辦公自動化入門課件

1、21世紀高等院校規(guī)劃教材第第 1 1 章章【本章內(nèi)容介紹】n 本章首先指出了辦公自動化的基本概念、發(fā)展狀況、未來發(fā)展趨勢、我國辦公自動化的發(fā)展過程和整體現(xiàn)狀；然后介紹了辦公信息系統(tǒng)的含義、構(gòu)成、功能以及安全和保密對策；最后，說明了辦公信息系統(tǒng)的類型，并以某省政府辦公信息系統(tǒng)和某智能大廈辦公信息系統(tǒng)作為實例，分別說明了政府辦公信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公信息系統(tǒng)的基本知識?！颈菊轮饕R點】1. 辦公自動化的含義2. 辦公自動化的層次3. 辦公自動化的模式4. 辦公自動化的發(fā)展過程5. 辦公自動化的發(fā)展趨勢6. 我國辦公自動化發(fā)展概況7. 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能8. 辦公信息系統(tǒng)的安全與保密9. 辦公信

2、息系統(tǒng)的類型和應(yīng)用實例【本章重點難點】n重點n辦公自動化的基本概念n國內(nèi)外辦公自動化的發(fā)展情況n辦公信息系統(tǒng)的組成與功能n辦公信息系統(tǒng)的安全與保密n難點n辦公自動化的發(fā)展趨勢n辦公信息系統(tǒng)的安全與保密措施1.1 辦公自動化的基本概念辦公自動化的基本概念1.1.1 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA） 作為一個術(shù)語是由美國通過汽車公司D.S.哈特于1936年首次提出。 20世紀70年代美國麻省理工學(xué)院教授M.C. Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：“辦公自動化就是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、

3、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項綜合技術(shù)?！?1985年，我國第一次OA規(guī)劃討論會給出的定義 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公室人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的 。 1.1.2 層次:辦公自動化分為三個層次事務(wù)處理型事務(wù)處理型最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人

4、事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。 管理控制型管理控制型 包含事務(wù)處理型。該層次的包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率。進程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率。輔助決策型輔助決策型最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持。該層量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的次的O

5、A主要是決策支持系統(tǒng)主要是決策支持系統(tǒng) 1.1.3 辦公自動化的模式 n個人辦公自動化主要指支持個人辦公的計算機應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)包括文字處理、數(shù)據(jù)處理、電子報表處理以及圖像圖像處理技術(shù)等內(nèi)容。它一般通過使用通用的桌面辦公軟件如Microsoft Office、WPS Office等實現(xiàn)，在單人單機使用時非常有效。n群體辦公自動化是支持群體間動態(tài)辦公的綜合自動化系統(tǒng)，為區(qū)別傳統(tǒng)意義上的辦公自動化系統(tǒng)，特指針對越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨專業(yè)和超地理界限的信息交流和業(yè)務(wù)交匯的協(xié)同化自動辦公的技術(shù)和系統(tǒng)。它有兩個特征，網(wǎng)絡(luò)化和智能化。1.1.4 辦公自動化的意義1.實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質(zhì)量2.實

6、現(xiàn)辦公信息處理的大容量、高速度3.實現(xiàn)辦公活動的智能化1.2 辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢 1.2.1 起源20世紀60年代初，美國IBM公司研制出一種打字機,最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。 相關(guān)知識:美國GE(通用電器)公司最早使用計算機進行工資計算,開始了計算機數(shù)據(jù)處理.我國70年代末長春“一汽”最早使用計算機開始進行數(shù)據(jù)處理工作.辦公自動化技術(shù)設(shè)備的使用經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡(luò)、大規(guī)模計算機網(wǎng)絡(luò)、世界性計算機網(wǎng)絡(luò)四個階段。 1975年以前為辦公自動化的第一階段，設(shè)備以單機年以前為辦公自動化的第一階段，設(shè)備以單機為中心。為中心。 20世紀世紀70年代后期到年代后期到

7、80年代初期為第二階段，設(shè)備年代初期為第二階段，設(shè)備使用在單機應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以單位為中心向單位內(nèi)使用在單機應(yīng)用的基礎(chǔ)上，以單位為中心向單位內(nèi)聯(lián)機發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)聯(lián)機發(fā)展，建立起電腦局部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（簡稱局部網(wǎng)絡(luò)）。絡(luò)）。 20世紀世紀80年代后期到年代后期到90年代中期為第三階段，設(shè)備年代中期為第三階段，設(shè)備使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)發(fā)使用由電腦局部網(wǎng)絡(luò)向跨單位、跨地區(qū)聯(lián)機系統(tǒng)發(fā)展的階段。展的階段。 20世紀世紀90年代中期至今為第四階段，是年代中期至今為第四階段，是“全面實現(xiàn)全面實現(xiàn)辦公自動化辦公自動化”的階段。的階段。 辦公自動化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特

8、點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化辦公操作無紙化辦公服務(wù)無人化辦公設(shè)備移動化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公管理知識化1.2.4 我國OA發(fā)展過程及其整體現(xiàn)狀n我國的辦公自動化從20世紀80年代初進入啟蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動化的發(fā)展目標及遠景規(guī)劃。n20世紀80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實力的國家級OA系統(tǒng) .n20世紀90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如

9、Microsoft Visual Studio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時由于國內(nèi)經(jīng)濟的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對辦公自動化產(chǎn)品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進入一個快速的發(fā)展階段。 n我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)經(jīng)歷了三個階段，各個單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況:i.起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。ii.已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效

10、益。iii.已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。 iv.已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好地支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強單位的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。1.3 辦公信息系統(tǒng)的組成與功能1.3.1 辦公信息系統(tǒng)的含義辦公信息系統(tǒng)的含義 辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學(xué)、信息

11、科學(xué)、地理空間科學(xué)、行為科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人機信息系統(tǒng)。1.3.2 辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素n辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務(wù)、機構(gòu)、制度、設(shè)備、環(huán)境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是1.辦公人員2.辦公信息3.辦公流程4.辦公設(shè)備1.3.3 辦公信息系統(tǒng)的主要功能1辦公信息系統(tǒng)的基本功能（1）公文管理（2）會議管理（3）部門事務(wù)處理（4）個人辦公管理（5）領(lǐng)導(dǎo)日程管理（6）文檔資料管理（7）人員權(quán)限管理（8）業(yè)務(wù)信息管理2集成辦公環(huán)境下辦公信息系統(tǒng)的功能具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)應(yīng)該實現(xiàn)下面7個方面的功

12、能。（1）建立內(nèi)部通信平臺（2）建立信息發(fā)布平臺（3）實現(xiàn)工作流程自動化（4）實現(xiàn)文檔管理自動化（5）實現(xiàn)輔助辦公自動化（6）促進業(yè)務(wù)信息集成（7）實現(xiàn)分布式辦公1.4 辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密辦公自動化系統(tǒng)的安全與保密加強系統(tǒng)安全與保密工作的必要性和重要性:辦公自動化系統(tǒng)中輸入、處理、輸出的是政府部門、企事業(yè)單位的有用信息，都有非常重要的經(jīng)濟和實用價值以及一定程度的保密性要求。所以，加強其安全性，保證其內(nèi)容的保密性就顯得非常重要。特別是在現(xiàn)在開放式的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下，系統(tǒng)很容易遭到非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改、刪除。因此，加強系統(tǒng)安全與保密顯得非常重要。 n影響辦

13、公自動化系統(tǒng)安全與保密因素分析影響辦公自動化系統(tǒng)安全與保密因素分析n安全保密因素:n人為原因n自然原因n計算機病毒n其它原因n系統(tǒng)安全的標志n能防止對信息的非法竊??；n預(yù)防泄露和毀壞事件的發(fā)生；n在毀壞后的更正以及恢復(fù)正常工作的能力較強，所需時間較短；n安全保密系統(tǒng)符合經(jīng)濟要求；n安全保密系統(tǒng)符合使用方便性要求。 n數(shù)據(jù)保密的基本要求:1.數(shù)據(jù)隱蔽：避免數(shù)據(jù)被非授權(quán)人截獲或竊??；2.數(shù)據(jù)完整：根據(jù)通信期間數(shù)據(jù)的完整與否，檢驗數(shù)據(jù)是否被偽造和篡改；3.發(fā)送方鑒別：證明發(fā)送方的身份以防止冒名頂替；4.防發(fā)送方否認：在保證數(shù)據(jù)完整性有發(fā)送方身份的前提下，防止發(fā)送方事后不承認發(fā)送過此文件。 2.加強系

14、統(tǒng)安全和保密的對策加強系統(tǒng)安全和保密的對策n加強系統(tǒng)安全和保密的常用措施有：n行政措施行政法規(guī)、規(guī)章制度社會允許的各種方式 b)法律措施針對計算機犯罪的打擊、制裁手段 c)軟件保護措施采用軟件技術(shù)辨別、控制用戶和對信息加密 d)物理保護措施對場地環(huán)境和軟硬件設(shè)備及存儲介質(zhì)等保護 n保證辦公自動化系統(tǒng)安全的對策：n安全監(jiān)視技術(shù) 用戶登記 設(shè)置權(quán)限 存取控制 工作日志n“防火墻”技術(shù)n自適應(yīng)安全管理件n終端識別n計算機安全加權(quán) 3)加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的常用對策有：a)用戶認證技術(shù)利用用戶專有信息: 口令 密碼 通行字利用用戶專有用品: 鑰匙 IC卡 磁卡 利用保密算法 : 加密函數(shù) 動態(tài)口令利用用戶

15、的生理特征: 指紋 聲音 視網(wǎng)膜b)計算機數(shù)據(jù)加密技術(shù)明文通過算法變?yōu)槊芪?密文到達對方通過解密算法再度變?yōu)槊魑?“雙鑰”-共鑰 密鑰c)數(shù)字簽字技術(shù)利用數(shù)字簽名技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募哂幸韵律矸荼ＷC，接收者能夠核實發(fā)送者對報文的簽名：發(fā)送者事后不能抵賴對報文的簽名；接收者不能偽造對報文的簽名 n一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案一般單位采用的系統(tǒng)安全保密對策方案（1）直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機制，對用戶的權(quán)限進行控制和管理； （2）在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安裝防病毒軟件，加強病毒防范； （3）在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離

16、設(shè)備； （4）對重要信息的傳輸采用加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)。 1.5 辦公信息系統(tǒng)的類型及其實例1.5.1 辦公信息系統(tǒng)的常見類型1政府型辦公信息系統(tǒng)2事業(yè)型辦公信息系統(tǒng)3企業(yè)型辦公信息系統(tǒng)4經(jīng)營型辦公信息系統(tǒng)5專業(yè)型辦公信息系統(tǒng)6案例型辦公信息系統(tǒng)7控制中心型辦公信息系統(tǒng)8事務(wù)型辦公信息系統(tǒng)1.5.2 省政府OIS的應(yīng)用實例圖12 省政府辦公信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)（具體內(nèi)容參見教材P1620）1.5.3 智能大廈OIS的應(yīng)用實例 n智能大廈俗稱3A大廈，3A包括BAS (Building Automation System，樓宇自動化)，OAS( Office Automation System，

17、辦公自動化)，CAS (Communication Automation System，通信自動化) n也有人將 BAS中的FAS( Fire Automation System，消防自動化)和 SAS (Safety Automation System，保安自動化)分離出來，將它們作為一個獨立的系統(tǒng)，稱之為5A大廈。小小 結(jié)結(jié)n辦公自動化是指辦公人員利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的；它可分為三個層次：事務(wù)處理型、管理控制型、輔助決策型。與辦公活動相對應(yīng)，當前辦公自

18、動化的運行有兩種模式：個人辦公和群體辦公。n20世紀60年代初，美國最先將電腦系統(tǒng)引入辦公室。之后，辦公自動化的發(fā)展過程在技術(shù)設(shè)備的使用上經(jīng)歷了單機、局部網(wǎng)絡(luò)、一體化、全面實現(xiàn)辦公自動化四個階段。其未來發(fā)展將體現(xiàn)以下特點：辦公環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化、辦公操作無紙化、辦公服務(wù)無人化、辦公業(yè)務(wù)集成化、辦公設(shè)備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化以及辦公系統(tǒng)智能化。我國辦公自動化發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，因種種原因，各個單位辦公程度有所不同。n辦公信息系統(tǒng)是一種用來提高專項和綜合業(yè)務(wù)管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人機信息系統(tǒng)，其構(gòu)成要素涉及辦公人員、辦公信息、辦公流程和辦公設(shè)備。通過一個完整的辦公信息系統(tǒng)，可以建立內(nèi)部通信平臺、建立信息發(fā)布平臺、實現(xiàn)工作流程自動化、實現(xiàn)文檔管理自動化、實現(xiàn)輔助辦公、達到信息集成以及促成分布式辦公的實現(xiàn)。n辦公信息系統(tǒng)中，客觀存在著許多不安全因素。必須加強安全和保密管理，主要措施包括：強化管理、加速立法、宣傳教育、技術(shù)研究。其中，保證系統(tǒng)安全的技術(shù)對策有：安全監(jiān)視、“防火墻”、終端識別、計算機安全加權(quán)等；加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密的技術(shù)對策有：用戶認證、計算機數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽字等。n