新《公文處理辦法》變化和公文格式規(guī)范問題

1、新新公文處理辦法公文處理辦法主要變化主要變化 2013年6月15日中鐵一局集團(tuán)有限公司公文處理辦法正式啟用，發(fā)文和會(huì)議紀(jì)要不再需要標(biāo)注“主題詞”。（一）刪除“主題詞”。 （一）刪除“主題詞”。有主題詞的情況： （一）刪除“主題詞”。取消主題詞的情況：新公文處理辦法第二章第十條第（四點(diǎn)）聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文單位標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可以單獨(dú)用主辦單位名稱。 （二）聯(lián)合發(fā)文。新公文處理辦法第三章 公文格式第十條（七）標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。建議：上行文、對外發(fā)文一定堅(jiān)持此原則，下行文因與紅頭上行文、對外發(fā)文一定堅(jiān)持此原則，下行文因與紅頭配合，或印發(fā)件中本身含有發(fā)文單位名稱的，可

2、以考慮標(biāo)題配合，或印發(fā)件中本身含有發(fā)文單位名稱的，可以考慮標(biāo)題中可省略發(fā)文單位名稱。中可省略發(fā)文單位名稱。 （三）標(biāo)題。標(biāo)題使用小標(biāo)宋體：由于文件、函、紀(jì)要、電報(bào)等標(biāo)題都改用小標(biāo)宋體等，需要給使用OA人員電腦統(tǒng)一安裝“小標(biāo)宋體簡體”字庫。 （三）標(biāo)題。發(fā)文“緊急程度”由原來的4項(xiàng)改2項(xiàng)“ 特急”“加急”。 （四）發(fā)文“緊急程度”。（五） “網(wǎng)絡(luò)電報(bào)”增加了“緊急程度”。 “網(wǎng)絡(luò)電報(bào)”增加了“緊急程度”可選擇4項(xiàng)：“特提”“特急”“加急”“平急”。 依照“24小時(shí)”、“3天”、“5天”、“7天”的辦理時(shí)限要求，對應(yīng)標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （六） “會(huì)議紀(jì)要”的改動(dòng)。 “會(huì)議

3、紀(jì)要”后的標(biāo)注改“出席人員”為“出席”，增列“請假”、“列席”2欄。 （七）需要將所有“文件”“函”“紀(jì)要”“電報(bào)”“發(fā)文擬稿紙”格式按新辦法進(jìn)行調(diào)整。 1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：上邊緣至版心上邊緣為35mm。紅色小標(biāo)宋，字號(hào)36。 2.文件版頭部分發(fā)文單位標(biāo)識(shí)上方需要空三行（原模板是空二行）。（七）需要將所有“文件”“函”“紀(jì)要”“電報(bào)”“發(fā)文擬稿紙”格式按新辦法進(jìn)行調(diào)整。 （七）需要將所有“文件”“函”“紀(jì)要”“電報(bào)”“發(fā)文擬稿紙”格式按新辦法進(jìn)行調(diào)整。 （八）上行文與下行文版頭一致，不再留白。 3.其中上行文格式版頭不再留白（與下行文一致），但文號(hào)居左空一字，并設(shè)有“簽發(fā)人”（居右空一字）。（八

4、）上行文與下行文版頭一致，不再留白。 （九）字體使用。4.文件、函、紀(jì)要標(biāo)題字號(hào)改為2號(hào)小標(biāo)宋體，正文3號(hào)仿宋字； 電報(bào)標(biāo)題字號(hào)改為3號(hào)小標(biāo)宋體，正文4號(hào)仿宋字。（十）網(wǎng)絡(luò)電報(bào)版頭部分變化 5.網(wǎng)絡(luò)電報(bào)版頭部分內(nèi)容按順序變更為：電報(bào)編號(hào)、緊急程度、總頁數(shù)、主辦部門、擬稿人、電話。刪除“報(bào)文：”。 （十）網(wǎng)絡(luò)電報(bào)版頭部分變化（十一）附件說明 在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。 （十一）附件說明 公文處理老辦法，是不空行。新辦法保持與國標(biāo)的統(tǒng)一和一致。 （十二）版記部分。 6.文件版記部分取消主題詞，使用4號(hào)仿宋字； 函式文件版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、分隔線。 （十

5、三）會(huì)議紀(jì)要的格式變動(dòng)。 7.會(huì)議紀(jì)要正文后“出席：”“請假：”“列席：”“記錄：”為3號(hào)黑體字標(biāo)注。版記部分為“分送”。 （十四）成文日期的變化。8.“文件”“函”“紀(jì)要”“電報(bào)”的成文日期都需改為阿拉伯?dāng)?shù)字。網(wǎng)絡(luò)電報(bào)文件不需要發(fā)文單位署名。 （十五）發(fā)文單位署名的變化。發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。集團(tuán)公司上行文為“中鐵一局”，下行文為“集團(tuán)公司”。（十六）附件問題。中鐵一局集團(tuán)有限公司公文格式7.3.7 附件 附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題

6、應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。 五 、2個(gè)小問題新公文處理辦法第一章總則第六條第六條 集團(tuán)公司辦公室、黨委辦公室主管集團(tuán)公司的公文處理工作，并對本部各部門、各單位的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。新公文處理辦法第八章附則第五十九條第五十九條 集團(tuán)公司董辦、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委的公文處理工作，參照本辦法執(zhí)行。格式規(guī)范問題格式規(guī)范問題一、公文為什么設(shè)定格式公文采用特定的格式，目的是規(guī)范公文處理工作，解決公文體例不統(tǒng)一、格式不一致、銜接不順暢等問題，從而保證公文質(zhì)量，提高公文

7、辦理效率，確保黨政單位制發(fā)的公文得以順利貫徹執(zhí)行。二、公文格式的18要素公文一般由份號(hào)、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等組成，從18個(gè)方面規(guī)范了公文格式各要素。三、份號(hào)、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志記載歷史 服務(wù)當(dāng)代 啟迪未來1.公文份號(hào)標(biāo)注要規(guī)范。份號(hào)即公文印制的順序號(hào)，涉密公文標(biāo)注份號(hào)有利于加強(qiáng)公文的管理，便于掌握公文的去向。按照條例規(guī)定，公文份號(hào)在公文首頁左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。涉密文件可標(biāo)虛位，一般標(biāo)四至六位，如果是兩位數(shù)的文件共20號(hào)，則從

8、0001號(hào)開始編碼，一直編排到0020號(hào)；如果是四位數(shù)的文件共2012號(hào)，則從000001號(hào)開始編碼，一直編排到002012號(hào)。記載歷史 服務(wù)當(dāng)代 啟迪未來2.密級和保密期限標(biāo)注要規(guī)范。高標(biāo)密級或低標(biāo)密級都會(huì)給文件的使用和管理帶來不便，因此要本著實(shí)事求是、利于保密的原則，合理把握和確定密級和保密期限。密級和保密期限都要標(biāo)注在公文首頁的左上角，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。例如:秘密1年、機(jī)密3年、絕密長期。3.緊急程度標(biāo)注要規(guī)范。 這是公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。公文的緊急程度要在公文首頁左上角標(biāo)注。不能將正常運(yùn)行的公文隨意標(biāo)注為“急件”?，F(xiàn)在有些部門上報(bào)或下發(fā)的公文，不急的公文卻標(biāo)注了緊急程度，緩急程度標(biāo)

9、注過高，給上級領(lǐng)導(dǎo)單位增加了壓力，帶來了不必要的麻煩。 4發(fā)文單位標(biāo)志要規(guī)范。 這是由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，此類文件是單位或部門的大頭文件，一般是指上報(bào)或下發(fā)的政策性文件；文件頭也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱，文號(hào)編在版頭下方紅線以下，一般用函類公文較多。要取消一些部門“發(fā)文單位名稱加括號(hào)并標(biāo)注文種”的文件標(biāo)題格式，例如:公司（通知）、公司（批復(fù)）等，統(tǒng)一采用發(fā)文單位全稱加“文件”二字或者發(fā)文單位規(guī)范化簡稱形式，再根據(jù)文件內(nèi)容確定使用的文種。 5發(fā)文字號(hào)標(biāo)注要規(guī)范。 發(fā)文字號(hào)由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，使用主辦單位發(fā)文字號(hào)?，F(xiàn)在一些部門發(fā)文時(shí)

10、常出現(xiàn)以下問題：有的是發(fā)文單位代字概括不準(zhǔn)確，要么單位代字太長，要么提煉概括不夠準(zhǔn)確；有的是發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不規(guī)范，要么年份標(biāo)注不正確，如，將2013年標(biāo)注為13，要么應(yīng)用六角括號(hào)標(biāo)注的卻使用方括號(hào)、圓括號(hào)、方頭括號(hào)等，要么發(fā)文順序號(hào)編虛位，如將“20139號(hào)”誤寫成“2013009號(hào)”，要么年份前面加“字”、后面加“第”等，如將“20139號(hào)”誤寫成“字2013第9號(hào)”；有的是發(fā)文字號(hào)的標(biāo)注位置錯(cuò)誤，上行文的發(fā)文字號(hào)要么排在居中位置，要么在左側(cè)頂格書寫，等等，這些都是不規(guī)范的。四、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文 6簽發(fā)人標(biāo)注要規(guī)范。 上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。不同層次的文件簽發(fā)人不同。如果是以黨委

11、文件形式上報(bào)黨委的公文，簽發(fā)人就是黨委書記；如果是以行政上報(bào)上級行政的公文，簽發(fā)人就是行政主要領(lǐng)導(dǎo)?，F(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)簽發(fā)人不規(guī)范的現(xiàn)象:有的是上報(bào)公文不標(biāo)注簽發(fā)人；有的是簽發(fā)人標(biāo)注不規(guī)范，排列不整齊，簽發(fā)人姓名不用楷體而使用黑體或者仿宋體等。 7公文標(biāo)題標(biāo)注要規(guī)范。 公文標(biāo)題由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成，不能缺項(xiàng)。公文標(biāo)題要能概括公文的主要內(nèi)容，使用正確文種，做到準(zhǔn)確、精練，通過標(biāo)題使受文者及時(shí)了解文件的主旨和要義。標(biāo)題中要盡量少用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，除書名號(hào)、引號(hào)、括號(hào)之外，其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不能在標(biāo)題中隨意亂用。 8主送單位標(biāo)注要規(guī)范。 主送單位就是公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型

12、單位統(tǒng)稱。 9正文表述要規(guī)范。 正文是公文的主體和核心部分，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁應(yīng)當(dāng)顯示公文的正文。特別是有的聯(lián)合行文公文標(biāo)題很長，占據(jù)了公文首頁的大部分篇幅，這樣就要調(diào)整標(biāo)題內(nèi)容，必要時(shí)可以縮減標(biāo)題字?jǐn)?shù)，把公文首頁留出一些空間來寫正文內(nèi)容，避免出現(xiàn)公文首頁只有標(biāo)題沒有正文的情況。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。 9正文表述要規(guī)范。 公文正文表述中需要把握幾個(gè)重點(diǎn)。一是上報(bào)的請示、報(bào)告類公文，“請示”要嚴(yán)格遵守

13、一文一事的原則，一次請求上級單位給予解決一個(gè)主要問題即可，不能在一個(gè)請示中向上級單位提出多個(gè)不相關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)；“報(bào)告”中不能夾帶請示事項(xiàng)，以報(bào)告情況、答復(fù)問題為主，嚴(yán)格與“請示”的內(nèi)容分開。 9正文表述要規(guī)范。 二是下發(fā)的公文，要嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系行文，同級單位不能用通知、批復(fù)的文種向?qū)Ψ叫形模松霞墕挝皇跈?quán)外，不能向同級單位下發(fā)人事任免、編制批復(fù)、項(xiàng)目審批、資金撥付等通知或批復(fù)類公文。各級黨政部門除其辦公室外的內(nèi)設(shè)處室不允許對外下達(dá)指令性公文，各級黨政單位和部門都應(yīng)自覺遵守。五、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件10附件說明表述要規(guī)范。 附件說明是公文附件的順序號(hào)和名稱。在正文

14、之下空一行左空兩字位置編排“附件”二字，后面標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如果有多個(gè)附件，則依次單獨(dú)成行向下排列。無論是上報(bào)公文還是下發(fā)公文，經(jīng)常出現(xiàn)的問題有:一是公文中帶有附件，卻漏標(biāo)附件說明；二是附件說明標(biāo)注不規(guī)范，如有的附件順序號(hào)用漢字標(biāo)注（應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字），有的雖然用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注但后面用頓號(hào)分隔，有的附件名稱后加句號(hào)（附件名稱后面不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)），有的附件名稱較長轉(zhuǎn)行后頂格排列（應(yīng)與上行附件名稱的首字對齊）。 11發(fā)文單位署名標(biāo)注要規(guī)范。 發(fā)文單位署名要用單位全稱或規(guī)范化簡稱。現(xiàn)在有些上報(bào)公文或下發(fā)公文沒有按照公文處理辦法要求標(biāo)注發(fā)文單位署名，有的發(fā)文單位署名與發(fā)文單位標(biāo)志、標(biāo)題中的發(fā)文單位名

15、稱不一致、不規(guī)范，有的只蓋部門公章不署名，有的成文日期用漢字標(biāo)注（應(yīng)為阿拉伯?dāng)?shù)字）。如某單位上報(bào)公文的標(biāo)題用全稱，而發(fā)文單位署名卻用簡稱；某單位下發(fā)的文件標(biāo)題是“關(guān)于工作的通知”，署名卻是某單位辦公室。上述這些單位關(guān)署名不規(guī)范的問題，均應(yīng)予以糾正。 12成文日期標(biāo)注要規(guī)范。 公文的成文日期要署會(huì)議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，聯(lián)合發(fā)文要署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。這里要把握好兩點(diǎn):一是沒有主送單位和發(fā)文單位署名的公文，成文日期加括號(hào)標(biāo)注在標(biāo)題下方（紀(jì)要格式）；二是有主送單位和發(fā)文單位署名的公文，標(biāo)注在發(fā)文單位署名下一行。成文日期無論用哪一種方式標(biāo)注，都要用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。標(biāo)注的年、月、

16、日均用全稱，年、月、日不編虛位，不簡稱。如2013年6月6日”，不能寫成“13年06月06日”。 13印章加蓋要規(guī)范。 公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。各級單位在印章使用方面不規(guī)范的現(xiàn)象較為普遍:有的用印位置比較隨意，不居中、不端正、不清楚、不規(guī)范；有的聯(lián)合行文用印時(shí)，印章相交或相切；有的聯(lián)合行文只蓋主辦部門的印章而不蓋協(xié)辦部門的印章；有的印章與發(fā)文單位標(biāo)志不符。 13印章加蓋要規(guī)范。 對于加蓋印章的公文，單一單位行文時(shí)，成文日期右空四字編排，發(fā)文單位署名在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中編排，印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，使發(fā)文單位署名和成文日期居

17、印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文單位署名按照發(fā)文單位順序整齊排列在相應(yīng)位置，并論壇將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文單位署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切。 14附注標(biāo)注要規(guī)范。附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。主要標(biāo)注公文的傳達(dá)范圍或聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話等，一般加括號(hào)標(biāo)注于成文日期左下方。上報(bào)公文必須標(biāo)注聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便于上級單位在辦理該公文時(shí)與熟悉該公文的人員聯(lián)系溝通，協(xié)調(diào)事項(xiàng)。 15附件標(biāo)注要規(guī)范。附件是公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件要另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，

18、如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。六、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等 16抄送單位標(biāo)注要規(guī)范。抄送單位是指除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。抄送單位可以是上級、平級、下級和不相隸屬單位。抄送單位的排列順序一般按單位性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定。具體排列上，依照先上級單位、再平級單位、后下級單位的次序。抄送單位一般不寫領(lǐng)導(dǎo)單位或部門負(fù)責(zé)同志個(gè)人。 17.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期要規(guī)范。這里是指公文的送印單位和送印日期。制發(fā)公文的部門印發(fā)單位一般寫其單位辦公室，而不寫其部門，

19、印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字完整寫明年、月、日，后面加“印發(fā)”二字。 18頁碼標(biāo)注要規(guī)范。 一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。 剛才給大家講了公文格式中18個(gè)要素的規(guī)范，下面再講講幾種特定公文的格式。1.信函格式發(fā)文單位標(biāo)志使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣到上頁邊為30mm，紅色小標(biāo)宋體字。發(fā)文單位標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），線長均為170mm，居中排布。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。首頁不顯示頁碼。版記不加發(fā)單位和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后面版心內(nèi)最下方。2.紀(jì)要格式紀(jì)要標(biāo)志由會(huì)議形式加“紀(jì)要”組成，居中排布，格式與文件一致。標(biāo)志下空1行標(biāo)紀(jì)要序號(hào)，用黑體阿拉伯?dāng)?shù)字，圓括號(hào)括起，居中排布。紀(jì)要序號(hào)下空1行標(biāo)識(shí)印發(fā)單位、印發(fā)日期；印發(fā)單位左側(cè)頂格；印發(fā)日期右側(cè)頂格，用阿