采購(gòu)管理方案

1、XXX公司公司采購(gòu)治理方案1 .目的：標(biāo)準(zhǔn)XXX公司采購(gòu)過程,到達(dá)合理采購(gòu),合理使用資金,降低采購(gòu)本錢,保證采購(gòu)物品的質(zhì)量.2 .適用范圍：原輔材料、設(shè)備、備品備件、設(shè)備維修部件、計(jì)算機(jī)及耗材等辦公用品、食堂采購(gòu)、勞保用品的采購(gòu)、新建廠房及其維修等根本建設(shè).紙質(zhì)文件發(fā)放范圍：銷售部、生產(chǎn)部、設(shè)備治理/維修車間、加工車間、工藝室、熔煉工段、中碎工段、制粉工段、壓型工段、燒結(jié)工段、磨加工工段、產(chǎn)品研發(fā)室、設(shè)備研發(fā)室、計(jì)量室、治理部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、質(zhì)保部、外觀檢驗(yàn)工段、過程檢驗(yàn)組、外加工產(chǎn)品進(jìn)廠檢驗(yàn)組、信賴性檢驗(yàn)組、性能檢驗(yàn)組3 .責(zé)任：3.1 采購(gòu)部責(zé)任：根據(jù)公司內(nèi)部需方提出的?采購(gòu)申請(qǐng)單?組織

2、實(shí)施采購(gòu)；采購(gòu)相關(guān)數(shù)據(jù)清楚存儲(chǔ)；保證所采購(gòu)物料的進(jìn)度及質(zhì)量；所采購(gòu)物料入庫(kù)或入帳等有關(guān)手續(xù)辦理；要掌握被采購(gòu)物品的國(guó)際、國(guó)內(nèi)有關(guān)信息,并建立信息網(wǎng)絡(luò),對(duì)所有被采購(gòu)的物品的發(fā)票負(fù)責(zé)；保存采購(gòu)過程的有關(guān)信息或記錄；按規(guī)定保管和使用公司合同章.3.2 需方責(zé)任：認(rèn)真按規(guī)定正確填寫?采購(gòu)申請(qǐng)單?并交相關(guān)人員、部門審核批準(zhǔn)；核對(duì)所購(gòu)進(jìn)物料的實(shí)用性、必要性；監(jiān)督采購(gòu)部工作進(jìn)度、質(zhì)量.3.3 總經(jīng)理辦公室責(zé)任：協(xié)助總經(jīng)理審核?XXX公司資金使用申請(qǐng)單?并對(duì)有效的?XXX公司資金使用申請(qǐng)單?進(jìn)行存檔.3.4 庫(kù)管員責(zé)任：對(duì)庫(kù)存商品提出采購(gòu)方案并按期填寫?采購(gòu)申請(qǐng)單?呈報(bào)采購(gòu)部；對(duì)采購(gòu)部按規(guī)定購(gòu)進(jìn)物品辦理入庫(kù)手

3、續(xù)；協(xié)助采購(gòu)部審核有關(guān)?采購(gòu)申請(qǐng)單?.3.5 設(shè)備治理員責(zé)任：協(xié)助采購(gòu)部審核有關(guān)設(shè)備采購(gòu)的?采購(gòu)申請(qǐng)單?；參與簽訂設(shè)備采購(gòu)合同；參與設(shè)備驗(yàn)收；對(duì)采購(gòu)部按規(guī)定購(gòu)進(jìn)設(shè)備辦理入帳手續(xù).3.6 計(jì)量室責(zé)任：協(xié)助采購(gòu)部審核有關(guān)計(jì)量設(shè)備及器具采購(gòu)的?采購(gòu)申請(qǐng)單?；對(duì)采購(gòu)部按規(guī)定購(gòu)進(jìn)計(jì)量設(shè)備及器具辦理登記手續(xù)；參與計(jì)量設(shè)備及器具驗(yàn)收.3.7 財(cái)務(wù)部責(zé)任：根據(jù)有效的?XXX公司資金使用申請(qǐng)單?給予付款；審核大工程采購(gòu)方案超過5萬元；審核并驗(yàn)收?qǐng)?bào)銷票據(jù).4 .內(nèi)容：4.1 采購(gòu)申請(qǐng)：4.1.1 采購(gòu)申請(qǐng)分類及申請(qǐng)流程：4.1.1.1 第1類：可設(shè)立庫(kù)存上下限和可設(shè)立定期定量采購(gòu)的物品,如原材料、局部輔助材料、局

4、部必備設(shè)備維修零件、局部辦公用品、局部勞保用品等.此類物料不包括原材料,原材料由使用部門提出方案的采購(gòu)申請(qǐng)由相關(guān)庫(kù)房提出,采購(gòu)部長(zhǎng)審核,治理部長(zhǎng)批準(zhǔn)當(dāng)涉及金額大于5萬元允許誤差10%時(shí)由采購(gòu)部長(zhǎng)審核,治理部長(zhǎng)審核,副總經(jīng)理批準(zhǔn)；當(dāng)涉及金額大于20萬元允許誤差5%以上時(shí)采購(gòu)部長(zhǎng)審核,治理部長(zhǎng)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn).4.1.1.2 第2類：不可設(shè)立庫(kù)存上下限的以下物品：大中型設(shè)備涉及金額超過5萬元、汽車、叉車、計(jì)算機(jī)、 等貴重辦公物品.此類物品的采購(gòu)申請(qǐng)由使用人或部門提出,辦公資產(chǎn)治理員或設(shè)備治理員審核,需方直接領(lǐng)導(dǎo)審核,采購(gòu)部長(zhǎng)審核,治理部長(zhǎng)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn).4.1.1.3 第3類：自研發(fā)制造設(shè)備部件

5、采購(gòu)、根本建設(shè)采購(gòu).此類物品需先立項(xiàng)立項(xiàng)由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),部件采購(gòu)由工程負(fù)責(zé)人提出,相關(guān)庫(kù)房審核,直屬領(lǐng)導(dǎo)審核,采購(gòu)部長(zhǎng)審核,治理部長(zhǎng)審核,主管副總經(jīng)理批準(zhǔn).4.1.1.4 第4類：不可設(shè)立庫(kù)存上下限且不屬于第2類、第3類的物品.此類物品的采購(gòu)申請(qǐng)由使用人或單位提出,交辦公資產(chǎn)治理人員或設(shè)備治理員或相關(guān)庫(kù)管員審核,需方直接領(lǐng)導(dǎo)審核,采購(gòu)部長(zhǎng)審核,主管正部長(zhǎng)批準(zhǔn).4.1.2 申請(qǐng)經(jīng)辦人必須詳細(xì)填寫?采購(gòu)申請(qǐng)單?,包括物料名稱、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置數(shù)量、使用用途、使用日期、庫(kù)存量、消耗速度等內(nèi)容,如有特殊要求在備注欄中注明或在附頁(yè)中注明.4.1.3 使用部門的申請(qǐng)人必須為工段長(zhǎng)或以上職位人員并要求各工

6、段、車間或部門指定唯一的申請(qǐng)人,要求申請(qǐng)人對(duì)物料的用量預(yù)算、消耗速度進(jìn)行核實(shí),然后再進(jìn)行申請(qǐng).4.1.4 采購(gòu)申請(qǐng)必須經(jīng)過相應(yīng)庫(kù)房確認(rèn),庫(kù)管員對(duì)所需采購(gòu)的物料的庫(kù)存情況以及所申請(qǐng)數(shù)量的合理性進(jìn)行核實(shí)后確認(rèn),如不合理那么需修改申請(qǐng)或取消申請(qǐng).4.1.5 申請(qǐng)購(gòu)置設(shè)備或其他固定資產(chǎn)物料時(shí),必須經(jīng)過設(shè)備治理員或相關(guān)物料治理人員確實(shí)認(rèn)、備案；申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)量設(shè)備、儀器時(shí)候,必須經(jīng)過計(jì)量室治理員確認(rèn)；申請(qǐng)制作受控記錄及表格時(shí),必須經(jīng)過質(zhì)保部體系運(yùn)行檢查員審核確認(rèn)；申請(qǐng)采購(gòu)電腦及電腦耗材等相關(guān)物料時(shí),必須經(jīng)過治理部相關(guān)治理人員確認(rèn).4.1.6 采購(gòu)申請(qǐng)必須經(jīng)本部門主管進(jìn)行審核,審核所申請(qǐng)物料使用的必要性、真實(shí)

7、性以及物料的等級(jí)檔次、型號(hào)等.4.1.7 采購(gòu)申請(qǐng)必須經(jīng)采購(gòu)部長(zhǎng)進(jìn)行審核,審核所采購(gòu)物料數(shù)量的合理性、使用日期的準(zhǔn)時(shí)性.4.1.8 當(dāng)使用部門有緊急采購(gòu)要求時(shí),可以 或口頭通知采購(gòu)部先進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià),然后填寫采購(gòu)申請(qǐng)單,審批后及時(shí)交到采購(gòu)部,并在采購(gòu)申請(qǐng)單上注明“緊急字樣及使用時(shí)間、日期.4.1.9 第1類物品采購(gòu)主要針對(duì)對(duì)于常備物料和長(zhǎng)期使用的消耗物料的采購(gòu),庫(kù)管員定期分析物料庫(kù)存情況并和相關(guān)使用部門溝通后及時(shí)提出申請(qǐng)采購(gòu),采購(gòu)部長(zhǎng)負(fù)責(zé)監(jiān)督.4.1.10 采購(gòu)申請(qǐng)的撤銷應(yīng)由原申請(qǐng)采購(gòu)部門立即通知采購(gòu)部,采購(gòu)部對(duì)未辦理立即停止采購(gòu),對(duì)已辦理了的根據(jù)情況應(yīng)妥善處理；對(duì)實(shí)在不能撤銷的采購(gòu)方案,采購(gòu)

8、部應(yīng)通知原申請(qǐng)采購(gòu)部門,并想法妥善處理物料.4.1.11 采購(gòu)部應(yīng)將采購(gòu)申請(qǐng)單存檔,并建立詳細(xì)電子檔案,以備相關(guān)部門查用.4.2 采購(gòu)：4.2.1 采購(gòu)部經(jīng)辦人員接到?采購(gòu)申請(qǐng)單?后,檢查采購(gòu)申請(qǐng)單各欄內(nèi)容填寫是否清楚、明確,然后根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)的緩急情況,參考市場(chǎng)行情及過去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料,選擇兩家以上進(jìn)行價(jià)格比照或分析后議價(jià).4.2.2 對(duì)收到的有效?采購(gòu)申請(qǐng)單?進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析,對(duì)有共同性的物料或同一廠商或在同一地區(qū)采購(gòu)的物料,集中辦理較為有利時(shí),可核定物料工程,定期集中進(jìn)行采購(gòu).4.2.3 對(duì)凡經(jīng)常使用且使用量較為大宗的物料,采購(gòu)部應(yīng)事先選定廠商兩個(gè)或兩個(gè)以上同時(shí)供給,議定長(zhǎng)期供給價(jià)

9、格,簽訂購(gòu)銷合同,實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu).對(duì)長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)應(yīng)定期結(jié)合市場(chǎng)行情進(jìn)行價(jià)格比對(duì),保證價(jià)格的合理性.4.2.4 假設(shè)廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與申請(qǐng)購(gòu)置的物料規(guī)格不同或?qū)儆诖闷非矣欣麜r(shí),采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)同申請(qǐng)采購(gòu)部門進(jìn)行溝通,確認(rèn)是否可以替代,并且申請(qǐng)人要在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽注意見.4.2.5 對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后,采購(gòu)部經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后,以 等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià).4.2.6 采購(gòu)部門接到申請(qǐng)采購(gòu)部門 或口頭的緊急采購(gòu)案件,部長(zhǎng)應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià),待接到采購(gòu)申請(qǐng)單后,按一般采購(gòu)程序優(yōu)先處理.4.2.7 經(jīng)過詢價(jià)、議價(jià)以后,超過1000元的非商店式購(gòu)物采購(gòu)工程必須簽訂?采購(gòu)合同?.4.

10、2.8 采購(gòu)詢價(jià)、議價(jià)完成后,在?采購(gòu)詢價(jià)單?上詳細(xì)填寫詢價(jià)、議價(jià)結(jié)果以及擬定訂購(gòu)廠商、交貨期限與報(bào)價(jià)有效期限,經(jīng)采購(gòu)部長(zhǎng)審核,然后形成?采購(gòu)訂單?或?采購(gòu)合同?,并呈報(bào)批準(zhǔn).4.2.9 采購(gòu)涉及金額超過1萬元的工程議價(jià)過程必須有兩人或兩人以上同時(shí)參與,并在?采購(gòu)詢價(jià)單?上簽字確認(rèn)；?采購(gòu)詢價(jià)單?須存檔,并定期整理,可供相關(guān)部門查閱.4.2.10 采購(gòu)?采購(gòu)訂單?、?采購(gòu)合同?批準(zhǔn)權(quán)限：第一類物品：?采購(gòu)訂單?、?采購(gòu)合同?由采購(gòu)員提出,采購(gòu)部長(zhǎng)審核,W5萬元的工程由采購(gòu)部長(zhǎng)批準(zhǔn),10萬元的工程由治理部長(zhǎng)批準(zhǔn),W20萬元的工程由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),20萬元的工程由總經(jīng)理批準(zhǔn)；第二類物品：?采購(gòu)訂

11、單?、?采購(gòu)合同?由采購(gòu)員提出,采購(gòu)部長(zhǎng)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)；第三類物品：?采購(gòu)訂單?、?采購(gòu)合同?由采購(gòu)員提出,采購(gòu)部長(zhǎng)審核,w20萬元的工程由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),20萬元的工程由總經(jīng)理批準(zhǔn)；第四類物品：?采購(gòu)訂單?、?采購(gòu)合同?由采購(gòu)員提出,采購(gòu)部長(zhǎng)審核,w20萬元的工程由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),20萬元的工程由總經(jīng)理批準(zhǔn).4.2.11 采購(gòu)經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單后,應(yīng)向廠商訂購(gòu),并以 或 方式確定交貨日期.如需分批返回,那么要通知相應(yīng)庫(kù)房及相關(guān)的物料治理人員.4.2.12 采購(gòu)經(jīng)辦人員在采購(gòu)過程中發(fā)現(xiàn)未能按既定進(jìn)度完成采購(gòu)時(shí),要填寫進(jìn)度異常反應(yīng)單,注明“異常原因及“預(yù)計(jì)完成日期,經(jīng)呈部長(zhǎng)核實(shí)

12、后轉(zhuǎn)至原申請(qǐng)采購(gòu)部門,依據(jù)申請(qǐng)部門的意見采取相應(yīng)的對(duì)策.4.3 驗(yàn)收與入庫(kù)：4.3.1 采購(gòu)經(jīng)辦人員對(duì)各自所采購(gòu)物料的質(zhì)量負(fù)責(zé)并驗(yàn)收,相關(guān)物料根據(jù)體系要求質(zhì)保部負(fù)責(zé)出據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告.4.3.2 非固定資產(chǎn)的物料需要辦理入庫(kù)手續(xù),設(shè)備或其他固定資產(chǎn)物料不需要辦理入庫(kù)手續(xù)但需要相關(guān)治理人員出據(jù)驗(yàn)收登記證實(shí).4.3.3 需要入庫(kù)的物料由相應(yīng)的庫(kù)管人員負(fù)責(zé)來料的外觀、數(shù)量、重量的驗(yàn)收；不需要入庫(kù)的設(shè)備或其他固定資產(chǎn)物料的驗(yàn)收由設(shè)備治理員或相關(guān)物料治理人員負(fù)責(zé).4.3.4 在辦理入庫(kù)時(shí),入庫(kù)單須由采購(gòu)部長(zhǎng),審核或簽字確認(rèn),方可辦理入庫(kù)手續(xù).4.3.5 在驗(yàn)收時(shí),發(fā)現(xiàn)物料質(zhì)量或外觀不合格,通知采購(gòu)部,予以拒收

13、、退回處理；如發(fā)現(xiàn)數(shù)量或重量不符,那么按實(shí)際接收的數(shù)為準(zhǔn)；在使用時(shí),發(fā)現(xiàn)物料不合格,通知采購(gòu)部,根據(jù)實(shí)際情況做相應(yīng)的對(duì)策處理.4.3.6 庫(kù)管員或具有相同性質(zhì)的驗(yàn)收登記人員不能是采購(gòu)員本人.4.4 付款：4.4.1 根據(jù)有效的?采購(gòu)訂單?、?采購(gòu)合同?填寫?XXX公司資金使用申請(qǐng)單?,采購(gòu)部長(zhǎng)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn),總經(jīng)理辦公室備案；?XXX公司資金使用申請(qǐng)單?作廢或需要更改由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)辦理；?XXX公司資金使用申請(qǐng)單?在10個(gè)工作日內(nèi)不使用既作廢,作廢手續(xù)到總經(jīng)理辦公室辦理.4.4.2 短交應(yīng)補(bǔ)足的,采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)實(shí)收數(shù)量,進(jìn)行整理付款.4.4.3 原材料超交量的范圍為總量的+/-10%,其

14、他輔助材料的超交量情況根據(jù)具體情況而定.超交的情況應(yīng)經(jīng)部長(zhǎng)核實(shí),方能依據(jù)實(shí)收數(shù)量進(jìn)行整理付款,否那么僅依據(jù)訂貨的數(shù)量進(jìn)行付款.4.4.4 公司要求采購(gòu)金額在200元以下的,可以使用現(xiàn)金；采購(gòu)金額在200元以上的,必須使用支票.如有特殊情況,采購(gòu)金額大于200元需使用現(xiàn)金的,必須在使用之前征得財(cái)務(wù)部長(zhǎng)的同意,方可使用現(xiàn)金.4.4.5 采購(gòu)人員獲得付款只能憑有效的?XXX公司資金使用申請(qǐng)單?含支票、匯款、現(xiàn)金的支付.4.4.6 領(lǐng)出支票后3個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷,否那么財(cái)務(wù)有權(quán)拒絕再支付支票,且每一張?XXX公司資金使用申請(qǐng)單?只能對(duì)應(yīng)一張支票；預(yù)付帳款應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷,不能在10個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷的應(yīng)

15、在資金申請(qǐng)單上注明報(bào)銷期限,否那么財(cái)務(wù)不予付款.4.5 票據(jù)報(bào)銷4.5.1 采購(gòu)員將票據(jù)張貼好,并附上資金申請(qǐng)?zhí)?、合同?hào)、支票號(hào)、入庫(kù)單號(hào)并在申請(qǐng)欄簽字確認(rèn),采購(gòu)部長(zhǎng)審核,然后交財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審核.4.5.2 財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審核通過后簽字確認(rèn),并授權(quán)出納入帳.4.6 采購(gòu)流程圖：(SL-R-P010)(SL-R-P035)(SL-R-P012)(SL-R-P108)(SL-R-G002)(SL-R-A022)附件一：相關(guān)記錄?采購(gòu)申請(qǐng)單?生產(chǎn)材料采購(gòu)申請(qǐng)單?原材料采購(gòu)臺(tái)帳?輔助材料采購(gòu)臺(tái)帳?采購(gòu)進(jìn)度異常反應(yīng)單?XXX公司資金使用申請(qǐng)單?SL-R-P010-A2編號(hào)：申請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核采購(gòu)部長(zhǎng)審核批準(zhǔn)制#日期

16、相關(guān)人員確認(rèn)庫(kù)房確認(rèn)預(yù)購(gòu)地點(diǎn)工程名稱或編號(hào)：NO物料名稱規(guī)格單位數(shù)量用途預(yù)計(jì)使用日期上次購(gòu)置價(jià)格本錢預(yù)算金額庫(kù)存量庫(kù)房備注123456789101112131415合計(jì)物料名稱種類原材料輔助材料使用目的U縣日“事命共使用日期設(shè)備其他SL-R-P010-A1編號(hào):采購(gòu)要求：規(guī)格類型/型號(hào)等級(jí)/標(biāo)準(zhǔn)及本錢限制限額其他技術(shù)要求檢驗(yàn)/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)里體余要求預(yù)購(gòu)廠家、地點(diǎn)及聯(lián)系方式生產(chǎn)材料采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)人部長(zhǎng)生產(chǎn)副總SL-R-P035-A0(申請(qǐng)日期年月日)編號(hào)：采購(gòu)求物料名稱單位數(shù)量使用日期用途庫(kù)存里(Kg)庫(kù)房確認(rèn)No等級(jí)/標(biāo)準(zhǔn)1其他技術(shù)要求檢驗(yàn)/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)供貨J商等級(jí)/標(biāo)準(zhǔn)2其他技術(shù)要求檢驗(yàn)/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)供貨1商等級(jí)/標(biāo)準(zhǔn)3其他技術(shù)要求檢驗(yàn)/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)供貨1商等級(jí)/標(biāo)準(zhǔn)4其他技術(shù)要求檢驗(yàn)/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)供貨1商原材料采購(gòu)臺(tái)帳SL-R-P012-A3編號(hào)名稱規(guī)格/等級(jí)數(shù)量(Kg)單價(jià)金額購(gòu)貨地點(diǎn)合同編號(hào)方案交期實(shí)際