公司物料采購管理制度

1、XXX公司物料采購管理制度1、目的1.1明確各相關部門職責及物料采購流程1.1.1 提高來料質量提高來料準時到貨率1.1.2 降低物料成本1.2規(guī)范供應商的考察、選擇和評估，提升供應鏈的管理水平2、2006年目標分解2.1供應商總數量縮減25%以上，將供應商總數控制在220家以內，其中：2.1.1 戰(zhàn)略合作伙伴供應商占5%以上優(yōu)秀供應商占20%以上2.1.2 合格供應商占60%以上2.2來料合格率達到96%以上2.3準時到貨率達到98%以上2.4訂單錄入準確率100%2.5準時付款率100%3、定義3.1資格供應商標準資格供應商的標準如下：1）綜合評估總得分大于70分者（含70分）2）除戰(zhàn)略合

2、作伙伴供應商外，目前所有其它已經是我司供應商的均作為資格供應商3）通過我司組織的現場考察，評分在80分以上（含80分）且具備向我司打樣和批量供貨能力的新供應商3.2合格供應商標準合格供應商的標準如下：1）誠信合作，無弄虛作假行為2）綜合評估總得分大于80分者（含80分）3.3優(yōu)秀供應商標準優(yōu)秀供應商的標準如下：1）誠信合作，無弄虛作假行為2）綜合評估總得分大于90分者（含90分）3.4戰(zhàn)略伙伴供應商連續(xù)保持優(yōu)秀供應商資格一年以上者，經供應商同意，由外協(xié)中心申請，報技術生產事業(yè)部總經理審核，技術質量委員會主任委員批準后成為戰(zhàn)略伙伴供應商。4、范圍適用于所有海洋王生產用物料、生產輔料、開發(fā)用樣品、

3、固定資產等物資的采購4.1 適應于海洋王所有的供應商5、部門職責5.1 外協(xié)中心外協(xié)中心是通過對供應商資源及公司內部資源進行管理，保證及時、優(yōu)質、低價地為產品開發(fā)和生產供應所需各種物料的職能管理部門，也是第一責任部門5.1.1 外協(xié)中心是組織對供應商進行現場考察以及對供應商進行再評審的責任部門外協(xié)中心綜合部負責訂單跟進、付款、文件管理，監(jiān)控外協(xié)任務書執(zhí)行，統(tǒng)計每月供應商的準時交貨情況，并進行分析，提出分析報告和改進要求，每月向供應商予以通報訂單完成部5.2.1 訂單完成部為物料采購流程執(zhí)行的監(jiān)控責任部門提出物料需求計劃并審核采購申請單并發(fā)外協(xié)中心5.2.2 審核采購合同監(jiān)督合同的執(zhí)行情況及抽查

4、物料價格情況，對其中存在的問題行使管理職權，責成相關部門進行整改，并對整改不力的部門按責任過失處罰，嚴重者向公司提出處理意見5.2.3 參與供應商考察，負責對供應商生產能力、人員配置、工藝、設備進行了解評估產品研制中心3.3.1 負責處理不合格來料中存在的技術、工藝問題負責處理不合格來料中，供應商對技術要求和檢驗標準的理解存在差異以及技術要求和檢驗標準本身存在不合理等問題3.3.2 負責新物料、新供應商物料、開模和改模的首輪價格洽談和核算（包括設計更改導致價格發(fā)生變化的首次談價）負責打樣過程中對供應商制定工藝文件及執(zhí)行工藝文件的核查、跟蹤與處理3.3.3 負責試模過程的現場跟蹤，確保所打樣品與

5、批量生產的一致性樣品確認前，對向供應商提供的圖紙、技術要求、檢驗標準、檢驗方法的準確性及保證供應商正確理解負責3.3.4 參與供應商考察，負責對供應商技術能力、生產能力、工藝保障能力的符合性進行評估質量卓越部3.3.5 質量卓越部為物料采購過程中，對來料進行質量管理以及對不合格物料處理進行監(jiān)控的責任部門，對其中存在的問題行使管理職權，責任相關部門進行整改，并對整改不力的部門按責任過失處罰，嚴重者向公司提出處理意見質量卓越部是完善供應商質量管理體系的第一責任部門。3.3.6 樣品確認并正常采購后，對向供應商提供的物料檢驗標準、檢驗方法、技術要求的準確性及保證供應商正確理解負責負責在公司規(guī)定的時間

6、要求內提出到貨物料的檢驗結果3.3.7 負責統(tǒng)計來料質量情況，按供應商資格要求對供應商進行分析和評價，并提出分析報告和改進要求，每月向供應商予以通報（交外協(xié)中心向供應商進行通報）3.3.8 參與供應商考察，負責對供應商質量保障和控制能力的符合性、可靠性進行評估財務部3.3.9 財務部為監(jiān)控外協(xié)中心按時給供應商付款的責任部門按制度審核付款資料，按合同要求準時付款3.3.10 參與供應商考察，負責對供應商經營狀況的合法性進行評估生產部門3.3.11 負責以天為單位向訂單完成部和外協(xié)中心反饋到貨情況記錄負責保持物料帳實相符，及時反饋低于安全庫存的物料信息；6、內容供應商現場考察6.1.1 通過對供應

7、商的經營狀況、生產保障能力、工藝控制能力、質量過程控制能力、現場環(huán)境、人員狀況及質量體系運行情況等進行全面的現場考察和評審，選擇具備所需能力并符合公司要求的供應商，保證來料質量，提升供應鏈的水平。6.1.2 由外協(xié)工程師根據外協(xié)任務書或者其它尋訪供應商的要求，在和設計人員等進行充分溝通并理解物料的技術要求后，1）如果公司已有的供應商資源能完成該任務，則按戰(zhàn)略合作伙伴供應商T優(yōu)秀供應商T合格供應商t資格供應商的順序原則向至少2家供應商發(fā)出明確的尋價和打樣通知，此種情況下不需要再進行供應商現場考察2）如果公司的供應商資源不能完成該任務，則向至少3家合適的生產廠商發(fā)出明確的尋價和打樣通知，此種情況下

8、在打樣完成后必須進行現場考察3）不勉強原則：即所有進行尋價和打樣的供應商和生產廠商如果不愿或不能接受我司的技術要求、檢驗標準且經過溝通后仍不能達成一致者，或者供應商認為其生產能力、加工設備無法滿足我司要求者，不得勉強供應商和生產廠商接受我司的任務4）先定價原則：即打樣之前必須先按流程規(guī)定將價格或者定價原則談好并確定后才能打樣（可以先不進行最終審批，待打樣合格后進行最終審批），不允許在沒有談好價格的情況下讓供應商或者生產廠商先打樣，特殊情況要先打樣者必須經技術生產事業(yè)部總經理批準5）批量價原則：除采用與批量生產工藝不一致的手板樣品的價格外，所有價格都必須是批量價格6.1.3 對于必須進行現場考察

9、的生產廠商，在滿足以下條件時，外協(xié)工程師與被考察對象商定明確的現場考察時間。1) 打樣樣品已經確認合格，對于以功能樣品或者采用其它工藝、材料代替的打樣樣品即樣品打樣和實際生產時可能不是同一個廠商的情況，需通過了設計方案評審、手板樣品評審及成本評審后方可2) 已經按規(guī)定流程完成價格談判外協(xié)工程師要求被考察的生產廠商提供以下資料：1) 廠商基本資料：包括廠商介紹、組織架構、人力資源狀況、設備及工藝能力詳情、工程技術能力詳情、主要客戶等2) 質量方針和質量目標工藝文件：我司打樣樣品的作業(yè)指導書、關鍵工序及工裝控制說明(如果沒有我司樣品，可以其它零部件的上述工藝文件替代)6.1.4 外協(xié)工程師收到廠商

10、提供的資料后，填寫“供應商考察通知單”并經外協(xié)中心總經理批準后，隨廠商資料一起發(fā)各相關部門負責人相關部門接到“供應商考察通知單”后，應根據考察對象制定具體的考察項目、內容、方法及責任人，在2天內回復外協(xié)中心。需準備的考察內容主要為：1) 根據考察責任及廠商的資料，了解其相關制度、流程；以檢驗制度、流程與實際是否一致，結果與目標是否一致，結果是否能滿足我司要求等為考察要點，細化考察內容，確定要看什么文件、現場、表格，要與什么人交談及在考察的那個步驟、那個時間進行等；2) 確定考察參與責任人。6.1.5 外協(xié)工程師收到各部門反饋的考察計劃后，在1天內整理并制定出詳細的供應商考察計劃，交外協(xié)部經理審

11、核，外協(xié)中心總經理確定考察組人員名單、指定考察組組長并批準考察計劃?？疾旖M人員要求如下：1) 省內生產廠商的考察組人員必須至少在3名以上，外協(xié)中心和質量卓越部必須各有1人2) 省外生產廠商的考察組人員必須至少在3名以上，外協(xié)中心、產品研制中心和質量卓越部必須各有1人6.1.6 外協(xié)工程師將供應商考察計劃通知被考察對象，并與被考察對象予以確認。6.1.7 外協(xié)部經理在考察的前2天組織所有的考察人員開一個準備會，由考察組組長再次明確目標、責任、步驟、方法、時間等考察細節(jié)及需要對考察計劃作出調整的內容。6.1.8 由外協(xié)工程師組織考察人員等對供應商進行現場考察和評分，評分在80分以上(含80分)且無

12、嚴重不合格項者，經考察組組長及成員簽字后方可成為資格供應商。6.1.9 特殊情況(如：外地供應商、客戶指定供應商等)在樣品確認后，由技術生產總監(jiān)在樣品確認書上批準，方可作為資格供應商。6.1.10 未通過現場考察或未經技術生產總監(jiān)簽字批準的生產廠商不能成為資格供應商給我司供貨。6.1 供應商再評估通過對供應商供貨質量情況、交貨準時情況、提交整改措施及其執(zhí)行情況等進行及時地、持續(xù)地評估，促使供應商不斷地進行持續(xù)改進，提升公司供應鏈的水平。6.2.1 供應商再評估采用扣分制，從供貨質量情況、交貨準時情況、提交整改措施及執(zhí)行情況三個方面進行評估，每季度的基礎滿分均為100分，經三項評估后根據總得分情

13、況分別給予如下處理：1）對于優(yōu)秀供應商和戰(zhàn)略合作伙伴供應商：a.總得分低于90分者（不含90分），給予該供應商黃牌警告，并給予供應商需在3日內提供明確的整改措施。在整改期內如果當月得分低于30天的整改期，96分（不含96分）者，將該供應商等級下降一級b.b.總得分低于80分者（不含80分），給予該供應商紅牌警告，并給予供應商需在3日內提供明確的整改措施。在整改期內如果當月得分低于30天的整改期，95分（不含95分）者，將該供應商等級下降一級c.c.總得分低于75分者（不含75分），直接將該供應商等級下降一級d.外協(xié)中心總經理對給予黃牌、紅牌警告的優(yōu)秀供應商和戰(zhàn)略合作伙伴供應商負責進行跟蹤處理2

14、）2）對于合格供應商：a.80分），給予該供應商黃牌警告，并給予總得分低于80分者（不含供應商需在3日內提供明確的整改措施。在整改期內如果當月得分低于30天的整改期，93分（不含93分）者，將該供應商等級下降一級b.b.總得分低于70分者（不含70分），給予該供應商紅牌警告，并給予供應商需在3日內提供明確的整改措施。在整改期內如果當月得分低于30天的整改期，92分（不含92c.c.d.分）者，將該供應商等級下降一級總得分低于65分者（不含65分），直接將該供應商等級下降一級外協(xié)部經理對給予黃牌、紅牌警告的合格供應商負責進行跟蹤處理3）3）對于資格供應商：30天的整改期，90分（不含90a. 總

15、得分低于70分者（不含70分），給予該供應商紅牌警告，并給予供應商需在3日內提供明確的整改措施。在整改期內如果當月得分低于分）者，將該供應商等級下降一級總得分低于60分者（不含60分），直接取消資格供應商資格6.2.2 供應商再評估周期如下，時間為評估周期的最后一個月末。a.每月交貨物料批次數大于12批者（含12批），以連續(xù)3個月時間來判定b.每月交貨物料批次數小于12批而大于6批者（含6批），以連續(xù)6個月時間來判定c.每月交貨物料批次數小于6批而大于3批者（含3批），以連續(xù)12個月時間來判定d.每月交貨物料批次數小于3批者，以連續(xù)15個月時間來判定6.2.3 對于供應商供貨質量情況的評估對供

16、應商供貨質量情況的評估由質量卓越部負責，每月末將當月的統(tǒng)計結果并針對問題較多的供應商提交分析報告和改進要求一起交外協(xié)中心綜合部。具體扣分標準如下：1) 每批來料合格率達不到96%以上(含96%，以下同)者，扣4分2) 同一物料因同一原因連續(xù)第二批合格率達不到96%以上者，扣8分，連續(xù)第三批合格率達不到96%以上者，扣12分，依此類推3) 質量卓越部同意讓步接受的物料按批合格處理對于供應商準時交貨情況的評估對供應商準時交貨情況的評估由外協(xié)中心綜合部負責，每月末將當月的結果統(tǒng)計出來并針對問題較多的供應提交分析報告和改進要求交外協(xié)中心總經理。具體扣分標準如下：1) 每出現一批延遲到貨的物料，扣1分2

17、) 訂單完成部同意延期交貨的物料，可以按訂單完成部新同意的日期計算是否準時交貨對于提交整改措施及執(zhí)行情況對供應商提交整改措施及執(zhí)行情況的評估由質量卓越部負責，每月末將當月的統(tǒng)計結果交外協(xié)中心綜合部。具體扣分標準如下：1) 供應商未在規(guī)定時間內提交整改措施，每次扣1分整改措施不具體、不充分或者不正確(以質量卓越部的判定結果為準，有異義時由質量卓越部經理來判定)，扣0.5分2) 供應商不嚴格按照整改措施執(zhí)行，一經發(fā)現扣5分如果發(fā)現直接用我司圖紙、模具或者通過細微改動間接使用我司圖紙、模具以及我司委托開發(fā)、生產，產權屬于我司的技術為任何第三方加工產品和零部件者，直接淘汰出供應商鏈且永遠不能再選用。6

18、.2.4 外協(xié)中心綜合部每月3日前需將上月的供應商評估的評估情況、處理情況(包括紅黃牌警告處理)及供應商的最終等級報外協(xié)中心總經理審批后，發(fā)給質量卓越部、訂單完成部，并向相應的供應商進行通報。6.2.5 對于每個供應商的晉級，外協(xié)中心應根據供應商的等級采取以賀卡、傳真、設宴等各種合適的形式向供應商表示祝賀并要求繼續(xù)改進，以表示公司對每個供應商的進步給予關注和重視。6.3供應商品質保證目的：明確供應商對標準、技術要求和責任的認知，保證供貨質量。6.3.1 質量卓越部需對供應商正確理解物料的技術要求和檢驗標準負責，并保證雙方達成共識。如果供應商對檢驗標準不理解或有異議時，由質量卓越部負責與供應商進

19、行溝通和交流(必要時可要求產品研制中心參加)，確保供應商正確理解并達成一致。如果通過溝通和交流，技術要求和檢驗標準需修改者、檢驗標準由質量卓越部負責修改或組織修改，圖紙和技術要求由產品研制中心負責修改，并按程序文件規(guī)定受控下發(fā)至相關部門；外協(xié)工程師應讓供應商理解、認同并簽訂“責任協(xié)議書”、“質量保證協(xié)議書”。對于供應商違反“責任協(xié)議書”的要求或未能達到“質量保證協(xié)議書”的要求者，外協(xié)工程師必須嚴格按照協(xié)議書的規(guī)定執(zhí)行處罰或退貨，質量卓越部負責監(jiān)督外協(xié)中心的執(zhí)行；6.3.2 外協(xié)中心綜合部負責對所有發(fā)給供應商的圖紙、技術要求、檢驗標準、來料檢驗報告、整改通知等必須要求供應商簽字回傳并存檔。6.4

20、 外協(xié)任務書執(zhí)行流程目的：外協(xié)任務書用于產品開發(fā)樣品的采購，由產品研制中心總經理以上人員批準生效；6.4.1 外協(xié)任務書由事業(yè)部文控轉交至外協(xié)文控，由外協(xié)文控編號、登記下發(fā)時間、責任人后，分發(fā)至各責任工程師；外協(xié)部責任工程師必須先認真閱讀圖紙并充分了解物料的標準和技術要求，必要時與設計人員進行充分溝通；6.4.2 外協(xié)部責任工程師按照條規(guī)定選擇供應商或生產廠商進行報價，并按規(guī)定流程進行談價后確定供應商或生產廠商打樣；由外協(xié)部責任工程師將供應商的情況及報價單等資料交產品研制中心總經理，并通知供應商來司協(xié)商；6.4.3 由產品研制中心總經理和工程師與供應商對產品圖紙、技術要求、樣品價格、樣品進度、

21、質量保證工藝等進行首輪協(xié)商和談判；外協(xié)部工程師與供應商進行第二輪價格談判，并對樣品的進度和品質保證工藝的落實負責；6.4.4 外協(xié)任務書完成后，外協(xié)工程師通知相關產品研制中心工程師確認數量及品質，外協(xié)工程師填寫好簽收單，產品研制中心工程師在外協(xié)任務書的原件和簽收單上簽字并注明實領數量，產品研制中心總經理必須在簽收單上簽字以示審核；若為模具樣，需填寫樣品確認通知書交產品研制中心工程師；執(zhí)行完畢的外協(xié)任務書由外協(xié)文控負責歸檔，并以周為單位將完成情況、樣品批量價格進行統(tǒng)計報外協(xié)中心總經理，由外協(xié)中心總經理將統(tǒng)計的新項目物料價格，交相應的產品研制中心總經理，做為價格評審的最終依據；6.4.5 需付款的

22、外協(xié)任務書，由外協(xié)工程師填寫付款通知書，附樣品簽收單經綜合部審核后報財務付款；6.4.6 外協(xié)工程師必須按規(guī)定的時間向供應商支付樣品貨款。在產品研制中心確認樣品之日起90天內（供應商付款周期為90天者，則從確認樣品之日起到供應商付款周期之后15天之內）如果沒有向供應商支付樣品貨款，按責任過失追究外協(xié)中心總經理、外協(xié)部經理和責任工程師的責任，情節(jié)嚴重者按公司獎懲條例進行處理，且該樣品貨款需經技術生產總監(jiān)簽字批準后方能交財務部通知付款；6.4.7 外協(xié)工程師必須嚴格按照外協(xié)任務書中規(guī)定的數量、規(guī)格及技術要求等打樣，如果打樣數量需增加、規(guī)格及技術要求需改變等，必須經打樣提出部門的負責人在外協(xié)任務書上

23、更改處簽名確如果外協(xié)工程師在供應如果外協(xié)工程師在供應認后方可實施，改變較多者需重新填寫外協(xié)任務書并按程序進行審批。商現場需對上述內容提出更改要求時，可先電話請示打樣提出部門負責人批準后實施，但必須在1個工作日內將外協(xié)任務書交給該負責人進行書面更改并簽名確認，否則將按責任過失予以處罰，造成嚴重后果者按公司獎懲條例進行處理。6.5 價格談判和審批目的：明確和規(guī)范物料采購價格核算、洽談、審批的流程、要求和權限，降低物料采購成本。6.5.1 價格談判流程價格談判流程如下：1）外協(xié)中心將供應商的報價資料全部交給打樣或者尋價的提出部門的負責人，由該部門負責和供應商（包括還未成為我司的供應商的生產廠商）進行

24、第一輪的價格談判特別強調：所有報價的供應商都必須談價2）第一輪價格談判完成后，由該部門負責人進行審核，并以書面形式將第一輪談價的過程、結果及相關資料轉交外協(xié)中心工程師3）外協(xié)工程師和供應商進行第二輪價格談判，并由外協(xié)中心負責將全部資料存檔4）第二輪價格談判完成后，外協(xié)工程師按價格審批流程和權限進行審批報價及談價要求外協(xié)中心提供給其它部門的報價單以及最終談定的報價單必須符合以下要求：1）報價單必須清晰、完整，有報價日期和簽名（或蓋章），任何人不得涂改2）報價單的總原則是必須有明細組成，以便其它部門談價、核價，要求如下：a. 材料費必須分解到物料的重量（或面積、體積等）、單價、損耗（或廢料重量、面

25、積等），如果損耗（包括廢料等）高于20%時，原則上不得采用該方法加工，而必須修改設計或者改變加工方法、材料形式等，例如燈具的支架可以采用帶材而不采用板材、采用熱板而不能采用冷板等b. 加工費必須分解到每一道加工工序，如車螺紋、平端面、鉆孔、攻絲等噴涂（包括噴塑、噴油、噴漆等）須分解到面積、單價，如需保護處理時要單列出來c. 包裝運輸須分解到包裝紙箱的價格、每箱數量、紙箱回收次數等模具加工物料須分解到機床噸位（有投影面積）、每件所需工序時間等，不允許用高于物料實際所需機床噸位兩個等級的機床加工，如物料際所需壓鑄機噸位為300噸時，不允許用500噸的壓鑄機壓鑄等（供應商應機床緊張自行調整者除外，費

26、用由供應商承擔）d. 電路板、充電器、電子鎮(zhèn)流器等電子器件物料必須分解到主要元器件的規(guī)格、等級、數量、單價等及其它主要材料、加工費用等3）必須按供應商訪價要求，有多家報價4）成本評審時主要物料的價格必須是經過兩輪談判，并經過外協(xié)部經理審核后的價格，外協(xié)部經理對該價格負責5) 最終談定的價格(包括供應商提出的漲價價格)必須是書面形式的、無任何涂改的、且有供應商簽名(或蓋章)及我司經辦人員和外協(xié)部經理、外協(xié)中心總經理的簽名對于最終價格審批時，如發(fā)現有明顯存在沒有經過明細分解而使價格不合理且沒有任何說明理由者，將追究外協(xié)中心有關責任人的責任過失，情節(jié)嚴重者按公司獎懲條例處理6) 訂單完成部每月至少對

27、當月審批的物料價格及老物料價格進行一次抽查，發(fā)現價格有問題者向外協(xié)中心總經理發(fā)出整改通知并監(jiān)控其完成，如發(fā)現存在違反流程規(guī)定要給予責任過失處罰，情節(jié)嚴重者向公司提出處理建議價格審批流程和權限價格審批流程如下：1) 兩輪價格談判完成或者通過成本評審后，由外協(xié)工程師填寫價格審批表，附第一輪、第二輪報價和談價資料，報外協(xié)中心總經理批準后交綜合部。審批表同樣需詳細記錄價格明細、市場行情、多家對比等情況審批表一式三聯(lián)，第三聯(lián)報訂單完成部錄入系統(tǒng)建立物料檔案，作為合同審核的依據；第一聯(lián)原件附首次合同付款依據，流轉后存財務；第二聯(lián)綜合部存檔2) 模具審批表外協(xié)工程師自存，填寫模具合同時附合同再交綜合部價格審

28、批權限如下：1) 外協(xié)中心總經理負責正常情況下所有物料價格的批準漲價物料價格審批表需外協(xié)工程師附調查報告，交外協(xié)中心總經理審批，報技術生產事業(yè)部總經理批準后執(zhí)行2) 樣品燈具采購總價在10萬元以下(不含10萬元)由技術生產事業(yè)部總經理批準，10萬元以上由技術質量委員會主任委員批準。價格審批時限如下：1) 對于新產品的物料，在成本評審通過之日起7個工作日內必須完成所有物料的價格審批，對事先不能準確知道重量、面積等的物料，在樣品確認后3個工作日內必須完成價格審批2) 對于設計更改的物料，必須在產品研制中心的設計/工藝更改通知下發(fā)后2個工作日內必須完成其價格審批3) 對于其它形式的采購物料，在樣品得

29、到確認起3個工作日內必須完成價格審批漲價處理規(guī)定1) 因原材料行情市場價格大幅度上漲，供應商以書面形式提出漲價者處理原則如下：a. 風險共擔原則，即我司和供應商共同承擔漲價材料是否可以更改的原則b. 已經簽訂合同的物料價格不漲價，應按原價格執(zhí)行完合同對于滾動計劃交貨的物料，原則上不漲價，按原價格執(zhí)行完合同。如價格差異確實較大，可從下一批通知交貨時開始漲價，而本批及以前所交物料維持原價格處理流程和規(guī)定：a. 必須有供應商的書面漲價要求必須向審批者提交原材料市場行情上漲依據b. 必須對物料價格上漲情況進行分析供應商提出書面漲價要求后，外協(xié)中心必須在7天內完成有關審批，否則將追究外協(xié)中心總經理、外協(xié)

30、部經理和責任工程師的責任c. 不允許未完成價格審批而要求供應商先做貨的行為，否將將追究外協(xié)中心總經理、外協(xié)部經理和責任工程師的責任漲價價格最終批準權在技術生產事業(yè)部總經理2）成本評審通過后（未進行成本評審者，以小批量試生產合格后），因產品、物料的設計更改（包括技術要求的更改等）而導致價格上漲者（包括修模費、改模費、返工費等費用）處理流程和規(guī)定：a. 修模費、改模費、返工費等費用必須經過批準后，才能按方案實施。費用在1000元以下（含1000元）者由產品研制中心總經理批準，費用在1000元以上至10000元以下（含10000元）者由技術生產事業(yè)部總工程師批準（要同時審批更改方案），費用在1000

31、0元以上者由技術生產事業(yè)部總經理批準（要同時審批更改方案）產品研制中心在對產品進行設計更改時，如成本增加超過產品直接材料成本的3%時，需將方案和成本增加情況報技術生產事業(yè)部總經理批準后方可實施更改，如成本增加超過產品直接材料成本的5%以上時，需將方案和成本增加情況報技術質量委員會主任委員批準后方可實施更改不允許在價格未完成審批的情況下通知供應商先做貨的行為，否則追究外協(xié)中心總經理、外協(xié)部經理和責任工程師的責任b. 如在我司下單后，供應商再提出漲價時，應按照本批維持原價的原則處理外協(xié)綜合部在每周一將上周所有價格發(fā)生變化（包括漲價、降價）的物料進行統(tǒng)計并報訂單完成部、財務部，并將物料所屬的產成品的

32、規(guī)格型號及編碼報財務部。1.6 打樣跟蹤目的：通過檢查生產工藝文件的正確性及執(zhí)行情況，保證所打樣品符合設計圖紙的技術要求并能代表批量生產的一致性1.6.1 外協(xié)工程師負責打樣跟蹤的日常工作，包括供應商的管理產品研制中心負責打樣跟蹤的技術、工藝問題的溝通、現場檢查和處理以及試模跟蹤等1.6.2 對于壓鑄模、塑膠模、異形玻璃模具等一些重要的、一致性容易出問題的模具應進行現場跟蹤試模，一方面防止供應商在大批量不良品中挑選出最好的幾個樣品送來檢測，另一方面也防止由于試模樣品數量太少，掩蓋了批量生產中出現的問題發(fā)生，從而保證其與批量生產的一致性、可靠性1.7 合同流轉目的：規(guī)范合同填制要求及流轉方式。1

33、.7.1 采購合同分類因公司業(yè)務需要由外協(xié)中心根據采購申請單(采購計劃)、外協(xié)任務書等與供應商簽訂的物料購買合同即為采購合同。按購買內容分為四種：1) 物料采購合同：因采購生產物料而與供應商簽訂的合同；2) 模具訂制合同：就模具開模而與供應商簽訂的合同；3) 固定資產購置合同：因購買儀器、設備、工具類等固定資產而與供應商簽訂的合同；4) 委托維修合同：因產品或物料需委托供應商維修處理而簽訂的合同；采購方式：1) 合同采購：指根據每次采購需求經供需雙方簽字蓋章生效后實施的采購方式；協(xié)議采購：指我方與供應商簽訂長期合作協(xié)議后，在具體業(yè)務操作中以我方簽字既認為有效合同的采購方式，屬于協(xié)議采購的一種形

34、式；2) 滾動協(xié)議采購：指我方與供應商簽訂滾動協(xié)議后，計劃下13個月用量的合同，按計劃要求供貨，按協(xié)議付款期根據實際到貨的合格物料數量結算的采購方式；3) 零星采購：指不需供應商確認的采購方式。符合以下情況之一，且不含預付款的可確認為零星采購；a、采購金額小于1000元；b、不可能簽訂合同或協(xié)議的；c、只采購一次的物料；d、外地供應商，貨到驗收合格付款；長期協(xié)議及滾動協(xié)議的對象是合格供應商和優(yōu)秀、戰(zhàn)略伙伴供應商，由外協(xié)部交供應商簽名蓋章后，報外協(xié)中心總經理審批，交辦公室蓋章，再報財務、訂單完成部、外協(xié)綜合部存檔。1.7.2 合同填寫要求賣方：填寫賣方工商、稅務注冊登記全稱；1) 地址：填寫賣方

35、工商、稅務注冊登記地址；電話：賣方業(yè)務聯(lián)系的電話號碼(深圳市外需注明區(qū)號)；2) 傳真：賣方業(yè)務聯(lián)系的傳真號碼(深圳市外需注明區(qū)號)；編號：物料合同為電腦訂單流水號，電腦訂單流水號需連續(xù)，不允許出現空號；模具合同、固定資產合同按公司及簽訂的年份和4位流水號(OSP060003為澳照2006年第三份合同)；3) 日期：填制合同的日期；4) 物料編碼、物料名稱、規(guī)格或圖號及版本號、單位、數量、單價、金額準確無誤，單價必須是經過批準的；5) 交貨日期：以訂單完成部核準的交貨日期為準；6) 包裝要求：小物料為每包的數量，較大的物料為每箱的數量，注明包裝單位；付款條件：與供應商協(xié)商達成，如貨到齊驗收合格

36、*天付，每批貨到驗收合格*天，月結*天、樣品驗收合格*天等，有預付款的需明確預付的時間；7) 備注欄中注明對應的采購申請單號、外協(xié)任務書號和采購方式，即合同采購、協(xié)議采購、零星采購；委外入庫物料合同和采購入庫物料合同分開填制，委外入庫物料合同在備注欄中注明委外字樣和物料損耗率；8) 檢驗標準、所開票據類型需明確規(guī)定；模具合同需注明模具規(guī)格、對應圖號及版本號、所用材料、使用壽命、所有權、存放地點、維修保養(yǎng)方式及必要的其他要求；9) 固定資產合同須在備注中注明固定資產的維護，保養(yǎng)等條款，固定資產合同要求供應商提供產品的相關證書。1.7.3 合同填寫由綜合部文員根據采購申請單所列物料，按照物料檔案，

37、在收到采購申請單的當天錄入采購合同，并在采購申請單相應位置標明合同號、供應商名稱；1) 外協(xié)中心接到計劃采購申請單在2天內對不能到貨的物料以OA形式通知訂單完成部。2) 滾動物料合同按協(xié)議要求，由綜合部在合同號后備注加以說明，滾動物料每三個月下一次合同，合同中的數量為虛擬數，合同編號作為跟單入庫的依據；模具訂做合同和固定資產購置合同由外協(xié)工程師手工填制合同后附價格審批表交綜合部登記編號，并在審批表右上角注明合同號；3) 所有合同需由綜合部預審，應注意：a、同一合同不允許錄入兩條以上相同物料；b、新供應商第一次合同，由外協(xié)部向綜合部提供以下資料：供應商考察報告表、基本情況表、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證

38、復印件等；c、新物料錄制合同前需將價格審批表第三聯(lián)交訂單完成部建立物料檔案。1.7.4 合同的審核1) 綜合部于每日16：00對當日錄入電腦訂單進行預審，第二天9：00將合同清單交訂單完成部；2) 訂單完成部每天上午11：00前對合同進行審核，并將審核結果記錄在清單上于當天12：00前交綜合部；3) 對未通過審核的合同，訂單完成部注明未審核原因，外協(xié)中心核實原因后修改訂單，并在清單上注明“已更改”，于兩小時內更改完畢交訂單完成部再次審核。對未及時更改的合同，當事人需書面寫明原因，由外協(xié)中心總經理簽字后交訂單完成部審核。合同打印及生效1）由綜合部負責合同打印，每份合同只可打印一份；2）綜合部每日

39、下午2:00起打印當日訂單完成部已審核合同；綜合部下午3：00將合同交訂單完成部審核，4：30將合同交外協(xié)中心總經理簽字生效；3）滾動物料由訂單完成部每周下滾動計劃，綜合部跟單員書面通知供應商；4）綜合部文員每兩天與訂單完成部核對采購申請單，以防有漏單。合同發(fā)出1）綜合部每天下午5:00前將合同傳真給供應商，并在合同藍聯(lián)上注明“已傳真”及傳真日期；2）傳真后的合同藍聯(lián)由綜合部跟單員保存，未注明傳真字樣的合同即為未傳供應商合同；3）合同其它三聯(lián)由綜合部文員歸檔留存。合同變更1）已審核生效的合同如需變更，必須由跟單員或外協(xié)工程師書面寫明更改原因交外協(xié)中心總經理簽字同意，收回合同所有聯(lián)交訂單完成部作

40、廢，由訂單完成部對相應合同棄審后方可修改合同；2）若原合同已與入庫單關聯(lián)，必須由跟單員或外協(xié)工程師書面寫明更改原因交外協(xié)中心總經理簽字同意，收回合同所有聯(lián)交訂單完成部，由綜合部做紅字單沖抵入庫單，由訂單完成部將原合同關閉后，再由綜合部重新錄入新合同，按上述合同錄入、審核、打印、生效及發(fā)出程序實施。合同傳遞、蓋章1）生效合同由外協(xié)綜合部在兩天內，交公司辦公室蓋章；2）由綜合部跟單員通知供應商來綜合部蓋章；3）外地供應商的合同，由我司蓋章后快遞給供應商蓋章。6.8合同跟蹤目的：明確跟單要求，準確反饋執(zhí)行異常情況，確保準時到貨。外協(xié)綜合部文員應在接到物料采購申請單的兩天內，完成合同的傳真；將合同藍聯(lián)

41、交跟單員。外協(xié)綜合部跟單文員根據當天錄入系統(tǒng)的合同更新訂單跟蹤表，合同的核對、跟蹤、反饋、入庫過程記錄到跟蹤表中。合同核對1）綜合部跟單員接到合同藍聯(lián)及滾動計劃訂單后，用合同與系統(tǒng)內訂單進行核對，在采購申請單進行標識，防止錯單、漏單；滾動計劃與協(xié)議核對看物料是否齊全、正確；2) 將未傳真的訂單完成傳真，做好標識；在24小時內與供應商確認是否收到傳真件：對合同采購要求供應商簽名蓋章回傳，協(xié)議采購和月結采購要求供應商簽名確認回傳，零星采購直接通知供應商到期送貨；若供應商未收到必須重傳供應商；3) 供應商有異議的合同，需供應商明確更改事項要求及原因，在兩個工作日內回傳；報綜合部經理協(xié)調處理。6.8.

42、5 建立合同執(zhí)行跟蹤點由跟單員與供應商認知雙方的合同執(zhí)行流程，核對產品的規(guī)格型號；1) 跟單員要確認供應商計劃、生產、品質保證、倉庫、運輸的對應責任人，按到料、投產、產出合格數量、品質異常、發(fā)貨等跟單節(jié)點，將供貨周期劃分跟蹤時間段，建立合同執(zhí)行跟蹤點；2) 跟單員按跟蹤點對合同執(zhí)行情況進行電話跟蹤，做好記錄。6.8.6 準確反饋合同執(zhí)行狀況跟單員應準確了解供應商的產能數據，通過對供應商計劃、生產、品質保證、倉庫、運輸等實際執(zhí)行數據的掌握，正確判斷合同執(zhí)行情況；1) 通過對各跟蹤點的跟蹤及對供應商多個部門人員反映情況的分析，確定合同執(zhí)行中的異常數據；及時向相關外協(xié)工程師、外協(xié)中心總經理反映合同執(zhí)

43、行中的異常情況；2) 由外協(xié)工程師處理到貨異常，負責準時到貨。由外協(xié)中心總經理監(jiān)督。6.9物料出入庫及單據錄入：6.9.1 目的：規(guī)范物料出入庫要求。6.9.2 物料出入庫分類：可分直接采購入庫、委外發(fā)料加工物料出入庫、委托維修物料出入庫、退貨出庫；入庫1) 綜合部跟單員需要求供應商按合同規(guī)定時間準時到貨，同時提供一式兩聯(lián)送貨單(一聯(lián)給倉庫，一聯(lián)給外協(xié)綜合部)，送貨單注明收貨單位、物料編碼、品名、訂單號或委外號、是否補退貨等；2) 由倉庫收貨人在供應商送貨單上注明到貨時間，通知質量卓越部檢驗；入庫錄入1)由倉庫每天上午9：00及下午4：00前將收貨單交綜合部；2)綜合部文員接到送貨單后應在2小

44、時內錄入用友；錄入責任人應拒絕錄入物料名稱、編碼、對應合同號、送貨日期、填寫不全或錯誤的送貨單，交跟單員確認后錄入；3) 對于直接采購的物料以拷貝訂單的方式在采購管理模塊中錄入“采購入庫單”，備注送貨單流水號；4) 對于委外發(fā)料加工的物料及委托維修入庫物料，在庫存管理模塊中錄入“其他入庫單”；出庫1)委外及委托維修出庫由綜合部跟單員填寫“發(fā)料通知單”，注明所發(fā)物料的編碼、名稱、數量、注明相應的合同號，即委外號，并通知倉庫發(fā)貨時間，交綜合部錄單文員輸入委外出庫單，并通知倉庫發(fā)貨時間；2)由綜合部跟單員通知供應商按時提貨；倉庫按單發(fā)料給供應商，由供應商簽收后，將“其他出庫單”紅聯(lián)交供應商，(現階段

45、沒有交外協(xié)綜合部，藍聯(lián)交財務，綠聯(lián)交訂單完成部，白聯(lián)自留；3) 當供應商檢驗外發(fā)的物料不合格，退回我司時，綜合部根據供應商退料單，在庫存管理模塊做“其他出庫單”的紅單。同時注明發(fā)料時的委外號。(該操作由倉庫完成)，藍聯(lián)交財務，白聯(lián)交倉庫；外協(xié)任務書執(zhí)行過程中若需外發(fā)物料，由設計工程師領料交負責的外協(xié)工程師；外協(xié)任務書采購的物料若需入庫，由產品研制中心交倉庫辦理入庫手續(xù)；4) 對于批退的物料由綜合部文員依據來料檢驗報告錄入退貨單，于次日9：00將文件傳到倉庫，倉庫在供應商到來時，打印退貨單由質量卓越部完成5) 對于來料、生產中積累的采購次品，綜合部每周五將采購次品庫清單打印出來，交跟單文員確認，

46、請跟單人員注明合同號、物料是否委外、及物料所在倉庫，綜合部每周一將確認的物料退貨單錄入用友系統(tǒng),通知質量卓越部打印退貨單；退貨單的錄入：綜合部文員在接到倉庫書面通知后，應立即錄入并打印退貨單。6.10對帳、付款目的：規(guī)范對帳要求，保證及時付款。6.10.1 綜合部付款文員應熟練我司付款要求，熟知稅票的辨別，了解國稅、地稅、關稅等相關政府規(guī)定，編寫培訓教材對外協(xié)人員、供應商進行培訓，保證付款資料的正確性、完整性和及時性；交貨情況滿足下列條件者方能付款：1)交貨數量在合同規(guī)定數量的±5%以內(含5%)，按實際合格品數量付款，不需補足缺少物料或退還多余物料2)交貨數量少于合同規(guī)定數量5%以上者，需將貨物數量補足至合同規(guī)定數量的5%以內(含5%)，按實際合格品數量付款。如供應商確實無法補足數量時，供應商以書面形式將情況說明，并蓋章確認后，經外協(xié)中心總經理審批可以按實收合格數量付款3)