物業(yè)管理手冊-采購控制工作程序

1、物業(yè)管理手冊:采購控制工作程序物業(yè)管理手冊：選購掌握程序1、目的對選購過程和供方進(jìn)行掌握，確保所選購的產(chǎn)品和供方供應(yīng)的服務(wù)符合規(guī)定要求。2、適用范圍適用于對服務(wù)所需的物資選購和對供方的選擇、評價(jià)和掌握。3、職責(zé)3.1各部門負(fù)責(zé)本部門所需選購方案的編制及對供方供應(yīng)的產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)督、反饋。3.2管理部負(fù)責(zé)選購方案的審核、落實(shí)，選購物資的驗(yàn)證、管理及供方的評價(jià),建立供方檔案。3.3工程部負(fù)責(zé)服務(wù)設(shè)施、設(shè)備選購方案的審核工作。3.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)選購方案的審批工作。4、程序4.1評價(jià)范圍4.1.1對價(jià)值高、用量多、對服務(wù)質(zhì)量影響大的修理配件、物資的供方需進(jìn)行評價(jià)。4.1.2對服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星修理配件

2、、物資，如：水暖管件、衛(wèi)生潔具、電料等的供方需進(jìn)行評價(jià)。4.1.3對服務(wù)質(zhì)量影響微小的零星修理配件、物資，如：掃帚、拖把等的供方可進(jìn)行現(xiàn)場、簡潔的驗(yàn)證。4.1.4對公司分包出去的綠化服務(wù)供方需進(jìn)行評價(jià)。4.2評價(jià)方式4.2.1對產(chǎn)品資料的獵取4.2.1.1生產(chǎn)廠家不在本地的，由管理部實(shí)行信函的方式或到本地的批發(fā)商店、專賣店，調(diào)查物資的生產(chǎn)廠家、營業(yè)執(zhí)照、規(guī)格型號、合格證、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及認(rèn)證狀況等。4.2.1.2生產(chǎn)廠家在本地的，可直接到廠家所在地收集資料，內(nèi)容同上。4.2.1.3對分包出去的綠化服務(wù)供方的質(zhì)量按合同要求進(jìn)行掌握。4.2.2對供方的評價(jià)方法4.2.2.1對服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星修理

3、配件、物資，由管理部調(diào)查供方的營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品認(rèn)證、供貨力量、產(chǎn)品規(guī)格型號等，對其供方進(jìn)行評價(jià)，填寫供方質(zhì)量、環(huán)境保證力量調(diào)查記錄。4.2.2.2對分包出去的“服務(wù)產(chǎn)品”的供方由管理部調(diào)查其營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)簡介、信譽(yù)等級及質(zhì)量保證力量等進(jìn)行評價(jià)。4.2.3對服務(wù)質(zhì)量影響微小的零星修理配件、物資，可由使用部門、選購人員在選購現(xiàn)場對質(zhì)量、價(jià)格進(jìn)行目測、比較等方法進(jìn)行評價(jià)。4.2.4對評價(jià)合格的產(chǎn)品和供方，報(bào)總經(jīng)理審批同意后，可列入選購物資一覽表、合格供方名錄。4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍，而又未列入選購物資一覽表的修理配料、物資由管理部依據(jù)使用狀況進(jìn)行評審。4.3.1此類物資的選購應(yīng)依據(jù)實(shí)際

4、使用量進(jìn)行最小選購，發(fā)生質(zhì)量問題隨時(shí)退貨、退款。4.3.2管理部依據(jù)此類物資的使用特性確定其試用期（1-3個(gè)月），試用期內(nèi)各使用部門依據(jù)使用批次填寫物資質(zhì)量使用狀況反饋單報(bào)管理部。4.3.3試用期結(jié)束后，管理部依據(jù)物資質(zhì)量使用狀況反饋單，對符合使用要求的物資按4.2中的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行評審。評審合格，由總經(jīng)理簽署看法，列入選購物資一覽表。4.4管理部負(fù)責(zé)合格供方的業(yè)績考核，其依據(jù)為雙方的供貨協(xié)議及國家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)?？己朔椒椋何镔Y使用部門，對物資質(zhì)量狀況隨時(shí)填寫物資質(zhì)量使用狀況反饋單報(bào)管理部，管理部對其匯總評價(jià)?？己藰?biāo)準(zhǔn)為：對同一類物資連續(xù)兩次發(fā)生質(zhì)量問題的，由管理部報(bào)總經(jīng)理審批取消供方資格。4.

5、5選購方案的編制、審批與落實(shí)4.5.1各部門于每月26日前編制下月選購方案，通過辦公正臺以公文形式上報(bào)給管理部。4.5.2管理部依據(jù)合格供方名錄和選購物資一覽表及上月的倉庫盤點(diǎn)表在三天內(nèi)分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數(shù)量和價(jià)格審核，報(bào)總經(jīng)理審批。4.5.3審批完畢，管理部依據(jù)總經(jīng)理批示，通過辦公正臺以公文形式發(fā)至財(cái)務(wù)部。4.5.4管理部負(fù)責(zé)在每月7日之前完成對選購方案的落實(shí)工作，并通報(bào)選購狀況。4.6管理部應(yīng)保存有關(guān)選購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級及相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等資料。各部門在編制選購方案時(shí)，應(yīng)列出選購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)。管理部負(fù)責(zé)有關(guān)資料的收集，對選購

6、中發(fā)生的合同，在選購結(jié)束后，由管理部統(tǒng)一保存。4.7選購產(chǎn)品的驗(yàn)證4.7.1零星修理配件的選購由選購人員根據(jù)管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買，在購買時(shí)目測質(zhì)量狀況。4.7.2對需要在貨源處驗(yàn)證的，則由選購人員在現(xiàn)場進(jìn)行驗(yàn)證；如不需要，則在產(chǎn)品使用 過程中由使用部門進(jìn)行驗(yàn)證。 4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運(yùn)工作，品質(zhì)部、物業(yè)服務(wù)中心根據(jù)托付合同的商定進(jìn)行監(jiān)督、考核。5、相關(guān)文件5.1相關(guān)記錄掌握程序5.2綠化服務(wù)托付合同5.3垃圾清運(yùn)服務(wù)合同6、相關(guān)記錄6.1合格供方名錄JW/JL-7.4-0016.2選購物資一覽表JW/JL-7.4-0026.3選購方案JW/JL-7.4-0036.