《秘書(shū)學(xué)概論》思考題答案-第一章

1、秘書(shū)學(xué)概論緒論1. 秘書(shū)學(xué)發(fā)展階段的成果表現(xiàn)在哪些方面 ?秘書(shū)學(xué)發(fā)展階段的成果可以概括為 :（ 1）秘書(shū)職能的發(fā)展轉(zhuǎn)變（ 2）建立了秘書(shū)學(xué)科（ 3）秘書(shū)職業(yè)化 的初步形成（ 4 ）秘書(shū)工作手段與方法的大變革2. 秘書(shū)學(xué)的研究對(duì)象是什么？ 秘書(shū)學(xué)就是研究秘書(shū)工作和秘書(shū)活動(dòng)的特性與規(guī)律的科學(xué)。3. 從廣義看，秘書(shū)學(xué)研究的內(nèi)容和范圍包括哪些 ?從廣義層面我們認(rèn)為，秘書(shū)學(xué)是一個(gè)包括理論秘書(shū)學(xué)、應(yīng)用秘書(shū)學(xué)、歷史秘書(shū)學(xué)和秘書(shū)教育學(xué)四個(gè)主 要部分構(gòu)成的理論體系。4. 秘書(shū)學(xué)與文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)有什么區(qū)別 ?秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)都是獨(dú)立的、密切相關(guān)的學(xué)科。從學(xué)科產(chǎn)生的時(shí)間來(lái)看，檔案學(xué)的產(chǎn)生已有 70 多年歷

2、史，文書(shū)學(xué)與檔案學(xué)產(chǎn)生的時(shí)間大致相當(dāng)，領(lǐng) 屬于檔案學(xué)的檔案管理學(xué)產(chǎn)生的時(shí)間也相對(duì)較早，而秘書(shū)學(xué)產(chǎn)生的時(shí)間距今只有 30 年。從研究對(duì)象來(lái)看，秘書(shū)學(xué)研究秘書(shū)工作與秘書(shū)活動(dòng)及其規(guī)律，文書(shū)學(xué)研究文書(shū)現(xiàn)象及其規(guī)律，檔案管 理學(xué)研究檔案形成、發(fā)展和檔案工作實(shí)踐。這是它們各自成為獨(dú)立學(xué)科并相互區(qū)分的主要標(biāo)志。秘書(shū)學(xué)作 為一門(mén)獨(dú)立學(xué)科，有自己獨(dú)特的研究對(duì)象和研究范疇，比如秘書(shū)學(xué)研究文書(shū)與檔案 ,不能混同于文書(shū)學(xué)和檔 案管理學(xué)?！懊貢?shū)學(xué)不能一般性地去研究這些內(nèi)容， 應(yīng)當(dāng)從秘書(shū)工作的特點(diǎn)出發(fā)，根據(jù)秘書(shū)工作的需要和要 求，研究與秘書(shū)工作有密切關(guān)系的那部分文書(shū)工作與檔案工作的內(nèi)容。 ”所以說(shuō)，秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案管

3、 理學(xué)既是密切相關(guān)的學(xué)科，也是有明確分野、各自獨(dú)立的學(xué)科。秘書(shū)學(xué)概論第一章思考題參考答案1. 什么是秘書(shū)？辭海對(duì)秘書(shū)的定義是什么？定義秘書(shū)概念，首先應(yīng)將其界定為一種職業(yè)，在此基礎(chǔ)上，再對(duì)秘書(shū)這一概念的內(nèi)涵進(jìn)行定義。應(yīng)從 三個(gè)方面考慮問(wèn)題：一是秘書(shū)的主要活動(dòng)范圍是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊；二是秘書(shū)的主要工作方式是處理 信息和綜合服務(wù)；三是秘書(shū)工作的根本性質(zhì)是輔助管理。秘書(shū)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn) （2006 ）： 秘書(shū)是“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員?！?辭海對(duì)于秘書(shū)的定義：秘書(shū)是指身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊，以處理信息和綜合服務(wù)的方式輔助 領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理的工作人員

4、。2. 中國(guó)古代秘書(shū)的稱(chēng)謂有哪些？ 中國(guó)古代多無(wú)“秘書(shū)”之名，而行“秘書(shū)”之實(shí)，歷朝歷代從事秘書(shū)工作的人員有著不同的稱(chēng)謂。 史 記載，黃帝時(shí)期的“倉(cāng)頡” 、“沮誦”作為收集、記錄史事的史官擔(dān)任秘書(shū)工作；夏商周時(shí)期的史官承擔(dān) 日常秘書(shū)工作；這些史官分為四類(lèi)：一是貞卜史官，二是祭祀史官，三是作冊(cè)史官，四是記事史官，有史、 卿史等，負(fù)責(zé)記錄帝王言行、保管圖書(shū)、記錄立法等文書(shū)檔案工作。從秦漢開(kāi)始，秘書(shū)職責(zé)逐漸確立，從中央到地方都設(shè)有專(zhuān)門(mén)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)以及秘書(shū)。其稱(chēng)謂各不相同。 如秦漢時(shí)丞相、御史大夫，尚書(shū)屬于中央秘書(shū)，皇宮里還出現(xiàn)了逐日記錄皇帝言行的女史。魏晉時(shí)的中書(shū) 監(jiān)、中書(shū)令、通事郎、侍中；唐宋時(shí)的通

5、事舍人、起居舍人、給事中、符寶郎以及翰林學(xué)士等；明代的內(nèi) 閣大學(xué)士、中書(shū)舍人、通政使；清代的軍機(jī)大臣、六科給事中等。這些秘書(shū)多是有文才的名儒學(xué)士，在朝 廷中擔(dān)任要職，屬于秘書(shū)官員，侍奉帝王左右，出謀劃策，輔助施政，受到高度重視。除了在中央設(shè)有秘書(shū)機(jī)構(gòu)和秘書(shū)人員，在軍隊(duì)和地方也都設(shè)有專(zhuān)門(mén)的秘書(shū)人員，負(fù)責(zé)草擬文書(shū)、辦理 公務(wù)、掌管典籍，輔助地方官員決策。如魏晉時(shí)軍隊(duì)中軍幕府設(shè)有文字秘書(shū)稱(chēng)記室令史；唐宋時(shí)期軍隊(duì)秘 書(shū)官有判官、孔目、記室參軍、掌書(shū)記等。地方也設(shè)置了不少秘書(shū)機(jī)構(gòu)輔助地方政府辦理公務(wù)，如知事、 書(shū)吏、典吏、抄事、貼書(shū)等。直至近代，中華民國(guó)臨時(shí)政府在南京成立，孫中山在大總統(tǒng)府設(shè)置“秘書(shū)處”

6、 ，在其中設(shè)有秘書(shū)長(zhǎng)、秘 書(shū)，至此“秘書(shū)”具有了現(xiàn)代意義。3. 簡(jiǎn)述中國(guó)秘書(shū)職業(yè)的分類(lèi)。 在我國(guó)現(xiàn)代秘書(shū)的分類(lèi)問(wèn)題上，歷來(lái)說(shuō)法不一，各執(zhí)一詞，研究者從各自的角度出發(fā)，按照不同的標(biāo) 準(zhǔn)對(duì)秘書(shū)進(jìn)行了分類(lèi)：常崇宜在其主編的秘書(shū)學(xué)概論中指出：秘書(shū)的分類(lèi)有一定的難度，一是難在過(guò)去定義尚未解決， 何從分類(lèi)；二是難在我國(guó)社會(huì)正處在急劇發(fā)展變化的過(guò)程中，比如在“文革”前，秘書(shū)即使是經(jīng)濟(jì)單位的 秘書(shū)，也基本上都是“政治型”的。而今天則財(cái)經(jīng)型秘書(shū)、涉外型秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、科技秘書(shū)等等大量出 現(xiàn)。然而沒(méi)有分類(lèi)，秘書(shū)學(xué)研究又無(wú)法深入。因此，從我國(guó)秘書(shū)的工作實(shí)際出發(fā)，粗線(xiàn)條地把我國(guó)秘書(shū)分 為公務(wù)秘書(shū)與非公務(wù)秘書(shū)兩大類(lèi)。張

7、同欣、楊鋒在其主編的秘書(shū)學(xué)概論中指出：我國(guó)秘書(shū)的分類(lèi)，可以從橫向和縱向兩個(gè)方面來(lái)分。 在橫向分類(lèi)中，按服務(wù)對(duì)象和經(jīng)濟(jì)支取分為公務(wù)秘書(shū)和私人秘書(shū)；按業(yè)務(wù)范圍寬窄分為通用秘書(shū)和專(zhuān)業(yè)秘 書(shū)；按精力投放的多少分為專(zhuān)職秘書(shū)和兼職秘書(shū)；按智能特長(zhǎng)分為參謀型秘書(shū)、辦事型秘書(shū)、公關(guān)型秘書(shū)、 技術(shù)型秘書(shū)、秀才型秘書(shū)和綜合型秘書(shū)；按組織內(nèi)部分工分為行政秘書(shū)、文字秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、通訊秘書(shū)、 信訪(fǎng)秘書(shū)、事務(wù)秘書(shū)、生活秘書(shū)、外事秘書(shū)、會(huì)務(wù)秘書(shū)；按秘書(shū)所從事的行業(yè)特征分為企業(yè)秘書(shū)、法律秘 書(shū)、科技秘書(shū)、教學(xué)秘書(shū)、涉外秘書(shū)。在縱向分類(lèi)中，按組織級(jí)別分為中央國(guó)家機(jī)關(guān)秘書(shū)、地方領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān) 秘書(shū)和基層單位秘書(shū)；按職務(wù)高低的角度分為

8、高級(jí)秘書(shū)、中級(jí)秘書(shū)和初級(jí)秘書(shū)；從輔助功能的角度分為輔 助決策層秘書(shū)、行政執(zhí)行層秘書(shū)和技術(shù)操作層秘書(shū)。丁曉昌、冒志祥在其主編的秘書(shū)學(xué)與秘書(shū)工作中指出：秘書(shū)的分類(lèi)問(wèn)題是一個(gè)具有動(dòng)態(tài)性的問(wèn)題， 它是隨著社會(huì)的發(fā)展、 國(guó)家機(jī)構(gòu)改革形勢(shì)的變化而變化的。 隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步， 秘書(shū)工作內(nèi)容日益豐富、 范圍日趨廣泛，秘書(shū)的分類(lèi)也越來(lái)越細(xì)。對(duì)我國(guó)當(dāng)代秘書(shū)所作的粗略劃分是：按秘書(shū)的工資支付來(lái)源分為 公職秘書(shū)和私人秘書(shū)；按秘書(shū)任職的單位性質(zhì)分為公務(wù)秘書(shū)和企業(yè)秘書(shū)；按輔助對(duì)象分為集體秘書(shū)和個(gè)人 秘書(shū)； 按職業(yè)角度分為通用秘書(shū)與專(zhuān)用秘書(shū)； 按秘書(shū)工作內(nèi)容的角度分為機(jī)要秘書(shū)、 業(yè)務(wù)秘書(shū)和行政秘書(shū)； 按秘書(shū)工作性質(zhì)的不同

9、分為政務(wù)秘書(shū)、事務(wù)秘書(shū)和專(zhuān)業(yè)秘書(shū)。4. 秘書(shū)職業(yè)的特點(diǎn)有哪些？(一)廣泛性(二)近身性(三)服務(wù)性(四)從屬性5. 聯(lián)系實(shí)際，談?wù)剬?shí)現(xiàn)中國(guó)秘書(shū)職業(yè)化的途徑。(1) 加大對(duì)秘書(shū)職業(yè)的宣傳，樹(shù)立現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)觀念(2) 制定法律法規(guī)，完善職業(yè)監(jiān)督 (3) 在推行秘書(shū)職業(yè)資格認(rèn)證的同時(shí)，規(guī)范秘書(shū)上崗制度，嚴(yán)格職業(yè)準(zhǔn)入(4) 深化秘書(shū)學(xué)理論研究和秘書(shū)職業(yè)研究秘書(shū)學(xué)概論第三章1秘書(shū)的精神素養(yǎng)包括哪些內(nèi)容，如何提高秘書(shū)的精神素養(yǎng)？答：秘書(shū)的精神素養(yǎng)包括秘書(shū)的思想政治素養(yǎng)和秘書(shū)的職業(yè)道德與作風(fēng)修養(yǎng)兩大部分。秘書(shū)要想提高精神素養(yǎng)，首先要加強(qiáng)自身的思想政治修養(yǎng)，通過(guò)學(xué)習(xí)馬克思主義哲學(xué)提高政治理論水 平；熟悉國(guó)家的

10、各項(xiàng)法律法規(guī)，樹(shù)立法制觀念；了解政府的各種方針政策，準(zhǔn)確把握政策導(dǎo)向。其次要加 強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，在實(shí)際工作中默默奉獻(xiàn)，甘當(dāng)配角；嚴(yán)守機(jī)密，守口如瓶；在日常工作中實(shí)事求是，不 弄虛作假；與人交往一視同仁，不卑不亢；待人接物誠(chéng)實(shí)守信，一諾千金。再次，要加強(qiáng)自身的工作作風(fēng) 修養(yǎng)，養(yǎng)成辦事雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、謙虛謹(jǐn)慎、勤奮耐勞、思路清晰的良好工作習(xí)慣。2秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)由哪幾部分內(nèi)容組成？答： 秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)包括（ 1）基礎(chǔ)知識(shí)（ 2）專(zhuān)業(yè)知識(shí) （3）相關(guān)知識(shí)三大部分，其中（1）基礎(chǔ)知識(shí)主要包括：馬克思主義理論知識(shí)、語(yǔ)言文字知識(shí)、歷史地理知識(shí)、法律法規(guī)知識(shí)以及辦 公自動(dòng)化方面的知識(shí)。（2）專(zhuān)業(yè)知識(shí)主要包

11、括：秘書(shū)學(xué)、文書(shū)學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作學(xué)、檔案管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)。（3 ）相關(guān)知識(shí)主要包括：領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、管理學(xué) 、經(jīng)濟(jì)學(xué) 、心理學(xué)以及社會(huì)學(xué)、倫理學(xué)、決策學(xué)、咨詢(xún) 學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、新聞學(xué)、傳播學(xué)以及文學(xué)、美學(xué)等方面的知識(shí)。3秘書(shū)的能力素養(yǎng)的具體內(nèi)容是什么？答： 秘書(shū)的能力素養(yǎng)包括 :（一）基礎(chǔ)能力 （二）專(zhuān)業(yè)能力 （三）基本技能三部分，其中（一）基礎(chǔ)能力主要包括：觀察力、注意力、記憶力、思維力等。 （二）專(zhuān)業(yè)能力主要包括：表達(dá)能力 （含書(shū)面表達(dá)能力和口頭表達(dá)能力） 、辦事能力、管理能力、應(yīng)變能力、社交能力等。 （三）基本技能主要 包括：現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作技能、常用辦公軟件的使用技能和網(wǎng)絡(luò)辦公技能等。4

12、秘書(shū)應(yīng)該具備哪些心理素質(zhì)和性格特征？答： 秘書(shū)應(yīng)該具備的心理素質(zhì)有：正確而高尚的工作動(dòng)機(jī)，對(duì)本職工作濃厚的興趣，堅(jiān)強(qiáng)、果斷的意 志，積極、樂(lè)觀的情緒，要克服自卑、自負(fù)、嫉妒、焦慮、厭煩的工作情緒。秘書(shū)應(yīng)該具備的性格特征是：開(kāi)朗豁達(dá)、堅(jiān)韌頑強(qiáng)、寬容友愛(ài)、幽默風(fēng)趣、穩(wěn)重自制。5聯(lián)系以下企業(yè)秘書(shū)的職責(zé)，談?wù)劽貢?shū)應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)。答：秘書(shū)應(yīng)具有全局意識(shí)，凡事能從單位整體利益出發(fā)，要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、一定的組織管 理能力、較強(qiáng)的輔助決策能力、以及一定的領(lǐng)導(dǎo)能力和優(yōu)秀的寫(xiě)作能力，要成為領(lǐng)導(dǎo)得力的助手。秘書(shū)學(xué)概論第四章1秘書(shū)職能的基本內(nèi)容包括哪些，怎樣認(rèn)識(shí)和理解秘書(shū)職能？答： 秘書(shū)職能的基本內(nèi)容包括

13、辦理事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、輔助決策、督促檢查所謂職能，是指“人、事物、機(jī)構(gòu)應(yīng)有的作用；功能”。如此，秘書(shū)職能，是指在組織管理過(guò)程中， 秘書(shū)所擔(dān)負(fù)的職責(zé)和應(yīng)發(fā)揮的作用與總體功能。秘書(shū)職能具有較強(qiáng)的概括性，它從宏觀上規(guī)定秘書(shū)的工作 方向、活動(dòng)范圍和辦事標(biāo)準(zhǔn)。秘書(shū)職能的主體是秘書(shū)，而不是其他。秘書(shū)以獨(dú)特的秘書(shū)工作，促進(jìn)管理 職能的實(shí)現(xiàn)，提高組織管理效率。秘書(shū)職能區(qū)別于秘書(shū)業(yè)務(wù)與秘書(shū)實(shí)務(wù)。秘書(shū)業(yè)務(wù)主要強(qiáng)調(diào)秘書(shū)工作的專(zhuān)業(yè)性。秘書(shū)實(shí)務(wù)是與秘書(shū)學(xué)理 論相對(duì)的概念，包括秘書(shū)工作的具體內(nèi)容與工作的方式方法。秘書(shū)業(yè)務(wù)與秘書(shū)實(shí)務(wù)二者均屬于“操作層面 的具體事務(wù)，且因主管或組織需要的不同而各有不同。 ” 秘書(shū)職能與秘書(shū)工作

14、也是兩個(gè)不同層面的概念。 秘書(shū)工作是秘書(shū)職能的具體體現(xiàn)，秘書(shū)職能是對(duì)秘書(shū)工作的概括與抽象。因此，把秘書(shū)職能劃分為一般職 能、基本職能和某項(xiàng)具體職能是不可取的。20 世紀(jì)突出強(qiáng)調(diào)秘書(shū)機(jī)構(gòu)的參謀助手作用、 督促檢查作用和協(xié)調(diào)綜合作用。 而秘書(shū)職能不僅要概括地 體現(xiàn)秘書(shū)活動(dòng)的基本內(nèi)容，也要體現(xiàn)秘書(shū)職業(yè)的功能和作用。2怎樣理解秘書(shū)職能與秘書(shū)工作的關(guān)系？答： 秘書(shū)職能與秘書(shū)工作是兩個(gè)不同層面的概念。 秘書(shū)工作是秘書(shū)職能的具體體現(xiàn)， 秘書(shū)職能是對(duì)秘 書(shū)工作的概括與抽象。因此，把秘書(shū)職能劃分為一般職能、基本職能和某項(xiàng)具體職能是不可取的。秘書(shū)職能，是指在組織管理中，秘書(shū)所擔(dān)負(fù)的職責(zé)和應(yīng)發(fā)揮的總體功能。秘書(shū)以獨(dú)

15、特的秘書(shū)工作，促 進(jìn)組織管理職能的實(shí)現(xiàn)，提高組織管理效率。根據(jù)秘書(shū)職能特征，可以把秘書(shū)工作分為四類(lèi)：一是日常事務(wù)工作；二是專(zhuān)項(xiàng)工作；三是領(lǐng)導(dǎo)授意工 作；四是參謀輔助工作。秘書(shū)四大職能，即辦理事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、輔助決策、檢查督辦。秘書(shū)四大職能以辦理事務(wù)為基礎(chǔ)，以 輔助決策為核心，相互聯(lián)系、相互滲透，形成一個(gè)有機(jī)的不可分割的整體。3秘書(shū)工作的內(nèi)容有哪些，怎樣認(rèn)識(shí)秘書(shū)授權(quán)工作的內(nèi)容、特點(diǎn)與要求。答： 根據(jù)秘書(shū)職能特征，可以把秘書(shū)工作分為四類(lèi)：一是日常事務(wù)工作；二是專(zhuān)項(xiàng)工作；三是領(lǐng)導(dǎo)授 意工作；四是參謀輔助工作。秘書(shū)授權(quán)工作的內(nèi)容：文書(shū)擬寫(xiě)、督查工作、協(xié)調(diào)工作秘書(shū)授權(quán)工作的特點(diǎn)： 一是被動(dòng)工作。是在組織

16、領(lǐng)導(dǎo)授意之下以被動(dòng)的方式進(jìn)行的，是代表組織領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)話(huà)，具有較強(qiáng)的遵命 性；二是針對(duì)性強(qiáng)。具有鮮明的針對(duì)性，對(duì)象非常明確。三是群體智慧。秘工作往往需要發(fā)揮群體優(yōu)勢(shì)，集思廣益，是集體智慧的結(jié)晶；四是政策性強(qiáng)。要以黨和國(guó)家的路線(xiàn)、方針、政策為依據(jù)，又要能夠提出 政策性強(qiáng)、便于基層執(zhí)行的指令。秘書(shū)授權(quán)工作的要求：秘書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意代組織立言，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫(xiě)作活動(dòng)。 能夠嚴(yán)格按照法律法規(guī)辦事，保障有關(guān)方針、政策的貫徹落實(shí)，切實(shí)實(shí)現(xiàn)政令暢通，令行禁止。重點(diǎn) 在于圍繞重要管理指令和中心工作，抓大事、要事和久拖不決之事。開(kāi)展協(xié)調(diào)工作有利于實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)管理，保證政令暢通；有助于和諧組織內(nèi)外人際關(guān)系，增強(qiáng)組織的凝

17、聚 力和向心力秘書(shū)學(xué)概論第六章1如何理解秘書(shū)工作的一般規(guī)律？ 服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)，輔助領(lǐng)導(dǎo)管理，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為，是秘書(shū)工作的基本規(guī)律。（1）從服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)看秘書(shū)工作的一般規(guī)律 秘書(shū)工作的實(shí)質(zhì)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；秘書(shū)活動(dòng)隨領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的產(chǎn)生而產(chǎn)生；哪里有領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，哪里就有秘書(shū) 的工作；秘書(shū)服務(wù)要領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)需要；秘書(shū)工作的質(zhì)量影響領(lǐng)導(dǎo)效果。（2）從輔助領(lǐng)導(dǎo)管理看秘書(shū)工作的一般規(guī)律輔助領(lǐng)導(dǎo)管理是秘書(shū)工作的中心任務(wù)； 輔助領(lǐng)導(dǎo)管理的基本內(nèi)容； 秘書(shū)工作者必須努力提高輔助水平； 秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的輔助是綜合輔助； 秘書(shū)工作有一定的權(quán)威性； 輔助性決定了領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書(shū)工作之間的關(guān)系。（3）從適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為看秘

18、書(shū)工作的一般規(guī)律 全面領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴(lài)；研究領(lǐng)導(dǎo)工作特點(diǎn)；秘書(shū)必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念和行為。2如何正確運(yùn)用秘書(shū)工作的一般規(guī)律？ 服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，輔助領(lǐng)導(dǎo)管理，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為，是秘書(shū)工作的一般規(guī)律。這些規(guī)律適用于古 今中外的秘書(shū)工作，都是秘書(shū)工作中的固有的、本質(zhì)的聯(lián)系。秘書(shū)工作和秘書(shū)人員本身，就是領(lǐng)導(dǎo)需要的 產(chǎn)物，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書(shū)工作的基本要求。輔助領(lǐng)導(dǎo)管理的有效程度，是衡量秘書(shū)工作的重 要標(biāo)準(zhǔn)。適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的觀念與行為，有利于秘書(shū)職能作用的有效開(kāi)展為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書(shū)這一職業(yè)的宗旨，這 是不能由秘書(shū)個(gè)人的意愿所改變的。這就是這一總規(guī)律的理論基礎(chǔ)。認(rèn)識(shí)這條規(guī)律，有助于推動(dòng)秘書(shū)工作

19、 健康發(fā)展；遵循這一規(guī)律，既有利于提高秘書(shū)工作的質(zhì)量和效率，又有利于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助和優(yōu)化。違 背了它，就決不可能做好秘書(shū)工作，秘書(shū)也就失去了存在的價(jià)值。3簡(jiǎn)述 ABC 重點(diǎn)管理法的應(yīng)用。ABC 重點(diǎn)管理 法,又稱(chēng)巴雷托分析法、主次因素分析法、 ABC 分析法、分類(lèi)管理法。是根據(jù)事物的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面的主要特征，運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、排列和分析，抓住主要 矛盾，分清重點(diǎn)與一般，從而有區(qū)別地采取管理方式的一種定量管理方法。借鑒這種管理方法的內(nèi)涵是在 被動(dòng)接受任務(wù)后，主動(dòng)安排辦理順序。即按照重要和急緩程度分類(lèi)排列辦理順序，將要事急事列為 A 類(lèi)， 要高度注意，優(yōu)先處理慎重處理。舍得時(shí)間，優(yōu)先

20、解決重要的緊急的少數(shù)問(wèn)題。將重要但不急辦的事項(xiàng)列 為 B 類(lèi)，較慎重處理，確保各項(xiàng)工作按質(zhì)按量在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成。將一般性事務(wù)和可暫緩辦理的事項(xiàng)列 為 C 類(lèi)，采取合并同類(lèi)項(xiàng)的方法有計(jì)劃地進(jìn)行一般處理，也可留到時(shí)間比較充裕時(shí)辦理。比如，在處理文 件時(shí)可暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文件來(lái)時(shí)一并送給領(lǐng)導(dǎo)，這樣既節(jié)省了來(lái)回送文的時(shí)間，又可避 免因瑣事而頻繁地出現(xiàn)。4簡(jiǎn)述秘書(shū)協(xié)調(diào)方法的類(lèi)型。（1）會(huì)議協(xié)調(diào)是一種正式協(xié)調(diào)方法，是秘書(shū)協(xié)調(diào)工作中最常見(jiàn)、最基本方法。協(xié)調(diào)會(huì)議圍繞特定的主 題，面對(duì)面地反復(fù)進(jìn)行溝通，開(kāi)拓思維視野，具有集思廣益的功能。協(xié)調(diào)會(huì)議吸收與工作有關(guān)的組織和人 員共同參加，顧及方方面面的

21、權(quán)益，防止獨(dú)斷專(zhuān)行。（2）走訪(fǎng)調(diào)研協(xié)調(diào)法對(duì)不宜召集會(huì)議形式的協(xié)調(diào)事項(xiàng) , 可直接與被了解的人接觸 , 就反映的問(wèn)題或某 些工作 ,耐心聽(tīng)取對(duì)方的意見(jiàn)看法。通過(guò)討論獲得統(tǒng)一或部分統(tǒng)一的結(jié)論。涉及幾個(gè)部門(mén)的事項(xiàng)還應(yīng)廣泛走 訪(fǎng)分別協(xié)商達(dá)到統(tǒng)一。（3 ）征詢(xún)協(xié)調(diào)方法也叫轉(zhuǎn)單協(xié)調(diào)法。是指對(duì)于某些工作,如制定計(jì)劃、修改文件、協(xié)調(diào)進(jìn)度等，都可以通過(guò)由有關(guān)人員在簽呈文件上共同簽字以示了解的方式完成協(xié)調(diào)任務(wù)。一般均由秘書(shū)傳遞轉(zhuǎn)單文件、計(jì) 劃討論稿、某些商議材料等 ,秘書(shū)還要整理經(jīng)數(shù)個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門(mén)人員閱簽后的意見(jiàn), 集中起來(lái)形成相對(duì)一致的意見(jiàn) ,向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（4）政策法規(guī)協(xié)調(diào)方法， 是以系統(tǒng)完備的政策法規(guī)體

22、系為依據(jù)的協(xié)調(diào)方法。 政策法規(guī)既是各級(jí)各類(lèi)組 織開(kāi)展各種活動(dòng)的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，也是管理事務(wù)調(diào)整工作活動(dòng)過(guò)程的精神成果。（5）會(huì)稿協(xié)調(diào)法 指的是若干相關(guān)部門(mén)和個(gè)人，為處理相關(guān)問(wèn)題，就所認(rèn)同的內(nèi)容與合作的事項(xiàng)等， 共同撰寫(xiě)文稿的過(guò)程。5簡(jiǎn)述秘書(shū)信息溝通的具體方法。 信息溝通的方法有多種多樣，可按各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)劃分為各種類(lèi)型。根據(jù)秘書(shū)信息溝通對(duì)象的不同，秘書(shū)溝 通可分為縱向信息溝通和橫向信息溝通；根據(jù)信息溝通所使用工具的不同，秘書(shū)溝通的方法可分為語(yǔ)言信 息溝通、非語(yǔ)言信息溝通、網(wǎng)絡(luò)信息溝通等。秘書(shū)信息溝通的具體方法有（1）縱向信息溝通包括1上行溝通也稱(chēng)向上溝通， 即秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。這種溝通是秘書(shū)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的要求

23、做出反饋、 表達(dá)態(tài)度、 匯報(bào)情況、使領(lǐng)導(dǎo)了解工作的進(jìn)度過(guò)程；是秘書(shū)向上級(jí)提供新的信息資料，呈送材料、反饋交流信息、下 情上達(dá)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作的過(guò)程。2下行溝通領(lǐng)導(dǎo)向秘書(shū)傳達(dá)命令，下達(dá)任務(wù)，或秘書(shū)向下級(jí)部門(mén)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖的上情下達(dá)過(guò)程。是傳統(tǒng)的完成工作的方法。（2 ）橫向信息溝通也稱(chēng)平行溝通或秘書(shū)與職能部門(mén)的溝通，是指在同級(jí)之間， 或不相隸屬的各單位之間的信息傳遞。（3 ）語(yǔ)言信息溝通包括1口頭信息溝通無(wú)論是橫向溝通還是縱向信息溝通，都離不開(kāi)口語(yǔ)表達(dá)。口頭溝通是信息溝通的主要 形式，即以說(shuō)話(huà)的方式，把信息變成言語(yǔ)進(jìn)行傳遞和反饋，如交談、會(huì)議、解釋、接待、發(fā)言、演講、打 電話(huà)等。2書(shū)面信息溝通即用文字

24、、符號(hào)、圖表、數(shù)字等書(shū)面形式進(jìn)行信息傳遞交流，也是秘書(shū)經(jīng)常采用的信息溝通方式。這種信息溝通包括如文件、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、報(bào)告、會(huì)議記錄、新聞稿件、工作計(jì)劃總結(jié)，書(shū)籍 和文獻(xiàn)資料，以及各種信件、電報(bào)等。（4）非語(yǔ)言信息溝通就是由個(gè)體的軀體各部位所發(fā)出的身體語(yǔ)言，它涉及表情、動(dòng)作、手勢(shì)、姿勢(shì)、聲音、服飾、距離等非言語(yǔ)手段進(jìn)行的信息交流，是口頭溝通的重要輔助形式，具有修飾性、替代性、散發(fā)性和暗示性等特點(diǎn)，能表達(dá)語(yǔ)言難以表達(dá)的思想情感，起到強(qiáng)化口頭溝通的作用。它是秘書(shū)人員在與領(lǐng) 導(dǎo)者、公務(wù)人員和其他社會(huì)成員的交往中，不可缺少的一種補(bǔ)充信息溝通形式。（5）網(wǎng)絡(luò)信息溝通利用網(wǎng)絡(luò) ,秘書(shū)可以在第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)提供最

25、有效，最新的信息；快捷便利發(fā)布和收集相關(guān)信息；自由 的選擇接受信息的內(nèi)容、時(shí)間和方式，比如文字方式、圖片方式、視頻方式等。6簡(jiǎn)述提高時(shí)間利用率方法。（1）提高單位時(shí)間的利用率。處理工作要專(zhuān)心致志，集中注意力，用最短的時(shí)間完成任務(wù)，在精力旺 盛之時(shí)，迅速處理各種事務(wù)。（2）建立正確的時(shí)間觀念。培養(yǎng)節(jié)約時(shí)間的技能，簡(jiǎn)化處理事務(wù)的程序。例如可用電話(huà)解決的問(wèn)題不 開(kāi)會(huì)，不寫(xiě)信；開(kāi)會(huì)目標(biāo)明確，減少開(kāi)會(huì)人數(shù)，縮短時(shí)間；復(fù)函處理困難工作；通話(huà)簡(jiǎn)潔，集中回復(fù)電話(huà)， 儲(chǔ)存好常用電話(huà)號(hào)碼。（3）善于擠時(shí)間。用頭腦清醒的時(shí)間撰稿，隨時(shí)備好紙和筆，做好記錄備忘提示；在最緊急的時(shí)候， 也要把握最后一分鐘，防止返工。（4

26、）合理使用零碎時(shí)間。 所謂零碎時(shí)間是指不構(gòu)成連續(xù)時(shí)段的某項(xiàng)工作與另一項(xiàng)工作銜接之間的空余 時(shí)間。這種空余時(shí)間，一種是不可預(yù)計(jì)的零碎時(shí)間；另一種是事前可以預(yù)計(jì)的零碎時(shí)間，如公務(wù)出差的候 機(jī)候車(chē)時(shí)間，等待會(huì)談代表來(lái)到的時(shí)間等。（5） 充分利用現(xiàn)代科技手段， 有效利用節(jié)約時(shí)間的工具。秘書(shū)可以改善設(shè)備與工作環(huán)境。經(jīng)常整理辦 公桌，備品擺放方便取用，使用適當(dāng)?shù)奈木邫n案設(shè)備妥善保管資料，隨時(shí)更正，加入最新資料。準(zhǔn)備大垃 圾桶，把沒(méi)用的東西丟掉，免去重復(fù)翻找，減少找東西的時(shí)間。充分利用辦公自動(dòng)化設(shè)備，如個(gè)人備忘錄、 臺(tái)歷、通信薄、手機(jī)提示功能、計(jì)算器、電傳、電話(huà)、錄音筆、錄像機(jī)、錄音機(jī)、復(fù)印機(jī)等。工具齊全適

27、 用，才有助于秘書(shū)提高工作效率。在實(shí)際工作中，秘書(shū)應(yīng)綜合運(yùn)用使用各類(lèi)節(jié)約時(shí)間的工具，改進(jìn)運(yùn)用時(shí)間的方法，更加有效地使用時(shí) 間資源，提高工作效率。秘書(shū)學(xué)概論第七章1. 高效的秘書(shū)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備哪些條件？（一）共同的目標(biāo)1. 明確的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)能激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的工作熱情、活力和創(chuàng)造力，使得團(tuán)隊(duì)的存在有了價(jià)值。2.共同的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)有助于團(tuán)隊(duì)成員設(shè)定個(gè)人目標(biāo)，從而使團(tuán)隊(duì)成員在執(zhí)行計(jì)劃的過(guò)程中始終處于最佳 工作狀態(tài)，并能盡量使實(shí)際進(jìn)度略微領(lǐng)先于目標(biāo)進(jìn)度，進(jìn)而幫助團(tuán)隊(duì)獲得最佳工作績(jī)效 。（二）互信的協(xié)作1. 應(yīng)把具有各種不同素質(zhì)、知識(shí)、能力的成員組合成一個(gè)彼此互補(bǔ)、優(yōu)化的秘書(shū)團(tuán)隊(duì)，才能產(chǎn)生整體搭配的協(xié)同效應(yīng)。 2.團(tuán)

28、隊(duì)成員情感上相互認(rèn)同也是團(tuán)隊(duì)成功的重要因素。（三）明確的職責(zé)1. 一個(gè)高效的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)每個(gè)成員的個(gè)體特質(zhì)安排其在團(tuán)隊(duì)擔(dān)任不同的角色并進(jìn)行明確的分工。2.秘書(shū)工作應(yīng)講究工作程序并明確團(tuán)隊(duì)每位成員的職責(zé)。（四）較強(qiáng)的執(zhí)行力所謂執(zhí)行力，指將目標(biāo)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的能力，將不可能變?yōu)榭赡苣繕?biāo)。2.簡(jiǎn)述秘書(shū)團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)（一）團(tuán)隊(duì)規(guī)模 秘書(shū)團(tuán)隊(duì)人數(shù)以 2 7 人為宜（二）角色1.根據(jù)每位成員的氣質(zhì)如膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)、抑郁質(zhì)，和專(zhuān)業(yè)背景2.必須對(duì)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行崗位分工，定職定責(zé)。3.可從秘書(shū)事務(wù)能力、文字能力、溝通能力、表達(dá)能力、公共關(guān)系能力、辦公自動(dòng)化運(yùn)用能力、協(xié)調(diào) 能力等綜合素質(zhì)考慮。（三）領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)是高效

29、能秘書(shū)團(tuán)隊(duì)的核心人物，他承擔(dān)著管理、建設(shè)團(tuán)隊(duì)的重任。（四）規(guī)范規(guī)范是用以約束團(tuán)隊(duì)成員并被團(tuán)隊(duì)成員共同接受和認(rèn)可的一些行為準(zhǔn)則。3. 秘書(shū)團(tuán)隊(duì)的成長(zhǎng)要經(jīng)歷哪些階段？每一階段的任務(wù)是什么？ 秘書(shū)團(tuán)隊(duì)組建期。這個(gè)階段，秘書(shū)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)完成以下三方面的工作：一是形成團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)框架；二 是建立團(tuán)隊(duì)與外界的初步聯(lián)系；三是培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)團(tuán)隊(duì)初步的認(rèn)同感與凝聚力。秘書(shū)團(tuán)隊(duì)磨合期。為順利度過(guò)磨合期，團(tuán)隊(duì)在這一階段可通過(guò)下述方法和手段幫助構(gòu)建和諧的團(tuán)隊(duì)文 化，如通過(guò)舉辦一些生活化的集體活動(dòng)幫助成員彼此溝通、理解、互相包容、相互欣賞；用團(tuán)隊(duì)的“愿景 和目標(biāo)”來(lái)凝聚人心，激發(fā)成員“因公忘私”的崇高感；團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)自覺(jué)提

30、醒成員將主要的力量集中于 外部的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，通過(guò)注入“一致對(duì)外”的意識(shí)增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的向心力；可適當(dāng)采用“對(duì)團(tuán)隊(duì)績(jī)效的獎(jiǎng)賞” 作為手段來(lái)強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)內(nèi)的承諾意識(shí)。秘書(shū)團(tuán)隊(duì)規(guī)范期。 規(guī)范期是團(tuán)隊(duì)經(jīng)過(guò)艱苦的磨合階段，開(kāi)始逐步走向穩(wěn)定和成熟的階段。 在這個(gè)階段， 團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員逐漸適應(yīng)彼此之間的工作個(gè)性、互相尊重各自的工作價(jià)值，另一方面在此階段，團(tuán)隊(duì)可能矯 枉過(guò)正，出現(xiàn)行為與思維方式的同質(zhì)性，規(guī)范期有可能變成創(chuàng)造力蛻化的平庸期。因此這一階段在異中求 同的同時(shí)還應(yīng)特別強(qiáng)調(diào)同中求異，既有多元的工作理念、工作個(gè)性、工作思路，又能和諧共處、彼此尊重。秘書(shū)團(tuán)隊(duì)成熟期。在這個(gè)階段，團(tuán)隊(duì)開(kāi)始成為獨(dú)特的“這一個(gè)” ，一種具有

31、獨(dú)特理念、豐富的內(nèi)涵的自 有文化將使本團(tuán)隊(duì)區(qū)別于其他團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員具備高度的獨(dú)立性和自覺(jué)性，能獨(dú)當(dāng)一面開(kāi)展工作，并能擔(dān) 負(fù)更多責(zé)任；團(tuán)隊(duì)成員能坦誠(chéng)地提出不同意見(jiàn)，并通過(guò)與其他成員溝通、辯論、駁難，產(chǎn)生新的創(chuàng)見(jiàn)。創(chuàng) 新在這一階段達(dá)到頂峰。4. 秘書(shū)團(tuán)隊(duì)經(jīng)常采用哪些績(jī)效測(cè)評(píng)方法？ 領(lǐng)導(dǎo)者判斷測(cè)評(píng)法、等級(jí)評(píng)定法、序列法、關(guān)鍵事件法5.測(cè)評(píng)過(guò)程中應(yīng)遵循哪些原則？ 制度化原則、定量與定性結(jié)合原則、民主集中制原則、精確原則。秘書(shū)學(xué)概論第八章1. 怎樣理解我國(guó)職業(yè)資格認(rèn)證制度？答： 含義：國(guó)家職業(yè)資格認(rèn)證制度，是按國(guó)家職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)或任職資格條件，通過(guò)政府認(rèn)定的考核鑒 定機(jī)構(gòu)，對(duì)勞動(dòng)者從事某種職業(yè)所應(yīng)掌握的學(xué)

32、識(shí)、技術(shù)和實(shí)際操作能力進(jìn)行客觀公正、科學(xué)規(guī)范的評(píng)價(jià)和 鑒定，對(duì)合格者授予相應(yīng)的國(guó)家職業(yè)資格證書(shū)的人力素質(zhì)認(rèn)證規(guī)范。性質(zhì)：考核的內(nèi)涵來(lái)源于職業(yè)的要求，有很強(qiáng)的職業(yè)性；認(rèn)證的內(nèi)容體系按照職業(yè)活動(dòng)規(guī)律和要求確 定；考核的內(nèi)容結(jié)構(gòu)要求穩(wěn)定，具有等值性。與學(xué)歷教育區(qū)別：學(xué)歷教育是以知識(shí)為主，學(xué)術(shù)為本，基礎(chǔ)是基本學(xué)科教育規(guī)律；而職業(yè)認(rèn)證培訓(xùn)是 以能力為主，應(yīng)用為本，其基礎(chǔ)是職業(yè)活動(dòng)規(guī)律。 作用：國(guó)家證書(shū)制度是通過(guò)法律法規(guī)推行、由政府認(rèn)定的授權(quán)機(jī)構(gòu)實(shí)施、全社會(huì)通行的證書(shū)制度。是 用人單位招聘、 錄用勞動(dòng)者的主要依據(jù)， 也是境外就業(yè)、對(duì)外勞務(wù)合作人員辦理技能水平公證的有效證件。意義： 職業(yè)資格證書(shū)是國(guó)際上唯一

33、通用的從業(yè)資格證明，絕大多數(shù)國(guó)家都有自己的職業(yè)資格證書(shū)制度。我國(guó)開(kāi)展國(guó)家職業(yè)資格鑒定，推行職業(yè)資格證書(shū)制度，是落實(shí) “科教興國(guó)”戰(zhàn)略方針的重要舉措，也是我 國(guó)人力資源開(kāi)發(fā)的一項(xiàng)戰(zhàn)略措施。這對(duì)于提高勞動(dòng)者素質(zhì)，促進(jìn)人力資源市場(chǎng)的建設(shè)以及深化經(jīng)濟(jì)改革， 促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展都具有重要意義。2秘書(shū)職業(yè)資格認(rèn)證的主要種類(lèi)有哪些 ?答：許職業(yè)秘書(shū)資格（簡(jiǎn)稱(chēng) CPS）證書(shū)。作為全球聞名的秘書(shū)協(xié)會(huì)組織，其考試影響力，在業(yè)內(nèi)被稱(chēng) 為“博士級(jí)”的資格證書(shū)。秘書(shū)職業(yè)資格認(rèn)證，主要有國(guó)內(nèi)認(rèn)證和國(guó)際認(rèn)證兩類(lèi)。（1）國(guó)內(nèi)認(rèn)證， 影響最廣的是人力資源與社會(huì)保障部舉辦的秘書(shū)國(guó)家職業(yè)資格認(rèn)證，秘書(shū)國(guó)家職業(yè)資格認(rèn)證全國(guó)“五統(tǒng)一” ，即統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一教材、統(tǒng)一命題、統(tǒng)一證書(shū)，統(tǒng)一管理，保證了秘書(shū)國(guó)家職業(yè)資 格認(rèn)證的規(guī)范性。（ 2 ）國(guó)際上，秘書(shū)職業(yè)資格認(rèn)證有三大類(lèi)：一是英國(guó)劍橋大學(xué)舉辦的劍橋辦公管