有效會(huì)議管理

1、.有效會(huì)議管理.你喜歡開會(huì)嗎？你喜歡開會(huì)嗎？你討厭開會(huì)嗎？你討厭開會(huì)嗎？為什么？為什么？結(jié)合你參加的會(huì)議談?wù)勛约旱目捶?。結(jié)合你參加的會(huì)議談?wù)勛约旱目捶ā?1 1、開了幾個(gè)會(huì)？、開了幾個(gè)會(huì)？2 2、為會(huì)議花掉多少時(shí)間？、為會(huì)議花掉多少時(shí)間？3 3、因?yàn)殚_會(huì)達(dá)成幾項(xiàng)共識(shí)？、因?yàn)殚_會(huì)達(dá)成幾項(xiàng)共識(shí)？4 4、因?yàn)殚_會(huì)完成幾個(gè)結(jié)論？、因?yàn)殚_會(huì)完成幾個(gè)結(jié)論？5 5、因?yàn)殚_會(huì)耽誤多少工作？、因?yàn)殚_會(huì)耽誤多少工作？算算看，你一月內(nèi)總共算算看，你一月內(nèi)總共.你如何看待你如何看待“文山會(huì)海文山會(huì)?！爆F(xiàn)象？現(xiàn)象？.為什么要開會(huì)？ .第一部分：會(huì)議概述 .一、會(huì)議的意義一、會(huì)議的意義二、會(huì)議的目的二、會(huì)議的目的三、會(huì)議

2、的種類三、會(huì)議的種類四、會(huì)議的頻率四、會(huì)議的頻率五、會(huì)議的成本五、會(huì)議的成本.1 1會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道 圖圖1-11-1集思廣益圖集思廣益圖 會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子金點(diǎn)子”。許。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 一、會(huì)議的意義一、會(huì)議的意義.2 2、會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在、會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在 會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即

3、使是只有兩會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒(méi)有不開會(huì)個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒(méi)有不開會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值?；虿块T的存在價(jià)值。.3 3、會(huì)議是一種群體溝通的方式、會(huì)議是一種群體溝通的方式 開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)群體溝通。隨著科技

4、的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)-mail-mail、多媒體等種種形式、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最其他溝通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。.二、會(huì)議的目的二、會(huì)議的目的1 1、開展有效的溝通；、開展有效的溝通；2 2、咨詢傳達(dá)；、咨詢傳達(dá)；3 3、監(jiān)督員工的工作進(jìn)展情況；、監(jiān)督員工的工作進(jìn)展情況；4 4、達(dá)成協(xié)議，解決問(wèn)題；、達(dá)成協(xié)議

5、，解決問(wèn)題；5 5、決策和資源共享；、決策和資源共享；6 6、開發(fā)創(chuàng)意；、開發(fā)創(chuàng)意；7 7、激勵(lì)員工的士氣。、激勵(lì)員工的士氣。.三、會(huì)議種類 按人數(shù)分類按人數(shù)分類按開會(huì)方式按開會(huì)方式分類分類按開會(huì)目的分類按開會(huì)目的分類l團(tuán)體會(huì)議團(tuán)體會(huì)議l一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議l面對(duì)面會(huì)議面對(duì)面會(huì)議l電話會(huì)議電話會(huì)議l視頻會(huì)議視頻會(huì)議l宣布人事安排、講解宣布人事安排、講解政策的會(huì)議政策的會(huì)議l當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議的會(huì)議l臨時(shí)處理突發(fā)事件的臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議會(huì)議l固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議l集思廣益的會(huì)議集思廣益的會(huì)議.四、會(huì)議的頻率1.1.固定的部門會(huì)議固定的部門會(huì)議.2.2.全體會(huì)議

6、全體會(huì)議.3.3.處理突發(fā)事件的會(huì)議處理突發(fā)事件的會(huì)議.4.4.一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議.五、會(huì)議成本的計(jì)算五、會(huì)議成本的計(jì)算1 1、會(huì)議的時(shí)間成本、會(huì)議的時(shí)間成本 時(shí)間成本時(shí)間成本= =參加會(huì)議人數(shù)參加會(huì)議人數(shù)* *（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+ +與會(huì)與會(huì)者路途時(shí)間者路途時(shí)間+ +紀(jì)要整理時(shí)間紀(jì)要整理時(shí)間+ +其他時(shí)間）其他時(shí)間）注意：注意： 如果時(shí)間成本不太直觀，則轉(zhuǎn)換為金錢成本。如果時(shí)間成本不太直觀，則轉(zhuǎn)換為金錢成本。2 2、直接的會(huì)議成本、直接的會(huì)議成本 直接成本直接成本= =會(huì)議設(shè)施費(fèi)用會(huì)議設(shè)施費(fèi)用+ +場(chǎng)地費(fèi)場(chǎng)地費(fèi)+ +文件準(zhǔn)備費(fèi)等文件準(zhǔn)備費(fèi)等3 3、效率損失成本、效率損失成

7、本 不能及時(shí)解決生產(chǎn)存在的問(wèn)題帶來(lái)的影響等。不能及時(shí)解決生產(chǎn)存在的問(wèn)題帶來(lái)的影響等。.第二部分：會(huì)議效率不高的原因第二部分：會(huì)議效率不高的原因.一、原因及預(yù)防一、原因及預(yù)防二、高效會(huì)議的八大特征二、高效會(huì)議的八大特征三、會(huì)議規(guī)范三、會(huì)議規(guī)范.一、會(huì)議效率不高的原因一、會(huì)議效率不高的原因 會(huì)議效率不高通常由以下會(huì)議效率不高通常由以下7 7種原因造成。在這種原因造成。在這7 7種原種原因中，有因中，有3 3種原因是會(huì)議的種原因是會(huì)議的“致命傷致命傷”，需要格外警，需要格外警惕。這惕。這3 3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。會(huì)議的準(zhǔn)備工作。

8、項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（3）開會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（7）開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。.二、高效會(huì)議的八大特征二、高

9、效會(huì)議的八大特征 1、只有必要時(shí)才召集開會(huì)；、只有必要時(shí)才召集開會(huì)；2、要經(jīng)過(guò)好好的籌備；、要經(jīng)過(guò)好好的籌備；3、擬定和告知了會(huì)議議程；、擬定和告知了會(huì)議議程；4、嚴(yán)格遵守時(shí)間（準(zhǔn)時(shí)結(jié)束的前提是準(zhǔn)時(shí)開始）；、嚴(yán)格遵守時(shí)間（準(zhǔn)時(shí)結(jié)束的前提是準(zhǔn)時(shí)開始）；5、一切都是按部就班；、一切都是按部就班；6、請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的人出席；、請(qǐng)了最有經(jīng)驗(yàn)的人出席；7、結(jié)束時(shí)作出了評(píng)論和歸納總結(jié)；、結(jié)束時(shí)作出了評(píng)論和歸納總結(jié)；8、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人。、記錄了決定、建議和負(fù)責(zé)人。.三、會(huì)議規(guī)范三、會(huì)議規(guī)范1 1、時(shí)間安排、時(shí)間安排.2 2、會(huì)議本身、會(huì)議本身l有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜

10、有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。l超過(guò)超過(guò)1 1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。l出席討論和政策的會(huì)議人數(shù)以出席討論和政策的會(huì)議人數(shù)以5-75-7人最佳。出席會(huì)議超過(guò)人最佳。出席會(huì)議超過(guò)2020人，只人，只能通報(bào)情況或布置工作，更多的人只適合于報(bào)告或信息溝通（比能通報(bào)情況或布置工作，更多的人只適合于報(bào)告或信息溝通（比如例會(huì)）如例會(huì)）l所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。l準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。l所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中

11、羞辱別人，這條規(guī)所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。則最重要，需特別注意。l意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉黑臉”。l會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束2-32-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)收到會(huì)議紀(jì)要（備忘）。天后，所有與會(huì)者應(yīng)收到會(huì)議紀(jì)要（備忘）。l所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。.3 3、固定會(huì)議的流程規(guī)范、固定會(huì)議的流程規(guī)范 固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。l一個(gè)中心一個(gè)中心v 會(huì)議的開始，

12、具體包括：闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、會(huì)議的開始，具體包括：闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。v 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。總結(jié)。v 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。l兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)v 兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前

13、的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。.第三部分：會(huì)議的準(zhǔn)備工作第三部分：會(huì)議的準(zhǔn)備工作.一、是否需

14、要開會(huì)一、是否需要開會(huì)二、準(zhǔn)備工作的作用二、準(zhǔn)備工作的作用三、三、5W 1H5W 1H四、準(zhǔn)備工作核對(duì)單四、準(zhǔn)備工作核對(duì)單五、支持人的準(zhǔn)備工作五、支持人的準(zhǔn)備工作.一、是否需要開會(huì)一、是否需要開會(huì)1 1、無(wú)需開會(huì)的、無(wú)需開會(huì)的“五個(gè)如果五個(gè)如果” 如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法沒(méi)什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問(wèn)題弄糟）.2 2、必須開會(huì)的、必須開會(huì)的“五個(gè)如果五個(gè)如果” 如果必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù).請(qǐng)你回答下列問(wèn)題：請(qǐng)你回答下列問(wèn)題：

15、一家合資工廠著火了，經(jīng)過(guò)調(diào)查，原因在于一一家合資工廠著火了，經(jīng)過(guò)調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。(1)(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：下列哪種方式處理此事：A A、一對(duì)一批評(píng)、一對(duì)一批評(píng)B B、開會(huì)當(dāng)眾批評(píng)、開會(huì)當(dāng)眾批評(píng)C C、寫檢查處罰、寫檢查處罰(2)(2)你為什么這么做？你為什么這么做？ .二、準(zhǔn)備工作的作用二、準(zhǔn)備工作的作用 當(dāng)你確定有必要召開會(huì)議時(shí)，首先要了解準(zhǔn)備工作究當(dāng)你確定有必要召開會(huì)議時(shí)，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有

16、什么作用。只有認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更竟有什么作用。只有認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的準(zhǔn)備工作具有以上議的準(zhǔn)備工作具有以上4 4種作用，它可以幫助你確定在會(huì)種作用，它可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會(huì)議效果；通過(guò)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會(huì)議效果；通過(guò)充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過(guò)書面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過(guò)書面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要求等情況。良的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要求等情況。良好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫

17、助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間，同時(shí)減少好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間，同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會(huì)議井然有序、卓有成會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會(huì)議井然有序、卓有成效。效。.三、三、5W 1H5W 1Hlwhy:why:會(huì)議的目的會(huì)議的目的lwhat:what:討論的話題討論的話題lwhowho：參加的人員（提前確認(rèn)是否出席）：參加的人員（提前確認(rèn)是否出席）lwhenwhen：開始時(shí)間及結(jié)束時(shí)間：開始時(shí)間及結(jié)束時(shí)間lwherewhere：會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議地點(diǎn)lhowhow：會(huì)議規(guī)則，規(guī)章制度：會(huì)議規(guī)則，規(guī)章制度. 1.了解會(huì)議的目的了解會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議

18、的時(shí)間決定會(huì)議的時(shí)間7.決定會(huì)議的地點(diǎn)決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13.是否安排與會(huì)者住宿是否安排與會(huì)者住宿15.確定視聽教材確定視聽教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖2.是否一定要開會(huì)是否一定要開會(huì)4.安排會(huì)議的議程安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議的主持人確定會(huì)議的主持人8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置研究會(huì)場(chǎng)如何布置10.安排出席者座位安排出席者座位12.是否安排交通工具是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會(huì)議通知是否發(fā)出了會(huì)議通知16.確定輔助教材確定輔助教材18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料四、準(zhǔn)備工作核對(duì)單四、準(zhǔn)備工作核對(duì)單.

19、第四部分：成功會(huì)議的五種策略第四部分：成功會(huì)議的五種策略.一、如何做開場(chǎng)白一、如何做開場(chǎng)白二、如何分配發(fā)言時(shí)間二、如何分配發(fā)言時(shí)間三、如何掌握議事進(jìn)度三、如何掌握議事進(jìn)度四、如何達(dá)成決議四、如何達(dá)成決議決策方式?jīng)Q策方式五、如何圓滿結(jié)束會(huì)議五、如何圓滿結(jié)束會(huì)議.一、如何做開場(chǎng)白一、如何做開場(chǎng)白1 1、定義：、定義：3 35 5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。明確宗旨。2 2、內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，、內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。紀(jì)律規(guī)則等。3 3、開場(chǎng)白程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與、開場(chǎng)白程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與會(huì)議有關(guān)的資訊

20、；規(guī)范議程；指定會(huì)議記會(huì)議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。.二、如何分配發(fā)言時(shí)間二、如何分配發(fā)言時(shí)間 主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%20%，要盡量保，要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量開成一種互動(dòng)證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍的會(huì)議氛圍。.三、如何掌握議事進(jìn)度三、如何掌握議事進(jìn)度1 1、語(yǔ)言方式、語(yǔ)言方式l能說(shuō)者，如需能說(shuō)者，如需5 5分鐘則給其分鐘則給其3 3分鐘發(fā)言時(shí)間；分鐘發(fā)言時(shí)間；l將能說(shuō)的人從一個(gè)問(wèn)題帶到另一個(gè)問(wèn)題；將能說(shuō)的人從一個(gè)問(wèn)題帶到另一個(gè)問(wèn)題；l將這個(gè)能說(shuō)者讓過(guò)去。將這個(gè)能說(shuō)者讓

21、過(guò)去。2 2、非語(yǔ)言方式非語(yǔ)言方式l眼神轉(zhuǎn)向別人；眼神轉(zhuǎn)向別人；l你說(shuō)的很好，手勢(shì)下壓；你說(shuō)的很好，手勢(shì)下壓；l下筆，合上筆記本；下筆，合上筆記本；l短暫的沉默。短暫的沉默。.四、如何達(dá)成決議四、如何達(dá)成決議決策方式?jīng)Q策方式1 1、彼德彼德德魯克決議法：德魯克決議法：l用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使參會(huì)者達(dá)成共識(shí)；用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使參會(huì)者達(dá)成共識(shí)；l列舉或圖示各提案并開始討論；列舉或圖示各提案并開始討論；l客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)；客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)；l估計(jì)各提案之獲益律；估計(jì)各提案之獲益律；l估計(jì)有無(wú)采集更多參考資料的需要；估計(jì)有無(wú)采集更多參考資料的

22、需要；l征求反對(duì)意見；征求反對(duì)意見；l以中立角度檢視正反意見；以中立角度檢視正反意見；l尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同；尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同；l對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)；對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)；l確認(rèn)議事結(jié)果；確認(rèn)議事結(jié)果；l組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。.2 2、4 4種群體決策種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無(wú)異議決策.1 1權(quán)威決策權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最

23、終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。2 2少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入。注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入。3 3共識(shí)決策共識(shí)決策共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有

24、否決權(quán)。共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。4 4無(wú)異議決策無(wú)異議決策無(wú)異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。無(wú)異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無(wú)異議決策。當(dāng)提案非

25、常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無(wú)異議決策。注意：無(wú)論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無(wú)異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的注意：無(wú)論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無(wú)異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無(wú)異議決策。結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無(wú)異議決策。 .五、如何圓滿結(jié)束會(huì)議五、如何圓滿結(jié)束會(huì)議1、預(yù)留、預(yù)留5-7分鐘作總結(jié)分鐘作總結(jié)2、確定工作分配妥當(dāng)、確定工作分配妥當(dāng)3、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議.第五部分：主持人技巧第五部分：主持人技巧.一、聆聽一、聆聽二、說(shuō)話的技巧二、說(shuō)話的技巧.一、聆聽一、聆聽1 1傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié) 首先建議你學(xué)會(huì)傾

26、聽別人的故事，進(jìn)而傾聽別人完整首先建議你學(xué)會(huì)傾聽別人的故事，進(jìn)而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角言。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場(chǎng)上，充分理解他人的處境、他人度，站在他人的立場(chǎng)上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無(wú)法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定下無(wú)法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。要充分重視。.某公司員工甲因?yàn)閭€(gè)人的住房問(wèn)題主動(dòng)與其

27、經(jīng)理乙進(jìn)行溝通。某公司員工甲因?yàn)閭€(gè)人的住房問(wèn)題主動(dòng)與其經(jīng)理乙進(jìn)行溝通。談話內(nèi)容如下：談話內(nèi)容如下：?jiǎn)T工甲說(shuō)：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。員工甲說(shuō)：我想貸款買房，但是首付不夠，所以很煩惱。經(jīng)理乙說(shuō)：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少經(jīng)理乙說(shuō)：別太著急，大家可以幫你湊足首付，你還差多少錢？錢？員工甲說(shuō)：不好意思，我還差很多錢。員工甲說(shuō)：不好意思，我還差很多錢。經(jīng)理乙說(shuō)：沒(méi)關(guān)系的，你說(shuō)吧。經(jīng)理乙說(shuō)：沒(méi)關(guān)系的，你說(shuō)吧。員工甲說(shuō)：差員工甲說(shuō)：差8000080000元。元。經(jīng)理乙說(shuō)：啊經(jīng)理乙說(shuō)：啊.員工甲聽到經(jīng)理乙的員工甲聽到經(jīng)理乙的“啊啊.”之后，就此閉嘴不語(yǔ)。這之后，就此閉嘴不語(yǔ)。

28、這次溝通以失敗告終。次溝通以失敗告終。請(qǐng)你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯(cuò)誤？在傾聽中經(jīng)理請(qǐng)你談?wù)劷?jīng)理乙在這次溝通中犯了什么錯(cuò)誤？在傾聽中經(jīng)理乙以后應(yīng)該注意什么問(wèn)題？乙以后應(yīng)該注意什么問(wèn)題？.2 2“傾聽傾聽”小總結(jié)小總結(jié) 如果用兩句日常用語(yǔ)來(lái)總結(jié)傾聽的技巧，那你可以如果用兩句日常用語(yǔ)來(lái)總結(jié)傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷我也有相同的經(jīng)歷”“”“如果是我的話如果是我的話”這這兩句話進(jìn)入傾聽狀態(tài)，同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿絻删湓掃M(jìn)入傾聽狀態(tài)，同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。其實(shí)，這兩句話的作用在于它可以使你你正在傾聽。其實(shí)，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適

29、表達(dá)自己感受，又能與別人融洽溝置身于一種既合適表達(dá)自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來(lái)，身為主持人的你，當(dāng)然能夠通的情境中，如此一來(lái)，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會(huì)議主持中游刃有余。在會(huì)議主持中游刃有余。 .二、說(shuō)話的技巧二、說(shuō)話的技巧 1 1、展示。即主持人使用流利的話語(yǔ)把自己的想、展示。即主持人使用流利的話語(yǔ)把自己的想法展示給大家。法展示給大家。 2 2、探詢。與會(huì)者面對(duì)主持人的展示發(fā)言會(huì)持有、探詢。與會(huì)者面對(duì)主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢?cè)S多不同意見，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問(wèn)話來(lái)了解與會(huì)者的意見，例如：式問(wèn)話來(lái)了解與會(huì)者的意見，例如：

30、“后來(lái)后來(lái)呢？呢？”“”“那結(jié)果怎么樣呢？那結(jié)果怎么樣呢？”“”“那你到底什么意思那你到底什么意思呢？呢？”“”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？” 3 3、評(píng)論。與會(huì)者回答完主持人的探詢問(wèn)話之后，、評(píng)論。與會(huì)者回答完主持人的探詢問(wèn)話之后，主持人將對(duì)與會(huì)者的回答作出評(píng)論，如主持人將對(duì)與會(huì)者的回答作出評(píng)論，如“我明白你我明白你的意思了的意思了”“”“我認(rèn)為問(wèn)題是我認(rèn)為問(wèn)題是.”這樣兩者的這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。溝通就可以順暢進(jìn)行了。. 4 4、建立。評(píng)論之后需要采用、建立。評(píng)論之后需要采用“建立建立”的說(shuō)話技巧。的說(shuō)話技巧。“建立建立”就像搭積木一樣，是指主持人將與會(huì)

31、者表達(dá)就像搭積木一樣，是指主持人將與會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低級(jí)到高級(jí)，由初級(jí)協(xié)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低級(jí)到高級(jí)，由初級(jí)協(xié)議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致。議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致?！敖⒔ⅰ苯?jīng)常使用經(jīng)常使用的問(wèn)話是的問(wèn)話是“我們討論完第一個(gè)問(wèn)題了，接著我們?cè)龠M(jìn)我們討論完第一個(gè)問(wèn)題了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問(wèn)題您怎么看？一步，第二個(gè)問(wèn)題您怎么看？”“”“那我們?cè)偕钜徊?，那我們?cè)偕钜徊?，你如何看待這個(gè)問(wèn)題的成因呢？你如何看待這個(gè)問(wèn)題的成因呢？”“”“我們進(jìn)一步具體我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？怎么解決這個(gè)方案呢？” 5 5、就程序提出建議。主持人就會(huì)議程序提出一些建、就程序

32、提出建議。主持人就會(huì)議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一議，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)：定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)：“好，這個(gè)好，這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用？適用？”。. 6 6、排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，、排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持

33、人碰到那些說(shuō)話容易滔滔不絕，或是說(shuō)話總是跑題的發(fā)言者那些說(shuō)話容易滔滔不絕，或是說(shuō)話總是跑題的發(fā)言者時(shí)，要將其關(guān)在門外，即將其排除時(shí)，要將其關(guān)在門外，即將其排除”?！芭懦懦钡木叩木唧w方法是：體方法是：“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對(duì)下一個(gè)問(wèn)您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對(duì)下一個(gè)問(wèn)題怎么看？題怎么看？”或是或是“你這個(gè)問(wèn)題回答得非常好，您旁你這個(gè)問(wèn)題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用用這種問(wèn)話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你這種問(wèn)話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒(méi)發(fā)言的想排除的人排

34、除出去，其二則可以讓那些還沒(méi)發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。這其二人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。這其二“把別人帶進(jìn)來(lái)把別人帶進(jìn)來(lái)”就是所就是所謂的謂的“引進(jìn)引進(jìn)”。簡(jiǎn)而言之，排除的是滔滔不絕的人，。簡(jiǎn)而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語(yǔ)的人。這是兩種很好的說(shuō)話技巧，引進(jìn)的是沉默不語(yǔ)的人。這是兩種很好的說(shuō)話技巧，這兩種技巧通常是連用的。這兩種技巧通常是連用的。 . 7 7、測(cè)試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意、測(cè)試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意見，對(duì)于這些反對(duì)意見作為主持人的你可能沒(méi)聽明白，見，對(duì)于這些反對(duì)意見作為主持人的你可能沒(méi)聽明白，或者你認(rèn)為大家可能沒(méi)有聽明白，這時(shí)候就要采用或者你認(rèn)為

35、大家可能沒(méi)有聽明白，這時(shí)候就要采用“測(cè)試測(cè)試”的問(wèn)話方式，來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況。的問(wèn)話方式，來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況。例如例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者或者說(shuō)說(shuō) “您剛才是說(shuō)的這個(gè)意思，我理解對(duì)了嗎？您剛才是說(shuō)的這個(gè)意思，我理解對(duì)了嗎？”這就這就是測(cè)試的說(shuō)話方式，用其來(lái)保證大家真正弄懂一些意是測(cè)試的說(shuō)話方式，用其來(lái)保證大家真正弄懂一些意見的實(shí)際含義。見的實(shí)際含義。 8 8、總結(jié)。在測(cè)試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即、總結(jié)。在測(cè)試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如：把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論非常好，剛才大家討論非

36、常好，我來(lái)總結(jié)一下你們說(shuō)的是一、二、三我來(lái)總結(jié)一下你們說(shuō)的是一、二、三”。 .第六部分：第六部分：主持人與參會(huì)者的守主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任則與責(zé)任.一、一、主持人的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任二、二、參會(huì)者的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則與責(zé)任.一、主持人的守則與責(zé)任一、主持人的守則與責(zé)任1 1、營(yíng)造和諧氣氛營(yíng)造和諧氣氛2 2、按照議程進(jìn)行、按照議程進(jìn)行3 3、正確討論總結(jié)內(nèi)容、正確討論總結(jié)內(nèi)容4 4、引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言、引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言5 5、幫助參會(huì)者理清不假思索的想法、幫助參會(huì)者理清不假思索的想法6 6、尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況、尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況7