辦公室接待客人的禮儀知識

1、-范文最新推薦 -辦公室接待客人的禮儀知識接待是指個人或單位以主人的身份招待客人，以達到某種目的的社會交往方式。 下面是小編為大家搜集的辦公室接待客人的禮儀知識，供大家參考。外單位客人到本單位來訪，無論是辦事、求助，還是取經(jīng)、調(diào)研等，一般都是在辦公室進行。在辦公室里接待客人，有如下一套禮儀：早做準備，保持辦公室優(yōu)雅環(huán)境辦公室平時也應保持優(yōu)雅、整潔的環(huán)境。如有客人來訪，則更應保持較高水平的工作條件?？腿藖碓L， 一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息后，應告知有關(guān)部門早做準備，把辦公室收拾得干凈利落。窗戶要明亮，桌椅要整潔，東西要整齊有序，空氣要清新。冬季要溫暖，夏季要涼爽。茶水早備好，對

2、有的客人還可備些水果。總之，辦公室是領(lǐng)導的辦公場所，是本單位的門面，反映出接待人員的精神面貌和工作作風，代表著單位形象，必須認真布置。當然，也不必豪華闊氣。如果來客較多，或客人規(guī)格較高，來訪的目的又比較嚴肅，也可以在專門的會議室 ( 會客室 ) 接待。會議室 ( 會客室 ) 也應早做準備， 以迎客人。準備好有關(guān)材料1/17客人來訪前的準備工作，除了接待場合 ( 辦公室或會議室、會客室 ) 精心布置外，還有一項重要任務就是材料的準備。客人來訪，是參觀本單位某某部門，還是了解、考察某項工作 ?是商洽某方面的問題，還是研究相互合作事宜 ?務需心中有數(shù)。有關(guān)客人來訪的目的，一般對方早已提前告知，應根據(jù)

3、雙方商定的會談事宜，或客人的請求，讓有關(guān)人員早做準備。需要什么數(shù)字、情況、資料，事先提供出來，該打印的打印，該論證的論證，該先拿出初步意見的先統(tǒng)一內(nèi)部口徑。省得客人來后現(xiàn)找現(xiàn)查，或無法表態(tài)，顯得被動。工作人員禮貌接待客人到來，要抽調(diào)若干工作人員進行接待。接待的工作人員，有的是服務、禮儀接待，比如引導、倒茶倒水、留飯宴請的熱情招待等 ; 有的是工作需要接待，比如參加會談、介紹情況、參與商討等。無論負責哪方面的工作人員，都應衣著整潔，走動輕盈，儀態(tài)大方，待人彬彬有禮。風風火火，莽莽撞撞，衣帽不整，言談粗俗，是對客人的不禮貌，也會使本單位大失體面。在與客人會談過程中，無關(guān)人員應自動退避。至于禮儀、服

4、務人員，應定時敲門而進，倒茶續(xù)水，取換毛巾，進行熱情服務 ; 但服務不應影響主客雙方會談，要保持現(xiàn)場的安靜。服務完畢應輕輕退出。送客若客人辦事已畢要走，一定送別。辦公室相關(guān)人員也要隨之送行?？腿巳糇詡滠囕v，工作人員可早些通知司機 ( 或由客人方工作人員自行通知 ) 。若需本單位送回，需要早做車輛安排，勿使久等。-范文最新推薦 -可視情況，決定送至辦公室門口或單位大門口。送別時應說些客氣話：歡迎再來。歡迎常聯(lián)系。川接待不周，請多原諒等。接待工作是企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，接待工作水平高低能夠集中反映一個企業(yè)的整體形象， 能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時對于推動工作開展也具有十分重要的作用

5、。下面是小編為大家搜集的簡析秘書工作中的接待禮儀，供大家參考。一、 接待前的準備工作( 一)接待環(huán)境布置1 、環(huán)境布置接待環(huán)境應該清潔、整齊、明亮、美觀，沒有異味。前臺或會客室可擺放花束、綠色植物，表現(xiàn)出歡迎您的氣氛，會使對方產(chǎn)生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應該放在抽屜里固定的地方， 以便用時馬上能找到。2 、辦公用品準備(1) 前廳。應為客人準備座椅，讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應該線條簡潔、色彩明快。還應配有茶幾。(2) 會客室。桌椅應擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、污漬。墻上可掛與環(huán)境協(xié)調(diào)的畫。掛公司領(lǐng)導或國家領(lǐng)導的合影，或某次

6、成功的大型公關(guān)活3/17動的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規(guī)茶具為好。會客室應具良好照明及空調(diào)設(shè)備。要配備一部電話，復印機、傳真機等即便不放在會客室內(nèi)，也不要離得太遠。客人走后，要及時清理會客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關(guān)好門。否則，會使下一批客人感到不受重視。( 二)前臺值班在前臺值班室，當沒有客人時，秘書應做好：1 、布置接待室2 、了解上次活動安排3 、填寫公司職員出入登記表4 、填寫客人預約登記簿二、 接待的基本禮儀( 一) 接待客人的基本禮儀秘書接待客人時應該注意以下幾點：

7、1 、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來后到的原則接待每一個客人。2 、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。3 、接待客人時態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。4 、對于有預約的客人要迅速轉(zhuǎn)達他的要求，不讓客人等候。5 、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。-范文最新推薦 -6 、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。7 、要請客人填寫接待登記簿。8 、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。9 、在不了解對方身份時， 若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在， 而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。10 、陌生客人

8、來訪時，一定要注意聽清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹 ; 根據(jù)情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。( 二) 介紹的禮儀在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的態(tài)度要熱情得體、舉止大方，在整個介紹過程應面帶微笑。一般情況下，介紹時，雙方應當保持站立姿勢，相互熱情應答。1 、自我介紹在某種場合自我介紹對秘書來說非常必要。介紹的內(nèi)容以具體場合而定，公務場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務。2 、為他人作介紹當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應該被尊重。按禮賓順序應該是：向年長者引見年輕者，不論男女都是按這樣的順序作介紹 ; 向女士引見男士，向職位高的引見職

9、位低的人，同時連同雙方的單位、職稱一起簡單作介紹。在人數(shù)眾多的場合，如果其5/17中沒有職位、身份特殊的人在場，又是年齡相仿的人聚會，則可按照一定的次序一一介紹。 為他人作介紹時， 應簡潔清楚，不能含糊其辭。介紹時，還可簡要地提供一些情況，如雙方的職業(yè)、籍貫等等，便于不相識的兩人相互交談。 如果你是單獨介紹兩人相識， 應該事先了解一下他們彼此是否都有想認識對方的愿望，免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時， 不可用手指指指點點， 而應有禮貌地以手掌示意。在社交場合，國際通行的是女士優(yōu)先原則，即需要把男士介紹給女士。 被介紹者正確的做法應是：如果原本是坐著，此時應站起來，走上前去，在距離對方一

10、臂左右的距離站好，注視對方，面帶微笑，待介紹以后，握手或點頭致意。3 、被他人介紹( 三) 握手的禮儀1 、握手的姿式。一般地，握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態(tài)，表示平等而自然的關(guān)系，這是最穩(wěn)妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬，則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對方的手， 這通常是傲慢無禮的表示。 握手時應伸出右手，決不能伸左手與人相握。2 、握手的順序。在上下級之間，應先上級伸出手后，下級才能接握; 在長幼之間，應長輩先伸手后，晚輩才能接握; 在男女之間，應女方先伸手后，男方-范文最新推薦 -才能接握。3 、握手的力度也應注意。一般情況， 相互

11、間握下即可。如果是熱烈握手，可以使勁搖晃幾下，這是十分友好的表示4 、握手的時間通常以三至五秒為宜，除非關(guān)系親近的人可以長時間握手外，一般都是握一下即可。握手時應兩眼注視對方的眼睛，表示誠意。( 四) 交換名片1 、名片的內(nèi)容名片分公務名片和社交名片(1) 公務名片公務名片的主要內(nèi)容主要包括所在單位和部門、姓名、職務或職稱、地址、電話等聯(lián)絡(luò)方式。名片上數(shù)字不宜太多，名字在名片中應該是最大的幾個字， 頭銜不應太多。 名片顏色最好為白色， 顯樸素、大方。公務名片上一般不印私人電話號碼。若不介意私人時間被打擾則可以印。若他人名片上沒有私人電話號碼，則不必問對方。(2) 社交名片社交名片用于社交場合。

12、隨身攜帶的名片應放在名片盒或名片夾，不要直接放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存， 也是對自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣內(nèi)側(cè)口袋里或公文包內(nèi)。7/172 、交換名片禮儀(1) 遞名片時機初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告辭是遞交名片也是常見。 在談話時如果提及公司地址、聯(lián)系方式等內(nèi)容也可遞交名片。(3) 遞名片禮儀一般來說，應是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身份高者遞名片， 后者應在接到名片是回贈對方自己定的名片。遞交名片時應站起來 ( 在餐桌上就免了 ) ，以齊胸的高度遞上。 雙手拿著名片上方，讓名片上的字體正面朝向?qū)Ψ?，以便對?/p>

13、接過后就能馬上看清楚。如果對方也同時拿出名片，來訪者、男性、身份低者應使自己的名片低于對方的名片，以示尊敬。如果對方不止一人，應按職位從高到低或按位置從近到遠遞上。(4) 接名片禮儀當別人站起來遞名片時，你應該馬上站起來雙手接過。接收對方名片后，不可立馬放進口袋，而應看清楚對方姓名、身份。如果對方的名字中某個字認不準的話， 應恭維地向?qū)Ψ秸埥獭?拜讀完后要鄭重的把它放在桌上，注意不要把文件壓在上面。如果在會談，可把名片按對方座次擺在自己面前，便于名片與人對號，加深印象。如遇到自己名片正好用完， 無法回贈對方時， 可說明原因，表歉意，并手寫姓名、地址、聯(lián)絡(luò)方式送給對方。3 、名片保存與整理-范文

14、最新推薦 -事后把名片名片盒或名片夾，按一定次序把名片歸檔。三、日常接待要領(lǐng)( 一)迎接、招待客人接待客人要注意以下幾點。1 、客人要找的負責人不在時要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。2 、客人到來時我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待， 應該向客人提供飲料、 雜志，如果可能，應該時常為客人換飲料。3 、接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。(1) 在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。(2) 在樓梯的引導

15、方法。當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面， 客人在后面，上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全。(3) 在電梯的引導方法。9/17引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關(guān)閉電梯門，到達時，接待人員按開的鈕，讓客人先走出電梯。4 、客廳里的引導方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。 如客人錯坐下座，應請客人改坐上座( 一般靠近門的一方為下座) 。( 二) 恭送客人1 、幫助賓客確認所攜帶的行李物品，幫助賓客小心提送到車上。安放好行李后，向賓客作一下交代，并施禮感謝光臨和致告別語

16、，如祝您旅途愉快，歡迎下次再來 ! 、祝您一路平安，同時希望我們合作愉快! 等。2 、幫賓客關(guān)車門時，時間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會驚嚇客人， 太輕車門會關(guān)不上。 還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車門夾住。3 、車門關(guān)好后，不能馬上轉(zhuǎn)身就走，而應等賓客的車輛啟動時，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開后才能離開。( 三) 接待預約客人在最初的問候之后，客人會做自我介紹，說出要見之人姓名，秘書首先應確定是否有預約。( 四) 給上司擋駕1 、除個別極為特殊的情況外，上司在辦公室時應向其請示，不要憑自己個人判斷，將客人回絕，說上司不在。-范文最新推薦 -2 、即便是在拒絕對方時，也應該注意禮

17、儀，說話留有余地。( 五) 接待同時到訪的客人1 、堅持先來后到，一視同仁原則2 、可在接待先到客人的同時，微笑著請后到客人稍等。3 、請先到客人作登記，然后問候后到客人。4 、切記以貌取人( 六) 接待不速之客1 、首先問明對方來意，若對方不說，則應向其表明這是工作需要。2 、如來訪客人點名要與某人員會談， 就應立即與當事人聯(lián)系。 但是，聯(lián)系好之前，不應該給客人以肯定的答復。3 、不要當著客人的面就給當事人打電話， 免得當事人拒絕接見時不好找借口。要讓客人與秘書保持一定的距離， 是客人聽不清秘書講話。4 、要用委婉拒絕客人5 、盡量不要讓客人在前臺久留。( 七) 接待上門投訴的客人1 、把客

18、人帶到會見室，為客人創(chuàng)造一個良好的接待環(huán)境。2 、盡量滿足客人的情感需求和專業(yè)需求。( 八) 接待媒體記者1 、要熱情配合，為其提供方便。2 、對于所要報道的內(nèi)容要謹慎考慮，提供信息要實在。3 、沒有把握的事情不擅自決定。11/174 、要注意內(nèi)外有別，保守公司秘密。秘書工作中的接待禮儀涉及的內(nèi)容很廣泛，需要秘書掌握好接待工作的各個流程中的禮儀工作，靈活應變，不斷積累經(jīng)驗，提高職業(yè)素養(yǎng)。禮儀是人類為維系社會正常生活而要求人們共同遵守的最起碼的道德規(guī)范， 它是人們在長期共同生活和相互交往中逐漸形成，并且以風俗、習慣和傳統(tǒng)等方式固定下來。下面是小編為大家整理的關(guān)于辦公室秘書必備的接待禮儀常識，僅供

19、參考借鑒， 希望可以幫助到大家。迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。 給對方留下好的第一印象， 就為下一步深入接觸打下了基礎(chǔ)。迎接客人要有周密的布署，應注意以下事項。( 一) 對前來訪問、洽談業(yè)務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。( 二) 主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。 客人看到有人來迎接， 內(nèi)心必定感到

20、非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。-范文最新推薦 -( 三) 接到客人后，應首先問候一路辛苦了、歡迎您來到我們這個美麗的城市、歡迎您來到我們公司等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對方。注意送名片的禮儀：1 、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句請多關(guān)照。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：如果您方便的話，能否留張名片給我2 、作為接名片的人，雙手接過名片后，應仔細地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔( 四) 迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙

21、忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事( 五) 主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進房間，同時向客人介紹住處的服務、設(shè)施，將活動的計劃、日程安排交給客人， 并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。( 六) 將客人送到住地后，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿意， 比如客人參與活動的背景材料、當?shù)仫L土人情、有特點的自然景觀、特產(chǎn)、物價等?？紤]到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯(lián)系的時間、地點、方式等告訴客人二、接待禮儀接待客人要注意以下幾點13/17( 一) 客人要找的負責人不在時， 要明確告訴

22、對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去( 二) 客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間， 若客人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應該時常為客人換飲料( 三) 接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。1 、在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。2 、在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全3 、在電梯

23、的引導方法。 引導客人乘坐電梯時， 接待人員先進入電梯，等客人進入后關(guān)閉電梯門，到達時，接待人員按開的鈕，讓客人先走出電梯。4 、客廳里的引導方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座 ( 一般靠近門的一方為下座 ) 。( 四) 誠心誠意的奉茶。我國人民習慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規(guī)矩，遞茶也有許多講究。三、乘車禮儀-范文最新推薦 -( 一) 小轎車1 、小轎車的座位， 如有司機駕駛時， 以后排右側(cè)為首位， 左側(cè)次之，中間座位再次之，前坐右側(cè)殿后，前排中間為末席。2 、如果由主人親

24、自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左側(cè)再次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。3 、主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐后座，男士要服務于自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然后自己再上車。4 、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應邀友人坐前座，友人之婦坐后座，或讓友人夫婦都坐前座。5 、主人親自駕車，坐客只有一人，應坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車后， 在后面坐的客人應改坐前座， 此項禮節(jié)最易疏忽。6 、女士登車不要一只先踏入車內(nèi)，也不要爬進車里。需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進車里，雙膝一定保持合并的姿勢。( 二) 吉普車吉普車無論是