關(guān)于檔案管理與企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)有效聯(lián)接之我見

1、關(guān)于檔案管理與企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)有效聯(lián)接之我見    摘 要檔案是一種文獻(xiàn)信息資源。在科技生產(chǎn)力和信息化網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)日趨發(fā)展的條件下，檔案信息在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與其他管理信息同樣發(fā)揮著效益轉(zhuǎn)換作用。本文談?wù)剻n案管理與企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的有效聯(lián)接。 關(guān)鍵詞檔案管理；企業(yè)信息；有效聯(lián)接 由于檔案管理與其他管理信息系統(tǒng)在企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)中各執(zhí)其政，相互分離，不相銜接的影響，極大阻礙著企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和檔案信息資源開發(fā)利用。因此，應(yīng)該依據(jù)國(guó)家頒行的檔案法規(guī)定，按照檔案信息的獨(dú)特性征和檔案管理的特殊功能，構(gòu)想和設(shè)計(jì)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主題，有利于檔案管理特殊功能和提高企業(yè)信息化程度的檔案管理

2、系統(tǒng)與其他信息管理系統(tǒng)有效聯(lián)接的綜合管理體系。 一、檔案是企業(yè)信息管理中的獨(dú)特特征 檔案在企業(yè)一切生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的歷史性記錄。在企業(yè)信息管理中具備三種區(qū)別與其他管理信息的獨(dú)特性征。 一是本源性特征。企業(yè)在一切歷史時(shí)期所從事的包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品開發(fā)、管理方略、科技應(yīng)用、市場(chǎng)銷售和經(jīng)濟(jì)效益的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，從開始階段就以檔案的形式予以真實(shí)、準(zhǔn)確和完整的記錄，并據(jù)其價(jià)值取向，據(jù)檔案集中管理原則，運(yùn)用傳統(tǒng)方式或現(xiàn)代方式，既手工操作和計(jì)算機(jī)操作方式進(jìn)行組卷歸檔、保存利用，成為不受時(shí)間與空間制約的跨時(shí)空的檔案信息資源，即可為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策、技術(shù)創(chuàng)新，產(chǎn)品開發(fā)提供依據(jù)，又可為企業(yè)久遠(yuǎn)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)方針方略

3、，技術(shù)開發(fā)和科研活動(dòng)提供歷史的本源性論證資料，也可做為企業(yè)內(nèi)、外部提供法律性信證的依據(jù)。 二是備忘性特征。在企業(yè)所進(jìn)行的分階段的科研項(xiàng)目、基建工程和產(chǎn)品換代的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，檔案以其備忘性特征記錄每個(gè)階段的始末及其運(yùn)行過(guò)程，使檔案成為運(yùn)行過(guò)程中的與該項(xiàng)活動(dòng)同步產(chǎn)生的一種產(chǎn)品。從檔案中可以了解該項(xiàng)目如何起步、展開和結(jié)束以及過(guò)程中出現(xiàn)的成功與失敗的原由所在，為下階段的開始提供研討決策的依據(jù)。而且，利用檔案管理技術(shù)所制作的文字的、數(shù)字的、聲像的、光盤的檔案，成為階段的全過(guò)程結(jié)束的重要標(biāo)準(zhǔn)。在某種程度上，檔案的銜接與完整程度完全可以反映計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量和效果。 三是優(yōu)選性特征。檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)中其他信

4、息管理系統(tǒng)具備著同樣的信息收集、處理、傳輸、存儲(chǔ)、開發(fā)和利用的基本功能，但檔案管理還具備一種區(qū)別與其他信息管理的篩選、優(yōu)選功能，把信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中具備長(zhǎng)期保存價(jià)值的重要信息形成檔案，組成長(zhǎng)期或永久保存案卷，實(shí)行集中，統(tǒng)一和規(guī)范保管，把企業(yè)信息資源的精華積聚一處，以備利用。 二、檔案管理在信息網(wǎng)絡(luò)中的特殊功能 在計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步應(yīng)用于檔案管理，逐步以應(yīng)用計(jì)算機(jī)操作為主題的現(xiàn)代式檔案管理替代以手工操作為方法的傳統(tǒng)式檔案管理的條件下，檔案管理在企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中具備三種區(qū)別于其他信息管理系統(tǒng)的特殊功能。 一是信息延伸功能。檔案管理除具備與其他信息管理系統(tǒng)同樣的網(wǎng)絡(luò)上的信息處理和交流功能外，還

5、具備信息延伸功能，即對(duì)網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)的重要信息，在利用公文登錄技術(shù)搞好檔案立卷、編目、檢索業(yè)務(wù)的同時(shí)，還可以將轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)的全文信息轉(zhuǎn)換成檔案信息庫(kù)，使檔案檢索實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)、文件級(jí)的二級(jí)提問，實(shí)現(xiàn)案卷、文件、全文的三級(jí)顯示，并可在保密控制下向利用者開放。同時(shí)，還可以產(chǎn)生檔案衍生品，諸如信息資源摘編、專題信息匯集、重要信息復(fù)制和史志參考資源等，以保證信息資源的有效開發(fā)利用。 二是業(yè)務(wù)規(guī)范功能。檔案管理部門是信息管理專業(yè)部門，其檔案信息的管理標(biāo)準(zhǔn)均是依據(jù)國(guó)家頒布的檔案法規(guī)定形成的，具有法定的權(quán)威性。因此，檔案管理進(jìn)入企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行時(shí)，完全可以運(yùn)用檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其他信息管理系統(tǒng)的管理行為，施加制

6、約和規(guī)范性的影響，使其從運(yùn)行起點(diǎn)上就與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一。諸如信息和數(shù)據(jù)庫(kù)、信息形成的標(biāo)準(zhǔn)格式和原始數(shù)據(jù)承取等，以保證檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能的銜接。 三是監(jiān)督指導(dǎo)功能。檔案管理系統(tǒng)在參與企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的信息流處理中，具備依法進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)的職權(quán)。諸如對(duì)重要管理信息的收集和處理進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)；監(jiān)督下屬檔案管理機(jī)構(gòu)、專業(yè)檔案形成部門在信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性上實(shí)施監(jiān)督；在安全保密上予以相應(yīng)的管理控制等，以提高信息綜合管理水平。 三、檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)有效聯(lián)接構(gòu)想 根據(jù)國(guó)家頒行的檔案法規(guī)定，應(yīng)該從檔案管理在信息網(wǎng)絡(luò)中所具有的獨(dú)特性征和功能著眼，從強(qiáng)化企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化建設(shè)著手，提出合理而適宜的有效聯(lián)接構(gòu)想

7、。 一是建立以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為要素的業(yè)務(wù)規(guī)范。檔案管理與信息管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，是二者能否有效聯(lián)接的關(guān)鍵。因此，在企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)各個(gè)管理信息子系統(tǒng)形成電子文件的軟硬環(huán)境和條件適應(yīng)的基礎(chǔ)上，運(yùn)用檔案管理技術(shù)原理和全面質(zhì)量管理技法，建立從信息資料收集整理到開發(fā)利用的具體通用的信息綜合管理業(yè)務(wù)規(guī)范。諸如信息獲取、加工、處理、傳閱、歸檔、復(fù)制、利用和安全保密的工作標(biāo)準(zhǔn)，以及信息形成部門工作制度；各子系統(tǒng)間信息交流、轉(zhuǎn)換、公布的實(shí)施辦法；統(tǒng)一各子系統(tǒng)信息庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)置、信息文件格式等，并納入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一管理考核，以規(guī)范化、制度化的信息管理標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，保證二者的有效聯(lián)接和運(yùn)行。 二是建立以檔案管理部門為

8、龍頭的指導(dǎo)系統(tǒng)。依據(jù)國(guó)家頒行的檔案法所賦予檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)職權(quán)，建立以企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，以檔案管理部門為主，以專業(yè)檔案管理人員為骨干的信息管理指導(dǎo)系統(tǒng)，對(duì)各個(gè)信息管理系統(tǒng)實(shí)行技術(shù)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，落實(shí)信息管理規(guī)范，并制定相應(yīng)的指導(dǎo)制度。諸如制定企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理信息負(fù)責(zé)制、檔案管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)范圍、專業(yè)管理人員崗位責(zé)任制，以及企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)接受指導(dǎo)制度；在信息網(wǎng)絡(luò)的子系統(tǒng)中建立信息管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)記錄、信息管理檢查考核反饋單，以及信息管理分析、考核、評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)罰制度等，以有效而適時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高二者聯(lián)接的質(zhì)量。 三是建立以信息開發(fā)利用為重點(diǎn)的監(jiān)督機(jī)制。在企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行中，由檔案管理部門行使依法

9、監(jiān)督職權(quán)，并依據(jù)檔案法規(guī)定，編制對(duì)重大信息開發(fā)利用進(jìn)行監(jiān)督的范圍和辦法。制定監(jiān)督工作責(zé)任制，以保證監(jiān)督機(jī)制的正常運(yùn)行。諸如對(duì)科技、工程、財(cái)務(wù)及其他專門檔案管理部門，實(shí)行操作規(guī)范上的監(jiān)督，以保證電子文件的原始性、本源性和不可更改性；對(duì)重要信息、檔案的密級(jí)確定、公開公布時(shí)機(jī)和條件進(jìn)行監(jiān)控，落實(shí)安全保密制度；適時(shí)介入科研成果鑒定、工程施工階段驗(yàn)收、設(shè)備開箱檢驗(yàn)和聲像制作過(guò)程，監(jiān)督資料收集和立卷歸檔的操作質(zhì)量等，以監(jiān)督職權(quán)的實(shí)施推進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化建設(shè)。 綜上所述，檔案信息是企業(yè)現(xiàn)實(shí)的，和今后任何時(shí)期的一項(xiàng)極具重要使用價(jià)值的信息資源，而將檔案管理技術(shù)引進(jìn)企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)加以應(yīng)用，是企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有把檔案管理置于企業(yè)信息管理的龍頭位置，不斷擴(kuò)展檔案管理在企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)中的