醫(yī)院檔案管理制度匯編

1、1 目的XX 醫(yī)院檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理，健全規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化檔案管理工作機(jī)制，妥善、完整地保存各類重要文件、 資料，反映醫(yī)院歷年經(jīng)營(yíng)和管理工作。2 圍適用醫(yī)院檔案的立卷、歸檔、保存、借閱、銷毀。3 容3.1 職責(zé)3.1.1 醫(yī)院綜合辦公室負(fù)責(zé)制定檔案管理相關(guān)規(guī)定和檔案室的日常管理，對(duì)全院各部門檔案（財(cái)務(wù) 檔案除外）進(jìn)行立卷歸檔和日常管理工作；財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的立卷歸檔和日常管理工作。3.1.2 各科（部）負(fù)責(zé)本部門原始檔案的留存、梳理。3.2 檔案立卷歸檔3.2.1 各職能部門于每年的 4 月份底前將上年度需歸檔的原始檔案材料移交院綜合辦公室，并填寫XX 醫(yī)院原始檔案資料移交記錄

2、表。3.2.2 檔案管理人員對(duì)各部門移交文件資料認(rèn)真整理，按機(jī)關(guān)文件材料歸檔圍和文書檔案保管期 陰規(guī)定（國(guó)家檔案局第 8 號(hào)令）要求，立卷歸檔。原則上，檔案管理員在每年六月底前完成醫(yī)院上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。3.2.3 歸檔的文件資料按年度分別立卷，立卷必須核對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度，對(duì)存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)科室或人員收集齊全后再行立卷歸檔。3.2.4 歸檔文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆和復(fù)寫紙復(fù)寫。3.3 檔案借閱3.3.1 醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個(gè)人需查閱時(shí)，應(yīng)持介紹信，重要容的材料需經(jīng)院分管領(lǐng)導(dǎo)或院辦

3、公室主任批準(zhǔn)后，方可進(jìn)檔案室查閱。3.3.2 查閱檔案時(shí)，由借閱人認(rèn)真填寫查閱檔案登記簿。3.3.3 查閱檔案只限于申請(qǐng)需查閱有關(guān)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出檔案室外。3.3.4 如因工作需要借出檔案時(shí)，需要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對(duì)所 借的檔案資料要妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對(duì)外傳播。如需復(fù)制，需經(jīng)檔案管理員同意，重 要容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問題，由借閱人負(fù)責(zé)。3.4 檔案室安全3.4.1 任何人員未經(jīng)檔案管理員或辦公室主任許可不得隨意進(jìn)入檔案室。3.4.2 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將檔案帶出檔案室，檔案容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播。3.

4、4.3 檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案室和檔案的安全，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，認(rèn)真處理。3.4.4 檔案管理人員要模遵守黨和國(guó)家的規(guī)定，嚴(yán)守。在調(diào)換工作時(shí)，對(duì)所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對(duì)所了解的情況，不得泄露。3.5 檔案的鑒定與銷毀3.5.1 檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在院辦公室主任的主持下，由院分管領(lǐng) 導(dǎo)、辦公室主任、檔案立卷人員組成檔案工作鑒定、銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工 作。3.5.1 對(duì)過期的檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，確無(wú)保存價(jià)值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。3.5.3 經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.5.4

5、 銷毀檔案時(shí)，必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。3.5.5 銷毀檔案清冊(cè)要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。3.6 檔案室管理3.6.1 醫(yī)院檔案室負(fù)責(zé)行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等管理工作。3.6.2 檔案的接收和查詢及銷毀工作都必須記錄完備，室藏檔案必須與檔案目錄相符。3.6.3 實(shí)行科學(xué)管理，檔案室柜具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號(hào)科學(xué)規(guī)、查找方便。3.6.4 檔案管理人員定期對(duì)是室藏檔案進(jìn)行檢查、保持整潔完好。4 相關(guān)文件機(jī)關(guān)文件材料歸檔圍和文書檔案保管期陰規(guī)定（國(guó)家檔案局第 8 號(hào)令）5 相關(guān)記錄5.1 XX 醫(yī)院檔案查詢登記表5.2 XX 醫(yī)院檔案移交記錄表5.3 家橋醫(yī)院檔案銷毀記錄表5.4 家橋醫(yī)院檔查詢申請(qǐng)表XX 醫(yī)院檔案查詢登記表查詢?nèi)掌诓樵冋卟樵內(nèi)萁?jīng)辦人方式（復(fù)印或借閱）歸還日期備注XX 醫(yī)院原始檔案資料移交記錄表序號(hào)日期類型主要容移交部門/移交人備注接受部門：接收人：XX 醫(yī)院檔案銷毀登記表序號(hào)歸檔號(hào)