房地產(chǎn)公司行政后勤管理條例

1、行政后勤管理條例為規(guī)范和提高公司的行政效率和后勤資源使用效果，適應(yīng)公司發(fā)展的需要，特制定本規(guī)定。本規(guī)定未列明的事項，按照有相關(guān)行政權(quán)的機構(gòu)或職務(wù)的決策執(zhí)行。本制度適用于某某房地產(chǎn)開發(fā)有限責任公司，集團其它企業(yè)可以參照本制度執(zhí)行。本條例由行政后勤部負責管理和解釋。第一章會議及會議室管理第一條 總經(jīng)理辦公會：是由總經(jīng)理本人或委托人定期召開的工作例會一、參加人員為總經(jīng)理、行政總經(jīng)理、財務(wù)總經(jīng)理、項目總經(jīng)理及相關(guān)的 部門負責人。二、時間原則上定為每周五下午。三、例會由行政后勤部轉(zhuǎn)發(fā)通知，并安排時間、地點；參會人準備會議議 題。四、會議紀要由行政后勤部負責整理；并于次周一呈總經(jīng)理審閱后發(fā)放至 各有關(guān)部門

2、。第二條 部門例會：是由各部門負責人定期召開的工作例會。例會時間由各部門根據(jù)部門工作特點合理安排，原則為不影響日常工作的 正常進行。第三條部門聯(lián)席會議：是由總經(jīng)理或行政總經(jīng)理、 財務(wù)總經(jīng)理、項目總經(jīng)理發(fā)起召開的跨部門協(xié)調(diào)、協(xié)作專題會議。會議由行政后勤部轉(zhuǎn)發(fā)通知，并安排時間、地點。會議紀要由行政后勤部 負責整理；并于次周一呈總經(jīng)理審閱后發(fā)放至各有關(guān)部門。第四條會議室管理會議室由行政后勤部負責管理，各部門如因會議需要使用公司會議室，須 事先向行政后勤部登記申請，由行政后勤部統(tǒng)籌安排。第二章印章及介紹信的使用與管理第一條公司各類印章的管理單位為行政后勤部，公司所有印章須在行政后勤部辦理印模備案；第二

3、條公司印章、公司合同專用章由總經(jīng)理負責保管；第三條公司財務(wù)專用章及相關(guān)印鑒由財務(wù)總經(jīng)理負責，并按照財務(wù)安全管理要求指定經(jīng)總經(jīng)理核準的專人保管；第四條公司其它業(yè)務(wù)專用章由行政總經(jīng)理負責，并指定專人保管；第五條公司印章的使用，須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人核準，并在行政后勤 部備案登記；第六條 公司合同專用章的使用，首先必須按照合同審核流程完成審核 后，經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人核準，并在行政后勤部備案登記；第七條 公司財務(wù)專用章非財務(wù)專用的使用，須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人核 準；并在行政后勤部備案登記；第八條 公司其它業(yè)務(wù)專用章的使用， 須經(jīng)行政總經(jīng)理或其授權(quán)人核準； 并在行政后勤部備案登記；第九條 公司各類印章的刻制

4、，由需求部門提出申請，經(jīng)總經(jīng)理核準后 由行政后勤部統(tǒng)一辦理；第十條 公司各類印章的廢止或更換，由管理部門提出申請，經(jīng)總經(jīng)理 核準后由行政后勤部統(tǒng)一辦理，并按照法律程序要求由行政后勤部辦理公告申 明；第十一條 介紹信（含加蓋公司印章的便函）由行政后勤部統(tǒng)一登記備案 管理；第十二條 領(lǐng)用空白介紹信（含加蓋公司印章的空白便函）須經(jīng)分管領(lǐng)導 審核，總經(jīng)理核準；使用完畢返回公司 3 個工作日內(nèi)，到行政后勤部核銷，核 銷內(nèi)容包括：一、交回未使用介紹信（含加蓋公司印章的便函） ；已使用介紹信（含加蓋公司印章的便函）的使用登記；第三章保密管理第一條 公司保密管理范疇：財務(wù)憑證、會計賬簿、員工檔案、經(jīng)濟合同、

5、會議紀要、內(nèi)部管理制度、客戶資料及檔案、規(guī)劃方案及設(shè)計圖紙、內(nèi)部文件 等均屬公司保密管理范疇；第二條 公司保密分三級：秘密、機密、絕密；密級的劃分標準由行政總 經(jīng)理制訂，總經(jīng)理核準；第三條 凡劃分為保密管理的文件、資料，按照密級在文件、資料的第一 頁加蓋密級章；第四條 秘密級文件、資料的查閱須經(jīng)行政總經(jīng)理核準；借閱須經(jīng)總經(jīng)理 核準；第五條 機密及絕密級文件、資料的查閱須經(jīng)總經(jīng)理核準，不得借閱；第六條保密工作的管理單位為行政后勤部；并負責對員工進行保密培訓第四章行文、辦文規(guī)定第一條根據(jù)有利于工作、有利于歸檔、有利于保密的文秘工作原則，對 公司的行文工作程序和格式做統(tǒng)一要求，以便逐漸建立起規(guī)范化的

6、行文工作程 序。第二條行文規(guī)則不越級行文;二、呈報的公文應(yīng)一文一事；三、正式行文及簽署合同的均應(yīng)使用公司的全稱。第三條 行文格式與要求一、無論對外、對內(nèi)的行文要使用統(tǒng)一的文發(fā)紙和文件審批表；二、標題簡要明確，注明文件種類（發(fā)文、請示、合同審查及其他） ；三、抬頭（部門、稱呼、職務(wù)）要注明報送單位；第四條 行文、發(fā)文文號一、對外行文編號為：（字型為標宋，字號為四號） 某某文年度第 * 號二、內(nèi)部行文編號統(tǒng)一為： （字型為標宋，字號為小四號）某某（人）文年度字第 * 號某某（辦）文年度字第 * 號第五條 凡正式打印的文書，一律使用公司統(tǒng)一格式 。第六條 凡上報政府部門的文書、 其大標題使用標宋體，

7、 小標題使用黑體，正式使用仿宋體，其他文書可使用宋體、隸書和楷體。第七條 行文及發(fā)文程序一、對外行文由擬稿人擬稿、打印后，填寫文件審批單，交由行政后勤 部和各擬稿部門負責人核稿、登記、編號后，轉(zhuǎn)呈公司總經(jīng)理簽發(fā)，行政后勤 部存檔。二、以公司名義向公司內(nèi)部發(fā)通知、決定等內(nèi)部行文，由承辦部門擬文、 打印、核稿，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，由行政后勤部登記、編號發(fā)送。三、公司下屬部門向公司系統(tǒng)發(fā)出請示文件的內(nèi)部行文， 由承辦人以部 門名義擬文、打字、核稿，填寫“文件審批表”，經(jīng)部門負責人簽字同意后，交 行政后勤部登記編號轉(zhuǎn)送。經(jīng)總經(jīng)理審閱簽字后，行政后勤部根據(jù)批示意見下發(fā)到有關(guān)部門并存檔。四、部門之間備忘錄等內(nèi)

8、部行文，由承辦人擬稿、打印、核稿，經(jīng)部門 負責人簽字同意后，交行政后勤部登記，轉(zhuǎn)送有關(guān)部門和上級負責人并存檔。第八條收文辦理程序一、凡署名公司的函電，由行政后勤部拆封、登記，并按業(yè)務(wù)部門分揀， 轉(zhuǎn)送公司領(lǐng)導或有關(guān)部門。二、凡署名部門或個人的函電，由行政后勤部分發(fā)至部門或個人。第五章鑰匙管理為了保證公司各項工作的正常運行， 保障公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)快捷、暢通，加強鑰 匙的管理，特制定以下辦法：第一條 各部室、宿舍及辦公桌、柜等鑰匙原則上由行政后勤部統(tǒng)一配置, 任何員工無權(quán)私自配置，特殊情況需請示主管領(lǐng)導批準同意方可配置。第二條各部室、宿舍及辦公桌、柜等鑰匙由行政后勤部統(tǒng)一登記、 發(fā)放第三條 持鑰匙人持鑰

9、匙期間若出現(xiàn)丟失、失竊、機密走失等情況，由持鑰匙人負責。第四條會議室、小餐廳等公司公共場所的鑰匙由行政后勤部統(tǒng)一保管，各部、室如有需要，需向主管領(lǐng)導申請，獲準方可登記借用。第五條 各部室、宿舍鑰匙行政后勤部均有備份、留存，以備急用。第六條行政后勤部指定有高度的責任心，具備良好的思想品德的專人管理鑰匙；并有權(quán)對公司員工的鑰匙管理情況做不定期檢查。第六章計算機及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定第一條計算機及網(wǎng)絡(luò)管理實施專人負責制，每臺計算機由專人來負責。第二條計算機的負責人定期對機器進行擦拭，確保熒光屏與機箱無灰塵。第三條 未經(jīng)過主管領(lǐng)導同意，不可以向計算機亂安裝軟件，未經(jīng)計算機負責人同意不許使用他人計算機。第四條

10、計算機共享資源不許亂改亂刪，要正確對計算機進行操作。第五條 在不使用計算機時要關(guān)閉主機和顯示器，斷開電源，做到人走機珅¥器關(guān)。第六條 個人不許私自將計算機機箱拆開，如私自拆開機箱出現(xiàn)的后果由本人負責。第七條 計算機出現(xiàn)故障應(yīng)及時找管理員，修理計算機時計算機負責人要 在場，修理完計算機要填寫計算機維修單。第八條 如果計算機需要安裝軟件時，計算機負責人要填寫申請安裝軟件單，經(jīng)主管領(lǐng)導同意并簽字后找計算機管理員安裝所需要的軟件。第九條 在操作計算機遇到問題的時候要找管理員，以免造成不必要的故障。第十條 計算機負責人對計算機要保管好，如有人為損壞按原價賠償。第十一條 每月由管理員對計算機進行

11、系統(tǒng)測試，測試每臺計算機的性能。第十二條 每月由管理員對計算機軟件使用情況進行檢查一次， 測試軟件能否正常運行。第十三條 每周由管理員對計算機的衛(wèi)生情況進行一次檢查， 看計算機上有無灰塵。第十四條 每月由管理員檢查一次計算機的配件，如發(fā)現(xiàn)丟失按原價賠償，如果發(fā)生人為損壞視情節(jié)輕重予以 20% 60%處罰。第七章 檔案管理第一條檔案管理工作的管理單位為行政后勤部；第二條公司設(shè)立四個檔案管理點，分管公司各類文件、資料檔案；工程技術(shù)部負責工程建設(shè)過程所需各類文件、資料及制度的建檔及管理；人力資源 部負責公司所有人員及制度的建檔及管理；財務(wù)部負責所有財務(wù)文件、資料及 制度的建檔及管理；行政后勤部負責其

12、他文件、資料及制度的建檔及管理，同 時負責其他部門移交檔案的管理；第三條 當文件、資料在歸屬管理上出現(xiàn)分歧時，由行政總經(jīng)理裁定；第四條 各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置；由行政 后勤部定期歸檔統(tǒng)一處理第五條 行政后勤部有權(quán)隨時抽查或檢查各檔案點的檔案管理情況；并有權(quán)出具檔案管理整改意見提交總經(jīng)理辦公會；第六條 各檔案管理點的管理細則，由行政后勤部會同各檔案管理點的管 理部門制訂，經(jīng)行政總經(jīng)理批準后實施。第八章書籍、刊物借閱流通管理第一條 凡在行政后勤部借閱書籍、刊物的人員，都需履行登記手續(xù)。第二條 借閱期為一周，若因需要不能按期歸還者，需辦理續(xù)借手續(xù)。第三條 借閱者因事離開公司

13、、出差或外出之前，應(yīng)將所借書籍歸還行政 后勤，以利流通周轉(zhuǎn)，否則過時按超期處理第四條 超過期限收取超期費，每本 0.50元/ 日第五條 借閱書籍應(yīng)當面檢查， 如發(fā)現(xiàn)缺頁、 污損等請及時向管理人員說 明，由負責借閱人員加蓋印記，否則，還書時，如發(fā)現(xiàn)損壞、缺頁、裁剪等應(yīng) 由借書人負責。第六條 丟失書籍按原價 23 倍賠償。能購得原書籍的盡可能用新書賠 還。丟失成套書中一冊或數(shù)冊的需按全套書價格賠償。罰款交納手續(xù)限在半個 月內(nèi)辦完，若催罰無效，通知財務(wù)部從下月工資中扣除。第七條 借閱者在借閱過程中需切實愛護書籍， 不得撕毀、亂涂亂畫、 裁 剪書籍，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，處以罰款，每本 510 元直至原價。第八條

14、 書刊管理機構(gòu)為行政后勤部并指定專人負責。第九章 通訊器材使用及管理第一條 手機及 BP 機為提高工作效率，保證公司高級管理人員及個別重要崗位上的員工與公司 總部聯(lián)絡(luò)暢通，公司將根據(jù)工作需要為高層管理人員或個別重要崗位上的員工配 備手機及 BP 機。第二條 手機的配備根據(jù)工作需要， 手機將配備到公司下屬各部部門經(jīng)理一級。 如確有特別項目 需要，可以給某些崗位上的個別人員破例配備手機， 但需要由部門負責人填寫申 請報告交行政后勤部， 由行政后勤部上報到總經(jīng)理批準。 當項目結(jié)束或人員調(diào)離 項目后，手機應(yīng)立即交回行政后勤部。第三條 BP 機的配備如有個人無條件解決又確有工作需要者， BP 機可配備到

15、主管崗位。如個別 人員因崗位需要配備 BP 機，各部門須填寫申請報告交行政后勤部，由行政后勤 部送至該部門負責人簽字后，并在總經(jīng)理辦公會上通報。第四條 配備手機和 BP 機的手續(xù)凡持有公司配備的手機、 BP 機者，需與行政后勤部辦理借用手續(xù)，當持有 者的職務(wù)或工作性質(zhì)發(fā)生變化時，需將手機、 BP 機交回行政后勤部。第五條 手機和 BP 機的使用凡持有公司配備的手機、BP機者，應(yīng)使其通訊器材自6:3022:00保持開通 狀態(tài)，有義務(wù)隨時回復公司的傳呼或電話。 個別重要崗位的人員將根據(jù)工作需要 由行政后勤部通知全天 24 小時開機。第六條 通訊器材的保管及修理一、所有持有公司配備的通訊器材者，都有

16、責任義務(wù)對其妥善保管、愛護，嚴禁將通訊器材轉(zhuǎn)借他人使用，如違反規(guī)定，公司將酌情處置。二、當通訊器材在使用中受到損害，持有人應(yīng)立即報告行政后勤部，由行 政后勤部統(tǒng)一負責修理，并視具體責任原因而決定當事人是否需要承擔責任三、凡有遺失通訊器材的現(xiàn)象發(fā)生，由責任者個人負責按實價酌情賠償。第七條 電話管理公司各部門配備的辦公電話及配備到個人的手機只能因公使用， 公司的辦公 電話實行 IC 卡管理，每月由行政后勤部對員工的電話費額匯總，員工通話時應(yīng) 言簡意賅、厲行節(jié)約， IC 卡各自保管，遺失照價賠償并申請補辦。打國內(nèi)電話 需經(jīng)過部門負責人的批準同意， 在指定的電話機通話后在行政后勤部長途電話登 記簿上登

17、記，并注明通話性質(zhì)（因公因私） 。行政總經(jīng)理、財務(wù)總經(jīng)理、項目 總經(jīng)理及以上級別崗位人員因工作特點不受此限制。 國內(nèi)長話登記簿由行政后勤 部專人管理。第八條 通訊費用的管理行政后勤部每月對所有的電話賬單、 長途電話登記簿做出監(jiān)督、檢查、匯總 并及時上報。 對不正常的電話費用的出現(xiàn)， 行政后勤部將有權(quán)責令當事人做出解 釋，并視具體情況令當事人承擔電話費用。公司批準和配備的因公使用的手機，手機費每月定額為200 元，超過 200元時報銷 200元，多余話費自理；不足 200 元時，按收據(jù)上實際話費報銷。公司批準和配備的因公使用的 BP機，BP機費每年由行政后勤部統(tǒng)一匯總、繳納。第十章 辦公用品的管

18、理第一條 公司日常辦公用品由各部門員工按月提出計劃，填寫辦公用品 申領(lǐng)單，由部門負責人簽字后，送行政后勤部，由行政后勤部統(tǒng)籌購買，無計 劃的一律不發(fā)放。各部門計劃應(yīng)于每月前 10 天報行政后勤部并于每月 5號發(fā)放第二條 原則上日常用品每月發(fā)放一次。領(lǐng)用辦公用品的地點為行政后 勤部。第三條 各部門所報計劃要本著實際需要嚴格控制，如有浪費現(xiàn)象，行 政后勤部有權(quán)進行刪減。第四條 行政后勤部建立公司辦公用品購置、使用檔案，凡屬公司購置 的辦公用品均應(yīng)登記入冊，同時注明領(lǐng)用情況。此項工作由行政后勤部指定專 人負責。第五條 公司辦公用品由行政后勤部統(tǒng)一購置，日常辦公用品有一定的 庫存，對專業(yè)辦公用品零庫存

19、。部門因特殊情況需要自行購置時，需經(jīng)行政后 勤部批準，并按規(guī)定進行登記。第六條 分配至各部門使用的辦公用品要專人管理，不得無故缺損，任 何部門不得擅自與其他部門調(diào)換。第七條 辦公用品中耐用品的發(fā)放，除首次領(lǐng)取外，應(yīng)以舊換新。第八條 個人使用的辦公桌、椅、柜、計算器等辦公用具由個人保管使 用，人員調(diào)動時，由行政后勤部負責清點收回并做好回收、分配、增減登記第九條 各部門閑置的辦公用品，應(yīng)上交行政后勤部統(tǒng)一保管。第十條 辦公用品（價格在 20 元以上的）正常使用發(fā)生的損壞時，要及 時的向行政后勤部報告，由行政后勤部安排修理，如不報告或擅自將損壞的辦 公用品丟棄，使用者個人按非正常使用損壞照價賠償。第

20、十一條 公司對辦公用品的使用情況，實行年內(nèi)不定期檢查，年末普查 的檢查制度，檢查工作由行政后勤部負責。第十一章 禮品管理第一條 禮品的收受及較貴重的禮品的發(fā)送均由行政后勤部統(tǒng)一管理。第二條 凡因工作關(guān)系個人或部門收到的禮品， 應(yīng)將所收禮品上交行政后 勤部，由行政后勤部辦理登記，由公司對禮品進行統(tǒng)一支配。第三條 凡因工作關(guān)系要送出的較貴重的禮品（ 1000元以上），需經(jīng)總經(jīng) 理批準，公司統(tǒng)一調(diào)配或購買后，交行政后勤部辦理領(lǐng)用手續(xù)。第十二章 機動車使用管理第一條 為了對公司的機動車輛實行統(tǒng)一管理，加強對機動動車輛的使 用管理，特制定本規(guī)定。第二條 因業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，公司車輛可階段性的配備給公司的下

21、屬各 部門，配備的車輛由部門負責人負責調(diào)派。第三條 遇有公司的重要活動，行政后勤部可無條件地調(diào)用配備給部門用的車輛第四條 某些部門因業(yè)務(wù)需要，出現(xiàn)突發(fā)性用車情況，行政后勤部可在 部門間局部協(xié)調(diào)調(diào)配車輛，各部門應(yīng)以公司利益為重，互相配合。第五條 任何部門和個人不能利用工作之便，公車私用。第六條 司機未經(jīng)公司行政后勤部批準不得將機動車私自開回家，否則 發(fā)生車輛被盜或損壞，造成經(jīng)濟損失由司機承擔。第七條 為確保公司人員及車輛的安全，公司要求各部門使用車輛一定 要由專職司機駕駛；對于一切由非專職司機（包括部長及所有員工）駕駛的公 司車輛所發(fā)生的交通事故，其經(jīng)濟損失及人身安全責任均由專職司機承擔。第八條

22、 發(fā)生公司車輛被盜事件，追究直接責任人的責任。第九條 直接責任人的定義為：車輛停放在公司辦公樓前，直接責任人 為駕駛員和公司行政負責人；車輛停放在其他地點，直接責任人為駕駛員。第十三章交通安全和駕駛員的管理第一條 行政后勤部要定期的組織司機進行交通安全宣傳教育，讓司機 們建立安全行車意識，自覺的遵守交通法，牢記駕駛員的行車規(guī)范，杜絕“十 二種嚴重違章行為”，不發(fā)生任何事故。第二條 加強對車輛的管理，保證車輛的完好狀態(tài)，做好車輛的換季保 養(yǎng)，為每輛車建立保養(yǎng)檔案，司機班每月公布油耗、維修費。第三條事故性質(zhì)的劃分一. 造成責任事故損失費在二. 造成責任事故損失費在 三造成責任事故損失費在 四造成責任事故損失費在第四條 處罰1000元3000元為一般事故;3000元6000元為大事故；6000元9000元為重大事故;9000元以上的為惡性事故；一. 司機凡因違章、違紀受處罰，罰款單不得報銷。二. 凡有一般事故、大事故、重大事故、惡性事故的責任司機取消當年的安全獎和評選年度先進的資格。三. 機動車駕駛員責任事故處罰標準事故性質(zhì)賠償經(jīng)濟損失一般事故5% 20%大事故5% 20%重大事故5% 20%惡性事故5% 20%第五條非司機開車、司機