溝通與信息管理

1、工程項(xiàng)目管理課程教案首頁(yè)學(xué)生專業(yè)管理學(xué)院 工程管理專業(yè)學(xué)時(shí)數(shù)溝通與信息管理 共4學(xué)時(shí)1工程項(xiàng)目溝通管理 2學(xué)時(shí) 2工程項(xiàng)目信息管理 2學(xué)時(shí)教學(xué)目的通過本部分的學(xué)習(xí)，達(dá)到如下目的：1掌握溝通的概念，熟悉項(xiàng)目中幾種重要溝通方式；2掌握項(xiàng)目沖突管理和溝通方式；3掌握項(xiàng)目手冊(cè)的內(nèi)容及其編制。4熟悉項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及建立過程；5掌握工程項(xiàng)目文檔管理方法。6了解信息技術(shù)在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用情況；7熟悉項(xiàng)目管理中應(yīng)用軟件的主要功能。教學(xué)內(nèi)容1 協(xié)調(diào)與溝通的途徑2 工程項(xiàng)目中幾種重要的溝通方式3 項(xiàng)目手冊(cè)的內(nèi)容 4 工程項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)5 工程項(xiàng)目文檔管理6 計(jì)算機(jī)在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用7 信息技術(shù)在工程項(xiàng)

2、目管理中應(yīng)用情況8 信息技術(shù)對(duì)工程項(xiàng)目管理的影響9 我國(guó)工程項(xiàng)目管理中信息技術(shù)應(yīng)用存在的問題10項(xiàng)目管理中應(yīng)用軟件的主要功能教學(xué)重點(diǎn)1項(xiàng)目溝通方式、項(xiàng)目手冊(cè)2項(xiàng)目信息管理的任務(wù)、項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)的總體描述；3項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)；4工程項(xiàng)目文檔管理5項(xiàng)目管理中應(yīng)用軟件的主要功能教學(xué)難點(diǎn)1項(xiàng)目手冊(cè)2項(xiàng)目信息管理教學(xué)進(jìn)程1項(xiàng)目溝通管理 項(xiàng)目的組織行為問題 項(xiàng)目中幾種重要的溝通 項(xiàng)目溝通障礙和沖突管理 項(xiàng)目溝通方式 項(xiàng)目手冊(cè)2項(xiàng)目信息管理 項(xiàng)目管理信息系統(tǒng) 工程項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng) 工程項(xiàng)目文檔管理 項(xiàng)目管理中的軟信息 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)項(xiàng)目管理的影響及我國(guó)工程項(xiàng)目管理中信息技術(shù)應(yīng)用中存在的問題 項(xiàng)目管理中應(yīng)用軟件的主

3、要功能教學(xué)方法課堂講述為主，適當(dāng)進(jìn)行討論教具某工程項(xiàng)目項(xiàng)目手冊(cè)；P3軟件。課后總結(jié) 作業(yè)見各節(jié)要求備注：教學(xué)進(jìn)程一欄可根據(jù)教學(xué)內(nèi)容的多少自定頁(yè)數(shù)溝通與信息管理一、本模塊教學(xué)內(nèi)容溝通管理、信息管理、現(xiàn)代信息技術(shù)在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用二、本模塊的教學(xué)方式課堂講授為主。溝通管理部分以具體工程項(xiàng)目的手冊(cè)為案例以加深對(duì)該部分知識(shí)的理解。信息管理部分以P3軟件為例介紹其結(jié)構(gòu)和主要功能，讓學(xué)生通過P3軟件的了解認(rèn)識(shí)項(xiàng)目管理軟件的主要功能；為增加學(xué)生對(duì)P3軟件的感性認(rèn)識(shí)，上課地點(diǎn)可設(shè)置工程管理模擬實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行。三、本模塊師生活動(dòng)設(shè)計(jì) 1溝通管理師生活動(dòng)設(shè)計(jì) 讓學(xué)生討論日常生活和學(xué)習(xí)中缺乏溝通或溝通不到位產(chǎn)生的不良影

4、響 分析工程項(xiàng)目系統(tǒng)內(nèi)部間的溝通、系統(tǒng)與外部環(huán)境間溝通的必要性、復(fù)雜性 分析工程項(xiàng)目溝通的影響因素及項(xiàng)目溝通的障礙 介紹工程項(xiàng)目沖突管理及工程項(xiàng)目溝通方式，并以項(xiàng)目手冊(cè)為重點(diǎn)教學(xué)講解 介紹工程項(xiàng)目中項(xiàng)目經(jīng)理與業(yè)主、與承包商、與職能部門、與政府部門的溝通，項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部的溝通等幾種主要的溝通。2信息管理 讓學(xué)生討論項(xiàng)目中有些什么信息，并引導(dǎo)學(xué)生對(duì)信息分類； 接著讓學(xué)生討論項(xiàng)目中的這些信息之間有無聯(lián)系，并引導(dǎo)學(xué)生進(jìn)一步分析相互間的聯(lián)系和影響，并以施工進(jìn)度計(jì)劃信息與材料和設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃信息間的關(guān)系為例加深學(xué)生對(duì)項(xiàng)目信息的相關(guān)性理解。 引入主題內(nèi)容：如何進(jìn)行項(xiàng)目信息管理？ 并分析項(xiàng)目信息管理的要求 分析

5、工程項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)及工程項(xiàng)目文檔管理 在上述內(nèi)容基礎(chǔ)上進(jìn)一步介紹項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)總體描述及建立過程 最后介紹現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)項(xiàng)目管理的影響；我國(guó)工程項(xiàng)目管理中信息技術(shù)應(yīng)用中存在的問題，項(xiàng)目管理中應(yīng)用軟件的主要功能。四、講課提綱提綱要點(diǎn)：（一） 溝通管理1 概述2 項(xiàng)目的組織行為問題3 項(xiàng)目中幾種重要的溝通4 項(xiàng)目溝通障礙和沖突管理5 項(xiàng)目溝通方式6 項(xiàng)目手冊(cè)（二）信息管理1概述2項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)3工程項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)4工程項(xiàng)目文檔管理5項(xiàng)目管理中的軟信息6現(xiàn)代信息技術(shù)在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用（一）溝通管理1概述 1）協(xié)調(diào) 協(xié)調(diào)是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要工作，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目經(jīng)理是協(xié)調(diào)的中心和溝通的橋梁在整個(gè)

6、項(xiàng)目的目標(biāo)設(shè)計(jì)、項(xiàng)目定義、設(shè)計(jì)和計(jì)劃、實(shí)施和控制中有著各種各樣的協(xié)調(diào)工作。例如：n 項(xiàng)目目標(biāo)因素之間的協(xié)調(diào)；n 項(xiàng)目各子系統(tǒng)內(nèi)部、子系統(tǒng)之間、子系統(tǒng)與環(huán)境之間的協(xié)調(diào)；n 各專業(yè)技術(shù)方面的協(xié)調(diào)；n 項(xiàng)目實(shí)施過程的協(xié)調(diào)；n 各種管理方法、管理過程的協(xié)調(diào)；n 各種管理職能如成本、合同、工期、質(zhì)量等的協(xié)調(diào)；n 項(xiàng)目參與者之間的組織協(xié)調(diào)2）溝通溝通是組織協(xié)調(diào)的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。通過溝通可以達(dá)到： 是總目標(biāo)明確，項(xiàng)目參加者對(duì)項(xiàng)目的總目標(biāo)達(dá)成共識(shí)。 使各種人、各方面互相理解、了解，建立和保持較好的團(tuán)隊(duì)精神，使人們積極地為項(xiàng)目工作。 使人們行為一致，減少摩擦、對(duì)抗，化解矛盾，達(dá)到一個(gè)較高的

7、組織效率。 保持項(xiàng)目的目標(biāo)、結(jié)構(gòu)、計(jì)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施狀況的透明性。3）項(xiàng)目溝通的困難 需要復(fù)雜的溝通網(wǎng)絡(luò)。 交流和溝通的難度增加。 各參與者的行為動(dòng)機(jī)不一致。 項(xiàng)目的一次性決定了組織的摩擦大。 反對(duì)變革的態(tài)度。 人們的社會(huì)心理、文化、習(xí)慣、專業(yè)、語(yǔ)言使溝通產(chǎn)生障礙。 在項(xiàng)目實(shí)施過程中企業(yè)和項(xiàng)目的戰(zhàn)略方針和政策的穩(wěn)定性2項(xiàng)目中的組織行為問題1）項(xiàng)目組織行為的影響因素2）業(yè)主的行為問題3）承包商的組織行為問題4）項(xiàng)目經(jīng)理的行為問題3項(xiàng)目中幾種重要的溝通1）項(xiàng)目經(jīng)理與業(yè)主的溝通 業(yè)主代表項(xiàng)目的所有者，對(duì)項(xiàng)目具有特殊的權(quán)利，而項(xiàng)目經(jīng)理為業(yè)主管理項(xiàng)目，最重要的職責(zé)是保證業(yè)主滿意。要取得項(xiàng)目的成功，必須獲得

8、業(yè)主的支持。所以，作為項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)： 項(xiàng)目經(jīng)理首先要理解總目標(biāo)、理解業(yè)主的意圖、反復(fù)閱讀合同或項(xiàng)目任務(wù)文件。 讓業(yè)主一起投入項(xiàng)目全過程，而不僅僅是給他一個(gè)結(jié)果。 業(yè)主在委托項(xiàng)目管理任務(wù)后，應(yīng)將項(xiàng)目前期策劃和決策過程向項(xiàng)目經(jīng)理做全面的說明和解釋，提供相信的資料。 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該自己指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施和指揮項(xiàng)目組織成員。2）項(xiàng)目管理者與承包商的溝通 應(yīng)讓各承包商理解總目標(biāo)、階段目標(biāo)以及各自的目標(biāo)、項(xiàng)目的實(shí)施方案、各自的工作任務(wù)及職責(zé)等，應(yīng)向他們解釋清楚，做詳細(xì)說明，增加項(xiàng)目的透明度。 指導(dǎo)和培訓(xùn)各參加者和基層管理者適應(yīng)項(xiàng)目工作，向他們解釋項(xiàng)目管理程序、溝通渠道與方法，指導(dǎo)他們，并與他們一齊商

9、量如何工作，如何把事情做得更好。經(jīng)常解釋目標(biāo)、解釋合同、解釋計(jì)劃，防止產(chǎn)生對(duì)抗。 項(xiàng)目管理者在觀念上應(yīng)該認(rèn)為自己是提供服務(wù)，應(yīng)經(jīng)常強(qiáng)調(diào)自己是提供服務(wù)、幫助，強(qiáng)調(diào)各方面利益的一致性和項(xiàng)目的總目標(biāo)，而不應(yīng)該隨便對(duì)承包商動(dòng)用懲罰權(quán)。 在招標(biāo)、商簽合同、工程施工中應(yīng)讓承包商掌握信息，了解情況，以做出正確的決策。 項(xiàng)目管理者應(yīng)及時(shí)尋找和發(fā)現(xiàn)對(duì)計(jì)劃、控制有誤解，或有對(duì)立情緒的承包商和可能的干擾。3）項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部的溝通項(xiàng)目經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目經(jīng)理部是項(xiàng)目組織的領(lǐng)導(dǎo)核心，在項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部的溝通中項(xiàng)目經(jīng)理起著核心作用，如何協(xié)調(diào)各職能工作，激勵(lì)項(xiàng)目經(jīng)理部成員，是項(xiàng)目經(jīng)理的重要課題。 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)注意與技術(shù)專家的溝通。

10、 建立完備的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，明確劃分各自的工作職責(zé)，設(shè)計(jì)比較完備的管理工作流程，明確規(guī)定項(xiàng)目中正式溝通的方式、渠道和時(shí)間，使大家按程序、按規(guī)則辦事。但是也不能過于依賴程序。 由于項(xiàng)目的特點(diǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理更應(yīng)注意從心理學(xué)、行為科學(xué)的角度激勵(lì)各個(gè)成員的積極性。例如：l 采用民主的作風(fēng)，不獨(dú)斷專行。l 改進(jìn)工作關(guān)系，關(guān)心各個(gè)成員，禮貌待人。l 公開、公平、公正地處理事務(wù)。l 在向上級(jí)和職能部門提交報(bào)告中應(yīng)包括對(duì)項(xiàng)目組成員好的評(píng)價(jià)和鑒定意見，項(xiàng)目結(jié)束時(shí)應(yīng)對(duì)成績(jī)顯著的成員進(jìn)行表彰，使他們有成就感。 對(duì)以項(xiàng)目作為經(jīng)營(yíng)對(duì)象的企業(yè)，應(yīng)形成比較穩(wěn)定的項(xiàng)目管理隊(duì)伍。 職能人員的雙重忠誠(chéng)問題。 建立公平、公正的考評(píng)工作業(yè)

11、績(jī)的方法、標(biāo)準(zhǔn)，并定期客觀地、慎重地對(duì)成員進(jìn)行業(yè)績(jī)考評(píng)，在其中剔除運(yùn)氣、不可控制、不可預(yù)期的因素。4）項(xiàng)目經(jīng)理與職能部門的溝通 項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理的協(xié)調(diào)是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵 項(xiàng)目經(jīng)理必須與發(fā)展與職能經(jīng)理的良好工作關(guān)系，這是他的工作順利進(jìn)行的保證。 項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理之間有一個(gè)清楚的快捷的信息溝通渠道，不能發(fā)出相互矛盾的命令，兩種經(jīng)理必須每日互相交流。 項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理 項(xiàng)目組織給原組織帶來變化，必然要干擾已建立的管理規(guī)則和組織機(jī)構(gòu)，項(xiàng)目經(jīng)理的設(shè)立對(duì)職能經(jīng)理增加了一個(gè)壓力來源。 職能管理是企業(yè)管理機(jī)構(gòu)的一部分，有強(qiáng)大的高層支持。 主要的信息溝通工具是項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理制訂項(xiàng)目的總體計(jì)劃后應(yīng)取得職能

12、部門資源支持的承諾。4項(xiàng)目溝通障礙和沖突管理1）常見的溝通問題（多起源于溝通障礙） 項(xiàng)目組織或項(xiàng)目經(jīng)理部中出現(xiàn)混亂，而項(xiàng)目經(jīng)理無法調(diào)解爭(zhēng)執(zhí)或無法解釋。 項(xiàng)目經(jīng)理部經(jīng)常討論不重要的非事物性主題。 信息未能在正確的時(shí)間內(nèi)，以正確的內(nèi)容和詳細(xì)的程度傳達(dá)到正確的位置。 項(xiàng)目經(jīng)理部中沒有應(yīng)有的爭(zhēng)執(zhí)，但它在潛意識(shí)中存在。 項(xiàng)目經(jīng)理部中存在或散布著不安全、氣憤、絕望的氣氛。 實(shí)施中出現(xiàn)混亂人們對(duì)合同、對(duì)指令、對(duì)責(zé)任書理解不一或不能理解，特別是在國(guó)際工程以及國(guó)際合作中，由于不同語(yǔ)言的翻譯造成理解的混亂。 項(xiàng)目得不到職能部門的支持，無法獲得資源和管理服務(wù)。2）溝通問題原因分析 開始項(xiàng)目時(shí)或當(dāng)某些參加者介入項(xiàng)目組

13、織時(shí)，缺少對(duì)目標(biāo)、責(zé)任、組織規(guī)則和過程統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和理解。 目標(biāo)之間存在矛盾或表達(dá)上有矛盾，而各參加者又從自己的利益出發(fā)解釋，導(dǎo)致混亂。項(xiàng)目管理者沒能及時(shí)作出解釋，使目標(biāo)透明。 缺乏對(duì)項(xiàng)目組織成員工作的明確的結(jié)構(gòu)劃分和定義，人們不清楚他們的職責(zé)范圍。項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)工作含混不清，職責(zé)沖突，缺乏授權(quán)。 管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)功能不全，信息渠道、信息處理有故障，沒有按層次、分級(jí)、分專業(yè)進(jìn)行信息優(yōu)化和濃縮。 項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和項(xiàng)目秩序制的運(yùn)行風(fēng)氣不正。 協(xié)調(diào)會(huì)議主題不明，項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)威性不強(qiáng)，或不能正確引導(dǎo)，而與會(huì)者不守紀(jì)律。 有人濫用分權(quán)和計(jì)劃的靈活性原則，違背或不符合總體目標(biāo)，并與其他同級(jí)部門造成摩擦，與上

14、級(jí)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生權(quán)利爭(zhēng)執(zhí)。 使用矩陣式組織，但人們并沒有從直線式組織的運(yùn)作方式上轉(zhuǎn)變過來。組織運(yùn)作規(guī)則沒設(shè)計(jì)好，項(xiàng)目經(jīng)理與企業(yè)職能經(jīng)理的權(quán)力、責(zé)任界限不明確。 項(xiàng)目經(jīng)理缺乏管理技能、技術(shù)判斷力或缺少與項(xiàng)目相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，沒有威信。 業(yè)主或企業(yè)經(jīng)理不斷改變項(xiàng)目的范圍、目標(biāo)、資源條件和項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)。3）組織爭(zhēng)執(zhí) 項(xiàng)目中的爭(zhēng)執(zhí)l 目標(biāo)爭(zhēng)執(zhí)l 專業(yè)爭(zhēng)執(zhí)l 角色爭(zhēng)執(zhí)l 過程的爭(zhēng)執(zhí)l 項(xiàng)目組織間的爭(zhēng)執(zhí) 正確對(duì)待爭(zhēng)執(zhí)正確的方法是通過爭(zhēng)執(zhí)發(fā)現(xiàn)問題，講出心里話，暴露矛盾，獲得新的信息，然后通過積極的引導(dǎo)和溝通達(dá)成一致，化解矛盾。 解決爭(zhēng)執(zhí)的措施回避、妥協(xié)、和稀泥的方法以雙方合作的方法解決問題通過協(xié)商或調(diào)停的方式解決由企業(yè)

15、領(lǐng)導(dǎo)裁決采用對(duì)抗的方式解決。5項(xiàng)目溝通方式1）溝通方式 雙向溝通（有反饋）和單向溝通（不需反饋） 按流向分為：垂直溝通，即按照組織層次上下之間溝通；橫向溝通，即同層次的組織單元之間的溝通；網(wǎng)絡(luò)狀溝通。 正式溝通和非正式溝通 語(yǔ)言溝通和非語(yǔ)言溝通2）正式溝通 正式溝通的概念正式溝通是通過正式的組織過程來實(shí)現(xiàn)或形成的。他由項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)圖、項(xiàng)目流程、項(xiàng)目管理流程、信息流程和確定的運(yùn)行規(guī)則構(gòu)成，并采用正式的溝通方式。正式溝通方式和過程必須經(jīng)過專門的設(shè)計(jì)，有專門的定義。其特點(diǎn)如下：有固定的溝通方式、方法和過程，她一般在合同中或在項(xiàng)目手冊(cè)中被規(guī)定，作為大家的行為準(zhǔn)則。大家一致認(rèn)可，統(tǒng)一遵守，作為組織的規(guī)

16、則，以保證行動(dòng)一致，組織的各個(gè)子系統(tǒng)必須遵守同一個(gè)運(yùn)作模式。這種溝通結(jié)果常常有法律效力，它不僅包括溝通的文件，而且包括溝通的過程。 正式溝通的方式項(xiàng)目手冊(cè)：包括極其豐富的內(nèi)容，它是項(xiàng)目和項(xiàng)目管理基本情況的集成，它的基本作用就是為了項(xiàng)目參加者之間的溝通。其內(nèi)容包括： 項(xiàng)目的概況、規(guī)模、業(yè)主、工程目標(biāo)、主要工程量； 各項(xiàng)目參加者； 項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)； 項(xiàng)目管理規(guī)范等。 項(xiàng)目手冊(cè)是項(xiàng)目的工作指南。各種書面文件，包括各種計(jì)劃、政策、過程、目標(biāo)、任務(wù)、戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)圖、組織責(zé)任圖、報(bào)告、請(qǐng)示、指令、協(xié)議。l 在實(shí)際工程中要形成文本交往的風(fēng)氣和習(xí)慣。l 定期報(bào)告制度，建立報(bào)告系統(tǒng)，及時(shí)同伴工程的基本情況。l

17、對(duì)工程中的各種特殊情況及其處理應(yīng)作記錄，并提出報(bào)告。l 工程過程中涉及各方面的工程活動(dòng)都應(yīng)有相應(yīng)的手續(xù)和簽收的證據(jù)。協(xié)調(diào)會(huì)議l 種類： 常規(guī)的協(xié)調(diào)會(huì)議：在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)舉行，由規(guī)定的人員參加。 非常規(guī)的協(xié)調(diào)會(huì)議，一般有：A 信息發(fā)布會(huì)；B 解決專門問題的會(huì)議，即在特殊的困難、事故、緊急情況時(shí)進(jìn)行的磋商；C 決策會(huì)議，即業(yè)主或項(xiàng)目管理者對(duì)一些問題進(jìn)行決策、討論或磋商。l 作用： 可以獲得大量的信息，以便對(duì)現(xiàn)狀進(jìn)行了解和分析。 布置下階段的工作，調(diào)整計(jì)劃，研究問題的解決措施，選擇方案，分配資源。 造成新的激勵(lì)，動(dòng)員并激勵(lì)各參加者努力工作。l 協(xié)調(diào)會(huì)議的組織： 事前籌劃 會(huì)中的控制 會(huì)后處理通過各

18、種工作檢查，特別是工程成果的檢查驗(yàn)收進(jìn)行溝通。其他溝通方法，如指揮系統(tǒng)、建議系統(tǒng)、申訴制度、離職交談。有些位于正式和非正式之間。3）非正式溝通 非正式的溝通的形式 非正式溝通是通過項(xiàng)目中的非正式組織關(guān)系形成的。在這些組織中人們建立起各種關(guān)系來溝通信息，了解情況影響人們的行為。 非正式溝通的作用非正式溝通反映人們的態(tài)度，折射出項(xiàng)目的文化氛圍，支持組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。管理者可以利用非正式的溝通方式達(dá)到更好的管理效果。 管理者可以利用非正式溝通了解參加者的真實(shí)思想、意圖以及觀察方式，獲得軟信息。通過非正式溝通可以解決各種矛盾，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系。 可以產(chǎn)生激勵(lì)作用。 非正式溝通獲得的信息有參考價(jià)值，可以

19、輔助決策，但需要特別謹(jǐn)慎。 承認(rèn)非正式組織的存在，有意識(shí)的利用非正式組織，可縮短組織層次之間的鴻溝，使大家更親近。 在作出重大決策前后采用非正式溝通方式集思廣益、通報(bào)情況、傳遞信息，以平緩矛盾，能及早地發(fā)現(xiàn)問題，將管理工作做得更完美。 對(duì)小道消息引起的人心不穩(wěn)定、困難和危機(jī)，可采用公開的信息政策、使項(xiàng)目過程、方針、政策透明，減弱小道消息的負(fù)面影響。6項(xiàng)目手冊(cè)項(xiàng)目手冊(cè)在項(xiàng)目的實(shí)施過程中有重要作用，它是項(xiàng)目參加者、項(xiàng)目管理者溝通的依據(jù)，是項(xiàng)目管理的依據(jù)。1）項(xiàng)目概況主要說明項(xiàng)目名稱、地點(diǎn)、業(yè)主、項(xiàng)目編號(hào)。2）項(xiàng)目總目標(biāo)和說明 項(xiàng)目的特征數(shù)據(jù) 工程規(guī)模； 主要工程量。 項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)圖及表。 總工

20、期計(jì)劃（橫道圖及說明）。 成本（投資）計(jì)劃與方案。 工程說明。3）項(xiàng)目參加者 業(yè)主； 業(yè)主企業(yè)的相關(guān)各職能部門和單位； 政府審批部門（如城建部、環(huán)保部門、水電部門、社會(huì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)等）； 項(xiàng)目管理者； 設(shè)計(jì)單位； 施工企業(yè)等。4)合同 有效合同表； 有效合同文本、附件目錄及合同變更和補(bǔ)充； 合同結(jié)構(gòu)圖、合同編號(hào)及相關(guān)圖紙編碼方法； 各合同主要內(nèi)容分析； 各合同工程范圍、有效期限； 業(yè)主的主要合作責(zé)任，應(yīng)完成的工作； 合同以及工程中的常用縮寫及專有名詞解釋； 合同管理制度。5）信息管理 報(bào)告系統(tǒng)。 信息編碼體系。 項(xiàng)目資料及文檔管理 各種資料的種類； 文檔系統(tǒng)的描述； 資料的收集、整理、保管責(zé)任體系

21、。6）項(xiàng)目管理規(guī)范 項(xiàng)目參加者之間的責(zé)權(quán)利關(guān)系是通過合同規(guī)定的。項(xiàng)目管理規(guī)范通常由項(xiàng)目經(jīng)理起草，由業(yè)主和各項(xiàng)目參加者共同確認(rèn)后執(zhí)行。 項(xiàng)目管理規(guī)范一般分為設(shè)計(jì)階段和施工階段兩部分。7）例：某辦公樓建設(shè)工程管理規(guī)則基本內(nèi)容如下： 引言； 項(xiàng)目參加者各方； 項(xiàng)目各參加者的責(zé)任： 業(yè)主； 業(yè)主單位的相關(guān)部門； 項(xiàng)目管理者（監(jiān)理單位）； 建筑師； 專業(yè)設(shè)計(jì)工程師； 施工企業(yè)。 項(xiàng)目組織及協(xié)調(diào)關(guān)系。 事物性管理： 協(xié)調(diào)會(huì)議； 給業(yè)主的報(bào)告； 圖紙的遞交和簽發(fā)； 帳單的提交和審查程序； 工程驗(yàn)收程序。（二）信息管理1概述 1）項(xiàng)目中的信息流 項(xiàng)目實(shí)施過程中的四種流動(dòng)：l A工作流l B物流l C資金流l

22、D信息流這四種流動(dòng)過程之間相互聯(lián)系、相互依賴又相互影響，共同構(gòu)成了項(xiàng)目實(shí)施和管理的總過程。其中，信息流是項(xiàng)目的神經(jīng)系統(tǒng)，將項(xiàng)目的工作流、物流、資金流，將各個(gè)管理職能、項(xiàng)目組織，將項(xiàng)目與環(huán)境結(jié)合在一起。 信息流主要包括兩個(gè)信息交換過程l 項(xiàng)目與外界的信息交換過程l 項(xiàng)目?jī)?nèi)部的信息交換2）項(xiàng)目中的信息 項(xiàng)目中的信息主要包括：      項(xiàng)目基本情況的信息      現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際工程信息      各種指令、決策方面的信息   

23、;   其他信息 信息應(yīng)符合的基本要求：      專業(yè)對(duì)口      反映實(shí)際情況      及時(shí)      簡(jiǎn)單，便于理解3）項(xiàng)目信息管理的任務(wù) 組織項(xiàng)目基本情況的信息,并系統(tǒng)化,編制項(xiàng)目手冊(cè). 項(xiàng)目報(bào)告及各種資料的規(guī)定. 按照項(xiàng)目實(shí)施,項(xiàng)目組織,項(xiàng)目管理工作過程建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)流程,在實(shí)際工作中保證系統(tǒng)正常工作,并控制信息流. 文檔管理工作4）現(xiàn)代信息科學(xué)帶來的影響

24、信息技術(shù)加快了項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的信息反饋速度和系統(tǒng)的反應(yīng)速度。 項(xiàng)目的透明度增加，人們能夠了解企業(yè)和項(xiàng)目的全貌。 總目標(biāo)容易貫徹，項(xiàng)目經(jīng)理和上層領(lǐng)導(dǎo)容易發(fā)現(xiàn)問題。 信息的可靠性增加。 為項(xiàng)目提供了更大的信息容量。 使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的能力和水平大為提高。 現(xiàn)代信息技術(shù)雖然加快了項(xiàng)目中信息的傳輸速度，但并未能解決心理和行為問題，甚至有時(shí)還可能引起反作用。2項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)1）項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的總體模式及主要功能2）項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的建立過程l 信息的需要l 信息的收集和加工l 編制索引和存貯。l 信息的使用和傳遞渠道。3）項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)總體描述工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)合同管理

25、子系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)合同管理子系統(tǒng)某工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)注意以下三點(diǎn): A 項(xiàng)目參加者之間的信息流通 B 項(xiàng)目管理職能之間的信息流通 C 項(xiàng)目實(shí)施過程的信息流通3工程項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)1）工程項(xiàng)目中報(bào)告的種類項(xiàng)目中涉及的報(bào)告主要包括：      按時(shí)間可分為：日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、年報(bào)；      按項(xiàng)目結(jié)構(gòu)可分為：工作包、單位工程、單項(xiàng)工程、整個(gè)項(xiàng)目報(bào)告；      專門內(nèi)容的報(bào)告：如質(zhì)量報(bào)

26、告、成本報(bào)告、工期報(bào)告；      特殊情況的報(bào)告：風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、特別事件報(bào)告；      以及狀態(tài)報(bào)告、比較報(bào)告等。 2） 報(bào)告的作用作為決策的依據(jù)用來評(píng)價(jià)項(xiàng)目，評(píng)價(jià)過去的工作以及階段成果總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析項(xiàng)目中的問題通過報(bào)告來激勵(lì)各參加者提出問題，解決問題，安排后期的計(jì)劃預(yù)測(cè)將來情況，提供預(yù)警信息作為證據(jù)和工程資料 3）報(bào)告的要求為了達(dá)到項(xiàng)目組織間順利的溝通，報(bào)告必須符合如下要求：      與目標(biāo)一致      符合特定的要求      規(guī)范化、系統(tǒng)化      處理簡(jiǎn)單化，內(nèi)容清楚      報(bào)告的側(cè)重點(diǎn)要求 4）項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)    項(xiàng)目報(bào)告系統(tǒng)的組成4工程項(xiàng)目文檔管理1）文檔管理的任務(wù)和基本要求 A 系統(tǒng)性 B 各個(gè)文檔要有單一標(biāo)志 C 文檔管理責(zé)任的落實(shí)2）項(xiàng)目文件資料的特點(diǎn) 數(shù)據(jù)包括:內(nèi)容性數(shù)據(jù)和