文件控制管理程序

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX文件編制人員文件保管員形成具有可行性和適宜 性的質(zhì)量體系文件易于識別和檢索的文件 管理系統(tǒng)文件控制管理程序技術(shù)文件管理程序記錄控制管理程序使用文件審批率100% 文件更改時受控文件 100碗改到位文件管理控制過程烏龜圖1 .目的：通過職責(zé)劃分、明確工作程序及要求，確保公司管理體系有關(guān)的文件編寫、修改、發(fā)行、廢除 和管制等得到有效控制。2 .范圍：本程序適用于與管理體系有關(guān)的所有文件的控制。3 .職責(zé):3.1文件編制（修訂）、審核、批準(zhǔn)權(quán)限文件類型編制（修訂）審核批準(zhǔn)品質(zhì)手冊（一階）品質(zhì)經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理程序文件（二階）各部門負(fù)責(zé)人副總經(jīng)理副總經(jīng)

2、理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法（三階）授權(quán)人員編制人的直接上級各部門負(fù)責(zé)人表單記錄（四階）授權(quán)人員編制人的直接上級各部門負(fù)責(zé)人3.2XXXXX是管理體系文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)批準(zhǔn)后的文件分發(fā)、收回、銷毀及管制,負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位管理體系文件的管理實施情況。其它管理性文件由各相關(guān)職能部門歸口 管理。3.3 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)制訂頒布公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，批準(zhǔn)【質(zhì)量手冊】并發(fā)布。3.4 副總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司【質(zhì)量手冊】的審核，批準(zhǔn)體系第二階文件的批準(zhǔn)發(fā)布。3.5 XXXXX經(jīng)理負(fù)責(zé)編寫公司【質(zhì)量手冊】，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編寫體系的第二階文件。3.6 副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對現(xiàn)有/新修訂的二階體系文件進(jìn)行批準(zhǔn)前評

3、審。3.7 副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織編制、修改、并審核質(zhì)量手冊和第二層次程序文件。3.8 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的審核并批準(zhǔn)。3.9 工程部技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)性文件的歸口管理，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位技術(shù)性文件的管理實施情 況，適時安排文件修改的評審。3.10 各部門負(fù)責(zé)建立本部門使用的與管理體系有關(guān)的體系文件清單，并進(jìn)行管制。3.11 XXXXXA：控負(fù)責(zé)體系文件的收發(fā)管理。4 .有關(guān)術(shù)語和定義：4.3 技術(shù)性文件：特指顧客工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范及其更改、產(chǎn)品圖樣及設(shè)計文件、工藝文件、檢驗作 業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖樣更改、工藝更改、工裝模具圖樣等。4.4 管理體系文件：除技術(shù)性文件以外的與管理有關(guān)的

4、體系文件，如各種工作程序、工作規(guī)范等。4.5 系統(tǒng)文件：【質(zhì)量手冊】將管理體系中各作業(yè)要項以書面文件形式作系統(tǒng)的規(guī)定。4.6 程序文件：將管理體系中各管理程序以書面文件敘述的文件。4.7 指導(dǎo)文件：管理體系中各作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、辦法、圖面、說明其作業(yè)方法的文件。4.8 表單記錄：將程序文件或工作作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的執(zhí)行事項，以數(shù)字、文字、圖表或其它可明確表達(dá)內(nèi)容的文件呈現(xiàn)執(zhí)行的結(jié)果。凡具有下列條件者稱為正式表單：a.使用期及保存期超過三個月以上。b.正式附屬于質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)并賦予編號列管。4.9 外來文件：國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶提供之文件數(shù)據(jù)等非本公司內(nèi)部所發(fā)行 的文件數(shù)據(jù)均屬

5、之。5 .文件控制工作流程及工作流程說明：5.3 工作流程（見圖表一）圖表文件管理作業(yè)流程作業(yè)流程權(quán)責(zé)單位/領(lǐng)導(dǎo)各部門單位編寫小組/相關(guān)部門副總經(jīng)理/授權(quán)人員 /部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理/副總經(jīng)理/ 部門負(fù)責(zé)人各部門XXXXX編制部門/使 用部門XXXXX文件編制單位/使用 單位編制單位管理者代表/部門負(fù) 責(zé)人流程轉(zhuǎn)接下一頁流程轉(zhuǎn)接上一頁【文件申請單】【體系文件目錄清單】【體系文件收發(fā)記錄】件廢止審總經(jīng)理/副總經(jīng)理相關(guān)單位/XXXXX【文件申請單】【體系文件收發(fā)記錄】廢止文件處理1/衡量指標(biāo)：1、發(fā)布使用的文件100麻審批2、文件更改時受控義件100%g改到位5.2文件控制工作流程標(biāo)準(zhǔn)序 號流程塊工作

6、內(nèi)谷或標(biāo)準(zhǔn)一文件需求各單位根據(jù)質(zhì)量管理和體系標(biāo)準(zhǔn)要求，確定所需的文件清單。二文件編寫/修訂文件編寫1-質(zhì)量手冊一一XXXXXg量主導(dǎo)編寫。2-程序文件一一根據(jù)質(zhì)量管理體系要求策劃，由管理者代表組織各 部門負(fù)責(zé)人編制二階程序文件；3-三階文件一一由各部門負(fù)責(zé)人組織編制各作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/作業(yè)辦法文 件、表單等三、四階文件。4、文件編寫格式：二階文件用標(biāo)準(zhǔn)格式，三、四階文件格式不限制。文件修訂1.文件運(yùn)行中，發(fā)現(xiàn)文件需要修訂時，由原文件編寫單位提出， 并填 寫【文件申請單】，對其作出相應(yīng)修訂；2、文件修訂一次其版本應(yīng)更人次，新版本從 1開始。三審核1.質(zhì)量手冊由副總經(jīng)理審核.2.體系的二階程序文件由各部門

7、負(fù)責(zé)人審核。3.體系的三、四階文件由編寫者的直接上級審核。四批準(zhǔn)1.質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.體系的二階程序文件由管理者代表批準(zhǔn)。3.各部門內(nèi)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法、表單，由編制單位的部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。外來文件接收文件歸檔管理1.對于體系方面的外來文件，如國家、國際標(biāo)準(zhǔn)等統(tǒng)一由職能部門接收，并轉(zhuǎn)發(fā)給XXXXXE登記、編號、分發(fā)，發(fā)放時加蓋“外來文件”印章。2.對于顧客提供的技術(shù)資料，按【技術(shù)文件管理程序】的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。3.對于非體系、非技術(shù)資料的外來文件，由各職能部門接收、登記、編號并歸檔管理。1.文件編號：質(zhì)量手冊的編號方法見“編號方法一”，程序文件的編號由XXXXXt編制程序文件時按編號方法二

8、統(tǒng)一編號。其它三階文件的編號由編制單位按編號方法三編寫。（技術(shù)資料的編號格式不包含在內(nèi)）。編制人員應(yīng)確保文件編號和發(fā)放號其唯一性。表單、記錄的編號辦法由編制單位按編號方法四編寫。編號方法一：質(zhì)量手冊的編號方法為:CMS_QM-D質(zhì)量手冊的版本號,從01開始，如：01、02等等。質(zhì)量手冊的名稱縮寫公司名稱的縮寫例如：CMSQM-026示這是第一次修改后的 Chinatool的品質(zhì)手冊。注：品質(zhì)手冊是中英文雙語版的。編號方法二：質(zhì)量管理體系程序文件的編號方法為:CMSD QP-口注：二階文件的版本從0開始，0版本為最新版本。該類別文件的流水號，從001開始，如001, 002等等文件類別號，QP這

9、質(zhì)量程序的英文縮寫中英文版本區(qū)分字母，E表示英文版本，C表示中文版本公司名稱縮寫例如：CMSEQP-00集示英文版的“文件控制”程序。編號方法三：三階管理性文件編號方法為：CMS WI1編制部門三階文件流水號，從001編起編制部門代號（各部門代號詳見下表）三階文件為各部門的工作指導(dǎo)性文件，英文縮寫。XXXXX 公司的英文縮寫各部門代號對照表:單位代號單位代號單位代號XXXXXP QA采購部PU設(shè)計部TD工程部PE注塑部IN工模部TM生產(chǎn)部PR人事行政部AD物流部LO例如：CMSWIPE-0038示：XXXX必司工程部內(nèi)部第三份工作指導(dǎo)性管理文件。編號方法四：質(zhì)量表單編號方法為：Document

10、: D（ 所有質(zhì)量記錄統(tǒng)一的流水號，從 D0001開始，如：D0001, D0002,D0003等等本公司質(zhì)量記錄的代號注：此表單編號放在表單的右下腳。質(zhì)量表單的版本號：Revision: I一-表單版本流水號，新版為N,修訂后從01開始，如：01, 02等等 指示版的符號注：此版本號放在表單的左下腳。質(zhì)量記錄編號（NO的編號）規(guī)則如下：nn - 門口 nn nn - 年份 月份日期 流水號 部門代號（詳見上面各部門代號對照表）2.編制單位將審批后的系統(tǒng)文件、程序文件、三階文件及各式表單的原稿及電子版一起報 XXXXX由XXXXXK統(tǒng)歹I帳管理。同時文 管人員要及時在公司體系文件系統(tǒng)上維護(hù)，確

11、保紙版文件與電子 版文件的統(tǒng)一性。3.編制單位不要在本部門留存未受控的原版文件， 以避免新舊版以及沒受控的文件誤用。4.各使用部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員，應(yīng)建立本部門的【有效文件目錄清 單】和相關(guān)收發(fā)記錄，負(fù)責(zé)受控文件的歸檔管理。5.各類質(zhì)量數(shù)據(jù)、記錄及表單的保存期限依據(jù)【記錄控制】程序的相 關(guān)作業(yè)內(nèi)容進(jìn)行管理。6.任何人均不得于正式文件上加以標(biāo)記、書寫或涂改任何文字、符號， 否則視為無效文件。7.相關(guān)部門設(shè)有專人管理，文件的管理納入內(nèi)部審核項目中，以確保 數(shù)據(jù)的正確使用。8.XXXXX文管人員在發(fā)放體系文件前必須要加蓋受控章，否則該文件被視為無效文件七文件發(fā)行1.XXXXX將審批后的體系一、二階文

12、件發(fā)放到體系所含蓋的所有部門 或單位，三、四階文件統(tǒng)一放到公共盤（只有下載權(quán)限）并發(fā)文件 和表單的目錄清單以供各部門需要時下載。2.發(fā)行文件時，XXXXXE列【體系文件收發(fā)記錄】，印適當(dāng)份數(shù)，在 紙質(zhì)文件每頁適當(dāng)位置加蓋受控章后發(fā)行,并請收文單位于【體系 文件收發(fā)記錄】上簽收（表單除外）。電子版本的文件，設(shè)定審批及 簽收人員的權(quán)限，自行打印的無受控章的文件為非受控文件 （除四 階文件外）。3.各單位若有發(fā)現(xiàn)文件份數(shù)不足需求、缺頁、破損、字跡模糊，應(yīng)填 寫【文件申請單】，向職能部門申請補(bǔ)發(fā)。4.當(dāng)文件、資料已經(jīng)丟失，持有人應(yīng)填寫【文件申請單】，向職能部 門、文件編制單位（或外來文件的職能管理部門

13、）申請補(bǔ)發(fā)。經(jīng)核 實無誤，職能部門則重新印制、發(fā)放并記錄。八文件宣貫執(zhí)行1、文件編制部門負(fù)責(zé)組織本文件的培訓(xùn)，同時做好相關(guān)學(xué)習(xí)或培訓(xùn) 記錄。2、各部門組織本單位員工學(xué)習(xí)相關(guān)的文件，并作好相關(guān)學(xué)習(xí)或培訓(xùn) 記錄。3、各單位按文件要求指導(dǎo)、執(zhí)行工作。九收集各使用單位意見編制單位負(fù)責(zé)收集各單位的反饋意見。十意見評審文件編制單位負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)參與文件意見的評審第一：應(yīng)該修改，則接第二款“文件修訂”第二：若不需修改則接第八款“文件宣貫執(zhí)行”。第三：應(yīng)該廢止，則接“文件廢止審批”。十一文件廢止審批1.質(zhì)量手冊的廢止由副總經(jīng)理審核.總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.體系二階文件的廢止各總門負(fù)責(zé)人會議審核，管理者代表批準(zhǔn)。3.各部門內(nèi)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/辦法的廢止由各部門開會審核。部門負(fù)責(zé)人批 準(zhǔn)。3.