秘書檔案管理

1、第八章第八章檔案利用服務與統(tǒng)計檔案利用服務與統(tǒng)計檔案利用工作檔案利用工作 1、檔案提供利用工作的含義、檔案提供利用工作的含義 檔案提供利用工作，亦稱檔案利用服務，是檔案保管部門以所收藏的檔案為依據，通過一定的方式與方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業(yè)服務的一項業(yè)務活動。 2、檔案提供利用工作的基本要求、檔案提供利用工作的基本要求 檔案館（室）應當為檔案的利用創(chuàng)造基本的條件，簡化手續(xù)，提供方便，主動開展檔案的利用活動，及時掌握和分析檔案的利用效果。3、指導思想指導思想 檔案利用工作的指導思想是，全面、及時、準確、有效地為檔案用戶服務。（1）全面：提供本館室藏中檔案信息，同時推薦其他館室檔案線索

2、；（2）及時：建立科學的檢索體系，熟悉檔案內容與成分，及時滿足用戶需求；（3）準確：要準確地分析和把握檔案用戶的利用需求；（4）有效：積極主動地為用戶查找檔案與資料，努力提高服務工作的質量；大力開發(fā)檔案信息資源，建立完善的檢索系統(tǒng)，編輯出版各種檔案史料，提高檔案服務人員思想業(yè)務素質，不斷增強為社會提供檔案信息服務的能力，主動地有效地為利用者服務。4、意義意義 （1）提供利用是檔案工作的根本目的； （2）利用工作對整個檔案工作的發(fā)展有決定性影響。 檔案利用的方式方法檔案利用的方式方法 一是提供檔案原件服務，指根據檔案用戶的利用需求，直接提供檔案原件給用戶查詢。 二是提供檔案復制品服務，指為了保護

3、檔案原件，制作各種檔案復制件，以代替原件提供利用。 三是提供檔案信息加工品服務，指根據檔案內容綜合編寫參考資料提供服務。 檔案利用服務的實施途徑主要有以下幾種檔案利用服務的實施途徑主要有以下幾種： 閱覽；外借；展覽；制發(fā)檔案證明；制發(fā)檔案復本；檔案目錄信息服務；檔案咨詢服務。 按照現行法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，可以向公眾開放的文件和檔案包括三部分： 一是“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。” 二是“國家檔案館保管的經濟、科學、技術、文化等類檔案，可以隨時向社會開放。” 三是已公開和可公開的現行文件，應免費向公眾開放，這是政府信息公開的要求。檔案開放檔案開放 1、開放檔

4、案的含義 開放檔案就是將一般可以公開的和保密期滿的檔案，解除封閉，向社會開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續(xù)后，即可通過一定的方式，進行開發(fā)利用。具體含義： （1）確立了開放檔案的范圍：即一般可以公開的檔案、文件和已滿一定保密期限的檔案文件，均應向社會開放； （2）明確了開放檔案的用戶對象：即向社會開放，向一般公眾開放； （3）簡化利用手續(xù)是開放檔案的基本特征之一。 1987年頒布的中華人民共和國檔案法第十九條規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社

5、會開放的期限，可以多于30年?！?2、開放檔案的原則 （1）開放檔案應遵循合法原則 （2）開放檔案應遵循主動原則 （3）開放檔案應遵循及時的原則 （4）開放檔案應遵循易用的原則 3、開放檔案的意義 （1）開放檔案是社會文明程度的體現； （2）開放檔案有利于促進檔案館事業(yè)的發(fā)展。 4、開放檔案的要求和措施（1）正確處理檔案開放與控制的關系，明確開放檔案的具體范圍；（2）做好基礎工作，為開放檔案創(chuàng)造必要條件；（3）建立和健全開放檔案的利用管理制度；（4）通過多種形式加強開放檔案的利用服務工作；（5）做好開放檔案的公布工作；（6）加強檔案宣傳，增強社會檔案意識。檔案統(tǒng)計工作檔案統(tǒng)計工作 1、檔案統(tǒng)計

6、工作的內容檔案統(tǒng)計工作的內容 檔案統(tǒng)計工作檔案統(tǒng)計工作就是運用一系列的統(tǒng)計技術和方法，通過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態(tài)和趨勢，揭示檔案和檔案工作量變過程的一項業(yè)務環(huán)節(jié)。它是了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段，同時也是對檔案工作進行宏觀控制、監(jiān)督的有效手段。 其內容包括檔案的進出、整理、鑒定、保管數量和狀況的登記，檔案檢索工具、編研資料、提供利用的登記以及檔案構成、利用效果、機構人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計?？偠灾瑱n案統(tǒng)計工作包括對檔案實體及管理狀況的統(tǒng)計和對檔案事業(yè)組織與管理狀況的統(tǒng)計兩部分。 2、檔案統(tǒng)計工作的意義（1）檔案統(tǒng)計工作是進一步做好檔案實體

7、管理工作的重要依據。（2）檔案統(tǒng)計工作是檔案事業(yè)建設的一項重要基礎工作；（3）檔案統(tǒng)計工作可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據。 檔案統(tǒng)計工作的要求檔案統(tǒng)計工作的要求 1、要保證統(tǒng)計資料的準確性、客觀性和科學性，這是對檔案統(tǒng)計工作首要要求。檔案統(tǒng)計自1984年起已納入國民經濟和社會發(fā)展計劃的國家統(tǒng)計指標體系，因此，檔案統(tǒng)計必須依據統(tǒng)計法規(guī)，如實地提供統(tǒng)計檔案資料，不得虛、瞞、拒報，不得偽造和篡改。 2、檔案統(tǒng)計工作應當遵循全國統(tǒng)計工作現代化建設的要求，逐步實現統(tǒng)計指標體系完整、統(tǒng)計分類標準化、統(tǒng)計調查工作科學化、統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化、統(tǒng)計計算和數據傳輸技術現代化、統(tǒng)計服務優(yōu)質化。 3、充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計的服務和監(jiān)督作用。檔案統(tǒng)計要為多方面研究工作和各級決策工作提供耳目、參謀、咨詢等作用。 檔案統(tǒng)計工作的步驟與方法檔案統(tǒng)計工作的步驟與方法 檔案統(tǒng)計工作由統(tǒng)計調查、統(tǒng)計資料的歸納整理和統(tǒng)計資料的分析報告三個基本階段組成。 檔案室的統(tǒng)計工作主要通過一下一些形式：（1）卷內（文件）目錄：可以用來登記和統(tǒng)計單份文件的