辦公室主任如何為領(lǐng)導服務

1、辦公室主任如何為領(lǐng)導服務 (2009-06-05 08:34:30)轉(zhuǎn)載標簽： 辦公室主任 參謀工作 職能 服務分類： 工作文稿 辦公室主任處在承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系左右、兵頭將尾的特殊位置，具有十分重要的作用。面對新形勢、新要求、新挑戰(zhàn)，如何當好對上的“秘書”、對下的“領(lǐng)導”、對外的單位工作“大管家”、對內(nèi)的單位事務“牽頭人”的角色？在此，本人談一些看法和體會。一、加強學習鍛煉，提高綜合素質(zhì)辦公室主任應從政治素質(zhì)、品德素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識素質(zhì)等方面，加強自身學習和崗位鍛煉，不斷提高綜合素質(zhì)。一要政治可靠，做到理想信念堅定，在思想、行動上與上級保持高度一致，在大是大非面前保持堅定立場，不該說

2、的話不說，不該做的事不做。二要品德優(yōu)良，做到光明磊落，忠實老實；服從組織，顧全大局；關(guān)心他人，助人為樂；公道正派，謙虛謹慎；嚴以律已，廉潔奉公。三要心理過硬，做到急而不躁，怒而不形，喜而不亢；隨和而不盲從，自信而不固執(zhí)，忍讓而不獻媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹慎而不圓滑。四要知識淵博，做到熟知鄧小平理論和“三個代表”重要思想等的理論知識，掌握科學發(fā)展觀的思想內(nèi)涵和精神實質(zhì)；具有辦公室工作的專業(yè)知識，成為一個“行家里手”；了解法律法規(guī)、經(jīng)濟、科學知識等的基礎(chǔ)知識，使自己成為一個知識寬廣的人。二、認真履行職能，講究工作藝術(shù)辦公室主任的主要職能就是為領(lǐng)導的科學決策和決策的正確執(zhí)行服務，大體分為參

3、謀、服務、管理和協(xié)調(diào)四大基本職能。辦公室主任應在認真履行職能的過程中，講究藝術(shù)技巧，注重方式方法。(一)參謀超前。參謀職能指辦公室主任在輔助領(lǐng)導決策過程中所應有的職能和應盡的責任。辦公室主任在履行參謀職能中，要找準位置，不以言輕而金口難開，不以位低而隨聲附和，不以好惡而固執(zhí)己見，不以陰晴而見風使舵，不以理直而氣壯如牛，不以無關(guān)而沉默寡言，做到到位而不越位、盡職而不失職。一要把握宗旨，謀之有為。一是謀大事，不要搞“雞毛蒜皮”。謀大事就是要抓住加快發(fā)展、維護穩(wěn)定這個關(guān)鍵，圍繞中心，善于站在全局的高度認識問題、分析問題，提出建設(shè)性的、切實可行的、領(lǐng)導感興趣的建議。如果事無巨細，大事小事都參謀，整天在

4、領(lǐng)導身邊婆婆媽媽、嘮嘮叨叨，就會事倍功半，甚至影響領(lǐng)導的工作。二是圍繞領(lǐng)導意圖，不要我行我素。只有緊緊圍繞領(lǐng)導意圖，才能做到參在點子上，謀在關(guān)鍵處。要有超前意識，留心觀察領(lǐng)導所關(guān)注的問題，力求做到領(lǐng)導未謀即有所思；要努力貼緊領(lǐng)導的思路，做到想領(lǐng)導之所想，謀領(lǐng)導之所慮，抓住領(lǐng)導關(guān)注的問題出主意、想辦法。如果離開領(lǐng)導決策意圖，固執(zhí)己見，我行我素，參謀活動就會背離正常的軌道，就會導致失敗。二要出于公心，謀之有度。一是出好主意，不要人云亦云。辦公室主任要經(jīng)常為領(lǐng)導獻上策，出良謀，不能人云亦云，泛泛而談。要加強調(diào)查研究，善于分析形勢，增強參謀工作的預見性和科學性；要充分發(fā)揮辦公室的集體智慧，廣開言路，集

5、思廣益，提高參謀工作的整體效能；要學會比較，遇事常思多種可能，準備幾種方案，做到多算于前，少失于后。二是敢于直言，不要察顏觀色。做好參謀工作要做到堅持原則、實事求是，不掩蓋矛盾、回避問題，做到服從不盲從。對于領(lǐng)導同志尚未意識到或者認識不盡完善的情況和問題，就要及時提醒或提出建議；當領(lǐng)導決策明顯失誤時，就要以對黨和人民高度負責的態(tài)度，勇于“犯顏直諫”。三是做到“慎言”，不要摻雜私人感情。參謀工作的出發(fā)點應是對工作、對發(fā)展有利，對領(lǐng)導、對同志有利，切忌從個人的好惡或小團體利益出發(fā)，帶著私心雜念觀察分析問題。特別是在對人的看法上，不能搞遠近親疏，更不能泄私憤、圖報復，趁給領(lǐng)導出主意的機會“奏一本”。

6、三要掌握分寸，謀之有方。一是因人而異。在出主意、提建議時，對于熟悉情況、作風果斷、水平較高的領(lǐng)導，一般應運用“提綱式”方法，宜粗不宜細；對于新任職或者思維比較縝密的領(lǐng)導，應采取“方案式”方法，把情況盡量說得細一些；對善于傾聽下屬意見的領(lǐng)導，要暢所欲言，大膽提出自己的觀點和主張；對于特別有主見的領(lǐng)導，則要多提供背景材料，供領(lǐng)導參考。二是選擇時機。在出主意、提建議時，需要捕捉到一個恰到好處的時機。當決策者處于冷靜狀態(tài)的時候，正在思考相關(guān)問題的時候，在和自己閑聊的時候，都可視為是“恰到好處”的時機。三是講究方法。在出主意、提建議時，要態(tài)度誠懇，語言委婉，講究一定的方法和藝術(shù)，既不為讓領(lǐng)導接受建議而“

7、言”高蓋主，也不因領(lǐng)導不采納建議而灰心喪氣。(二)服務到位。服務職責指辦公室主任為領(lǐng)導、基層和群眾服務方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室主任在履行服務職能中，應細致周到，抓住重點、分清主次，又要統(tǒng)籌考慮、兼顧一般，做到側(cè)重不失重，在被動中求主動，忠心耿耿為領(lǐng)導服務，使領(lǐng)導更加信任；誠心誠意為基層服務，使基層更加滿意；真心實意為群眾服務，使群眾更加親近。一要正確處理“兩個關(guān)系”。開展好服務工作，需要處理好兩個關(guān)系。一是處理好全面服務與重點服務的關(guān)系。辦公室服務工作繁雜瑣碎，大體上可分為政務服務與事務服務。辦公室主任要把主要精力放在政務服務上，抓大事，努力在為領(lǐng)導當好參謀助手上下功夫。同時，在加

8、強辦公室工作的計劃性上做文章，落實責任制，發(fā)揮辦公室整體功能，以實現(xiàn)工作的“零差錯”為目標，高標準、嚴要求地處理好每一件事情。二是處理好對上服務與對下服務的關(guān)系。為領(lǐng)導服務是辦公室主任義不容辭的責任，領(lǐng)導交辦的事不僅要不折不扣地完成，并且要為其分憂解難。但是為領(lǐng)導服務的出發(fā)點和落腳點還是為群眾服務，這就要求辦公室主任多與基層、群眾接觸，加強調(diào)研與督查，發(fā)現(xiàn)問題及時分析，超前預測，為領(lǐng)導決策發(fā)揮參謀作用，也為領(lǐng)導服務群眾提供更加有利的條件。二要當好“三種角色”。為了提供優(yōu)質(zhì)服務，辦公室主任在工作中要增強服務意識，創(chuàng)新服務方式，當好“三種角色”。一是當好主動不被動的角色。各項工作都要主動謀劃，超前

9、介入，化被動為主動。對為領(lǐng)導層集體決策和領(lǐng)導個人、上級部門交辦事項的服務，事前重點在調(diào)查研究上下功夫，掌握工作主動權(quán)；事中重點在分解立項、督辦落實上下功夫，增強工作的針對性、實效性；事后在及時反饋上下功夫，做到事事有著落，件件有結(jié)果。對為基層和群眾的服務，大力發(fā)揚主動協(xié)調(diào)、主動配合、主動服務的工作作風，改變那種坐家等服務，為走出去有重點、有目的地進行跟蹤服務，全面、準確、實事求是地向上反映“下情”，設(shè)身處地為基層和群眾著想，急基層和群眾之所需，辦基層和群眾之所盼。此外，組織辦公室人員在信息、文稿起草、重要會議、重要活動工作中提前籌劃，及時上報，努力避免被動應付。二是當好用權(quán)不越權(quán)的角色。要善于

10、運用賦予的權(quán)力去開展工作，不能左顧右盼、縮手縮腳。但是，也要注意自己的職權(quán)范圍，做到用權(quán)不越權(quán)，不能隨意干涉其它部門的工作，更不能“拿著雞毛當令箭”，動輒頤指氣使、盛氣凌人。三是當好果斷不武斷的角色。對日常性、周期性及規(guī)律性工作，要嚴防事無巨細、面面俱到的做法；對突發(fā)性、臨時性的工作，要培養(yǎng)自己快速反應的能力，當發(fā)生突發(fā)性事件需要緊急處理，領(lǐng)導又不在時，應當機立斷，不能有絲毫的猶豫和含糊，否則就會貽誤工作。但是，這種決斷必須建立在符合客觀實際的基礎(chǔ)上，不是脫離現(xiàn)實的武斷。(三)管理有方。管理職能指辦公室主任在對行政事務進行管理方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室主任在履行管理職能中，應提高“兩

11、種藝術(shù)”，努力使管理有方、工作順暢。一要提高處理人的藝術(shù)。處理人際關(guān)系是辦公室主任的本能，包括爭取領(lǐng)導的重視支持、充分調(diào)動干部的積極性和創(chuàng)造性等方面的藝術(shù)。一是注意處理好與領(lǐng)導之間的關(guān)系。對領(lǐng)導要做到尊敬和服從，積極主動，盡量隨叫隨到，承辦領(lǐng)導交代的事情要適當超前，對領(lǐng)導要多請示、多匯報、多反饋，千萬不要遺忘領(lǐng)導交代的事項，千萬不要主動與領(lǐng)導套近乎，千萬不要在領(lǐng)導之間傳閑話。二是注意處理好與下屬的關(guān)系。要關(guān)心下屬，經(jīng)常過問下屬的政治進步、生活待遇等情況，該解決的問題要及時解決，暫時有困難的要創(chuàng)造條件解決，該向上反映的問題要向上反映。要愛護下屬，對下屬出現(xiàn)一些差錯，不應一味求全責備，而要肯定其工

12、作積極性和成績，對問題善意指出，并提出改進辦法，使下屬心悅誠服。要培養(yǎng)下屬，對下屬品德上要嚴格要求，業(yè)務上要悉心指導，著力提高下屬的綜合素質(zhì)，為黨的事業(yè)、社會主義事業(yè)造就可用之材。要信任下屬，對下屬要給予充分信任，多肯定少批評，以增強下屬的自信心，放膽放手干工作。要激勵下屬，善于運用表揚這一手段調(diào)動下屬的積極性，使下屬經(jīng)常以一種昂揚向上的精神狀態(tài)投入工作。二要提高處理事的藝術(shù)。處理事是辦公室主任的本職，包括統(tǒng)籌全局、掌握工作重點、擬定實施方案、安排工作程序、制定操作規(guī)程、建立責任制度等方面的藝術(shù)。一是善于化繁為簡。在眾多的工作和矛盾面前，要通過分析、比較，抓住重點，理清思路，有所為而有所不為，

13、才能獲收綱舉目張、以簡御繁之效。二是勇于刪繁就簡。要切實端正工作指導思想，圍繞重實際、求實效抓工作、搞服務，刪掉“花架子”、“虛套子”，對于上級和領(lǐng)導部署的各項工作，把精神實質(zhì)與辦公室的實際情況結(jié)合起來，把多項工作統(tǒng)一起來，把工作重心明晰起來，把具體措施簡潔起來，在統(tǒng)籌兼顧中抓出特色、成效，保證上級安排和領(lǐng)導要求的真正落實。三是堅持眾繁我簡。要完善制度規(guī)范事，明確責任，分解任務，逐級負責，分工合作，形成眾人挑重擔的工作格局。要優(yōu)化機制使用人，量才用人，放手用人，做到抓大局放小節(jié)、抓原則放具體、抓結(jié)果放過程。(四)協(xié)調(diào)有術(shù)。協(xié)調(diào)職能指辦公室主任在聯(lián)系內(nèi)外關(guān)系、溝通上下左右等方面所應有的職能和應盡

14、的責任。辦公室主任在履行協(xié)調(diào)職能中，應把握原則，講求方法和藝術(shù)，使協(xié)調(diào)工作取得實效，各方面關(guān)系理順，達到事半功倍的效果。一要把握原則，找準綜合協(xié)調(diào)的切入點。要把握“三個結(jié)合”：一是指令性與協(xié)商性相結(jié)合，要立足于領(lǐng)導的權(quán)威，明示領(lǐng)導的意圖，向協(xié)調(diào)對象交代清楚；同時，要以商量為主，態(tài)度要謙和，語言要平和，講究說話的技巧，努力創(chuàng)造一個寬松和諧的環(huán)境。二是原則性與靈活性相結(jié)合，一方面要以大局為重，按黨的方針政策辦事，按規(guī)章制度辦事。另一方面，要靈活善變，講究策略，廣泛聽取各方面的意見特別是反面意見，并從中汲取其合理的意見和要求；根據(jù)新的情況，善于修正原有的設(shè)想。三是程序性與時效性相結(jié)合。一般按固定程序

15、去搞好協(xié)調(diào)，但是可以簡化程序，對能辦得通的事的協(xié)調(diào)，能簡化盡量簡化，以保證時效；可以逆程序而行，對那些特別緊急事項的協(xié)調(diào)，因找不到或來不及向領(lǐng)導請示，可以根據(jù)情況進行妥善處理，然后再將處理結(jié)果和事件動態(tài)向領(lǐng)導報告。二要掌握方法，找準綜合協(xié)調(diào)的著力點。一是掌握會議協(xié)調(diào)、走訪調(diào)研協(xié)調(diào)、口頭或書面溝通式協(xié)調(diào)、轉(zhuǎn)單閱簽式協(xié)調(diào)、計劃安排式協(xié)調(diào)等協(xié)調(diào)方法，提高協(xié)調(diào)效果。二是找準綜合協(xié)調(diào)工作的著力點。首先要搞好上下、內(nèi)外關(guān)系的協(xié)調(diào)，對上要尊重而不盲從、服務而不奴婢，待下以禮、以誠、以情、不欺下瞞上，對外求支持協(xié)作，待內(nèi)求團結(jié)向上，既敢于牽頭，當好主角，又善于協(xié)作，當好配角。特別要搞好領(lǐng)導成員之間的協(xié)調(diào)，當班

16、子中意見不一致、甚至出現(xiàn)對立狀況時，多做促進統(tǒng)一認識的工作，切忌火上澆油或撥弄是非；要搞好單位或部門之間的協(xié)商，當遇到發(fā)生“扯皮”的情況時，應全面了解情況，找有關(guān)人員進行協(xié)商，將意見匯集、歸納，呈報給領(lǐng)導，以利于主要領(lǐng)導作正確的決定，保證工作的正常運轉(zhuǎn)。其次在處置事務中出現(xiàn)一些超出預見、難以料理的事情時，要講品質(zhì)，在關(guān)鍵時刻，就應該代領(lǐng)導沖鋒陷陣；要講藝術(shù)，既講原則，又講靈活，不能一個面孔、一個腔調(diào)、一種方法；要講精神，敢碰硬，否則協(xié)調(diào)蒼白無力、處事優(yōu)柔寡斷，什么事也辦不成。三、堅持內(nèi)外兼修，樹立良好形象 辦公室主任除了提高綜合素質(zhì)、充分履行職能外，還應從外在形象和內(nèi)在形象方面，加強自身修養(yǎng)，樹立良好形象。一要注重“外美”。講究行為美，做到行動合乎法紀、合乎道德、合乎人情，尊重別人，決不能高傲自大、粗暴蠻橫，或者卑躬屈膝、阿諛奉承。講究語言美，做到講話文明、簡潔、有情感，切忌庸俗下流、粗聲粗氣、啰啰唆唆、官腔洋調(diào)。講究儀表美，做到衣著素雅整潔、佩戴適合時宜、姿態(tài)大方得體、神采氣宇軒昂，不要穿奇裝異服、油頭滑面、庸俗土氣、萎靡不振。二要體現(xiàn)“內(nèi)秀