人事檔案管理信息化管理問題探析

1、人事檔案管理信息化管理問題探析    摘要：為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會中的重要作用，應(yīng)該積極地將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來，促進檔案的信息化管理。本文論述了信息化建設(shè)對人事檔案管理的作用，當前信息化建設(shè)存在的問題及其管理方法。 關(guān)鍵詞：人事檔案管理、信息化、建設(shè) 人事檔案管理工作是一項極為重要的工作，特別是由于當今社會高速發(fā)展，我們?nèi)耸聶n案管理工作提出了新的要求，人事檔案管理工作只有適應(yīng)新形勢要求，充分利用先進的管理技術(shù)和手段，發(fā)揮其應(yīng)用的最大效益，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)人事檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化，推進人事檔案現(xiàn)代化管理。 1.信息化建設(shè)

2、對人事檔案管理的作用 （1）促進信息資源利用最大化。 傳統(tǒng)的人事檔案管理都是以紙為載體，很容易就出現(xiàn)損壞或者遺失，不利于傳遞，也不利于攜帶。人事檔案管理信息化建設(shè)之后，各種人事信息資源都是以數(shù)字信號的形式出現(xiàn)，而不再是過去的實物形式，這樣一來，使得使用和傳輸?shù)男蚀蟠蠹涌?。而且人事檔案管理信息化還配備有功能齊全的諸多輔助軟件，可以實現(xiàn)人事資源共享，系統(tǒng)化地分析整理現(xiàn)有人事信息資源，為單位領(lǐng)導(dǎo)的人事決策提供更為科學的參考依據(jù)。 （2）提高工作效率。 眾所周知，人事檔案管理工作是較為繁瑣細致的，很多都是基于經(jīng)驗的重復(fù)勞動，需要占用大量的時間來進行管理。人事檔案信息系統(tǒng)可利用影像特性，將采集到的個人

3、信息和相片直觀清晰地呈現(xiàn)出來，同時能圖文并茂看到其自然狀況，以便檔案利用者全面了解和掌握所查對象的整體情況。人事檔案管理信息化能夠使人事檔案管理人員從日?，嵥榈氖聞?wù)中解脫出來，工作效率大幅度上升。 2.人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題 2.1軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不齊備 很多單位沒有專門的檔案館（室），人事檔案由組織或人事部門分管，經(jīng)費常常不能及時到位，即使到位也不能?？顚Ｓ茫@就造成所需的一些基礎(chǔ)設(shè)施不能配備齊全，給推進檔案信息化建設(shè)增加了難度。 2.2數(shù)據(jù)庫不能及時得到維護，信息量有限質(zhì)量不高 目前，對于人事檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)，很多部門都很熱衷系統(tǒng)建設(shè)，或是利用自身計算機專業(yè)優(yōu)勢研制開發(fā)，或是干部

4、人事部門自行開發(fā)，或是組織部門聘請計算機專家或信息中心聯(lián)合開發(fā)，而對于系統(tǒng)的后期數(shù)據(jù)庫的建立、維護，數(shù)據(jù)的準確性，全面性卻往往被忽視。導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫信息有限質(zhì)量低下，也嚴重影響了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準率，降低了人事檔案管理信息系統(tǒng)的使用率和可信度。 2.3人事檔案信息管理缺乏高素質(zhì)人員 現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，人事檔案信息化對管理人員的素質(zhì)要求更高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)和實踐操作等方面參差不齊，人事檔案管理的整體素質(zhì)普遍偏低，管理水平不高，人員隊伍的穩(wěn)定性差。缺乏檔案管理專業(yè)復(fù)合型人才的培養(yǎng)與培訓(xùn)，特別是，兼?zhèn)錂n案管理專業(yè)知識和計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)才能的人才更是

5、匱乏，遠遠不能滿足新形勢下的人事檔案信息化管理事業(yè)快速發(fā)展的需要。 3.人事檔案的信息化管理方法 3.1 完善人事檔案管理制度是信息化的基礎(chǔ) 在人事檔案管理中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時、準確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性

6、、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。 3.2 其次要增強檔案信息化管理的安全意識 信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。目前，有些單位在進行檔案信息化建設(shè)時，安全意識不強，會造成檔案信息的丟失和泄密，帶來很大的損失。因此在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀

7、念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。 3.3 建立完善的信息網(wǎng)絡(luò) 在競爭如此激烈的今天，網(wǎng)絡(luò)變得更受人們青睞，其原因是人們可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)去更快更好的組織和處理工作，并將工作做得更全面，更有效率。此外，網(wǎng)絡(luò)還可以為人們提供全方位的信息服務(wù)，例如說人事檔案的記載，由于存在人員復(fù)雜，時間跨度長短不一，數(shù)據(jù)錯誤等弊端，所以在進行信息化檔案管理之前，首先要建立一個完善的信息網(wǎng)絡(luò)，以保證信息的正確性與完整性，盡管這在實施過程中會比較困難，因為信息量大，需要的人員量也隨之增多，花費的時間更是不可估量，但其意義是十分重大的，它可以為檔案管理信息化奠定發(fā)展的基石，使之更快、更好的實現(xiàn)。 3.4 建立人事

8、檔案管理信息化的人才機制 實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)，信息化人才是關(guān)鍵。人事檔案管理信息化是一個不斷優(yōu)化的動態(tài)過程，高素質(zhì)檔案管理人員必不可少。在檔案管理信息化的建設(shè)過程中，需要既要有良好的職業(yè)素養(yǎng)、扎實的理論和科技知識，并具備較強的開拓創(chuàng)新意識、能夠全面了解和自覺貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標準，尤其需要能夠把深刻理解人事檔案管理的工作流程的綜合的、全面的高素質(zhì)人才。在日常的人事檔案信息管理過程中，能夠科學管理好、維護好本部門的局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)，推動應(yīng)用好系統(tǒng)的各項功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。 3.5檔案利用制度 1、查閱利用本館開放檔案、資

9、料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復(fù)印、傳真件）及委托查閱申請書。 2、查閱重要的或密級檔案，按檔案保密制度辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復(fù)印件代替原件利用。 3、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負責人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。 4、提供利用檔案時，按學校有關(guān)規(guī)定收費。 5、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關(guān)規(guī)定辦理。 4.結(jié)語 在信息時代，我們必須充分利用信息化的優(yōu)勢創(chuàng)新我們的服務(wù)手段。檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新是不可避免的趨勢，并且是一項龐大且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們不僅僅要進行管理設(shè)備的更新、管理機制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的變革；以人為本，不斷提高管理隊伍素質(zhì)，進而提高檔案信息的服務(wù)水平。改變了傳統(tǒng)的管理模式，使檔案與現(xiàn)代信息技術(shù)有機結(jié)合。（作者單位：湖北中醫(yī)藥高等?？茖W校 ） 參考文獻 1沈瀟.淺析檔案管理信息化管理探索J.管理探索，2007，4. 2