材料采購管理辦法(初稿)

1、材料采購管理辦法（試行）編號：EMSWQ-Z-CG02版號：A/0頁碼：第 10 頁 共 10 頁材料采購管理辦法(試行)【主責(zé)部門：招標(biāo)采購部】編制日期審核日期審批日期一、 總則1 目的為規(guī)范公司工程材料、設(shè)備類采購工作，提高投資效益，確保所購甲供、甲指乙供及乙供材料、設(shè)備符合項(xiàng)目工程要求，根據(jù)國家現(xiàn)行法律、法規(guī)并結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。2 適用范圍本辦法適用于本辦法適用于公司新建、改建和擴(kuò)建的所有工程項(xiàng)目的設(shè)備和材料采購的招投標(biāo)采購活動(dòng)。3 術(shù)語和定義3.1 甲供材料:甲方與供貨商簽訂供貨（供貨及安裝）合同，并由甲方直接向供貨商采購的材料；3.2 甲指乙供:指由公司指定材料和設(shè)備的供應(yīng)商

2、、品牌、規(guī)格、價(jià)格、技術(shù)參數(shù)等，由施工單位負(fù)責(zé)與供貨商簽訂合同，支付貨款，采購材料及安裝；3.3 乙供材料: 是指甲方對乙方購買的材料、設(shè)備進(jìn)行范圍界定以及對品牌、價(jià)格等進(jìn)行確認(rèn)的過程工作；3.4 建設(shè)單位：甲方，施工單位：乙方。4 甲供、甲指乙供及乙供材料確認(rèn)原則4.1 項(xiàng)目工程啟動(dòng)前期針對工程具體情況，明確甲供材料、甲指乙供材料、乙供材料的詳細(xì)范圍；4.2 一般情況下，甲指乙供及乙供材料由項(xiàng)目工程部與招標(biāo)采購部共同報(bào)總經(jīng)理定樣確認(rèn)即可，部分材料需設(shè)計(jì)參與定樣確認(rèn)。5 職責(zé)5.1 招標(biāo)采購部是甲供、甲指乙供、乙供材料和設(shè)備采購的主管部門，負(fù)責(zé)采購及認(rèn)價(jià)全過程的操作；5.2 招投標(biāo)小組對采購全

3、過程進(jìn)行監(jiān)控；5.3 設(shè)計(jì)、成本預(yù)算部、項(xiàng)目工程部、財(cái)務(wù)部是材料、設(shè)備采購的協(xié)辦部門。5.3.1 設(shè)計(jì)、項(xiàng)目工程部和招標(biāo)采購部負(fù)責(zé)材料、設(shè)備選型；5.3.2 預(yù)算部負(fù)責(zé)造價(jià)成本核算，并協(xié)同招標(biāo)采購部對價(jià)格審核。5.3.3 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金籌措。二、 甲供材料管理流程1 目的為規(guī)范公司甲供材料管理工作，提高工作質(zhì)量和辦事效率，保證采購人員正確、高效地實(shí)施管理與服務(wù)，完善監(jiān)督機(jī)制，兼顧質(zhì)量和成本，提高材料、設(shè)備質(zhì)量，減少采購成本，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本流程。2 甲供材料采購計(jì)劃2.1 項(xiàng)目開工前，項(xiàng)目工程部應(yīng)根據(jù)工程開發(fā)計(jì)劃編制材料/設(shè)備需求計(jì)劃總表，提交招標(biāo)采購部，由招標(biāo)采購部制定項(xiàng)目的材料

4、、設(shè)備采購計(jì)劃。2.2 在建項(xiàng)目應(yīng)在每年年初招標(biāo)采購部隨工程年度計(jì)劃編制完成下一年的采購計(jì)劃，包括材料設(shè)備名稱、規(guī)格、性能參數(shù)、數(shù)量、擬招標(biāo)起止日期、計(jì)劃進(jìn)場時(shí)間等。2.3 實(shí)施中的工程項(xiàng)目的甲供材料的進(jìn)場計(jì)劃由工程部根據(jù)與施工單位確認(rèn)的施工進(jìn)度計(jì)劃提報(bào)：2.3.1 一般材料提前30天提交；設(shè)備提前60天提交；2.3.2 需定制的材料設(shè)備、重大或集中采購的項(xiàng)目需適當(dāng)提前。3 甲供材料執(zhí)行程序3.1 施工單位依據(jù)施工合同、招標(biāo)文件、工程量清單、施工圖紙要求等，對需要的甲供材提出書面申請；3.2 施工單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按要求填寫材料/設(shè)備申請單工程部（審核規(guī)格型號是否與圖紙相符）成本預(yù)算部（對申報(bào)數(shù)

5、量、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號等是否符合要求審核）招標(biāo)采購部；3.3 招標(biāo)采購部按照材料/設(shè)備申請單內(nèi)容和金額確定采取招標(biāo)方式或詢價(jià)采購；已有合作協(xié)議的，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫材料/設(shè)備訂貨單直接訂貨；需進(jìn)行招標(biāo)的，按公司招標(biāo)采購流程執(zhí)行；3.4 實(shí)施詢價(jià)采購的，招標(biāo)采購部通過詢價(jià)方式將最終確定的價(jià)格填入材料/設(shè)備采購審批表，并附材料/設(shè)備詢價(jià)單及材料/設(shè)備采購匯總分析表，報(bào)招標(biāo)采購部分管領(lǐng)導(dǎo)及公司總經(jīng)理審批。3.5 材料/設(shè)備申請單包括內(nèi)容： 3.5.1 工程名稱，使用部位、申請單編號；3.5.2 施工單位、項(xiàng)目工程部主管工程師及負(fù)責(zé)人審核簽字，成本預(yù)算部、招標(biāo)采購部負(fù)責(zé)人、招標(biāo)采購分管領(lǐng)導(dǎo)及公司總經(jīng)理審核

6、簽字；3.5.3 材料設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等；3.5.4 申請時(shí)間、要求到貨時(shí)間。 36 材料/設(shè)備采購審批表應(yīng)包含以下內(nèi)容：3.6.1 審批表編號； 3.6.2 材料設(shè)備名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價(jià)、合計(jì)等；3.6.3 招標(biāo)采購部負(fù)責(zé)人、招標(biāo)采購分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審核簽字。4 甲供材料采購工作的組織實(shí)施按公司招標(biāo)采購管理流程（WQTZ-ZB-CG01）文件組織實(shí)施采購。5 封樣核準(zhǔn)程序5.1 招標(biāo)采購部在詢價(jià)、談判過程中，簽訂*材料/設(shè)備采購合同之前，要求供應(yīng)商提供簽字蓋章、封存的樣品，作為投標(biāo)、報(bào)價(jià)的實(shí)物依據(jù)；5.2 項(xiàng)目工程部對樣品的質(zhì)量、規(guī)格、外觀、顏色等進(jìn)行確認(rèn)，選定符合

7、要求的廠家、品牌。招標(biāo)采購部根據(jù)項(xiàng)目工程部確定結(jié)果簽字封存樣品，一樣一封，保證封樣單牢固。樣品封存兩份，并填寫材料設(shè)備封樣清單項(xiàng)目工程部和招標(biāo)采購部各保存一份；5.3 封存的樣品作為現(xiàn)場收貨的依據(jù)，發(fā)生質(zhì)量爭議時(shí)，以封存樣品質(zhì)量為準(zhǔn)。6 審批時(shí)限6.1 材料/設(shè)備申請單及材料/設(shè)備審批表審批傳遞過程中各相關(guān)部門的審核時(shí)限要求如下：6.1.1 成本預(yù)算部、項(xiàng)目工程部及招標(biāo)采購部的審核時(shí)間各為0.5個(gè)工作日；6.1.2公司總經(jīng)理的審批時(shí)限為1個(gè)工作日。6.2 招標(biāo)采購部文員負(fù)責(zé)審批件的內(nèi)部審批傳遞。材料/設(shè)備審批表原件一式三份，財(cái)務(wù)部、招標(biāo)采購部各一份。7 甲供材料的監(jiān)管及驗(yàn)收7.1 成本預(yù)算部在

8、審核施工單位上報(bào)的甲供材料數(shù)量時(shí)，如發(fā)現(xiàn)施工單位用量計(jì)劃超出預(yù)算，向項(xiàng)目工程部提出超量供應(yīng)預(yù)警。工程進(jìn)度款、結(jié)算款申報(bào)時(shí)，成本預(yù)算部負(fù)責(zé)依據(jù)合同扣除甲供材料款；7.2 項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)甲供材料的接收和驗(yàn)收工作。招標(biāo)采購部應(yīng)提前1-2天通知工程部材料進(jìn)場時(shí)間，項(xiàng)目工程部組織招標(biāo)采購部、施工單位、供貨商進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按申請單中（有封樣的按照封存樣品）的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)當(dāng)場簽署，不符合要求的材料必須退場；7.3 材料、設(shè)備驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員共同簽署甲供材料/設(shè)備簽收檢驗(yàn)單，一式肆份，供應(yīng)商、招標(biāo)采購部、項(xiàng)目工程部、施工單位各一份；7.4 簽訂供貨合同的供應(yīng)單位交貨

9、時(shí)不到現(xiàn)場的，視為同意驗(yàn)收各方的驗(yàn)收結(jié)果，由采購部負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交甲供材料/設(shè)備簽收檢驗(yàn)單。各方簽字的甲供材料/設(shè)備簽收檢驗(yàn)單，作為供貨方履行合同和付款的依據(jù)，否則財(cái)務(wù)部不予受理；7.5 招標(biāo)采購部負(fù)責(zé)甲供材料、設(shè)備的臺賬登記及臺賬管理工作。三、 甲指乙供材料管理流程1 目的為規(guī)范甲指乙供材料、設(shè)備的宏觀把控，提高材料、設(shè)備的質(zhì)量，降低采購成本，減少重復(fù)核價(jià)流程，綜合公司的實(shí)際情況，明確甲乙雙方對甲指乙供材料、設(shè)備管理職責(zé)，特制定本管理辦法，施工單位必須無條件按此管理辦法執(zhí)行。2 甲指乙供材料采購計(jì)劃甲指乙供材料采購計(jì)劃按此管理辦法第二節(jié)第2 小點(diǎn)甲供材料采購計(jì)劃執(zhí)行。3 甲指乙供材料執(zhí)行程序3.1

10、施工單位依據(jù)施工合同、招標(biāo)文件、工程量清單、施工圖紙要求等，對需要的甲指乙供材料提出書面申請；3.2 施工單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按要求填寫材料/設(shè)備申請單工程部（審核規(guī)格型號是否與圖紙相符）成本預(yù)算部（對申報(bào)數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號等是否符合要求審核）招標(biāo)采購部；3.3 招標(biāo)采購部按照材料/設(shè)備申請單內(nèi)容和金額確定采取招標(biāo)方式或詢價(jià)采購；已有合作協(xié)議的，施工單位直接訂單采購；需進(jìn)行招標(biāo)的，按公司招標(biāo)采購流程執(zhí)行；3.4 實(shí)施詢價(jià)采購的，招標(biāo)采購部通過詢價(jià)方式將最終確定的價(jià)格填入材料/設(shè)備采購審批表，并附材料/設(shè)備詢價(jià)單及材料/設(shè)備商務(wù)匯總分析表，報(bào)招標(biāo)采購部分管領(lǐng)導(dǎo)及公司總經(jīng)理審批。4 甲指乙供材料

11、采購工作的組織實(shí)施按公司招標(biāo)采購管理流程（WQTZ-ZB-CG01）文件組織實(shí)施，并簽訂框架性協(xié)議，協(xié)議簽訂后轉(zhuǎn)發(fā)施工單位一份，由施工單位組織采購。5 封樣核準(zhǔn)程序5.1 招標(biāo)采購部在詢價(jià)、談判過程中，簽訂*材料/設(shè)備采購協(xié)議之前，要求供應(yīng)商提供簽字蓋章、封存的樣品，作為投標(biāo)、報(bào)價(jià)的實(shí)物依據(jù)；5.2 項(xiàng)目工程部對樣品的質(zhì)量、規(guī)格、外觀、顏色等進(jìn)行確認(rèn)，選定符合要求的廠家、品牌。招標(biāo)采購部根據(jù)項(xiàng)目工程部確定結(jié)果簽字封存樣品，一樣一封，保證封樣單牢固。樣品封存叁份，施工單位、項(xiàng)目工程部和招標(biāo)采購部各保存一份；5.3 封存的樣品作為現(xiàn)場收貨的依據(jù)，發(fā)生質(zhì)量爭議時(shí)，以封存樣品質(zhì)量為準(zhǔn)。6 審批時(shí)限6.

12、1 材料/設(shè)備申請單審批傳遞過程中各相關(guān)部門的審核時(shí)限要求如下：6.1.1 成本預(yù)算部、項(xiàng)目工程部及招標(biāo)采購部的審核時(shí)間各為0.5個(gè)工作日；6.1.2公司總經(jīng)理的審批時(shí)限為1個(gè)工作日。6.2 招標(biāo)采購部文員負(fù)責(zé)審批件的內(nèi)部審批傳遞并進(jìn)行存檔；6.3 如招標(biāo)采購部在項(xiàng)目啟動(dòng)前已按招標(biāo)或詢價(jià)流程提前簽訂*材料/設(shè)備采購協(xié)議，施工單位可按協(xié)議約定的內(nèi)容直接進(jìn)行采購。7 甲指乙供材料的監(jiān)管及驗(yàn)收7.1 成本預(yù)算部在審核施工單位上報(bào)的甲指乙供材料數(shù)量時(shí)，如發(fā)現(xiàn)施工單位用量計(jì)劃超出預(yù)算，向項(xiàng)目工程部提出超量供應(yīng)預(yù)警；7.2甲指乙供材料進(jìn)場時(shí)，招標(biāo)采購部應(yīng)提前1-2天通知工程部材料進(jìn)場時(shí)間，項(xiàng)目工程部組織招

13、標(biāo)采購部、施工單位、供貨商進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按申請單中（有封樣的按照封存樣品）的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)當(dāng)場簽署，不符合要求的材料必須退場；7.3 材料、設(shè)備驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員共同簽署材料/設(shè)備簽收檢驗(yàn)單，一式肆份，供應(yīng)商、接收單位，招標(biāo)采購部、項(xiàng)目工程部各一份；7.5 招標(biāo)采購部對甲指乙供材料、設(shè)備不定時(shí)進(jìn)行抽查，如施工單位項(xiàng)目現(xiàn)場所用的材料、設(shè)備非我公司協(xié)議單位中約定的廠家、品牌、規(guī)格型號，我公司將根據(jù)項(xiàng)目工程影響程度對施工單位進(jìn)行處罰并更換回協(xié)議中的材料和設(shè)備。四、 乙供材料認(rèn)價(jià)管理流程1 目的加強(qiáng)乙供材料認(rèn)價(jià)管理，規(guī)范工作程序，明確各部門職責(zé)，確保乙供材料符合

14、公司的品質(zhì)和預(yù)算成本要求，特制定本管理流程。2 參與部門流程中承擔(dān)的職責(zé)2.1 施工單位：負(fù)責(zé)提出材料認(rèn)價(jià)申請。2.2 項(xiàng)目工程部2.2.1 對施工單位提報(bào)的乙供材料認(rèn)價(jià)申請的材質(zhì)要求、規(guī)格及使用部位進(jìn)行初審，并及時(shí)轉(zhuǎn)交公司招標(biāo)采購部進(jìn)行認(rèn)價(jià)；2.2.2 審核乙供材料是否符合設(shè)計(jì)要求，施工單位的認(rèn)價(jià)申請文件是否規(guī)范；2.2.3 負(fù)責(zé)乙供材料的驗(yàn)收和材料現(xiàn)場使用的監(jiān)督管理工作。2.3 招標(biāo)采購部：2.3.1 進(jìn)行市場考察的乙供材料，提出品牌、市場價(jià)格行情、供應(yīng)商等參考意見；2.3.2 必要時(shí)，組織對供應(yīng)商考察；2.2.3 招標(biāo)采購部認(rèn)價(jià)結(jié)果報(bào)招標(biāo)采購部分管領(lǐng)導(dǎo)審核決策。3 乙供材料認(rèn)價(jià)工作程序3

15、.1 提出認(rèn)價(jià)需求施工單位根據(jù)施工進(jìn)度，向我公司項(xiàng)目工程部提交乙供材料認(rèn)價(jià)申請單，提出所供材料的進(jìn)場計(jì)劃需求（包括使用材料的數(shù)量、時(shí)間等），如乙方在前期已確定材料的品牌、規(guī)格、品質(zhì)，施工單位需同時(shí)提報(bào)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。u 報(bào)價(jià)單必須加蓋供貨商印章，注明聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話、報(bào)價(jià)日期及報(bào)價(jià)有效期；u 材料詳細(xì)品牌、規(guī)格必須認(rèn)真填寫清晰完整。u 材料預(yù)估數(shù)量，由申請單位填寫，由監(jiān)理及項(xiàng)目工程部復(fù)核。3.2 審核認(rèn)價(jià)申請及確認(rèn)3.2.1 項(xiàng)目工程部現(xiàn)場工程師對乙供材料認(rèn)價(jià)申請單及相關(guān)資料審核后，提出材料規(guī)格、品牌和質(zhì)量技術(shù)要求，經(jīng)項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)人確認(rèn)后提交招標(biāo)采購部；3.2.2公司招標(biāo)采購部通知供應(yīng)商報(bào)價(jià)

16、，必要時(shí)組織乙供材料招標(biāo)，了解供應(yīng)商及市場行情并出具定價(jià)意見；3.2.3公司招標(biāo)采購部負(fù)責(zé)人參考市場行情，根據(jù)成本預(yù)算、市場價(jià)格調(diào)查、施工質(zhì)量要求等，做出認(rèn)價(jià)決策報(bào)公司招標(biāo)采購部分管領(lǐng)導(dǎo)審批；3.2.6招標(biāo)采購部分管領(lǐng)導(dǎo)對供應(yīng)商認(rèn)價(jià)進(jìn)行審批后，向施工單位下達(dá)乙供材料認(rèn)價(jià)確認(rèn)單，項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)檢查施工單位乙供材料執(zhí)行情況；3.2.7 乙供材料認(rèn)價(jià)確認(rèn)單招標(biāo)采購部備案并抽查檢查該項(xiàng)制度的執(zhí)行情況；3.2.8 施工單位接受乙供材料認(rèn)價(jià)確認(rèn)單后，與供應(yīng)商簽訂合同。3.2.9 公司招標(biāo)采購部是認(rèn)價(jià)的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)和資料，如供應(yīng)商提供樣品的，由項(xiàng)目工程部收集保管樣品，并對樣品進(jìn)行檢查，如有不

17、合格樣品，則要求供應(yīng)商重新報(bào)送或取消供應(yīng)商資格。4 審核時(shí)限4.1 月度乙供材料認(rèn)價(jià)申請審核時(shí)限：4.1.1 項(xiàng)目工程部須于收到認(rèn)價(jià)申請單1個(gè)工作日內(nèi)完成審核；4.1.2 招標(biāo)采購部須于收到認(rèn)價(jià)申請單1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，須于3個(gè)工作日內(nèi)完成核價(jià)（需組織三方招標(biāo)的20個(gè)工作日內(nèi)）；4.1.3 招標(biāo)采購部分管領(lǐng)導(dǎo)須于收到認(rèn)價(jià)確認(rèn)單1個(gè)工作日內(nèi)審批。4.1.4 臨時(shí)增加的認(rèn)價(jià)申請審核時(shí)限：(總體不得超過5天)4.1.5 項(xiàng)目工程部須于收到認(rèn)價(jià)申請單0.5個(gè)工作日內(nèi)完成審核；4.1.6 招標(biāo)采購部須于收到認(rèn)價(jià)申請單0.5個(gè)工作日內(nèi)完成審核，3個(gè)工作日內(nèi)完成核價(jià)；4.1.7 招標(biāo)采購部分管領(lǐng)導(dǎo)須于收到

18、認(rèn)價(jià)確認(rèn)單1個(gè)工作日內(nèi)完成審批。5 乙供材料認(rèn)價(jià)管理規(guī)定5.1 認(rèn)價(jià)的依據(jù)來源于四個(gè)方面：5.1.1 公司價(jià)格信息庫；5.1.2 供應(yīng)商報(bào)價(jià)及市場詢價(jià)；5.1.3 招投標(biāo)；5.1.4 建材信息價(jià)下浮一定比例。5.2 選擇四種認(rèn)價(jià)方式的規(guī)定：5.2.1在市場價(jià)格相對穩(wěn)定的情況下，且材料批量較小，若公司價(jià)格信息庫中有最近的認(rèn)價(jià)數(shù)據(jù)，可直接參照使用；5.2.2 無最近認(rèn)價(jià)數(shù)據(jù)，市場價(jià)格有波動(dòng)，施工單位供應(yīng)商報(bào)價(jià)及其它供應(yīng)商報(bào)價(jià)作為認(rèn)價(jià)依據(jù)；5.2.3若無法參照上述方式確定認(rèn)價(jià)，可參照本地最近一段時(shí)期的信息價(jià)下浮一定比例后執(zhí)行。5.3 施工單位應(yīng)在工程項(xiàng)目開工30天前編制*項(xiàng)目乙供材料采購進(jìn)場總計(jì)劃（明確認(rèn)價(jià)材料定版定樣時(shí)間、標(biāo)書發(fā)布時(shí)間、合同簽訂時(shí)間或給出認(rèn)價(jià)通知時(shí)間），提交項(xiàng)目工程部審核確認(rèn)。5.4 施工單位應(yīng)在每月20日前提報(bào)下月乙供材料認(rèn)價(jià)申請，其中大宗材料認(rèn)價(jià)申請?zhí)釄?bào)的時(shí)間應(yīng)充分考慮招標(biāo)組織時(shí)間，時(shí)間節(jié)點(diǎn)周期參照物資采購周期表。5.5 施工單位推薦的供應(yīng)商須無條件配合甲方對其資質(zhì)、信用狀況、生產(chǎn)能力、經(jīng)營狀況、市場口碑、市場份額、價(jià)格、質(zhì)量等的調(diào)查，否則不列入供應(yīng)商指定（推薦）范圍。5.6 同種材料甲方根據(jù)調(diào)查情況一般擇優(yōu)選定、指定（推薦）二家以上供應(yīng)商，有特定要求的可只指定一家。5.7 乙供材料認(rèn)價(jià)確認(rèn)單只對當(dāng)月有效，施工單位