支招CIO：制訂項(xiàng)目應(yīng)急計(jì)劃_工程管理

1、支招CIO：制訂項(xiàng)目應(yīng)急計(jì)劃犯錯(cuò)無(wú)可避開(kāi)，失敗則不然;你可以彌補(bǔ)錯(cuò)誤，但無(wú)法彌補(bǔ)失敗。這是聞名項(xiàng)目管理大師Jerry Madden退休后留下的項(xiàng)目管理至理名言。這也是筆者管理信息化項(xiàng)目的行為準(zhǔn)則。作為一個(gè)合格的CIO，應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)為那些高風(fēng)險(xiǎn)的方案或是任務(wù)預(yù)備應(yīng)急預(yù)案和備選方案。在信息化項(xiàng)目管理中消失的任何問(wèn)題都可以準(zhǔn)時(shí)解決，所以CIO的應(yīng)急方案肯定要預(yù)備的很充分、很使用。假如CIO做不到這一點(diǎn)，那么CIO就可以換人了。下面可是有許多人在虎視眈眈的盯著你這個(gè)位置。CIO假如不能夠?yàn)轫?xiàng)目制訂合理的、充分的應(yīng)急方案，那么CIO很有可能位置不保。那么CIO該如何在制作項(xiàng)目應(yīng)急方案的時(shí)候，該留意些什么呢?

2、筆者對(duì)此有以下幾個(gè)建議，可供大家參考。一、應(yīng)急方案應(yīng)當(dāng)先取得別人的認(rèn)同如企業(yè)實(shí)施某個(gè)信息化項(xiàng)目，需要對(duì)無(wú)聊定義編碼原則。CIO把這個(gè)任務(wù)交給了研發(fā)部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)，讓他們?cè)谌熘畠?nèi)制訂出一個(gè)物料編碼原則。此時(shí)CIO就需要考慮，假如他們?cè)谌熘畠?nèi)交不出成果來(lái)，該怎么辦呢?此時(shí)，筆者認(rèn)為CIO應(yīng)當(dāng)先依據(jù)自己以前的工作閱歷結(jié)合公司的實(shí)際產(chǎn)品，預(yù)先想好一套編碼規(guī)章。然后先跟總經(jīng)理或者其他有這方面專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)的人爭(zhēng)論一下。特殊是這套編碼規(guī)章的應(yīng)急方案要得到總經(jīng)等高層管理人員的認(rèn)同。假如研發(fā)部門(mén)在三天之內(nèi)拿出了一套合理的、大家都認(rèn)可的編碼規(guī)章，那么CIO預(yù)備的這套編碼原則也就沒(méi)有用的。但是假如他們沒(méi)有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)

3、提交編碼規(guī)章，則CIO就可以拿出這個(gè)應(yīng)急的編碼原則，要求各個(gè)部門(mén)根據(jù)這個(gè)編碼原則來(lái)執(zhí)行。這主要是為了保障項(xiàng)目的進(jìn)度。假如項(xiàng)目由于這個(gè)部門(mén)沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)完成相關(guān)的工作而耽擱下來(lái)的話，對(duì)于企業(yè)的損失會(huì)比較大。為此，應(yīng)急方案應(yīng)當(dāng)預(yù)先得到管理者的認(rèn)同。只有如此，在真的需要啟動(dòng)應(yīng)急方案的時(shí)候，才可以切實(shí)的運(yùn)作起來(lái)。假如沒(méi)有他們的支持，那么這個(gè)應(yīng)急方案即時(shí)很合理，但是假如其他員工由于種種緣由不買(mǎi)賬的話，這個(gè)應(yīng)急方案就猶如一紙空文，沒(méi)有多少實(shí)際的價(jià)值。故筆者在日常工作中，制定完應(yīng)急方案后，總會(huì)找人去確認(rèn)這個(gè)方案的合理性。然后會(huì)找總經(jīng)理等高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn)。如可以先做好企業(yè)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書(shū)，讓他們簽字畫(huà)押。然后等到需要遇到

4、這個(gè)應(yīng)急方案的時(shí)候，就可以立刻拿出來(lái)用了。二、應(yīng)急方案貴在精，而不在多對(duì)于應(yīng)急方案來(lái)說(shuō)，貴在精而不在多。如以上這個(gè)編碼原則這個(gè)方案來(lái)說(shuō)，CIO不用預(yù)備多種編碼原則。CIO只需要考慮企業(yè)的物料性質(zhì)、產(chǎn)品種類(lèi)、系統(tǒng)支持等因素，然后設(shè)計(jì)出一套到兩套質(zhì)量高的編碼原則即可。也就是說(shuō)，CIO不能夠以為這個(gè)方案只是用來(lái)應(yīng)急的，是否用的到還是另外一回事情。就忽視了應(yīng)急方案的質(zhì)量了。首先應(yīng)急方案精體現(xiàn)在符合企業(yè)的實(shí)際狀況。就拿物料編碼規(guī)章來(lái)說(shuō)，不同企業(yè)物料性質(zhì)、物料種類(lèi)、物料數(shù)量不同，編碼原則也確定不同。為此CIO在編制編碼原則應(yīng)急方案的時(shí)候，可以參考其他公司的編碼原則，特殊是同行業(yè)的編碼規(guī)章。但是不能夠照搬全

5、抄。在編碼原則應(yīng)急方案編制中，要能夠結(jié)合企業(yè)自身的特點(diǎn)。如物料比較多，則可以對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行大中小類(lèi)的劃分等等。也就是說(shuō)，在制定應(yīng)急方案之前，CIO有必要先去考察一下企業(yè)當(dāng)前的狀況。只有了解企業(yè)實(shí)際狀況時(shí)，CIO才能夠?qū)ΠY下藥，制定出合理的應(yīng)急方案。應(yīng)急方案絕不是照抄其他企業(yè)的方案。其次，應(yīng)急方案不用太多，一般一個(gè)即可。假如CIO實(shí)在沒(méi)有把握的話，那么也可以設(shè)置兩個(gè)應(yīng)急方案。通常狀況下，最多不要超過(guò)兩個(gè)。由于有時(shí)候人就比較犯賤。當(dāng)有的選擇的時(shí)候，他們就會(huì)比較，就會(huì)挑三揀四。一會(huì)兒說(shuō)這個(gè)不好，一會(huì)兒說(shuō)那個(gè)不好。最終可能多個(gè)應(yīng)急方案都會(huì)被他們推翻。相反，假如應(yīng)急方案只有一個(gè)的話，他們沒(méi)有挑了，那么他們就

6、會(huì)被動(dòng)的接受。所以應(yīng)急方案原來(lái)就是為了應(yīng)急用的，不用給企業(yè)員工太多的選擇。選擇多了，反而用戶會(huì)遲疑不決。故應(yīng)急方案貴在于精，而不在于多。CIO在預(yù)備應(yīng)急方案的時(shí)候，通常狀況下一個(gè)已足矣。第三，應(yīng)急方案應(yīng)當(dāng)隨著實(shí)際狀況而變更。當(dāng)CIO制定好應(yīng)急方案后，仍舊要關(guān)注項(xiàng)目的進(jìn)度。然后隨著項(xiàng)目的進(jìn)度而調(diào)整應(yīng)急方案的內(nèi)容。如就以這個(gè)編碼原則為例。CIO在制定編碼原則的應(yīng)急方案之后，并不是說(shuō)他可以高枕無(wú)憂了，反正他們假如按時(shí)沒(méi)有完成任務(wù)的話，就可以根據(jù)這個(gè)應(yīng)急方案來(lái)。就放棄對(duì)項(xiàng)目的追蹤了。與此相反，CIO應(yīng)當(dāng)追蹤這個(gè)編碼原則制定的過(guò)程。由于在這個(gè)過(guò)程中，大家會(huì)相互爭(zhēng)論該如何制定編碼原則;通過(guò)觀點(diǎn)的碰撞，用戶

7、會(huì)提出一些編碼原則制訂中常見(jiàn)的錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)避開(kāi)的誤區(qū)等等。CIO通過(guò)追蹤編碼原則制訂的過(guò)程，也可以了解這些信息。如此的話，CIO就 可以看看自己的應(yīng)急方案有沒(méi)有這些明顯的錯(cuò)誤。假如有的話，要準(zhǔn)時(shí)的調(diào)整過(guò)來(lái)。只有如此，這個(gè)應(yīng)急方案才會(huì)漸漸完善起來(lái)。才會(huì)達(dá)到精的要求。三、應(yīng)急方案也需要細(xì)化在項(xiàng)目管理中，給員工安排工作時(shí)要細(xì)化。如要讓每個(gè)員工拿到他們的任務(wù)時(shí)都知道自己該干些什么。而在做應(yīng)急方案時(shí)也需要細(xì)化。至少要跟某項(xiàng)工作或者某個(gè)任務(wù)對(duì)應(yīng)。太過(guò)于籠統(tǒng)的應(yīng)急方案，就猶如很大的任務(wù)一樣，缺乏實(shí)際的可行性。如某個(gè)CIO做過(guò)一個(gè)應(yīng)急方案，內(nèi)容是假如在兩個(gè)星期之內(nèi)沒(méi)有整理好產(chǎn)品基本資料，就導(dǎo)入以前手工的基本資料

8、?這個(gè)應(yīng)急方案看起來(lái)很不錯(cuò)，但是內(nèi)容卻很空，缺乏執(zhí)行的可能性。一方面，在數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，強(qiáng)調(diào)的是規(guī)范化。而手工填寫(xiě)的基本資料，準(zhǔn)時(shí)采納了Excel等辦公軟件，其數(shù)據(jù)的規(guī)劃化要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到數(shù)據(jù)庫(kù)所規(guī)定的要求。如有些數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)定是必需填寫(xiě)的，但是以前的資料可能有些數(shù)據(jù)漏填。這種狀況下，這個(gè)數(shù)據(jù)是無(wú)法導(dǎo)入到信息化管理軟件中的。再如數(shù)據(jù)庫(kù)中會(huì)對(duì)重復(fù)記錄進(jìn)行掌握，如產(chǎn)品信息不能夠重復(fù)等等。但是在以前的信息庫(kù)中，由于沒(méi)有對(duì)此進(jìn)行強(qiáng)制掌握，而都是靠手工管理。故難免會(huì)存在一些重復(fù)的記錄。把這些記錄導(dǎo)入到信息化管理系統(tǒng)中，沒(méi)有多少實(shí)際的利益。二是基礎(chǔ)資料的整理包括好幾部分內(nèi)容，需要對(duì)現(xiàn)有的基本資料進(jìn)行比較大

9、的調(diào)整。如需要編制編碼規(guī)章等等。故這么大的一個(gè)應(yīng)急方案可執(zhí)行性太差。為此要把應(yīng)急方案也細(xì)化。如在產(chǎn)品基本資料整理這一塊，CIO可能會(huì)把這項(xiàng)工作分解為物料編碼編制、產(chǎn)品信息格式定義、產(chǎn)品基本信息整理、產(chǎn)品基本信息核對(duì)、產(chǎn)品信息導(dǎo)入、系統(tǒng)核對(duì)等幾個(gè)任務(wù)，然后交由對(duì)應(yīng)的員工去完成。那么在制定應(yīng)急方案的時(shí)候，也需要這么細(xì)分。如對(duì)于產(chǎn)品信息格式的定義，假如在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)員工不能給出一個(gè)大家認(rèn)可的格式，那么就可以采納系統(tǒng)默認(rèn)的格式等等。如在產(chǎn)品信息導(dǎo)入的過(guò)程中，假如不能夠通過(guò)導(dǎo)入工具導(dǎo)入系統(tǒng)的話，那么CIO就需要設(shè)計(jì)一個(gè)應(yīng)急方案，即員工手工錄入系統(tǒng)的方案。此時(shí)最好先支配好人員分工、系統(tǒng)配置等等。假如真的無(wú)

10、法成批導(dǎo)入系統(tǒng)，那么只好員工手工輸入了。為了提高輸入的效率，CIO先要為員工配置好系統(tǒng)。那么當(dāng)需要手工輸入的時(shí)候，員工可以立刻著手做。而不是CIO先給他們安裝系統(tǒng)再輸入。反正信息化管理系統(tǒng)遲早要安裝的，那么還不如先給他們裝好，以備后面的不時(shí)之需。所以說(shuō)，筆者認(rèn)為CIO在制定應(yīng)急方案的時(shí)候，也要細(xì)分。要讓員工一看到這個(gè)方案就知道該如何處理。只有細(xì)分的應(yīng)急方案，其執(zhí)行性才能夠得到保障。不過(guò)細(xì)分的應(yīng)急方案也可能會(huì)導(dǎo)致工作量的增加。為此，這個(gè)細(xì)分也要把握一個(gè)度。為此筆者認(rèn)為，要依據(jù)任務(wù)的重要性來(lái)選擇細(xì)分的級(jí)別。如上面這個(gè)產(chǎn)品基本信息這項(xiàng)工作，他特別的重要。三分系統(tǒng)、七分實(shí)施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)?？梢?jiàn)基本數(shù)據(jù)的整理對(duì)于信息化項(xiàng)目的