，需由總經(jīng)理批準(zhǔn)；價(jià)格確定后，加入?yún)f(xié)作價(jià)格表三、新供應(yīng)商開發(fā)控制管理目標(biāo)：確保新開發(fā)供應(yīng)商的供貨能力及供貨質(zhì)量

4、能滿足公司生產(chǎn)需要關(guān)鍵控制點(diǎn)： 收集供應(yīng)商資料，采購部內(nèi)部進(jìn)行初步審核，確定是否有合作空間 質(zhì)量部重點(diǎn)對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量等進(jìn)行復(fù)審，并將相關(guān)檢測(cè)部門報(bào)備 樣品檢驗(yàn)合格，申請(qǐng)小批量試用；試用結(jié)果滿足生產(chǎn)要求，將其添加入公司供應(yīng)商檔案 對(duì)第一批小批量物資進(jìn)行全檢，檢驗(yàn)合格后方可進(jìn)入合同簽訂流程注釋： 采用網(wǎng)絡(luò)尋找、招標(biāo)等形式廣泛收集供應(yīng)商資料，從中篩選至少3家備選供應(yīng)商， 要求供應(yīng)商提供的樣品不少于一個(gè)批次的數(shù)量 電器類配件需要申請(qǐng)備案 對(duì)第一批小批量物資進(jìn)行全檢，形成全檢紀(jì)錄，交采購部歸檔 不符合公司生產(chǎn)要求的樣品應(yīng)及時(shí)報(bào)廢，其相關(guān)操作參照固定資產(chǎn)報(bào)廢流程執(zhí)行 若所有備選供應(yīng)商產(chǎn)品均滿足公司生產(chǎn)需要，

5、則報(bào)主管副總擇優(yōu)選取供應(yīng)商，并將未選中供應(yīng)商資料也添加入供應(yīng)商檔案 建立供應(yīng)商檔案需提供以下資料采購部應(yīng)保證供應(yīng)商檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確。需提供以下資料：1、 開票公司名稱營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；2、組織機(jī)構(gòu)代碼副本復(fù)印件；3、 國稅證副本復(fù)印件；4、一般納稅人需提供國稅證蓋章頁復(fù)印件5、 地稅證副本復(fù)印件6、 收款人姓名或收款公司名稱、賬號(hào)、收款銀行7、 以上文件必須（并加蓋公章）三、停止與供應(yīng)商合作流程管理目標(biāo)：對(duì)不合格供應(yīng)商予以淘汰，確保生產(chǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)： 終止與供應(yīng)商的合作應(yīng)由采購部或供應(yīng)商提出書面申請(qǐng)，并由采購部經(jīng)理開具供應(yīng)商取消資格建議書，以報(bào)主管副總評(píng)審 應(yīng)視供應(yīng)商對(duì)生產(chǎn)影響程度，采取不

6、同措施 淘汰供應(yīng)商后通知相關(guān)部門 終止合作后，供應(yīng)商申請(qǐng)獲取貨款余額應(yīng)提出書面申請(qǐng)，由采購部協(xié)同倉庫、質(zhì)檢等部門進(jìn)行索賠清查，出具書面報(bào)告，由供應(yīng)商簽字確認(rèn) 對(duì)供應(yīng)商的處理結(jié)果應(yīng)報(bào)主管副總審批；審批通過后方可支付剩余貨款注釋： 在供貨過程中出現(xiàn)以下情況，應(yīng)終止與供應(yīng)商合作：1）重大質(zhì)量問題給公司造成損失；2）出現(xiàn)問題不整改或?qū)掖尾粎⒓訁f(xié)調(diào)；3）經(jīng)常不及時(shí)供貨造成嚴(yán)重脫節(jié)；4）供應(yīng)商主動(dòng)提出終止合作 供應(yīng)商對(duì)生產(chǎn)無影響或影響較小，直接淘汰；若供應(yīng)商對(duì)生產(chǎn)影響較大，則應(yīng)在開發(fā)新供應(yīng)商成功后淘汰 終止合作后，供應(yīng)商提出獲取貨款余額書面申請(qǐng)，應(yīng)詳細(xì)說明停止供貨原因、產(chǎn)品型號(hào)和停止供貨時(shí)間 物流中心對(duì)供

7、應(yīng)商所供應(yīng)產(chǎn)品進(jìn)行倉庫清查，出具倉庫清查報(bào)告；品管部對(duì)客戶索賠情況以及生產(chǎn)因供方產(chǎn)品造成的損失進(jìn)行整理，出具書面報(bào)告 采購部匯總相關(guān)資料，形成處置結(jié)果報(bào)主管副總審批 通知財(cái)務(wù)部按基本合作合同進(jìn)行金額付款四、采購合同簽訂與復(fù)核的控制管理目標(biāo)：所有的經(jīng)濟(jì)行為都有合同保護(hù)；合同符合國家法律法規(guī)；合同內(nèi)容足夠詳細(xì)，保護(hù)企業(yè)利益。關(guān)鍵控制點(diǎn)： 公司建立一套規(guī)范的訂立合同機(jī)制，并書面確定；采購基本合同必須根據(jù)公司訂立的機(jī)制來訂立 采購基本合同須經(jīng)采購部經(jīng)理和主管副總審批，合同條款的修改也須經(jīng)他們的審批 合同的簽訂權(quán)限由管理層決定 采購基本合同連續(xù)標(biāo)號(hào)，副本遞交財(cái)務(wù)部備案 合同的修改都有相應(yīng)的依據(jù)，所有需求

8、的變化都體現(xiàn)在合同的修改中。注釋： 采購員同供應(yīng)商商討合同條款；合同若需修改，也由采購員出面商討修改事宜 公司主要原材料采購基本合同由主管副總與供應(yīng)商簽訂合同，其他采購合同由采購部經(jīng)理簽訂； 合同內(nèi)容包括采購的品種、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、合同總價(jià)、付款方式、付款比例、合同有效期等 采購基本合同的修改須經(jīng)采購部經(jīng)理和主管副總審批 每月末，采購部將本月訂立的合同連續(xù)編號(hào)，編制合同明細(xì)表 采購基本合同副本送交財(cái)務(wù)部備案 及時(shí)將供應(yīng)商資料移交采購部，以便進(jìn)行采購操作五、采購程序的控制管理目標(biāo)：公司管理層對(duì)采購流程的遵守程度保持監(jiān)控；原材料采購滿足公司的生產(chǎn)需求；發(fā)出的訂單真實(shí)完整，采購的記錄真實(shí)完整關(guān)鍵控

9、制點(diǎn)： 采購訂單由公司統(tǒng)一管理，連續(xù)編號(hào)并連續(xù)使用 只有被批準(zhǔn)的采購計(jì)劃才能填列訂單 訂單發(fā)出前需經(jīng)適當(dāng)復(fù)核，確保各項(xiàng)條款的準(zhǔn)確性 訂單復(fù)核后應(yīng)根據(jù)金額權(quán)限由責(zé)任人簽章以明確責(zé)任；訂單經(jīng)責(zé)任人簽章后方能生效 采購員及時(shí)將批準(zhǔn)后訂單送交供應(yīng)商簽章確認(rèn) 技術(shù)部門，建立編碼（如技術(shù)研發(fā)用產(chǎn)品(KF.)、工具、勞務(wù)用品可用(LS.)注釋： 采購員填列的訂單需要包括采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、總金額、交貨方式、交貨日期、付款方式等 根據(jù)生產(chǎn)部的規(guī)定,采購訂單由生產(chǎn)部進(jìn)行適當(dāng)?shù)膶徍?收到供應(yīng)商簽章的訂單后，采購部及時(shí)了解和跟蹤供應(yīng)商發(fā)貨情況，確保生產(chǎn) 收到供應(yīng)商簽章的訂單后，采購部應(yīng)妥善保管，以便與實(shí)際

10、運(yùn)抵貨物核對(duì) 計(jì)劃外的采購指令，需要申請(qǐng)人填寫請(qǐng)購單交至采購部，經(jīng)副總經(jīng)理簽字后。確認(rèn)采購，物控部擬定計(jì)劃,采購下訂單。六、收料通知單及發(fā)票的控制填寫報(bào)銷單管理目標(biāo)：貨品入庫的記錄準(zhǔn)確反應(yīng)真實(shí)情況；各相關(guān)部門對(duì)收貨情況充分了解以便溝通；收貨數(shù)量準(zhǔn)確無誤；入庫的貨物質(zhì)量達(dá)到企業(yè)要求；入庫的貨物都有發(fā)票，并且發(fā)票是真實(shí)的；入庫時(shí)必須清晰填寫規(guī)格型號(hào)（送貨單必須有品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位）關(guān)鍵控制點(diǎn)： 要求供應(yīng)商隨貨附送貨單，采購部將收貨數(shù)量與訂單及送貨單核對(duì)，若有差異，由送貨方簽字確認(rèn) 采購部根據(jù)實(shí)收貨物數(shù)量填制收料通知單，經(jīng)手人簽字 收料通知單連續(xù)編號(hào)，連續(xù)使用 品管部檢驗(yàn)貨物質(zhì)量，并在收料通

11、知單上簽字 收料通知單在采購部存檔，ERP系統(tǒng)中制進(jìn)倉單（必須清晰填寫規(guī)格型號(hào)） 采購部填寫報(bào)銷單時(shí)，提供入庫單連同發(fā)票、若為計(jì)劃外請(qǐng)購單一起轉(zhuǎn)移至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部收到發(fā)票，須將發(fā)票金額、單價(jià)與采購基本合同、訂單核對(duì)無誤并鑒定發(fā)票真?zhèn)魏蠓娇扇胭~注釋：. 根據(jù)實(shí)際情況,可用一式多聯(lián)的報(bào)檢單中的一聯(lián)代替收料通知單 及時(shí)處理收到的貨物，采購部清點(diǎn)貨物數(shù)量，品管部檢驗(yàn)貨物質(zhì)量，并將結(jié)果記錄在收料通知單上 實(shí)際收貨數(shù)量與訂單或?qū)Ψ剿拓泦斡兴町?，?yīng)由送貨方簽字確認(rèn)；若差異巨大，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商取得聯(lián)系 對(duì)質(zhì)檢不合格貨物，品管部門提出退貨或折讓意見七、退貨控制管理目標(biāo)：退貨符合公司的規(guī)章制度；保證退貨后貨款順

12、利收回，避免公司的現(xiàn)金流失；保證退貨程序高效，避免影響生產(chǎn)經(jīng)營。關(guān)鍵控制點(diǎn)： 品管部對(duì)驗(yàn)收不合格貨物開出不合格單據(jù)并簽章，提出退貨或折讓意見；不合格單據(jù)需連續(xù)編號(hào) 在限定時(shí)間內(nèi)處理檢驗(yàn)不合格的貨物 物控部主管會(huì)同生產(chǎn)、技術(shù)、采購部等部門人員討論品管部提出的意見，并決定處理方式：對(duì)有略微瑕疵但不影響生產(chǎn)的物資予以讓步接收，對(duì)不符合生產(chǎn)要求的物資予以退回；相關(guān)處理決定形成書面報(bào)告，參與討論人員簽字確認(rèn) 負(fù)責(zé)退貨事宜的采購部不能經(jīng)手退貨信息的記錄 折讓方案須經(jīng)主管副總批準(zhǔn) 供應(yīng)商供貨不合格信息及時(shí)反饋采購部，由采購部職員將相關(guān)信息記錄在供應(yīng)商檔案中注釋： 品管部全面檢驗(yàn)貨物，在不合格單據(jù)上列明時(shí)間、

13、所有不合格原因，并簽字確認(rèn) 若未能在貨物到達(dá)時(shí)檢驗(yàn)出是否合格，則應(yīng)做到確認(rèn)保質(zhì)期，在保質(zhì)期內(nèi)檢驗(yàn)出是否合乎公司標(biāo)準(zhǔn) 檢驗(yàn)不合格貨物在10天內(nèi)處理 采購部將檢驗(yàn)不合格結(jié)果通知供應(yīng)商，責(zé)其整改；若同一原因出現(xiàn)多次，停止與該供應(yīng)商合作 采購部需與財(cái)務(wù)部聯(lián)系看退回貨物的貨款是否已付，如已付，盡快催回貨款 采購部應(yīng)與倉庫商討退貨的方式和渠道八、應(yīng)付款入賬的控制管理目標(biāo)：入賬符合公司的規(guī)章制度；保證入賬記錄的準(zhǔn)確；保證入賬記錄的安全性，避免篡改記錄給公司造成損失；計(jì)劃應(yīng)付賬款付款，避免超出付款信用期，給企業(yè)以后購貨造成不利影響。關(guān)鍵控制點(diǎn)： 根據(jù)齊全合格的收貨憑證及其他有效的附件：訂單、合同、進(jìn)倉單、運(yùn)輸憑證等進(jìn)行賬務(wù)處理 核對(duì)發(fā)票、進(jìn)倉單、合同、貨運(yùn)憑證等的一致性，復(fù)核后簽章進(jìn)行賬務(wù)處理 應(yīng)付帳款在入賬前有一獨(dú)立第三人復(fù)核，復(fù)核后簽章 收到原始憑證要及時(shí)處理，當(dāng)日收到當(dāng)日處理 收到供應(yīng)商的對(duì)賬單，及時(shí)對(duì)賬，發(fā)現(xiàn)不一致，立即調(diào)查并作相應(yīng)處理 獨(dú)立