間接物料采購程序

1、間接物料采購程序1.0 目的/Purpose1.1 對(duì)間接物料的采購過程進(jìn)行控制。1.2 降低間接物料采購的成本，提高間接物料采購的效率。1.3確保公司采購的間接物料符合規(guī)定的要求。2.0 適用范圍/Scope本程序適用于除公司采購的直接物料之外的所有間接物料之采購過程：2.1 設(shè)備、備品備件、工裝的采購 2.2 生產(chǎn)輔助材料的采購,包括：PPE、說明書、生產(chǎn)用表單、生產(chǎn)工具、日雜用品、包裝材料、維修配件2.3 辦公用品的采購 2.4 服務(wù)性行業(yè)采購,包括：人事服務(wù)、餐廳承包、票務(wù)服務(wù)、班車服務(wù)、保潔服務(wù)、滅四害服務(wù)2.5 其他非費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)范圍內(nèi)的采購 3.0 職責(zé)/Responsibili

2、ty3.1戰(zhàn)略采購部職責(zé)與相關(guān)供應(yīng)商簽訂年度合同，并將其中涉及的生產(chǎn)輔料（如油漆、包裝材料）建立相應(yīng)物料代碼，錄入BPCS系統(tǒng)。3.1.2 審核、接受各部門采購申請(qǐng)或PAR，按質(zhì)按量按時(shí)完成。3.2工程部負(fù)責(zé)技術(shù)設(shè)備的采購申請(qǐng)。 3.3行政部負(fù)責(zé)填寫全公司辦公用品年度采購計(jì)劃和采購申請(qǐng)，還包括車輛、快遞服務(wù)的采購申請(qǐng)。3.3生產(chǎn)部負(fù)責(zé)填寫包裝材料、生產(chǎn)輔料、五金工具、生產(chǎn)及輔助設(shè)備、工裝夾具、設(shè)備配件及維修、建筑物及附屬設(shè)施維修的年度采購計(jì)劃和采購申請(qǐng)。3.4質(zhì)量部負(fù)責(zé)填寫量具采購申請(qǐng)。3.5物料部負(fù)責(zé)倉儲(chǔ)設(shè)備及配件的采購申請(qǐng)。3.6人事部負(fù)責(zé)填寫招聘、廣告、保潔、培訓(xùn)等外包服務(wù)的采購申請(qǐng)。3

3、.7 ESH部門負(fù)責(zé)填寫消防維保、污水檢測(cè)、氣體檢測(cè)、飲用水檢測(cè)、職業(yè)健康有害因素檢測(cè)、職業(yè)健康體檢、防雷檢測(cè)、監(jiān)控系統(tǒng)、保安協(xié)議、與醫(yī)院的緊急救護(hù)協(xié)議等服務(wù)之采購申請(qǐng)。3.8 IT部門負(fù)責(zé)IT耗材（電腦、墨盒、硒鼓、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）、辦公設(shè)備采購、租賃、軟件及維修申請(qǐng)。3.9財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購申請(qǐng)、付款申請(qǐng)并及時(shí)支付貨款。3.10各部門采購申請(qǐng)單需按照審批權(quán)限完成簽批后，相關(guān)采購人員方可進(jìn)行采購作業(yè)，采購固定資產(chǎn)的，申請(qǐng)部門需提供審批合格的PAR表。3.11供應(yīng)商負(fù)責(zé)按照合同或訂單要求送貨至ITT南京指定地點(diǎn)和指定收貨人，并隨貨提供送貨清單，訂單，及時(shí)開具發(fā)票。4.0 定義/Definit

4、ion4.1間接物料包括生產(chǎn)設(shè)備、工裝夾具、辦公設(shè)備及用品、包裝材料、生產(chǎn)輔料、輔助設(shè)備及維修配件、倉儲(chǔ)設(shè)備及配件、工/量具、PPE、建筑物及附屬設(shè)施維修、服務(wù)等。4.2 生產(chǎn)輔料是指生產(chǎn)所必須的輔助材料，如油漆、包裝材料、切割刀具、砂輪片等消耗品。4.3 服務(wù)是指班車、保潔、生產(chǎn)委外（用吊車、噴漆、去油脂）、ESH相關(guān)檢測(cè)、軟件、培訓(xùn)等服務(wù)外包。 5.0工作程序/ Work Procedure5.1采購人員接收到采購申請(qǐng)后首先審核審批權(quán)限，確認(rèn)符合后方可進(jìn)行采購；審批權(quán)限要求填寫采購訂單/采購合同審批單和比價(jià)表的，采購人員應(yīng)按要求填寫，連同系統(tǒng)訂單或合同按照審批權(quán)限逐級(jí)簽批。5.2戰(zhàn)略采購部

5、采購間接物料。5.2.1 公司各部門在每年11月15日前向戰(zhàn)略采購部提供年度采購計(jì)劃和明細(xì)，戰(zhàn)略采購部間接物料采購人員參照Indirect sourcing workflow對(duì)明細(xì)進(jìn)行確認(rèn)，得到明確的采購信息后，搜集資源并進(jìn)行篩選，原則上選定3家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，最后選定質(zhì)量、價(jià)格和交貨周期都有優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商簽訂年度供貨協(xié)議，固定價(jià)格，質(zhì)量、交貨周期和付款方式；將其中涉及的生產(chǎn)輔料和委外加工服務(wù)項(xiàng)目之主供應(yīng)商、價(jià)格、交貨周期、付款方式錄入BPCS系統(tǒng)，建立相應(yīng)物料代碼表。5.2.2 公司各部門向戰(zhàn)略采購部提交采購申請(qǐng)，戰(zhàn)略采購部采購人員先確認(rèn)是否有集團(tuán)合同，如果有集團(tuán)合同，須按照集

6、團(tuán)合同的價(jià)格下單給集團(tuán)合同供應(yīng)商；若無集團(tuán)合同按照Indirect sourcing workflow 進(jìn)行采購信息確認(rèn)、搜索供應(yīng)商、詢價(jià)、三家比價(jià)（單個(gè)訂單金額超過人民幣2000元的必須三家比價(jià)）、議價(jià)、制作訂單或合同、合同確認(rèn)、催貨，以及貨物入庫后的通知開發(fā)票，申請(qǐng)付款等系列作業(yè)。5.2.3付款：如供應(yīng)商為我司批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商，則無需單獨(dú)申請(qǐng)付款；如該供應(yīng)商是一次性供應(yīng)商，則按合同約定的付款方式申請(qǐng)付款，申請(qǐng)付款條件1.請(qǐng)購單（需各部門指定收貨人簽字確認(rèn)，最終都需部門負(fù)責(zé)人簽字復(fù)核）； 2.訂單或合同3.發(fā)票 4.付款申請(qǐng)單 5.財(cái)務(wù)部要求的其它材料。5.3采購申請(qǐng)與貨物接收。5.3.1

7、各部門需分別指定人員負(fù)責(zé)本部門擬采購物品的匯總并提交采購申請(qǐng)和貨物的接收，采購申請(qǐng)?jiān)瓌t上每月集中申請(qǐng)一次,由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排；請(qǐng)購人員需寫明采購物品的品牌、規(guī)格型號(hào)等要求，采購人員認(rèn)為采購信息模糊的，請(qǐng)購人員應(yīng)予及時(shí)澄清。5.3.2采購申請(qǐng)需一式兩份，經(jīng)審批后分別交戰(zhàn)略采購部和本部門收貨人員。5.3.3收貨人收到貨物后，應(yīng)及時(shí)通知貨物實(shí)際使用人驗(yàn)收，如合格，由其領(lǐng)出；如不合格，收貨人應(yīng)及時(shí)通知采購人進(jìn)行退換貨處理。5.3.4各部門指定收貨人在收貨時(shí)如不能現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)貨物具體型號(hào)、數(shù)量，則需在收貨單上書寫貨物包裝情況并注明內(nèi)物未清點(diǎn)；收貨人還需建立詳細(xì)的收發(fā)記錄，嚴(yán)格履行領(lǐng)用手續(xù)，記錄需保持

8、3年以上，以便查閱。6.0 工作流程/FlowchartIndirect sourcing workflow IRequest DeptSourcingSupplierFinanceDoc5.2.1 提供年度采購計(jì)劃 確認(rèn)是否為長期使用物料 Y 提供PAR/PRF物料驗(yàn)收Y 確認(rèn)物料明細(xì)并得到明確采購信息選擇23家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià) 提供報(bào)價(jià)信息價(jià)格比較&分析價(jià)格談判 確認(rèn)是否需要建立主供應(yīng)商文件 YBPCS主文件下PO入庫簽訂年度合同發(fā)票按時(shí)交貨付款采購申請(qǐng)單（XylemNJ/SC-08-05）比價(jià)表（XylemNJ/SC-08-03）PO/contract審批單（XylemNJ/SC-

9、08-02）主供應(yīng)商信息表系統(tǒng)PO標(biāo)準(zhǔn)版Indirect sourcing workflow IIRequest DeptSourcingSupplierFinanceDoc提供PAR/PRF 來料驗(yàn)收 Y入庫 物料詳細(xì)信息確認(rèn)尋找23家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià) 提供報(bào)價(jià)信息價(jià)格比較&分析做訂單或合同N申請(qǐng)付款發(fā)票生產(chǎn)并安排送貨議價(jià)/談判訂單或合同確認(rèn)付款采購申請(qǐng)單（XylemNJ/SC-08-05）比價(jià)表（XylemNJ/SC-08-03）系統(tǒng)PO標(biāo)準(zhǔn)版本PO/contract審批單（XylemNJ/SC-08-02）付款申請(qǐng)單7.0 附件無8.0 相關(guān)記錄/Related records請(qǐng)購單比價(jià)表系統(tǒng)訂單標(biāo)準(zhǔn)版供應(yīng)商主文件申請(qǐng)表供應(yīng)商信息調(diào)查表采購訂單/采購合同審批單付款申請(qǐng)單9.0文件評(píng)審記錄/Review-Countersign Record注： 評(píng)審會(huì)簽由相關(guān)部門評(píng)審?fù)夂髸?huì)簽，不相關(guān)部門請(qǐng)劃“/”。文