外貿(mào)函電-寫作原則

1、七、Body內(nèi)容商務(wù)信函的內(nèi)容指你在信中要說的事情。你可以進(jìn)行詢問、回復(fù)、感謝、推銷產(chǎn)品、索賠、催款、祝愿等等。通常要分成合理的短段落，分開頭、中間部分和結(jié)尾，每段之間還要留出足夠的空格。內(nèi)容部分打印在稱謂或主題下面兩行處。內(nèi)容段落要單倍行距，太短的信可以雙倍行距。在段落之間要雙倍行距。簡化格式的信（沒有稱謂）從主題下面第三行開始寫。F頭開頭沒有固定的寫法?？梢院唵蔚卣f明寫信的原因或要求，也可以提一下上一封信、合同或文件，或使用生動的開頭引起讀者的興趣。第一次通信時也可以用開頭語簡要介紹自己。開頭語一般自成一節(jié)，文字簡潔，與信的正文分開。許多商務(wù)信函還不用開頭語。正文正文是信函的主體。這部分給

2、收信人提供你想傳遞的詳細(xì)信息。表達(dá)寫信人的具體愿望、要求、看法等，緊接在開頭語的下面。這可以是一段或幾段，最好一段表達(dá)一個意思。需兩頁或更多信紙時，應(yīng)在續(xù)頁上注明收信人名稱、頁數(shù)、日期。續(xù)頁寫法如下：1Mr.JohnSmithPage2June320012Page2TheABCCompany,June3,2001信的正文部分所用的英語應(yīng)該清楚簡明，段落清晰，標(biāo)點(diǎn)正確。段落劃分一在信中每段表達(dá)不同的內(nèi)容，因此可能一段只有一句話；但是短小的段落太多會破壞信的整體外觀。小標(biāo)題一如果內(nèi)容可以有效地劃分成幾部分，那么請大膽地使用小標(biāo)題。列表一同樣，如果一個段落包括一些想法，可以有效地以列表的形式表現(xiàn)出來

3、，使用列表表示，還可以通過項目編號和符號加以突出。間距一幾乎所有的商務(wù)書信都采用單倍行距，段落之間采用雙倍行距。但是一些機(jī)構(gòu)對于非常短的信函（比如說10行）愿意采用雙倍行距和更寬的邊界。收信人的地址（還有寄信人的地址，如果不是印制好的）一般都采用單倍行距。琳尾信的結(jié)束語可以重復(fù)一下剛剛說的事情，發(fā)信人要做或希望收信人做的事，也可說套話，位置在正文結(jié)束之后，需另起一段。如：1“Wishtohearfromyousoon希望不久收到你們的消息”；2“Ifyouneedfurtherinformation,pleasetellus如果需要更多信息，請告知我們閻業(yè)書信開頭和結(jié)束常用句式：開頭用語： W

4、ereceivedyourletterofMay15inwhichyouinquiredboutrecenttrainingprogrammeconductedforourofficepersonnel.我們收到了你們5月15號的來信，信中你們詢問我們辦公室人員最近的培訓(xùn)計劃。 WewanttowelcomeyoutotheHobbySuppliesfamilyofsatisfiedcustomer我們想歡迎你們成為我們HobbySupplies滿意客戶的一員。ThankyouverymuchforyourorderofMarch17,#209,whicharrivedtoday.我們今天收至

5、U了你們3月17號的209號訂單，非常感謝。WewerehappytoreceiveyourrequesttostockourPrecisionWatchLine.我們很高興收到你們對我們系列，精確手表？的垂詢。Weweresorrytohearthatour#209bicycledidnotmeetyourexpectation艮抱歉聽說我們209號自行車沒有令你們滿意。I?mthemanagerofWe?reoneofthelargestchainsintheretailfoodindustrywith432storesand45,000associates.我是某某公司的經(jīng)理。我們是最大

6、的連鎖零售食品店之一，擁有432個商店和45,000名雇員。 Iamwritingtoaskforyourhelpwithanexpensiveproblemfacedbythiscompany:我寫信想要求你們幫忙解決我們公司面臨的一個重要問題：Aclientofyours,XXXsuggestedthatIcontactyoutorequestafavor你們的一個客戶，XXX建議我和你們聯(lián)系請求幫助。Iamgladtoconfirmthat我很高興確認(rèn)Furthertoourtelephoneconversation關(guān)于我們的電話談話結(jié)尾用語：Yourpromptreplyiseager

7、lyawaited.急切等待您的回音。Welookforwardtohearingfromyou.期盼很快能得到您的回音。Weshouldappreciateyourearlyreplyife們希望早日收到你們的回信。Thankyouforyourkindcooperationinthematter#謝你方對止匕做出的善意的合作。Weassureyouofourcarefulattentiontoyourinterestsatalltimes.我方保證隨時對你方利益給以足夠的重視。Wehopetohearfromyousoon.希望不久收到你們的消息。,Callmeifyouhavequest

8、ions.如果有問題，請給我打電話。Thankyouforansweringourquestionsassoonaspossible.感謝你們對我們問題的盡快回復(fù)。Bestwishesforthesuccessofyourbook.祝你的書賣得好。Ifyouwishanyfurtherinformationinthisarea,Ishallbehappytocooperatewithyou.如果你在這方面有任何需要，我將很高興與你合作。第二章PrinciplesofBusinessLetters商務(wù)信函的寫作原則第一節(jié)Clarity清楚直接、簡單的寫作容易懂。有效的溝通給讀者/聽眾，提供容易理

9、解的、清楚的、具體的信息。清楚的表達(dá)包括：選擇簡單、非正式的詞匯，句子正確，寫簡單的句子結(jié)構(gòu)和段落?？梢酝ㄟ^下列方法達(dá)到清楚：使用日常語匯。熟悉的詞容易懂。如果你能用,bigcity?（大城市）表示，就不要用,metropolitan?（大都市）；如果你的意思是，give?（給），就不用，render?（賜予）。通過使用日常用語，你可以幫助讀者很快理解你的意思。例如：Theintroductoryoperationwasprotracted,pedestrianandvacuousThefirstspeechwaslong,dullandempty（開頭的講話又長、又枯燥、又空洞）可以被替代的

10、長詞有：長詞短詞accomplishdoapplicationuseapproximatelyaboutfinalizefinishdemonstrateshowobjectivegoal,aimsubsequentlylater,sinceobligationdutyutilizeusevisualizesee盡量使用I簡短的句子。短句子使讀者容易讀出來。試著把長句子分成幾個短句子。短句子并不會使文章簡單，但卻會使文章容易讀。段落不要太長。一段只說明一個意思。如果說不清楚，就分成幾段寫，用過渡詞或短語連接起來。少用術(shù)語。術(shù)語就是某一領(lǐng)域內(nèi)的技術(shù)用語或?qū)ｉT用語。術(shù)語使業(yè)內(nèi)人士更簡單地理解復(fù)雜的

11、信息，但是對外部人士來說，沒有任何意義。某個公司的人士不很容易理解，cafeteriaplan?（自助餐計劃，一種福利計劃），但是我們大多數(shù)人會想到自助餐。只有在確信讀者能理解它們的時候才用這些詞。視覺幫助。一個圖片值千言萬語。在多數(shù)情況下，圖片來代替說或?qū)懙恼Z言。圖片可以很廣泛地理解，包括：線狀圖、地圖、照片等。圖表可以很快地被理解，并幫助簡化復(fù)雜的信息。他們還可以吸引讀者或聽眾的注意，激發(fā)他們行動，并留下很深的印象。語化的語言。一般而言，我們所寫的英文筆調(diào)往往過于僵硬，因?yàn)槲覀兯鶎W(xué)的英文大多是書面用語。筆調(diào)偏硬的文章并非全然不可取，但如果沒有考慮到書信內(nèi)容和對象，一律采用正式的筆調(diào)寫作，就

12、會發(fā)生問題。但這并不是說寫作時要想閑聊。而是說你既要聽起來專業(yè)化，還不要做作。要避免使用術(shù)語或書面語。商業(yè)信息要聽起來熱情、友好、口語化一一而不是生硬、過于正式。為使語言口語化，可以用一些縮寫，如“can?t”“doesn?t"但是要避免使用讀者不熟悉的縮寫，如“PLS（=pleas*?？谡Z化的語言可以用在任何商務(wù)寫作上一一除了非常正式的商務(wù)報告。第二節(jié)Conciseness?潔一個簡潔的溝通節(jié)省了信息發(fā)送者和接收者的時間和費(fèi)用。簡潔是用最少的語言表達(dá)你想說的話，但也不是犧牲其它的寫作原則。簡潔重在強(qiáng)調(diào)主要內(nèi)容。通過去掉不必要的詞，你應(yīng)把最重要的內(nèi)容呈現(xiàn)給讀者。為了達(dá)到簡潔，要：去掉

13、啰嗦的表達(dá)方式。在不改變意思的情況下，能用一個詞，不要用詞組。wishtostate,Mpleasebeadvised“faketheliberty,代替'"pleasefindenclosed你可以說"enclosedis經(jīng)常用來表示inform之意的advise、表示about之意的pertainingto等，可能去掉“which®"tha趺句?？谡Z中常省略關(guān)系代詞that和which,如,Hesaidthathewascoming?（他說他會來）和,Iam（I?m）sorrythatIhavetocanceltheorder?（抱歉我必須取

14、消訂貨）中的that（作為連接詞），或,Ihaveenclosedtheinformationwhichyourequested?（附寄了你要白信息）中的which（賓語關(guān)系代詞）。因?yàn)?，Hesaidhewascoming?匕,Hesaidthathewascoming.笳潔、順暢、生動。®免用"therebeItis（was）同型開頭。啰嗦：ItwasknownbyMr.Smiththatwemustreduce簡潔：Mr.Smithknewwemustreduce（史密斯先生知道我們必須減少）啰嗦：Therearefourrulesthatshouldbeobserve

15、d.®:Fourrulesshouldbeobserved.（應(yīng)該注意四個原則）只包括相關(guān)的信息有效簡潔的信息不僅應(yīng)去掉不必要的啰嗦的表達(dá)方式，還要去掉不相關(guān)的材料。例如：啰嗦：AtthistimeIwaswritingtoyoutoenclosethepostpaidappointmentcardforthepurposeofarrangingaconvenienttimewhenwemightgettogetherforapersonalinterview.（30個字）簡潔：Willyoupleasereturntheenclosedcardandnameaconvenientt

16、imeforaninterview?（15個字）（你能寄回附寄的卡片，并選一個方便的時候面談嗎？）啰嗦：Weherebywishtoletyouknowthatwefullyappreciatetheconfidenceyouhavereposedinus.（18個字）簡潔：Weappreciateyourconfidenceinus.（6個字）（感謝你們對我們的信心。）避免不必要的重復(fù)有時為了強(qiáng)調(diào)可以重復(fù)。但是如果沒有理由地說幾遍同一件事的話，就顯得啰嗦、枯燥。比如"unexpectedsurpris的意思就像“surprisesurprise因?yàn)?#39;"unexpe

17、cte就是“surprise勺意思。應(yīng)避免的重復(fù)用法有：advancewarningexactlyidenticalperfectlyclearfewinnumberpersonalopiniongratefulthankscontributingfactorpasthistorytruefactnewchangeslastandfinalreferback期動詞代替名詞短語一些作者很喜歡名詞，如用,wemakearecommendation玳替,werecommend?。這個壞習(xí)慣增加了句子長度、使讀者閱讀速度減慢、使文章思路不清。注意下面清楚、有效、有力的動詞和名詞短語的對比，你覺得那種更

18、好？第三節(jié)Concreteness體用具體的詞匯。只要可能就用一個具體的數(shù)字替代籠統(tǒng)的說法，這樣可以使你的寫作更具體、生動。通常模糊、籠統(tǒng)的詞匯是歧義詞匯，作者和讀者可能會有精確的詞匯可以使讀者更感興趣。盡可能多用精確的詞匯。當(dāng)然，這需要你不斷擴(kuò)大你的詞匯量。high,low,more,quick,soon,early,long,many,most,slow,tall當(dāng)然，有時這些詞匯也是允許的。比如沒有具體數(shù)字時，你不想說明時，或者想讓讀者自己猜測時。第四節(jié)ActiveinsteadofPassive用主動語態(tài)代替被動語態(tài)不同的理解。例如，有多快，多大，多??？有些詞會引起誤解、迷惑。如：af

19、ew,狗主動語態(tài)，不用被動語態(tài)。使用主動句來避免冗長：主動句通常較短，因?yàn)樗鼈兪褂玫脑~比較少主動：短Peterdecided.（彼得決定了）。被動：長ItwasdecidedbyPeter.使用主動句來避免過于正式，主動句通常聽上去不那么正式主動：不太正式Peter?sevidentbiasmadeithardforhimtodecidefairly.（彼得明顯的偏見使他很難作出公正的抉擇。）被動：較為正式AfairdecisionwasrendereddifficultbyPeter?sevidentbias.采用it動句來顯現(xiàn)誰的責(zé)任。主動句讀者較為容易判斷是誰完成這項任務(wù)的。主動：很清楚

20、是誰決定的Peterdecidedtoundertakeaspecialstudy.i<'"#（彼得決定進(jìn)行一次特殊的研究。）被動：不清楚是誰決定的Ithasbeendecidedthataspecialstudybeundertaken.（已經(jīng)決定要進(jìn)行一次特殊的研究。）使用主動句來節(jié)省讀者的時間。最為重要的是，調(diào)查顯示在某種程度上由于主動句短而清楚，讀者可以用比閱讀被動句更快的速度閱讀完主動句。在以下被動句例子中，讀者必須作暫時的停頓以判斷是誰做出了陳述。被動：讀者了解較慢Itisstatedthat（認(rèn)為）主動：讀者了解較快TheTaxCodestates（納稅條

21、文上說）請比較下列每對句子，看看那一個更好？Confirmationofthedatewillbereceivedfromthepresident.Thepresidentwillconfirmthedate.（總統(tǒng)將收至U日期確認(rèn)）Excessivetravelwaslistedbyemployeesastheirprimaryreasonforresigning.Employeeslistedexcessivetravelastheirprimaryreasonforresigning.做工們把過于頻繁的出差列為辭職的首選理由。）第五節(jié)Courtesy客氣客套指在你寫信或便函時要自然地使用

22、客氣的語句，如,Thankyou?,Iamsorry?,Iamdelighted?0但也不要過度使用。這些表達(dá)會告訴讀者你是禮貌的、你很在意他們。維持客套的語氣不僅僅是不要粗魯，還要避免使用苛求的或說教的語言。像,youshould,youmust,youhaveto這樣的表達(dá)方式容易使人自動地產(chǎn)生反感?？梢該Q成,W川youplease青看下面的例子：沮喪、或煩惱時，保持冷靜，試圖緩和情況。找出主要問題所在，你該做些什么來解決。切忌使用粗魯?shù)恼Z言，這會給你和你公司的形象帶來不可挽回的損失。第六節(jié)Consideration體諒他人在描述有效寫作的時候，美國一位有名的作家說，要寫好就必須表現(xiàn)出對讀

23、者有好處，使你的信息滿足讀者的需要，也就是站在讀者的角度考慮問題；也就是分析讀者怎么理解信息，然后試圖給讀者提供他們所需要的；解決讀者的問題；節(jié)省他們的錢；或者體諒他們的感受和處境。再有，熟練的溝通者會自然地用第二人稱代詞,you/your?,而不是第一人稱代詞,I/we/us/our?o不管你的目的是提供信息、說服別人、還是增進(jìn)友誼，最打動人的詞就是,you/your?。請對比下邊的例子：第七節(jié)Pos用ve肯定一些否定的詞匯會有副作用，因?yàn)榉穸ǖ恼Z氣給人一種否定的印象，或者還有指責(zé)讀者的意思。例如：給客戶寫信開頭寫,Yourclaimthat?表明你不信任客戶。還有一些詞匯也可能是你陷入麻煩

24、，如,complaint?,.criticism?,.defective?,failed?,.mistake?,neglect?0通常作者不會意識到這些詞匯的效果。但是他們卻是會引起讀者不滿。為了避免影響溝通效果，限制否定詞匯的使用，用肯定的語言表達(dá)自己。你告訴讀者他們能做什么而不是不要做什么，就給讀者提供了更多的選擇。第八節(jié)Coherence連貫一個意思有邏輯地與下一個意思連接時，段落是連貫的。使用過渡詞、過渡句可以增加段落的連貫性。這些詞是指示讀者和聽眾的路標(biāo)。它們使讀者期待下面發(fā)生的事，減少懷疑、加速理解。過渡詞能夠強(qiáng)調(diào)思想、表示時間或順序、表示因果關(guān)系、比較、對比。所以過渡詞可以滿足不

25、同目的。表示進(jìn)一步說明的過渡詞有：additionally,again,also,likewise,moreover,further,furthermore,and,i.e.表示時間或順序的有：after,before,earlier,finally,first,meanwhile,next,now,when,until,i.e.表示澄清、舉例的有：forexample,forinstance,Imean,thatis,thismeans,thus,toputitanotherway,inotherwords,thatmeans,namely,i.e.表示因果關(guān)系的有：accordingly,asaresult,consequently,forthisreason,so,therefore,thus,underthecircumstances,because,i.e.表示矛盾的有：actually,but,however,infact,instead,rather