學習情境七采購控制與風險管理

1、學習情境七采購控制與風險管理實事求是；法制意識；團隊意識；客觀公正；協(xié)同溝通；風險意識；防范意識。掌握企業(yè)內部采購控制制度的建立的一般做法；掌握產(chǎn)生風險的主要因素；了解并掌握企業(yè)降低采購風險的關鍵；分析企業(yè)可以從那些方面去防范采購的風險。能運用所學理論制定企業(yè)內部采購控制制度；能制定企業(yè)采購質量管理的初步方案；能結合實際案例分析企業(yè)如何規(guī)避采購價格風險；能掌握企業(yè)實施采購風險防范的一般做法。模塊一模塊一 采購控制采購控制模塊二模塊二 采購風險防范采購風險防范采購賄賂很多人都認為采購部門是一個很有油水的部門，最大的好處是可以拿賄賂，吃回扣。并不否認采購過程中存在這種機會，但這種機會并不是必然會成

2、為現(xiàn)實，通過一定的方法是可以可以避免。采購賄賂與采購員的個人道德品質有無關聯(lián)？企業(yè)內部的管理規(guī)章能不能有效避免采購風險？同家相關法規(guī)與采購賄賂之間的關系是什么？控制好企業(yè)的采購環(huán)節(jié)是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營計劃目標的重要手段，也可以說,控制好企業(yè)的采購環(huán)節(jié)就等于控制住了企業(yè)生產(chǎn)的起點和源頭。模塊一 采購控制一、采購控制的基礎工作一、采購控制的基礎工作二、采購控制制度二、采購控制制度三、物料質量的控制三、物料質量的控制四、交貨過程的控制管理四、交貨過程的控制管理本分項任務將引領你掌握采購控制的基礎性工作有哪些？以及采購控制制度所包含的內容，進而掌握采購控制制度的具體制訂方法。采購規(guī)章制度：可以規(guī)范企業(yè)的采購

3、行為并規(guī)范采購人員的行為。物料質量控制：是指確定物料質量方針、目標和職責并在物料質量體系中通過諸如質量策劃、質量控制、質量保證和質量改進使其實施的全部控制管理職能的所有活動要搞好采購控制，重要的是創(chuàng)造一個良好的采購控制基礎條件，為以后的采購活動控制創(chuàng)造一個良好的環(huán)境和條件。這些良好的基礎條件，包括以下幾個方面：采購人員的素質基礎；健全采購管理規(guī)章制度；對于采購市場行情透徹地掌握。一、采購控制的基礎工作具體應做好以下幾個方面的工作:（一）加強采購人員的素質管理1.采購人員的素質要求企業(yè)采購人員應該具備品德方面、知識方面、能力方面三個方面的素質如表7-1所示。一、采購控制的基礎工作表7-1 采購人

4、員的素質要求品德方面知識方面能力方面1. 志士不飲貪泉之水2. 敬業(yè)精神3. 虛心、誠心、耐心1. 采購管理專業(yè)知識2. 財務管理知識3. 相關法律4. 掌握特定語言5. 信息系統(tǒng)6. 采購物品相關知識1. 價值分析能力2. 邏輯思維能力3. 決策能力4. 預測能力5. 個人能力6. 靈活性漁敏捷性7. 團隊精神8. 溝通與交流技巧9. 市場把握能力10. 供應商關系處理一、采購控制的基礎工作2.采購人員的崗位要求如表7-2所示。 表7-2 采購人員的崗位描述職務名稱采購員向誰負責采購與供應經(jīng)理職位概述負責準備和發(fā)出制定商品供應或服務的采購訂單。追求最低采購總成本，在價值最大化的同時，識別和發(fā)

5、展合格的供應商。如果發(fā)生供應中斷要恰當?shù)丶右詤f(xié)調。本質和范圍管理全部產(chǎn)品和服務的采購，與250個供應商保持聯(lián)系。處理各種不確定的任務，確保談判成功主要職責執(zhí)行指定職責，確保實現(xiàn)質量和成本目標，進行有效的談判，實現(xiàn)有效的合同目標。實行增值性采購活動，實現(xiàn)成本的控制目標。管理，維持供應商關系，減少供應商數(shù)量需要的知識和技能工商專業(yè)大專以上學歷，三年以上工作經(jīng)驗，良好的溝通技能，分析能力一、采購控制的基礎工作一、采購控制的基礎工作（二）建立建全采購規(guī)章制度和獎懲機制采購規(guī)章制度可以規(guī)范企業(yè)的采購行為并規(guī)范采購人員的行為。制定明確具體的采購作業(yè)流程；制定崗位責任制，對各個崗位規(guī)定明確的職責范圍；建立獎

6、懲制度。二、采購控制制度（一）請購控制制度無論何種需要的請購，采購部門在收到請購單后和在最終發(fā)出購貨訂單之前，都必須對三個方面做出決定。采購的內部控制制度應該為合理地做出這些決定而制定。1.請購的類別規(guī)定（1）原材料或零配件的請購一般首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)訂單提出請購單。（2）臨時性物品的采購需要通常由使用部門直接提出。二、采購控制制度二、采購控制制度3.請購單的核準權限不同類別（原材料、固定資產(chǎn)、總務性用品）的請購單要由不同的主管核準，不同大小的請購額（用不同區(qū)間來表示）要由不同管理層次的主管核準。二、采購控制制度2.請購單的開立與呈請請購單的開立與呈請情況（見圖7-1）

7、。圖7-1 請購單的開立與呈請二、采購控制制度 4.權責劃分采購部：運輸、辦公勞保用品、生產(chǎn)及輔助材料委外加工等采購。采購主管：采購計劃的編制、訂單的審核及訂單的復核、急需物料的跟催。采購員負責訂單的計算、下達和物料的跟催。倉儲部收料組：所有有形物料、設備及辦公勞保用品數(shù)量驗收。質量管理部：所有生產(chǎn)及輔助材料質量驗收。工程部：儀器設備的品質驗收。二、采購控制制度 （二）財務、審計結合的內部控制制度采購，是企業(yè)支付貨幣、取得材料實物的過程。由于采購是實體轉移和價值轉移的統(tǒng)一過程，因此容易產(chǎn)生作弊問題。控制采購活動要實現(xiàn)下列目標（見圖7-2）。圖7-2 控制采購活動要實現(xiàn)的目標二、采購控制制度1.

8、建立控制關鍵點為實現(xiàn)上述控制目標，企業(yè)應建立以采購申請、經(jīng)濟合同、結算憑證和入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，并在該系統(tǒng)中設置下列控制點和關鍵點：審批、簽約、登記、承付、驗收、審核、記賬。其中，“承付”、“驗收”和“審批”為關鍵控制點。二、采購控制制度2.實行職務分離購買業(yè)務環(huán)節(jié)中所需處理的主要業(yè)務有：確定的需求；尋求能滿足要求的供應商和適宜的價格；向供應商發(fā)出訂單；檢驗收到的貨物；確定是否接受貨物；向供應商退回貨物；儲存或使用貨物；會計記錄；核準付款等。二、采購控制制度在這些業(yè)務中，需要職務分離的有（見圖7-3）。 圖7-3 實行職務分離的內容二、采購控制制度（三）實物、信息同步入庫制度在采購管理控

9、制整個作業(yè)過程中，實物與信息是同步的，實物就是所采購的原材料或設備等，信息就是有關賬款、動態(tài)的庫存量等數(shù)據(jù)。采購內控的關鍵是信息控制。二、采購控制制度完善的采購管理控制系統(tǒng)要能夠為采購人員提供一套快速而準確的信息，以對供貨廠商適時、適量地開立采購單、，使商品能在出貨前準時入庫并無庫存不足及積壓貨太多等情況發(fā)生。此系統(tǒng)包括四個子系統(tǒng)（見圖7-4）。圖7-4 采購管理控制系統(tǒng)的子系統(tǒng) 三、物料質量的控制（一）物料質量檢驗的方法物料質量檢驗的方法很多，一般有感官檢驗、理化檢驗和實用檢驗三種方法（見圖7-5）。圖7-5 物料質量檢驗的方法三、物料質量的控制（二）商品采購的質量要求采購方應根據(jù)供應方提供

10、產(chǎn)品的能力評價和選擇供應方，并應制定選擇、評價和重新評價的準則，評價結果及評價所引起的任何必要措施的記錄應予保存。采購方的采購信息應表述擬采購的產(chǎn)品，一般應包括：產(chǎn)品、程序、流程和設備標準的要求；人員資格的要求；質量管理體系的要求。另外，采購方應確定并實施檢驗或其他必要的活動，以確保采購的產(chǎn)品滿足規(guī)定的采購要求。三、物料質量的控制企業(yè)采購商品質量管理方案至少應包含以下內容（見圖7-6）。圖7-6 企業(yè)采購商品質量管理方案包括的內容三、物料質量的控制（三）采購質量的流程控制通常，一個流程的輸出將直接成為下一流程的輸入。系統(tǒng)地識別和管理組織內所應用的流程，特別是這些流程之間的相互作用，稱為“流程控

11、制”。1.質量管理的基本方法-PDCA循環(huán)PDCA循環(huán)，也稱戴明環(huán)，是由美國著名質量管理專家戴明（W、E、Deming）首先提出的。這個循環(huán)主要包括四個階段：計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）和處理（Action），及八個步驟。八個步驟是四個階段的具體化。三、物料質量的控制 圖7-7中加入PDCA循環(huán)，以系統(tǒng)的方式說明管理和控制既適用于單個流程也適用于整個網(wǎng)絡。圖7-7 流程網(wǎng)絡模式四、交貨過程的控制管理對商品交貨過程的控制管理應包括以下環(huán)節(jié)（見圖7-8）。圖7-8 商品交貨過程的控制管理內容模塊二 采購風險防范一、采購風險一、采購風險二、采購風險的防范二、采購風險的防范本分項

12、任務將引領你掌握采購風險防范的定義，以及采購風險的成因，進而理解采購風險的規(guī)避的重要性的必要性。采購風險是指采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風險、經(jīng)濟風險和自然風險。采購意外風險是指物資采購過程中由于自然、經(jīng)濟政策、價格變動等因素所造成的風險一、采購風險采購風險通常是指采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風險、經(jīng)濟風險和自然風險。 （一）企業(yè)采購的風險分析采購風險可以分為兩大類，每一種里還有具體的劃分（見圖7-9）。圖7-9 企業(yè)采購風險類型分析 一、采購風險 （二）企業(yè)降低采購風險的關鍵企業(yè)要降低質量、交期、價格、售后服務、財務等方面的采購風險，最關鍵要做好以下幾項工作如表7-3

13、所示。表7-3 企業(yè)降低采購風險的關鍵工作序號序號工作環(huán)節(jié)工作環(huán)節(jié)具體工作內容具體工作內容1供應商的初步考察階段應對供應商的品牌、信譽、規(guī)模、銷售業(yè)績、研發(fā)等進行詳細的調查。2產(chǎn)品認證及商務階段對所需的產(chǎn)品質量、產(chǎn)量、用戶的情況、價格、付款期、售后服務等進行逐一測試或交流3小批量認證階段對供應商的產(chǎn)品進行小批量的生產(chǎn)、交貨期等方面的論證4大批量采購階段根據(jù)合作情況，逐步加大采購的力度5供應商年度評價階段對合作很好的供應商，邀請他們到公司交流明年的工作打算二、采購風險的防范任何事物都有風險，采購風險歸根結底，也是可以通過一定手段和有效措施加以防范和規(guī)避的。采購風險的存在，直接影響著采購預期目標的實現(xiàn)。企業(yè)可以從以下幾個方面