辦公室5S實施方法培訓

1、“定置管理定置管理”n“定置管理”不是一般的“把物品固定地放置”，它的特定含義是:根據(jù)生產(chǎn)活動的目的，考慮生產(chǎn)活動的效率，質(zhì)量等制約條件和物品自身的特殊的要求（如時間、質(zhì)量、數(shù)量、流程等），劃分出適當?shù)姆胖脠鏊_定物品在場所中的放置狀態(tài)，作為生產(chǎn)活動主體人與物品聯(lián)系的信息媒介，從而有利于人、物的結(jié)合，高效地進行生產(chǎn)活動。對物品進行有目的、有計劃、有方法的科學放置，稱為現(xiàn)場物品的“定置”。1 1、辦公室、辦公室5S5S的必要性的必要性 隨著時間的流失，公司內(nèi)很多不必要的文件、資料、文具。如果不管理的話，會造成很多浪費，這就降低了辦公效率，成本也隨之增加。 5S是排除這樣的浪費，提高業(yè)務(wù)效率，達

2、到成本降低的一種手段。5S不是只管一下環(huán)境，也不只是追求外觀漂亮。 5S活動是支援部門的活動中改善用肉眼看得見的唯一的活動，也是展開小集團活動有效的重要活動。環(huán)境整潔是提高業(yè)務(wù)向上活動的支柱，是活動的基本。 1.1.1 1 辦公室辦公室5S+15S+1活動的活動的7 7步聚步聚學習學習熟練的熟練的5S+1活動活動創(chuàng)造創(chuàng)造效益的效益的5S+1活動活動第第1 階段階段 : 徹底清掃辦公設(shè)備、器具、辦公環(huán)境，發(fā)現(xiàn)不合理并改善。徹底清掃辦公設(shè)備、器具、辦公環(huán)境，發(fā)現(xiàn)不合理并改善。 第第2階段階段 : 區(qū)分必要和不必要區(qū)分必要和不必要 區(qū)分公物和私物區(qū)分公物和私物 第第3 階段階段 : 辦公室管理基準做

3、成辦公室管理基準做成 物品擺放方式統(tǒng)一物品擺放方式統(tǒng)一 所有物品都要粘貼管理責任者所有物品都要粘貼管理責任者 第第4 階段階段 : 所有文件取出方便，追求使用方便。所有文件取出方便，追求使用方便。 所有文件放置方法再檢討所有文件放置方法再檢討 辦公文具極少化辦公文具極少化 公用和個人物品區(qū)分，追求功能性。公用和個人物品區(qū)分，追求功能性。 第第5階段階段 : 管理基準的整頓管理基準的整頓 辦公室清掃習慣化辦公室清掃習慣化 所有門開閉基準確定所有門開閉基準確定第第6 階段階段 : 辦公桌的管理方法辦公桌的管理方法 個人辦公桌整潔個人辦公桌整潔 30秒內(nèi)取出所需文件秒內(nèi)取出所需文件 辦公室內(nèi)辦公桌外

4、型整齊化辦公室內(nèi)辦公桌外型整齊化第第7 階段階段 : 智慧的辦公室展望智慧的辦公室展望 數(shù)據(jù)記錄和信息處理自動化擴大數(shù)據(jù)記錄和信息處理自動化擴大 在在15秒內(nèi)取出文件秒內(nèi)取出文件第第1 階段階段 : 輕快而明亮的環(huán)境輕快而明亮的環(huán)境 輕快的回答，明確的指示和接受；輕快的回答，明確的指示和接受； 排出不必要物，有效利用空間；排出不必要物，有效利用空間； 明確指示桌、椅、電話、文具的正確位置。明確指示桌、椅、電話、文具的正確位置。 第第2階段階段 : 個人所有的資料整理成文件歸檔個人所有的資料整理成文件歸檔 誰都能又容易又快的查所需資料誰都能又容易又快的查所需資料 使用的共同資料能在使用的共同資料

5、能在30秒內(nèi)取出秒內(nèi)取出第第3 階段階段 : 對業(yè)務(wù)分工的合理性調(diào)查對業(yè)務(wù)分工的合理性調(diào)查 找出是否有重復的業(yè)務(wù)存在找出是否有重復的業(yè)務(wù)存在 找出是否有浪費現(xiàn)象找出是否有浪費現(xiàn)象 第第4 階段階段 : 確定辦公室的改善主題。確定辦公室的改善主題。 挑戰(zhàn)業(yè)務(wù)的高效率挑戰(zhàn)業(yè)務(wù)的高效率 第第5階段階段 : 業(yè)務(wù)、設(shè)計技術(shù)等標準化業(yè)務(wù)、設(shè)計技術(shù)等標準化 各部門相互學習，好的成果推廣各部門相互學習，好的成果推廣 標準手冊制成，追求業(yè)務(wù)能力向上。標準手冊制成，追求業(yè)務(wù)能力向上。第第6 階段階段 : 回顧前回顧前5階段，重新確認點檢有無不合理階段，重新確認點檢有無不合理 依靠不合理的改善、好的提案，依靠不合

6、理的改善、好的提案， 追求業(yè)務(wù)能力向上追求業(yè)務(wù)能力向上。 第第7 階段階段 : 檢查各種標準手冊遵守的情況檢查各種標準手冊遵守的情況 并進行自主管理并進行自主管理 新職員也能遵守，并做充分的教育指導新職員也能遵守，并做充分的教育指導 依靠良好的自主管理并自覺改善不合理，依靠良好的自主管理并自覺改善不合理， 繼續(xù)追求業(yè)務(wù)能力向上。繼續(xù)追求業(yè)務(wù)能力向上。1.1.2 2 辦公室辦公室5S+15S+1活動活動7 7步聚的目標步聚的目標2 2、 辦公室辦公室5S5S“要要” ”與與“ “不要不要” ”的判的判別別基準基準3 3、 辦公室辦公室5S5S執(zhí)執(zhí)行行標標準準4 4、 辦公室辦公室5S5S整整頓頓

7、的的“ “三定三定” ”標標準（準（1 1）對象名稱定點定式定量備注文件柜固定在靠墻位置統(tǒng)一文件柜編號文件柜內(nèi)文件兩年前的資料歸檔至檔案室辦公桌固定位置固定樣式一人一張辦公椅辦公桌前一把顯示器固定辦公桌左角邊（部門內(nèi)統(tǒng)一方向）辦公桌45度位置一桌一臺電腦主機辦公桌旁邊無固定格式（可根據(jù)主機箱不同而定）一臺傳真機主機箱上面（也單獨擺放加以標示）與機箱水平線一臺電話機辦公桌右邊與辦公桌平行一臺打印機辦公附桌水平疊放一臺飲水機入門處立式一臺空調(diào)機墻上懸掛兩臺（辦公環(huán)境大小而定）看板墻面懸掛一塊打印紙打印機旁邊一臺水杯辦公桌右上角一個筆桶辦公桌右上角一個盆景文件柜上面不限垃圾簍辦公桌右邊一個插線排辦公

8、桌右邊固定電線一個4 4、 辦公室辦公室5S5S整整頓頓的的“ “三定三定” ”標標準（準（2 2）5 5、 辦公室辦公室人人員員素素養(yǎng)養(yǎng)準準則則6.1 6.1 門牌標識牌標準門牌標識牌標準6.2 6.2 辦公室看板標準辦公室看板標準6.3 6.3 辦公用品共用區(qū)辦公用品共用區(qū)標準標準6.4 6.4 辦公文件辦公文件標準標準6.5 6.5 電腦電源線綁扎電腦電源線綁扎標準標準6.6 6.6 辦公室其它設(shè)備擺放標準辦公室其它設(shè)備擺放標準6.7 6.7 辦公抽屜辦公抽屜標示標準標示標準6.8 6.8 辦公抽屜內(nèi)物品擺放辦公抽屜內(nèi)物品擺放標準標準6.9. 6.9. 打印機的正確標識打印機的正確標識標

9、示標準標示標準6.10 6.10 辦公室公共垃圾桶辦公室公共垃圾桶標示標準標示標準6.11 6.11 書籍脊背標示標準書籍脊背標示標準6.12 6.12 辦公室開關(guān)標示辦公室開關(guān)標示標準標準6.13 6.13 辦公室門開關(guān)旋轉(zhuǎn)軌跡標示辦公室門開關(guān)旋轉(zhuǎn)軌跡標示標準標準6.14 6.14 辦公室門辦公室門“推推”“”“拉拉”標識標識標準標準6.15 6.15 電源線的正確捆扎電源線的正確捆扎標示標準標示標準6.16 6.16 人名牌的標示人名牌的標示標準標準 6.17 6.17 盤景擺放標識標準盤景擺放標識標準 6.18 6.18 空調(diào)使用狀態(tài)標識空調(diào)使用狀態(tài)標識標準標準 6.19 6.19 辦公

10、室門出入標識辦公室門出入標識標準標準 6.20 6.20 物品管理責任人標識方法物品管理責任人標識方法標準標準 6.21 6.21 文件資料柜的標識方法文件資料柜的標識方法標準標準 6.22 6.22 辦公室整體環(huán)境的改善辦公室整體環(huán)境的改善 6.23 6.23 辦公文件架的標示文法辦公文件架的標示文法標準標準 6.24 6.24 公共辦公區(qū)設(shè)備的定位擺放公共辦公區(qū)設(shè)備的定位擺放 6.25 6.25 個人工作座位的物品擺放個人工作座位的物品擺放 6.26 6.26 水杯的擺放及標識要求水杯的擺放及標識要求 6.27 6.27 日歷的擺放及標識要求日歷的擺放及標識要求 6.28 6.28 筆筒的

11、擺放及標識要求筆筒的擺放及標識要求 6.29 6.29 書立的擺放及標識要求書立的擺放及標識要求 6.30 6.30 書架的擺放及標識要求書架的擺放及標識要求 6.31 6.31 電腦鼠標的擺放及標識要求電腦鼠標的擺放及標識要求 6.32 6.32 電腦音箱的擺放及標識要求電腦音箱的擺放及標識要求6 6、可視化標準（標準可視化標準（標準/范例）范例）目錄目錄6 6、 辦公室辦公室5S5S活動標識范例活動標識范例6.1 )辦公室門牌辦公室門牌問題點：辦公室無門牌，易誤打誤撞找錯地方標準（要求）：6 6、 辦公室辦公室5S5S活動標識范例活動標識范例6.2)辦公室看板管理辦公室看板管理問題點：辦公室各類跟蹤事項等未進行可視化管理標準（要求）：6 6、 辦公室辦公室5S5S活動標識范例活動標識范例6.3 )設(shè)置辦公用品共用區(qū)設(shè)置辦公用品共用區(qū)問題點：辦公用品人手一份、沒有設(shè)立公共用品區(qū)存在浪費標準（要求）：6 6、