內(nèi)部控制指引7流程圖——采購業(yè)務(wù)x

1、第7章企業(yè)內(nèi)部控制流程一一采購業(yè)務(wù)7.2采購與驗(yàn)收控制7.2.1采購業(yè)務(wù)招標(biāo)流程1.采購業(yè)務(wù)招標(biāo)流程與風(fēng)險(xiǎn)控制圖采購業(yè)務(wù)招標(biāo)流程與風(fēng)險(xiǎn)控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不相容責(zé)任部門/責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理需求部門采購部經(jīng)理采購部供應(yīng)商采購招標(biāo)違反國(guó)家法律法規(guī)，可能使企業(yè)遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失1V（開始）索取資格*審查文件D1提供相關(guān)資料-準(zhǔn)備招標(biāo)文件i1A*/_1編制招標(biāo)書2卜發(fā)布招標(biāo)廣告“米購招標(biāo)過程違/3進(jìn)行資格審查K反法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，可能使企業(yè)受到有關(guān)部門處罰，從而造成資產(chǎn)損失采購招標(biāo)評(píng)審不規(guī)范，可能導(dǎo)致企業(yè)選擇不合格供應(yīng)商；簽定的合同不符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī),可能給企業(yè)帶

2、來不必要的損失44確定;合格供應(yīng)商接收標(biāo)書填報(bào)資格審查文件購買標(biāo)書4填報(bào)標(biāo)書Zet參與論證;組織論證號(hào)初步評(píng)審7選取最終中標(biāo)者宣布中標(biāo)單位.結(jié)束D2D3 naaIIIa IBI s iii aaaIIIaBl ,11iiliaIlli a Ils iii HIIII IaaaIIII!iliaiiii 9II2.采購業(yè)務(wù)招標(biāo)流程控制表采購業(yè)務(wù)招標(biāo)流程控制控制事項(xiàng)詳細(xì)描述及說明1.對(duì)需要進(jìn)行招標(biāo)的采購業(yè)務(wù)，采購部準(zhǔn)備招標(biāo)文件，編制采購招標(biāo)書，報(bào)采購部經(jīng)理審核2.米購部發(fā)布招標(biāo)廣告，說明招標(biāo)方式，招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、用途、D1規(guī)格、質(zhì)量要求及數(shù)量或規(guī)模，履行合同期限與地點(diǎn)，投標(biāo)保證階EH.金，投標(biāo)截止

3、時(shí)間及投標(biāo)書投遞地點(diǎn)，開標(biāo)的時(shí)間與地點(diǎn)，對(duì)投取標(biāo)單位的資質(zhì)要求以及其他必要的內(nèi)容控制3.米購部收到供應(yīng)商的資格審查文件后，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)等方rpu面進(jìn)行審查D24.米購部通過審查供應(yīng)商各方面指標(biāo)，確定合格的供應(yīng)商5.米購部向合格的供應(yīng)商發(fā)售標(biāo)書，供應(yīng)商填寫完畢后遞交到米購部D36 .米購部對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)書進(jìn)行初步審核，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商7 .采購部經(jīng)理組織需求部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員或?qū)＜覍?duì)篩選通過的投標(biāo)書進(jìn)行論證，選出最終的中標(biāo)者8 .最終中標(biāo)者經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，由采購部相關(guān)人員宣布中標(biāo)單位9 .采購部經(jīng)理代表招標(biāo)方簽定采購合同相關(guān)規(guī)范應(yīng)建規(guī)范采購管理制度采購招標(biāo)管理

4、規(guī)定參照規(guī)范中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法中華人民共和國(guó)合同法文件資料采購合同采購招標(biāo)書合格供應(yīng)商名單中標(biāo)單位通知書責(zé)任部門及責(zé)任人采購部、請(qǐng)購部門總經(jīng)理、采購部經(jīng)理、采購主管、采購專員7.2.2供應(yīng)商的評(píng)選流程1.供應(yīng)商的評(píng)選流程與風(fēng)險(xiǎn)控制圖供應(yīng)商的評(píng)選流程與風(fēng)險(xiǎn)控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不相容責(zé)任部門/責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理采購部經(jīng)理采購部相關(guān)部門供應(yīng)商“供應(yīng)商調(diào)查表”設(shè)計(jì)不標(biāo)準(zhǔn)、不合理，可能導(dǎo)致漏選優(yōu)秀的供應(yīng)商。八1/1收集供應(yīng)商信息JD1發(fā)放、回收調(diào)查表,2一比質(zhì)比價(jià)采購制度不完善，可能造成候選供應(yīng)商不符合企業(yè)要求42進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)*參與D2_提出候選名單-h采購物資分類:JL)4C否D3

5、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審過程不規(guī)范，可能導(dǎo)致企業(yè)選擇不合格的供應(yīng)商組織現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審.-參與評(píng)審1丹”彎/白寫現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審報(bào)告/?2.6確宗仕:應(yīng)為名單上W以資料存檔1（結(jié)束）2.供應(yīng)商的評(píng)選流程控制表供應(yīng)商的評(píng)選流程控制控制事項(xiàng)詳細(xì)描述及說明階段D11.采購部通過不同途徑（面談、調(diào)查問卷等）收集供應(yīng)商信息，主要包括供應(yīng)商信譽(yù)、供貨能力等方面的信息控制D2D32 .米購部和使用部門依據(jù)收集到的供應(yīng)商信息，參照企業(yè)比質(zhì)比價(jià)采購制度等相關(guān)文件，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)3 .采購部根據(jù)比質(zhì)比價(jià)結(jié)果，參照供應(yīng)商選定標(biāo)準(zhǔn)，提出候選供應(yīng)商名單，報(bào)采購部經(jīng)理審核4 .采購部通過采購物資的分類，根據(jù)實(shí)際需要判斷是否需要組織現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。需要進(jìn)

6、行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的供應(yīng)商，采購部組織現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審，請(qǐng)購部門、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲(chǔ)部門以及質(zhì)檢部門等相關(guān)部門參與；對(duì)無需現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的供應(yīng)商，可直接提出供應(yīng)商的等級(jí)排序名單5 .現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審后，采購部匯總評(píng)價(jià)結(jié)果，確定供應(yīng)商的等級(jí)排序名單，報(bào)采購部經(jīng)理審核6 .采購部根據(jù)采購部經(jīng)理的審核結(jié)果確定供應(yīng)商名單，并報(bào)采購部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批相關(guān)規(guī)范應(yīng)建規(guī)范采購管理制度供應(yīng)商選定標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度比質(zhì)比價(jià)采購制度參照規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引文件資料供應(yīng)商名單供應(yīng)商調(diào)查表現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審報(bào)告責(zé)任部門及責(zé)任人米購部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、倉儲(chǔ)部總經(jīng)理、采購部經(jīng)理、采購主管、采購專員7. 3采購付款控制8. 3.1付款審批業(yè)務(wù)流程1

7、.付款審批業(yè)務(wù)流程與風(fēng)險(xiǎn)控制圖付款審批業(yè)務(wù)流程與風(fēng)險(xiǎn)控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)不相容責(zé)任部門/責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分階段總經(jīng)理采購總監(jiān)財(cái)務(wù)部采購部經(jīng)理采購專員付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損1CED1匯總采購11訂單、合同1D11/2審核付款條件、采購發(fā)票等相關(guān)憑證1付款申請(qǐng)單據(jù)不充分、不完整，相關(guān)審批權(quán)限模糊，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)或發(fā)生舞弊行為11i.3!，D2填寫付款申請(qǐng)單和*“應(yīng)付賬款表”未通;通過寸權(quán)未通過浪夕J通過A/4、申修;i1*；i安排付款事宜11,發(fā)出付款通知通知供應(yīng)商iil結(jié)款（結(jié)束）2 .付款審批業(yè)務(wù)流程控制表付款審批業(yè)務(wù)流程控制控制事項(xiàng)詳細(xì)

8、描述及說明階段控制D11 .米購專員定期匯總米購合同及米購訂單，辦理付款事項(xiàng)2 .采購專員對(duì)采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并核對(duì)合同執(zhí)行情況，匯總應(yīng)付賬款D23 .采購專員填寫付款申請(qǐng)單和“應(yīng)付賬款表”，提交采購部經(jīng)理審核，確保數(shù)字準(zhǔn)確無誤4 .財(cái)務(wù)部出納依據(jù)采購合同相關(guān)協(xié)議、發(fā)票等對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核后，提交采購總監(jiān)和總經(jīng)理根據(jù)權(quán)限進(jìn)行審批，辦理付款相關(guān)規(guī)范應(yīng)建規(guī)范采購管理制度付款審批權(quán)限規(guī)定參照規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引文件資料付款申請(qǐng)單采購合同采購訂單應(yīng)付賬款表責(zé)任部門及責(zé)任人采購部、財(cái)務(wù)部總

9、經(jīng)理、采購總監(jiān)、采購部經(jīng)理、采購專員、出納1.預(yù)付賬款管控流程與風(fēng)險(xiǎn)控制圖預(yù)付賬款管控流程與風(fēng)險(xiǎn)控制不相容責(zé)任部門/責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)總經(jīng)理財(cái)務(wù)部采購部經(jīng)采購專員供應(yīng)商審核審核審批協(xié)商企業(yè)呆壞賬增加企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難訂單預(yù)付款金額過高審核審核審批款申請(qǐng)單可能導(dǎo)致企業(yè)財(cái)產(chǎn)4通知供應(yīng)商收款備貨損失付款查收貨款出具發(fā)票交貨安排收貨通知預(yù)付賬款過程不規(guī)審核審核審批排支付余款可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或發(fā)生舞弊行為確認(rèn)收款務(wù)處理開具發(fā)票結(jié)束通知供應(yīng)商查收貨款索取發(fā)票不合理，可能導(dǎo)致不明確，可能造成33預(yù)付1確定預(yù)付款采購形式心6付款22下達(dá)采購進(jìn)行賬7715驗(yàn)收入庫，安開始預(yù)付款期限、金額D

10、1D2D3預(yù)付賬款管控流程控制控制事項(xiàng)詳細(xì)描述及說明階段控制D11 .米購專員與選定的供應(yīng)商就米購方式、付款方式、米購項(xiàng)目、貨品價(jià)格等進(jìn)行協(xié)商、談判，雙方達(dá)成一致意見后，確定采購付款方式為預(yù)付款,交采購部經(jīng)理和財(cái)務(wù)部審核，總經(jīng)理審批后簽定采購合同2 .采購專員根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需求發(fā)出采購訂單，詳細(xì)說明采購貨品的數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)指標(biāo)要求，價(jià)格和交貨日期等內(nèi)容D23 .米購專員依據(jù)米購訂單計(jì)算預(yù)付款數(shù)額，填寫預(yù)付款申請(qǐng)單，交采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部審核，總經(jīng)理審批4 .財(cái)務(wù)部出納按照相應(yīng)程序?qū)⒇浛顒澣牍?yīng)商賬戶，保存好匯款或付款憑證，同時(shí)告知采購專員D35 .經(jīng)驗(yàn)收確定貨品不存在質(zhì)量等問題后，米購專員根據(jù)合同規(guī)定安排支付剩余貨款，填寫應(yīng)付賬款單，上報(bào)采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部審核，總經(jīng)理審批6 .經(jīng)總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)部按照相應(yīng)程序付款，并保存付