2020年基于LOTUS的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1、（OA自動(dòng)化）基于LOTUS的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)20XX年XX月多年的企業(yè)涔詢顧詡遢,經(jīng)過實(shí)戰(zhàn)臉證可以落地抑亍的卓越管理方案，值得您下戟用M摘要一、緒論31、辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢 42、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究意義 5二、需求分析6 1、功能需求 72、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺選擇 .：8三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)-9 1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)102、系統(tǒng)功能113、功能模塊設(shè)計(jì)12(1)、公文管理子系統(tǒng) 13(2)、通用信息子系統(tǒng) 14(3)、個(gè)人辦公子系統(tǒng) 15(4)、系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng) 164、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)17(1)、Domino/Notes 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) 18(2)、SQL Server 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) 19四、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)-20

2、1、概述212、發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫22(1)、表單設(shè)計(jì)23(2)、視圖設(shè)計(jì)24(3)、其他元素設(shè)計(jì)253、其他模塊簡介26五、總結(jié) 27參考文獻(xiàn)28摘要隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)、 數(shù)據(jù)庫技術(shù)及自動(dòng)化技術(shù)的日新月異，為辦公自動(dòng)化的發(fā)展提供了廣闊的空間。傳統(tǒng)的辦公模式中公文流轉(zhuǎn)速度較慢，安全性不夠，對公文信息的處理、統(tǒng)計(jì)、 分析較煩瑣，在溝通、協(xié)作和控制等方面存在不足。辦公自動(dòng)化在提高政府機(jī)關(guān) 或企事業(yè)單位各部門的辦公質(zhì)量和辦公效率，提高決策的科學(xué)性和正確性，提高 領(lǐng)導(dǎo)者的管理水平，推動(dòng)各單位的信息化建設(shè)等方面起著舉足輕重的作用。本論文以基于 LotusDom

3、ino的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)為背景，綜合運(yùn)用了Internet/Intranet的各種新的信息技術(shù)，針對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及其關(guān)鍵技術(shù)進(jìn)行研究和開發(fā)。論文首先介紹了辦公自動(dòng)化的定義，國內(nèi)外 OA的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，通過分 析辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求，結(jié)合對現(xiàn)有各種以開發(fā)平臺和群件系統(tǒng)的對比， 確定本以系統(tǒng)的最佳開發(fā)和運(yùn)行平臺為 LotusDomino/Notes ,文中簡要介紹了 LotusDomino/Notes 的特點(diǎn)。接著提出了基于LotusNotes群件和Intranet的辦公管理信息系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，完成了公文管理、通用信息、個(gè)人辦公、系統(tǒng)維護(hù)等模塊的開發(fā)。最后，根據(jù)目前技術(shù)的發(fā)展和實(shí)際

4、辦公的需要，總結(jié)了當(dāng)前的工作，并對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行了展望。關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化、工作流、表單、視圖、大綱、LotusDomino/Notes緒論辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation ,簡稱OA）于20世紀(jì)50年代提出，在80年代至 90 年代得到了飛速的發(fā)展1 。辦公自動(dòng)化是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、信息、技術(shù)、 系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)為支柱的一門綜合性技術(shù)。 它以系統(tǒng)科學(xué)為理論基礎(chǔ)，行為科學(xué)為主導(dǎo)， 綜合運(yùn)用信息技術(shù)（包括微電子技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)等）完成各種辦公業(yè)務(wù)，充分有效地利用信息資源，以提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質(zhì)量，輔助決策，促進(jìn)辦公活動(dòng)規(guī)范化和制度化，以達(dá)到既定的目標(biāo)，

5、獲得更好的效果。辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。 通過 OA 系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用， 使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了辦公手段，實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。1 辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢從辦公自動(dòng)化發(fā)展的過程和今后發(fā)展的趨勢來講，辦公自動(dòng)化已經(jīng)經(jīng)歷了從第一代發(fā)展到目前的第二代，并且正在向著第三代發(fā)展1 ，如圖 1.1 所示。1.1 辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢從 80 年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，

6、實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。從 20 世紀(jì) 90 年代中期開始， 隨著以 LotusNotes 為代表的工作流群件技術(shù)的問世，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的長足發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動(dòng)化方式的飛躍。第三代辦公自動(dòng)化則是從以工作流程為中心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提升到以知識管理為核心。以公文流轉(zhuǎn)為例，第二代辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動(dòng)處理，比如，本文提出的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是以公文流轉(zhuǎn)為核心，并且基于

7、工作流的協(xié)同工作方式的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；第三代辦公自動(dòng)化在此基礎(chǔ)上更為文件處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)提供了該步驟所需要的相關(guān)知識，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的有關(guān)信息，確保每一個(gè)使用者都能夠隨時(shí)隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，從而在提升每個(gè)員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高了企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。綜上所述，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)過三個(gè)階段，兩個(gè)飛躍過程。從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進(jìn)而提升為以系統(tǒng)地運(yùn)用知識為核心。知識貫穿于各種方式的信息交流，從簡單的電子郵件、群件與協(xié)作、直至構(gòu)建 Web 應(yīng)用，其核心目的都是在

8、獲得與應(yīng)用知識。知識是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上傳遞的最有價(jià)值的信息。對知識的運(yùn)用效果關(guān)系到企業(yè)的綜合發(fā)展實(shí)力。 第三代 OA 幫助企業(yè)從 HowTo 的過程轉(zhuǎn)變到 KnowHow 的過程， 即將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由模擬手工作業(yè)向改變并提高手工作業(yè)效率過渡。2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的研究意義應(yīng)該說沒有人懷疑計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)給辦公室職員帶來的便利，但是對現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化而言，其目的己經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競爭能力。在這種辦公模式下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡化，各個(gè)部門在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個(gè)部門甚

9、至每個(gè)員工的責(zé)任，而決策層可以迅速綜合來自各個(gè)方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。從這個(gè)意義上講，在市場競爭日趨白熱化的今天，辦公自動(dòng)化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。在傳統(tǒng)的辦公模式中，由于缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公的各個(gè)部門之間無法實(shí)現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的高效協(xié)作。在日常的辦公過程中，比較容易出現(xiàn)以下的差錯(cuò)：一是各部門的信息傳遞和事務(wù)交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯(cuò)；二是上下級和部門之間無法實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時(shí)溝通；三是信息和工作流程相互分離，缺少至關(guān)重要的隨時(shí)記錄，使工作監(jiān)控和評估困難重重?？梢韵胂?，摻雜著如此大

10、量的人工操作過程的事務(wù)處理方式根本無法適應(yīng)現(xiàn)代化辦公模式的需要。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高，在辦公過程中，傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已經(jīng)是提高政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的帶來的好處有1 ：(1) . 信息傳遞與溝通交流順暢 排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯(lián)絡(luò)不暢而帶來的企業(yè)發(fā)展羈絆，通過構(gòu)建內(nèi)部通訊、信息發(fā)布與交流平臺，實(shí)現(xiàn)多途徑的聯(lián)絡(luò)與溝通，減少信息在途時(shí)間，提高信息的時(shí)效性，與此同時(shí)，縮短領(lǐng)導(dǎo)與職員之間，各部門之間的距離。(2) . 規(guī)范工作管理，提高整體效率解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)

11、務(wù)處理諸多問題，有效避免工作中出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯(cuò)辦等情況，杜絕職責(zé)不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。同時(shí)，加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)了解事務(wù)狀態(tài)，實(shí)時(shí)掌控工作進(jìn)度，強(qiáng)化了過程控制與監(jiān)督，加強(qiáng)了工作管理。(3) . 整合信息資源，實(shí)現(xiàn)知識管理打破“信息孤島” ，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動(dòng)導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)流失等問題，通過知識管理，有效整合并積累各類資源，實(shí)現(xiàn)再利用。(4) . 增強(qiáng)凝聚力，提高響應(yīng)能力在降低管理成本，促進(jìn)管理進(jìn)步的同時(shí)，能夠培養(yǎng)全員信息化關(guān)注與參與意識，激發(fā)掌握和利用先進(jìn)信息技術(shù)的熱情，提高專業(yè)素質(zhì)，形成全新的企業(yè)文

12、化。辦公自動(dòng)化是信息社會(huì)的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合。隨著信息技術(shù)的發(fā)展， 辦公自動(dòng)化在行政企事業(yè)單位的管理、 經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)揮著日益重要的作用。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的員工可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了管理手段，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營 的高效率。二需求分析1 功能需求隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的超速發(fā)展，帶動(dòng)了信息的廣泛交流甚至導(dǎo)致了信息爆炸“信息時(shí)代”這一詞匯似乎己經(jīng)被普遍接受。特別是近年來 Internet 超乎想象的發(fā)展， 對信息的廣泛收集、整理、利用和傳播更把世界帶入了信息時(shí)代

13、的一個(gè)更高層次。因此，無論是對于一個(gè)國家還是對于一個(gè)企事業(yè)單位，如果要在未來的社會(huì)中獲得發(fā)展，掌握信息技術(shù)已變成了一個(gè)基本要素。近年來， 某公司的各個(gè)部門都普遍配備了微機(jī)， 并開發(fā)出各自的事務(wù)處理的應(yīng)用，在一定程度上提高了各部門的辦公效率。但有限的技術(shù)能力，使這些面向各部門內(nèi)部事務(wù)處理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相互之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各自為政，難以集成。隨著公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建立，各部門的信息可以發(fā)布到 Web 上，使信息發(fā)布的效率和范圍得到較大程度的改善，然而，由于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)仍缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，部門之間仍無法實(shí)現(xiàn)信息共享和集成，從而難以實(shí)現(xiàn)各部門之間的高效率協(xié)作。為了提高了公司整體辦公效率，

14、需要具有先進(jìn)水平的辦公與管理機(jī)制提供強(qiáng)有力的支持。 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及系統(tǒng)科學(xué)、 管理科學(xué)的引進(jìn)，在現(xiàn)有的公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上建立高效、協(xié)調(diào)、集成的數(shù)字化辦公系統(tǒng)己成為可能，這也是能夠從根本上變革辦公及管理體制的有效途徑。本論文的研究正是基于這一實(shí)際課題辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目。該公司提出的系統(tǒng)目標(biāo)如下：(1) . 用戶界面。系統(tǒng)采用統(tǒng)一簡潔的用戶界面，并根據(jù)使用者身份，動(dòng)態(tài)顯示相應(yīng)操作界面。使用者可通過每個(gè)模塊界面上的操作、查看、查詢 3 類功能，方便快捷地完成所需工作。(2) . 辦公流程。在公文流轉(zhuǎn)中，使用者根據(jù)不同文件可以自行定義文件的傳遞流程；在文件的流轉(zhuǎn)過程中可以根據(jù)

15、文件的批閱情況調(diào)整文件的流程，與用戶自定義表單結(jié)合使用以提高系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)實(shí)際情況的靈活性、可擴(kuò)充性及可維護(hù)性。(3) . 表單定制。根據(jù)企業(yè)自身特定的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)提供用戶可自行設(shè)計(jì)定義的用戶表單，管理員稍作設(shè)計(jì)就可以制作滿足要求的各類單證、單據(jù)、登記表等供多個(gè)模塊應(yīng)用，完成絕大部分事務(wù)管理，定制適合企業(yè)需求的辦公系統(tǒng)。(4) . 打印和查詢。系統(tǒng)不僅提供Notes 自身支持的全文檢索功能，同時(shí)增加了能滿足各自不同查詢條件的通用查詢能力，可以方便查找滿足條件的文檔。在文檔打印中，突破Notes 局限，實(shí)現(xiàn)多種內(nèi)容的打印和所見即所得的打印技術(shù)。(5) . 安全機(jī)制。在辦公網(wǎng)絡(luò)的安全性管理中，除硬

16、件、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)的安全性外，系統(tǒng)提供 LotusDomino/Note 自身的 7 層安全機(jī)制，包括身份驗(yàn)證、加密、權(quán)限控制、電子簽名等。2. 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺選擇辦公自動(dòng)化不能簡單地理解為文字處理、電子表格、個(gè)人資源管理(如記事日程 )、 資料入檔等文檔處理系統(tǒng)， 辦公自動(dòng)化也不僅僅是秘書、 檔案員和辦事員的事情。事實(shí)上，辦公室業(yè)務(wù)也即管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作程序，辦公自動(dòng)化也即管理自動(dòng)化。在自動(dòng)化中，僅有三分之一的工作是個(gè)人完成，其它三分之二的工作都與交往有關(guān)。 OA 系統(tǒng)的實(shí)施，需要單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員、行政管理人員、文秘人員、專業(yè)人員的共同參與；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持各類辦公人員工作

17、的自動(dòng)化。各類人員之間交互的信息可能是公文文件、檔案文件，也可能是專業(yè) 文件、電子郵件，因此在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，應(yīng)該具有這四種文件的處理和管理功能。同時(shí)，為了滿足各類辦公工作的需要， OA 系統(tǒng)中有文檔辦公、業(yè)務(wù)辦公、行政辦公、 領(lǐng)導(dǎo)辦公等模塊。 在現(xiàn)實(shí)情況中， 企業(yè)的某些辦公部門， 如財(cái)務(wù)部門、人事部門等，可能已經(jīng)采用了獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理軟件，這樣在企業(yè)就形成了一個(gè)個(gè)的“自動(dòng)化孤島” 。如何共享這些信息并在各部門中傳遞，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便，也應(yīng)該是辦公自動(dòng)化中研究的內(nèi)容。一個(gè)好的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該為工作人員提供一個(gè)集成化的、 多功能的辦公桌面環(huán)境， 解決辦公人員因處理不同事務(wù)而需要使用不同工

18、作環(huán)境的問題。 圖 2.1所示：圖 2.1OA 系統(tǒng)環(huán)境結(jié)構(gòu)圖結(jié)合對某公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用需求的分析， 認(rèn)為對 OA 系統(tǒng)作需求分析，即應(yīng)該在圖 2.1 中的信息資源管理平臺、辦公應(yīng)用平臺以及事務(wù)處理平臺中滿足以下的要求：首先， 必須具有工作流性質(zhì)的處理過程和監(jiān)督功能， 從而解決多部門協(xié)作問題，推動(dòng)部門間的高效率協(xié)作；其次，提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，減少不必要的交接環(huán)節(jié)，提高工作便利性；再次，必須提供與其它管理信息系統(tǒng)(MIS) 的信息交流，解決以往數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致而造成的信息收集困難的問題，減少額外的工作量和大量重復(fù)勞動(dòng)。最后， 還必須

19、提供安全保障體系， 不僅使系統(tǒng)的各層次人員被嚴(yán)格限制在自O(shè)A 系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定和可靠的運(yùn)行。所以，建立一流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要先進(jìn)、功能強(qiáng)大的應(yīng)用開發(fā)平臺，也就是說，所采用的應(yīng)用開發(fā)平臺應(yīng)該能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢，有利于提高管理和辦公的效率，有利于促進(jìn)各部門之間的協(xié)同工作，有利于創(chuàng)建現(xiàn)代管理制度和工作方式。LotusNotes 作為世界領(lǐng)先的通信處理軟件和群件產(chǎn)品，它不但作為文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，能夠高效率處理非結(jié)構(gòu)化信息；而且作為群件平臺，能夠支持工作組成員跨越時(shí)空界限共享信息；還具有先進(jìn)的郵件處理和通信機(jī)制，便于工作組成員之間的協(xié)同工作；并且融合了 Internet 和 Web 的標(biāo)

20、準(zhǔn)，可以將Web 瀏覽器作為 Notes 的客戶機(jī)，從而實(shí)現(xiàn)與Internet 的高效率連接。LotusNotes/Domino 是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)以及Web技術(shù)為一體的電子郵件和群件平臺。其目的是跨越地域、部門之間的界限，使得企業(yè)工作人員傳遞、共享他們的信息與知識，從而提高群組的工作效率。LotusNotes/Domino 的主要功能可以概述為：(1) . 電子郵件與報(bào)文傳遞： LotusDomino/Notes 是客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的報(bào)文傳遞系統(tǒng)。 Notes/Domino 的電子郵件與報(bào)文傳遞功能通常被稱為 NotesMail 。NotesMail 提供最終用戶一個(gè)

21、非常簡單易學(xué)的郵件系統(tǒng)， 其中還包含日歷與日程管理的功能；同時(shí)還提供可以與應(yīng)用系統(tǒng)集成的、以支持工作流應(yīng)用為特點(diǎn)的群件應(yīng)用開發(fā)能力。(2) . 文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)： LotusDomino/Notes 是一個(gè)文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。 Notes的數(shù)據(jù)庫不僅可以包含結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，而且還可以存儲、管理關(guān)系型數(shù)據(jù)庫或者其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無法存儲與管理的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。對于這些以非結(jié)構(gòu)化或半 結(jié)構(gòu)化為特征的“文檔型”數(shù)據(jù)的處理， LotusDomino/Notes 還提供了全文搜 索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。(3) . 交互式的 Web 服務(wù)器： LotusDomino/Notes 完全支持

22、Internet 標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或?yàn)g覽Web 信息。所有的應(yīng)用系統(tǒng)信息都可以在安全機(jī)制的控制下，動(dòng)態(tài)發(fā)布給 Internet 或 Intranet 用戶，同時(shí)通過Internet/Intranet 收集信息。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)工具與實(shí)施工具： LotusDomino/Notes 提供了一整套集成的、面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。它包含有多個(gè)層次的開發(fā)手段，提供初學(xué)者到專業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開發(fā)手段，如宏公式語言與LotusScript 。通過這些編程開發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過 ODBC 標(biāo)準(zhǔn)或 Notespump 產(chǎn)品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。

23、需要特別提出的是， 開發(fā)出來的 Domino/Notes 應(yīng)用是通過Domino/Notes 本身的手段通過網(wǎng)絡(luò)安裝到每一個(gè)服務(wù)器上的，客戶端基本不需要相應(yīng)修改什么，因此Domino/Notes 解決了困擾應(yīng)用系統(tǒng)管理員的項(xiàng)目實(shí)施、管理問題。利用 Domino/Notes 建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合系統(tǒng)對郵件與群件平臺的要求。具有以下鮮明的特點(diǎn) 2 ：(1) . 開發(fā)快捷、實(shí)施容易。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報(bào)的關(guān)鍵。電子郵件功能是Domino/Notes 的基本功能，在開始系統(tǒng)實(shí)施的很短時(shí)間內(nèi)，就可以在全企業(yè)的范圍內(nèi)建立起電子郵件網(wǎng)，馬上見到效益。而群件系統(tǒng)的應(yīng)用或者辦公管理應(yīng)用

24、則可以利用 Notes/Domino 的快速開發(fā)、實(shí)施能力在較短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。這非常適應(yīng)辦公管理需求多變、繁雜的特點(diǎn)。(2) . 集成性。最終用戶使用的郵件與群件應(yīng)用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)，使用同一套應(yīng)用軟件。 在相同的、 唯一的界面下， 用戶可以獲得郵件信息、 辦公信息、專業(yè)應(yīng)用信息、關(guān)系數(shù)據(jù)庫信息、 Internet 信息等各個(gè)方面的信息。這種集成能力是在軟件平臺一級獲得的，而不是通過二次開發(fā)“強(qiáng)加”上去的。這大大減少開發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。而且對最終用戶來說，不需要在幾個(gè)客戶端軟件或是應(yīng)用程序之間、幾個(gè)服務(wù)器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來回切換。(3) . 管理容易、機(jī)制完整。由于采

25、用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺之上，主要的維護(hù)工作集中在應(yīng)用管理一級，管理工作的難度與工作量大大降低。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用Notes/Domino 完備的管理手段。 如果管理人員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理， Notes/Domino 提供這樣的手段和接口， 如基于 SNMP網(wǎng)管協(xié)議的 NotesView 軟件；或者使用 WindowsNT 的用戶管理手段。(4) . 保有費(fèi)用低。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費(fèi)用包含了購買費(fèi)用、管理維護(hù)費(fèi)用、應(yīng)用開發(fā)實(shí)施費(fèi)用、系統(tǒng)集成費(fèi)用等等。由于采用了功能強(qiáng)大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費(fèi)用在

26、各方面都會(huì)降低。同時(shí)由于Notes/Domino 的可開發(fā)特點(diǎn)，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。(5) . 開放性。 Lotus 積極參加 Internet/Intranet 標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時(shí)在自己的產(chǎn)品中遵循支持標(biāo)準(zhǔn)的原則。 Notes/D0mino 支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、 郵件與報(bào)文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。本系統(tǒng)是一個(gè)內(nèi)部互連的，又是一個(gè)可以與 Internet 互連的系統(tǒng)， 并且隨著技術(shù)的不斷更新， 本系統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)?？梢垣@得廠商的豐富經(jīng)驗(yàn)與支持。Notes/Domino 是一個(gè)成熟的產(chǎn)品， 在國內(nèi)外電子郵件與群件領(lǐng)域始終居于領(lǐng)先地位， Lotu

27、s 以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗(yàn)。(6) . 適應(yīng)企業(yè)級、 跨企業(yè)級的應(yīng)用。 建立在 Notes/Domino 之上的企業(yè)信息系統(tǒng)，是一個(gè)分布式的客戶機(jī)/ 服務(wù)器系統(tǒng)?？梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)量的大小選擇不同規(guī)模檔次的服務(wù)器系統(tǒng)（如 UNIX 或 PC， SMP 或單 CPU 的服務(wù)器），同時(shí)還可以利用Notes/Domino 群集技術(shù)提高系統(tǒng)的吞吐量和高可靠性?；谶@些優(yōu)勢功能，基于 Notes 的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)則應(yīng)該設(shè)計(jì)成以 Internet 技術(shù)為核心，以 Web 技術(shù)為基礎(chǔ)的集成環(huán)境，基于網(wǎng)絡(luò)對象連接技術(shù)、多媒體文檔結(jié)構(gòu)以及跨越多種操作系統(tǒng)和多種數(shù)據(jù)庫平臺的應(yīng)用系統(tǒng)，所以，可以把LotusNote

28、s 作為行業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)平臺的首選。三 . 系統(tǒng)設(shè)計(jì)1 .系統(tǒng)結(jié)構(gòu)隨著 Web 技術(shù)的迅速普及， Intranet/Internet 以其特有的跨平臺、 統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作給計(jì)算機(jī)技術(shù)乃至整個(gè)人類社會(huì)帶來了新的革命，基于Web 的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)越來越受到人們的歡迎。 因此， OA 系統(tǒng)也應(yīng)緊跟這一技術(shù)潮流，將Web 技術(shù)用于系統(tǒng)中。典型的集成OA 系統(tǒng)是前臺采用瀏覽器（一般用 戶 ） 和 NotesClient（ 系 統(tǒng) 管 理 員 和 檔 案 人 員 ） 實(shí) 現(xiàn) ， 后 臺 采 用LotusDominoServer（ 其 自 帶 NotesServer ， WebServ

29、er ， MailServer） 和SQLServer 實(shí)現(xiàn)。圖 1 中 NotesServer ， WebServer ， MailServer 之所以分開列出，是因?yàn)樗鼈冊谶壿嬌鲜菍儆诓煌姆?wù)器。事實(shí)上，它們在物理上可以通過一個(gè) DominoServer 來實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)3 如圖3.1 所示：圖 3.1 系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)2 系統(tǒng)功能經(jīng)過需求分析、可行性研究和總體設(shè)計(jì)等幾個(gè)步驟，按功能把系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)模塊：公文管理、通用信息、個(gè)人辦公、系統(tǒng)維護(hù)模塊。系統(tǒng)的功能模塊如圖3.2 所示：圖 3.2 系統(tǒng)功能模塊圖3 功能模塊設(shè)計(jì)公文管理子系統(tǒng)公文管理系統(tǒng)是OA 系統(tǒng)的核心部分，公文管理子

30、系統(tǒng)由收文管理、發(fā)文管理、報(bào)告管理、文檔管理等模塊組成。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求存在不確定性，系統(tǒng)處理的文件類型繁多，審批流程的方式多變，以及流程和管理方式需要非常強(qiáng)大的靈活性，尤其對于流程設(shè)置的靈活性要求和角色定義的靈活性要求都是非常高。 包括待辦公文、 文稿撰寫，日程安排、待辦事項(xiàng)、待辦時(shí)定義。這種具有定義多樣化的特點(diǎn)，適應(yīng)公文處理的全部過程。而且，流程不限制步驟。這樣，可以讓企事業(yè)單位，集團(tuán)公司的工作、人員能利用他們的專業(yè)知識去設(shè)計(jì)更為合理和高效的工作流程，不再受困于手工畫圖紙，而能快速地使用計(jì)算機(jī)去處理自己的業(yè)務(wù)，提高辦公效率，為工作帶來極大的方便。 下發(fā)的公文和處理結(jié)果通過Web 技

31、術(shù)以公告形式在網(wǎng)上公布。收文處理功能收文處理是指送給關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件的處理過程。收文處理系統(tǒng)有以下需求：(1) . 要求對所有的來文通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行簽收登記、錄入、擬辦、批示、辦理、傳閱、歸檔。(2) . 可對來文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。(3) . 對來文的處理全過程進(jìn)行自動(dòng)化管理和記錄。(4) . 對要求辦理的文件進(jìn)行全自動(dòng)跟蹤、監(jiān)督及閉環(huán)控制。根據(jù)對需求的分析，一般通用收文處理流程如圖 3.4 所示。圖 3.4 通用收文處理流程收文登記后的流轉(zhuǎn)過程4 ：(1) . 部門負(fù)責(zé)人簽署意見一般來講，收文由辦公室人員登記。登記后如果你認(rèn)為本文件還需要部門內(nèi)其他人員審核(如辦公室主任)

32、，選擇帶有部門主管簽署意見的流程。(2) . 領(lǐng)導(dǎo)批示在部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，收文轉(zhuǎn)給領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，簽署完畢后轉(zhuǎn)交承辦部門。(3) . 承辦部門簽收承辦部門在收到通知后，打開并查閱收文管理，可以自動(dòng)進(jìn)行簽收。(4) . 收文結(jié)束后的其它操作在收文結(jié)束后，可以對收文進(jìn)行歸檔操作，可以把現(xiàn)有收文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中?？梢圆榭词瘴母艣r，了解收文的過程。4 發(fā)文處理功能發(fā)文處理是指以本公司名義發(fā)出去的文件的處理過程。用戶可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置工作流程，以決定不同行文流向及處理過程。發(fā)文處理系統(tǒng)有以下需求：(1) . 求對所有的發(fā)文通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行擬稿、核稿、會(huì)簽、復(fù)核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。(2)

33、 . 可對發(fā)文進(jìn)行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印。(3) . 對發(fā)文的處理全過程進(jìn)行自動(dòng)化管理、跟蹤和記錄。根據(jù)對需求的分析，我們確定的一般通用發(fā)文處理流程如圖 3.5 所示。圖 3.5 通用發(fā)文處理流程發(fā)文的流轉(zhuǎn)過程5 ：(1) . 起草發(fā)文作者應(yīng)嚴(yán)格按公文制度來填寫表單中的各個(gè)項(xiàng)目。填寫完成后即可進(jìn)入流轉(zhuǎn)過程。(2) . 轉(zhuǎn)部門內(nèi)其他人員核稿用戶單擊操作按鈕“提請核稿” ，系統(tǒng)將文件自動(dòng)發(fā)送到指定的人員。(3) . 轉(zhuǎn)部門負(fù)責(zé)人核稿根據(jù)發(fā)文流程的定義，把發(fā)文轉(zhuǎn)給本部門的負(fù)責(zé)人審核，并轉(zhuǎn)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。(4) . 轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)審核部門負(fù)責(zé)人審核后，轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。(5) . 單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)

34、單位領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，可以直接簽發(fā)公文，公文將自動(dòng)把文件分發(fā)給主送部門、抄送部門。(6) . 發(fā)文成功后的其它操作在發(fā)文成功后，可以對發(fā)文進(jìn)行歸檔操作，可以把現(xiàn)有發(fā)文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù) 庫中?？梢圆榭窗l(fā)文概況，了解發(fā)文的過程。可以下發(fā)文件，把當(dāng)前的發(fā)文轉(zhuǎn)給 下屬單位。報(bào)告管理功能是為工作中經(jīng)常隨機(jī)性地起草一些報(bào)告，匯報(bào)送交指定的人員審批而設(shè)計(jì)的，主要功能包括起草報(bào)告、報(bào)告上送批閱、多級審批等。批閱過程中，提交報(bào)告人可以實(shí)時(shí)了解批閱進(jìn)展情況。檔案數(shù)據(jù)庫是一個(gè)非常重要的數(shù)據(jù)庫，它存儲了所有的發(fā)文文件和收文文件。建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的科學(xué)管理，方便用戶查閱。在文件存檔后，所有查閱將被自動(dòng)記錄。(2

35、) . 通用信息子系統(tǒng)通用信息子系統(tǒng)包括： 討論中心、 公用通訊錄、公告通知、人員去向、來賓登記。討論中心為用戶提供了一個(gè)類似于 INTERNET 網(wǎng) BBS 的功能。在本系統(tǒng)中，您可以就某一事件或某一主題發(fā)表見解，也可以對別人發(fā)表的見解進(jìn)行評議。公用通訊錄用于記錄單位的客戶、業(yè)務(wù)往來等關(guān)系的通訊方法。公告通知用于向單位全體人員發(fā)送消息。人員去向信息庫用于工作人員登記自己的去向和留言，方便聯(lián)系和前臺接待。來賓管理用于單位前臺對來訪賓客的記錄和接待管理，在接待過程中可以查閱單位內(nèi)部人員的去向和留言，方便接待來訪的賓客。(3) . 個(gè)人辦公子系統(tǒng)個(gè)人辦公子系統(tǒng)主要包括電子郵件、工作安排、出勤補(bǔ)簽、

36、個(gè)人通訊錄、網(wǎng)上尋呼、 Internet 瀏覽。本系統(tǒng)在現(xiàn)階段為所有用戶提供了內(nèi)部局域網(wǎng)上的電子郵件功能。工作計(jì)劃模塊用于員工在日常工作中對自己的工作進(jìn)行安排，計(jì)算機(jī)會(huì)對工作安排進(jìn)行協(xié)調(diào)， 并監(jiān)控工作完成情況， 如果在到指定完成時(shí)間時(shí)尚未完成工作安排， 計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)發(fā)出催辦信。出勤補(bǔ)簽系統(tǒng)用于單位考勤的管理。當(dāng)員工因故沒有進(jìn)行考勤登記時(shí)，需要在本系統(tǒng)中提出申請，經(jīng)部門主管審批后生效。 本系統(tǒng)也提供考勤接口， 可以由單位指定的考勤人員對員工進(jìn)行考勤登記。按 Internet 瀏覽可以快速啟動(dòng)系統(tǒng)內(nèi)置的 InternetExplorer ，進(jìn)行網(wǎng)上沖浪。(4) . 系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)包括

37、部門群組管理和關(guān)鍵字管理、用戶口令修改三個(gè)功能模塊。部門群組管理是系統(tǒng)管理員用來維護(hù)系統(tǒng)人員情況的信息庫。系統(tǒng)管理員可以對部門群組進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置人員所在的部門，設(shè)置人員級別，設(shè)置分公司的信息以及人員通訊情況，這些信息將被用于系統(tǒng)的內(nèi)部控制。關(guān)鍵字管理只能由系統(tǒng)管理員修改數(shù)據(jù)，其他人不能修改數(shù)據(jù)，只能引用數(shù)據(jù)。關(guān)鍵字管理是用于系統(tǒng)內(nèi)部的一些數(shù)據(jù)控制，比如車輛名稱、行政級別名稱等等，系統(tǒng)管理員可以通過新建關(guān)鍵字來增加系統(tǒng)關(guān)鍵字，也可以修改關(guān)鍵字的內(nèi)容。4. 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)系統(tǒng)中使用的數(shù)據(jù)庫按操作平臺可分為兩類6 ： Domino/Notes 數(shù)據(jù)庫和 SQLserver數(shù)據(jù)庫。 Domino/Note

38、s 數(shù)據(jù)庫存放除檔案以外的所有信息， 這些數(shù)據(jù)定期在備份服務(wù)器上進(jìn)行復(fù)制備份。 SQLServer 數(shù)據(jù)庫存放檔案管理中的歸檔數(shù)據(jù)， 視數(shù)據(jù)容量定期備份到光盤。(1).Domino/Notes 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)對所有檔案、 資料、 人員、 物品等的管理都要通過數(shù)據(jù)庫管理的形式進(jìn)行。 Notes提供了一個(gè)文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(文檔數(shù)據(jù)庫是Notes 實(shí)現(xiàn)對非結(jié)構(gòu)化信息存儲管理的一大特點(diǎn)， 形成在這方面對關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢) 。 所有的應(yīng)用都以數(shù)據(jù)庫的形式出現(xiàn)，所處理的對象就是數(shù)據(jù)庫中的文檔。一般來說，先由應(yīng)用程序開發(fā)設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)文檔(如域，表單、試圖、文件夾、操作等等) ，用戶則基于己有的 設(shè)計(jì)創(chuàng)建文檔

39、，并且按照定制的工作流程對文檔進(jìn)行處理。每個(gè)數(shù)據(jù)庫都可以包含不同格式和類型的文檔。LotusDomino/Notes 中的數(shù)據(jù)庫與一般的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫是有區(qū)別的。在一般的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫在用戶看來就是存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的可供操作的二維表是基于事務(wù)處理的 7 ；在 LotusDomino/Notes 中，數(shù)據(jù)庫是由文檔、視圖、頁面、表單、域和文件夾等基本元素組成的存儲非結(jié)構(gòu)化信息的文件（文件名后綴為.nsf） 。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中有siswgl.nsf 、 sifwgl.nsf 、siAppMain.nsf 、 silbgl.nsf 、siDiscuss.nsf 、sire

40、port.nsf 、 names.nsf 、 siwork.nsf 、 sifile.nsf 等數(shù)據(jù)庫，并在各個(gè)數(shù)據(jù)庫中設(shè)置相應(yīng)的必需的文檔、視圖、頁面、表單、域、文件夾以及導(dǎo)航器和各個(gè)頁面的大綱，其中各個(gè)數(shù)據(jù)庫中的頁面和表單是設(shè)計(jì)的重點(diǎn)。對于數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，以下幾點(diǎn)需要著重闡述 8 。對公文等非結(jié)構(gòu)化信息的處理：公文內(nèi)容包括題頭、編號、主題、正文、簽字、蓋章等諸多內(nèi)容，這是一般的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫很難 處理的 （它 們主要面 向 結(jié)構(gòu) 化 數(shù)據(jù)）。 Notes 提供提高 了RTF（RichTextFile） 文本域，可以在其中保存多種類型信息，如文本，表格OLE對象， Web 頁面以及圖片，聲音和動(dòng)畫

41、等多媒體信息。像公文這種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)就可以利用 RTF 文本域存儲在文檔中。而對于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息的處理Notes也提供了與一般關(guān)系數(shù)據(jù)庫類似的功能。只是在處理海量數(shù)據(jù)時(shí)， Notes 會(huì)顯得捉襟見肘。數(shù)據(jù)庫文檔的組織 9 ：當(dāng)用戶在檔案管理中查到一份文件，需要調(diào)閱時(shí)，要從當(dāng)前視圖（或者文檔）轉(zhuǎn)入另一個(gè)視圖（或者文檔）， Notes 數(shù)據(jù)庫文檔中可以包含指向另一個(gè)文檔、視圖或者數(shù)據(jù)庫的鏈接，當(dāng)用戶單擊代表該鏈接的圖標(biāo)時(shí)，當(dāng)前窗口將切換到鏈接所指向的對象。 另外 Notes 文檔中還可以包含各種熱點(diǎn)文本，當(dāng)用戶單擊熱點(diǎn)文本時(shí)可以顯示出文本提示框或執(zhí)行預(yù)先指定的操作。這一用戶就可以在一個(gè)文檔中同時(shí)訪

42、問多個(gè)數(shù)據(jù)庫中的信息。從而提高了整個(gè)系統(tǒng)的靈活性和實(shí)用性。數(shù)據(jù)庫搜索和索引 9 ：對大量的公文、檔案、資料等信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)等要用到 Notes 內(nèi)置的全文搜索引擎， 用戶可以在數(shù)據(jù)庫的搜索條件框中輸入條件來搜索所需文檔，并按某種條件對搜索結(jié)果進(jìn)行排序。另外還可以對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行全文索引，以加速對數(shù)據(jù)庫的搜索。數(shù)據(jù)庫存儲位置9 ：在整個(gè)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫的種類繁多，除了各個(gè)功能模塊的實(shí)現(xiàn)需要功能模塊數(shù)據(jù)庫外(為了便于設(shè)計(jì)和日后維護(hù)管理， 每一個(gè)功能模塊都設(shè)計(jì)成一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫)， 每一個(gè)注冊用戶都有一個(gè)郵件數(shù)據(jù)庫， 另外還有系統(tǒng)用的數(shù)據(jù)庫。各種數(shù)據(jù)庫按照應(yīng)用情況的不同存放的位置也不同。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應(yīng)是

43、放在服務(wù)器上某一個(gè)固定的位置，不能輕易改動(dòng)。用戶的郵件數(shù)據(jù)庫也應(yīng)該放在數(shù)據(jù)庫上 (DataMailUsername.nsf) ， 以便隨時(shí)都能被訪問。 各功能模塊數(shù)據(jù)庫集中存放各部門科室的數(shù)據(jù)，作為系統(tǒng)的共享資源，也應(yīng)放在服務(wù)器上。數(shù)據(jù)庫文檔一致性9 ： Notes 數(shù)據(jù)庫是一種典型的文檔型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，它本身不提供像關(guān)系型數(shù)據(jù)庫那樣的一致性檢測功能，它提供的只是權(quán)限上的一致性檢測。為了確保文檔的一致性，在本系統(tǒng)的文檔結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中，采用了一些關(guān)鍵域作為檢測一致性的標(biāo)志，并在發(fā)生一致性錯(cuò)誤時(shí)自動(dòng)進(jìn)行提示。一般在文檔結(jié)構(gòu)中被“ * ”號注明的域就是進(jìn)行一致性檢測的關(guān)鍵域。通過這種設(shè)計(jì)一方面排除了產(chǎn)生空

44、文檔的可能性，另一方面解決了同一內(nèi)容的文檔在數(shù)據(jù)庫中存放多份的問題，基本實(shí)現(xiàn)了文檔的一致性。SQLServer 在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的功能： LotusNotes/Domino 是一套通信集、文檔信息管理及開發(fā)、多媒體等功能于一體的群組工作軟件，其本質(zhì)上是一個(gè)文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，與基于事務(wù)處理模型的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相比，二者各自的應(yīng)用側(cè)重點(diǎn)和解決問題的對象是不相同的 10 。在本實(shí)例中， 有些模塊如收文、 發(fā)文管理可以充分利用 Notes 的工作流自動(dòng)開發(fā)功能實(shí)現(xiàn)收發(fā)文的電子化操作，而有些部門在存在大量的業(yè)務(wù)處理，這些處理包括對大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的操作，最后生成許多報(bào)表，涉及到關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的事務(wù)處理

45、、完整性約束、實(shí)時(shí)在線查詢等，因此需要利用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來完成這些工作。然而現(xiàn)實(shí)情況是：這些部門經(jīng)過調(diào)查一般都已經(jīng)有自己的系統(tǒng)在運(yùn)行，而且大部分是上級部門配發(fā)的，少部分是由本部門自己開發(fā)的，這就是實(shí)際過程中經(jīng)常會(huì)遇到的難題之一。倘若花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力去分析已有的系統(tǒng)軟件， 顯然得不償失； 而放棄原系統(tǒng)， 自主從頭研制， 則無形中又增加了許多困難，且往往實(shí)際開發(fā)出來的軟件還難以滿足各部門的實(shí)際要求。因此， 本系統(tǒng)采取的方案是將Notes 和關(guān)系數(shù)據(jù)庫集成到一起， 充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，增強(qiáng)系統(tǒng)功能，又能夠使系統(tǒng)充分利用原有軟件中的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中的信息資源，從而有效保護(hù)己有的投資建立繼承系

46、統(tǒng)。在本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫接口的設(shè)計(jì)部分主要涉及設(shè)計(jì)到以下兩個(gè)方面：1、檔案資料的歸檔與查詢：各部門在日常工作中都要處理大量的公文資料，這些公文中的相當(dāng)一部分最后要提交檔案管理部門歸檔，因此系統(tǒng)的檔案管理模塊提供了與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫SQL 的接口， 這樣授權(quán)人員可以將已經(jīng)提交歸檔的公文2 、各部門統(tǒng)計(jì)報(bào)表的輸入及查詢：現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中，會(huì)有一些這樣的部門或科 室： 它們有大量的業(yè)務(wù)需要處理， 會(huì)形成大量的報(bào)表， 如各種月報(bào)表、 季度報(bào)表、半年報(bào)表及年報(bào)表等， 這些部門科室原來也都有自己的一些辦公系統(tǒng)， 如 FoxPro 、Access 等在進(jìn)行這些工作，要做到既充分利用原來的系統(tǒng)，又能夠在No

47、tes 辦公軟件中反映出來各類報(bào)表結(jié)果以供分管領(lǐng)導(dǎo)及授權(quán)人員查詢， 需要 Notes 辦公軟件同這些系統(tǒng)連接起來。SQLServer 與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)連接的實(shí)現(xiàn)11 ：根據(jù)以上SQLServer 在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的功能，采用了以下兩種實(shí)現(xiàn)技術(shù)：利用 Domino 企業(yè)連接服務(wù)(DominoEnterpriseConnectionService)實(shí)現(xiàn) Notes 連接。 DECS 是 Domino內(nèi)嵌的一種與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫連接的接口服務(wù)， 通過它可以方便地在 Notes 應(yīng)用程序中操作關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。 DECS 在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中將檔案資料歸檔SQLServer 數(shù)據(jù)庫中。基本原理是首先分別

48、在Notes 應(yīng)用程序和 SQLServer 數(shù)據(jù)庫中建立要連接的表單，然后配置DECS 服務(wù)選項(xiàng)，定義所要執(zhí)行的操作，最后通過 ODBC 在 Notes 應(yīng)用程序中就可以實(shí)現(xiàn)要進(jìn)行的操作了。使用 Notes 內(nèi)置編程接口 LotusScriptDataObject( 簡稱LS： DO)LotusScript是一種內(nèi)嵌的 Notes 程序設(shè)計(jì)語言， LS： DO 利用其完整的數(shù)據(jù)控制功能和結(jié)構(gòu)化程序語言的靈活性，提供對外部ODBC 數(shù)據(jù)的完全讀寫訪問 12 。在處理部門報(bào)表數(shù)據(jù)的輸入及查詢時(shí)，采用 LS： DO 編程接口。這是基于以下考慮：各部門報(bào)表格式不一且時(shí)常變化，不像歸檔管理部門所要存儲

49、的檔案資料信息有著固定的類型和格式。LS： DO 適合實(shí)際的小批量數(shù)據(jù)的傳輸和轉(zhuǎn)換。LS： DO 能夠滿足所有的數(shù)據(jù)操作要求，不必添置額外的轉(zhuǎn)換工具，節(jié)省費(fèi)用。LS： DO 對 ODBC 數(shù)據(jù)源的訪問。LS： DO 是一個(gè)由三個(gè)ODBC 類組成的集合，這三個(gè)類是ODBCConnection 、 ODBCQuery 和 ODBCResultSet 。具體來說，LotusScript 程序就是利用這些類及其方法來實(shí)現(xiàn)對ODBC 數(shù)據(jù)源的訪問。四系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)1 .概述首先公文管理模塊實(shí)現(xiàn)支持日常機(jī)關(guān)政府辦公中公文收發(fā)的整個(gè)電子化、自動(dòng)化的目標(biāo)。在這個(gè)模塊中主要有收文管理和發(fā)文管理兩大部分。其中發(fā)文管理中

50、主要執(zhí)行擬稿、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、批閱、查詢、公文執(zhí)行狀態(tài)信息等管理工作，并提供電子郵遞、查詢、打印等功能。管理員通過對人員進(jìn)行注冊，設(shè)定其權(quán)限，使不同的用戶在公文流轉(zhuǎn)中扮演不同的角色。 收文管理主要處理系統(tǒng)內(nèi)部的電子文檔， 這部分處于保密需要， 沒有設(shè)者對外接門，不能實(shí)現(xiàn) Web 瀏覽。收文中僅僅提供了收文登記、領(lǐng)導(dǎo)批示等操作。綜上所述，上面的流轉(zhuǎn)功能牽涉到三個(gè)部分： 發(fā)文管理、 收文管理以及設(shè)定相應(yīng)人員權(quán)限角色的人員管理數(shù)據(jù)庫。2 、發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫該數(shù)據(jù)庫 (fwgl.nsf) 是整個(gè)系統(tǒng)的核心之一，是整個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重中之重。圖 4.1就是打開該數(shù)據(jù)庫時(shí)的界面，通過左邊的導(dǎo)航連接可以進(jìn)行公文

51、的瀏覽查看及相關(guān)操作。圖 4.1 發(fā)文管理界面(1) . 表單設(shè)計(jì)下面介紹發(fā)文管理中的表單設(shè)計(jì)。 表單是 Lotus 數(shù)據(jù)庫中最重要最基本的設(shè)計(jì)元素，它是信息采集的基本來源，是面向用戶的基本界面，整個(gè)數(shù)據(jù)庫的組織就是首先通過表單生成數(shù)據(jù)庫中的各項(xiàng)文檔，再通過視圖對文檔進(jìn)行選擇然后呈現(xiàn)給用戶的。 最后或者經(jīng)過設(shè)計(jì)好的頁面、 大綱、 幀結(jié)構(gòu)集把設(shè)計(jì)好的視圖進(jìn)行組織， 從而把整個(gè)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容顯示給用戶，因此表單設(shè)計(jì)直接關(guān)系著數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的效 果成敗。另一方面，實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的許多操作，如：交部門領(lǐng)導(dǎo)、轉(zhuǎn)發(fā)、會(huì)簽、 簽發(fā)、歸檔等等操作也是在表單中設(shè)計(jì)的，單單從功能實(shí)現(xiàn)上來說， Lotus 的表單設(shè)計(jì)是 L

52、otus 工作流開發(fā)的靈魂所在。本設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)中最重要的表單是報(bào)告表單(別名BG) 。該表單是整個(gè)系統(tǒng)的啟動(dòng)模板，所有的公文都是從這里由辦公人員起草，形成一份公文的初稿，通過設(shè)計(jì)該表單，傳遞給不同的辦公人員，經(jīng)過流轉(zhuǎn)，形成正式的公文。因此該表單的一個(gè)重要功能是應(yīng)該能夠根據(jù)文檔流轉(zhuǎn)過程中所處的不同辦公人員的角色提供不同的操作；另一方面還要記錄文檔流轉(zhuǎn)過程中的一些信息，以實(shí)現(xiàn)對文檔的跟蹤控制。要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，我們需要考慮兩個(gè)問題：文檔在流轉(zhuǎn)、批閱過程中應(yīng)該始終保證只有一個(gè)人可以對文檔進(jìn)行操作，避免出現(xiàn)兩個(gè)或者兩個(gè)以上的人對文檔進(jìn)行處理的情況。 因此要設(shè)置程序的全局變量， 控制文檔的讀寫模式， 代碼如下

53、：SubOutOfEditAllowEdit=False/ 允許編輯標(biāo)志關(guān)閉EndSubSubMyGotoEditAllowEdit=True/ 允許編輯標(biāo)志打開Uidoc.EditMode=True/ 置文檔于編輯模式EndSub圖 4.2 是表單設(shè)計(jì)圖的主要部分。圖 4.2 表單設(shè)計(jì)(2) . 視圖設(shè)計(jì)視圖的作用在于按照不同的關(guān)鍵字對文檔進(jìn)行分類，它是對存儲在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問的入口。每個(gè)數(shù)據(jù)庫必須包含至少一個(gè)視圖，而大多數(shù)數(shù)據(jù)庫都包含 多個(gè)視圖。圖 4.3 是設(shè)計(jì)該類視圖的設(shè)計(jì)界面。圖 4.3 視圖設(shè)計(jì)(3) . 其他元素設(shè)計(jì)下面介紹頁面和大綱設(shè)計(jì)。頁面是顯示信息的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)元素，這

54、一點(diǎn)和表單相似，只是沒有表單收集信息的功能。頁面在應(yīng)用程序中為用戶顯示文本、圖形或者嵌入式控件 (如大綱 ) 。而后者：大綱則是一種導(dǎo)航工具。所有的數(shù)據(jù)庫都帶有一個(gè)默認(rèn)的導(dǎo)航結(jié)構(gòu)，稱為文件夾窗格，或稱作導(dǎo)航窗格。在默認(rèn)情況下，它顯示共享視圖和共享文件夾列表。但設(shè)計(jì)者們大多會(huì)開發(fā)自己喜歡的大綱結(jié)構(gòu)。頁面和大綱配合起來組織視圖，從而顯示給用戶，提供人機(jī)交互的界面。大綱提供到數(shù)據(jù)庫中所有文件夾或者視圖的鏈接， 同時(shí)還可以提供操作、 URL 或到其他元素的連接， 如視圖、 表單、 幀結(jié)構(gòu)集等等。 可以讓其導(dǎo)航全部的應(yīng)用程序或站點(diǎn)，或?qū)Ш狡渲幸徊糠?，大綱會(huì)顯是給將這些作為站點(diǎn)映射或?qū)Ш浇Y(jié)構(gòu)使用的用戶。圖

55、 4.4 就是大綱的設(shè)計(jì)圖。頁面設(shè)計(jì)與此類似，就不贅述了。圖 4.4 大綱設(shè)計(jì)(4) 其他模塊簡介整個(gè)系統(tǒng)主要由以上模塊啟動(dòng)，其他部分雖然在設(shè)計(jì)上相對簡單一些，但是在系統(tǒng)中也占有很重要的地位，是實(shí)現(xiàn)整個(gè)應(yīng)用程序的重要組成部分，具體分析就不再贅述，下面將給出其效果示意圖以及Web 瀏覽的效果圖。圖 4.5 收文操作界面圖 4.6 文檔管理的文檔界面圖 4.7 人員去向表圖 4.8 出勤補(bǔ)簽的界面總結(jié)本系統(tǒng)是一個(gè)基于 LotusDomino/Notes 平臺的通用辦公自動(dòng)化設(shè)計(jì)， 是基于該群件平臺的二次開發(fā)。 在基于 LotusDomino 的平臺上進(jìn)行辦公自動(dòng)化設(shè)計(jì)，充分利用 Lotus 的功能，能使整個(gè)開發(fā)過程收到事半功倍的效果。本文研究了一套完整的辦公自動(dòng)