某投資管理有限公司制度匯編

1、佳燁投管廣州佳燁投資管理有限公司管理制度匯編二一三年四月前 言為使公司在經(jīng)營管理、行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理等方面保持一致性，使各項(xiàng)工作有法可依、有章可循，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、國際化公司的管理目標(biāo)，同時提高公司的服務(wù)和管理水平，全面提升公司工作效能，特編制本制度匯編。本制度匯編由綜合部、業(yè)務(wù)部、人力資源部、財務(wù)部、風(fēng)險控制部等部門共同編制。本制度匯編為正式版本，公司所有員工的行為參照本制度匯編原則性規(guī)定執(zhí)行。佳燁投管目 錄第一部分 行 政 管 理 制 度1員工行為規(guī)范2公文管理制度8車輛管理制度41固定資產(chǎn)管理制度50辦公用品管理制度56辦公設(shè)備管理制度61計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備使用管理制度

2、72接待管理制度77印章管理制度85名片管理制度91保密管理制度95第二部分 工 作 管 理 制 度98出差管理制度99合同管理制度109第三部分 財 務(wù) 管 理 制 度129財務(wù)管理制度130貨幣資金管理制度151費(fèi)用報銷制度161第四部分 人力資源管理制度168招聘與錄用管理制度169試用期管理制度170員工離職管理172員工考勤與休息休假管理制度174勞動合同管理制度180培訓(xùn)管理制度181員工福利管理制度184獎懲管理制度186佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度員工行為規(guī)范主責(zé)部門公司綜合部制度編號NO. JYZDXZ執(zhí)行日期2012年04月01日備 注員工行為規(guī)范第一章 總 則

3、第一條 為維護(hù)廣州佳燁投資管理有限公司（以下簡稱“公司”）良好的辦公秩序，規(guī)范員工日常行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)形象和辦公氛圍，保持舒適、整潔、有序的辦公環(huán)境，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司全體員工。第二章 基本原則第三條 員工道德規(guī)范誠實(shí)守信、遵紀(jì)守法、遵章守制；勤勉敬業(yè)、履行責(zé)任、優(yōu)質(zhì)高效。 忠誠企業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、務(wù)實(shí)創(chuàng)新；相互尊重、文明禮貌、共謀發(fā)展。以人為本、公平公正、廉潔奉公。第四條 員工儀容儀表規(guī)范規(guī)范的儀容儀表是員工個人形象展示的首要途徑，也是傳遞公司形象的重要渠道，規(guī)范而又極富內(nèi)涵的個人形象有利于營造和諧的工作氛圍，是每位員工應(yīng)盡的義務(wù)。基本要求：精神飽滿、服飾整潔、儀表得體、

4、端莊自然員工發(fā)型、發(fā)式：男員工：干凈整潔，不染夸張顏色，頭發(fā)不應(yīng)該過長，前部的頭發(fā)不應(yīng)遮住眉毛，側(cè)部的頭發(fā)不應(yīng)蓋住耳朵。女員工：頭發(fā)整齊、清潔，不染夸張顏色，不帶夸張飾物。面部修飾：男士：每天進(jìn)行剃須修面，保持面部清潔；注重口腔清潔，在商務(wù)活動中，保持口氣清新；女士：素雅的淡妝，及時補(bǔ)妝，勿濃妝艷抹及使用濃烈的香水，保持最佳的精神狀態(tài)。著裝規(guī)范：穿著得體在工作中的意義：2） 1）表示對所從事工作的尊重表示對所在公司的歸屬感及文化認(rèn)同3）給客戶留下良好的形象，從而樹立公司的良好形象男士：上班期間，男士需著正裝，正式會議、對外接待期間需系領(lǐng)帶，男襪的顏色應(yīng)為中性色，且要比長褲的顏色深。女士：女士上

5、班期間需著職業(yè)裝，不得著牛仔衣褲、運(yùn)動服、超短裙、低胸衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服。第五條 辦公日常行為規(guī)范日常行為規(guī)范分為：儀態(tài)舉止規(guī)范、言行規(guī)范、電話規(guī)范、辦公日常工作行為規(guī)范、接待訪客行為規(guī)范。 儀態(tài)舉止規(guī)范：員工禮貌、規(guī)范、優(yōu)雅的儀態(tài)舉止是公司良好形象及企業(yè)文化的體現(xiàn)。 站姿：1）抬頭、挺胸、收腹、雙肩舒展，雙目平視，身體重心放在兩腿中間；2）雙臂和手在身體兩側(cè)自然下垂，女員工雙臂可下垂交叉放于身體前；3） 女員工站立時，雙膝和腳跟要靠緊，雙腳呈”V”字形；4） 男員工站立時，雙腳可并攏呈”V”字形，也可分開，分開時雙腳應(yīng)與肩同寬；5） 站立時不可雙手叉在腰間，不宜放入褲子口袋中，也不宜

6、在胸前抱臂；6） 站立時雙腿不得抖動，身體不得前后左右搖擺。 座姿：1） 就座時不宜將座椅或沙發(fā)坐滿，也不宜僅座在沙發(fā)邊上，上身保持正直而微前傾，頭部平正，雙肩放松；2）男員工就座后，雙手可自然放于膝上，或輕放于座椅扶手上，手心向下；雙腿平行分開，不宜超過肩寬3） 女員工就座后，雙手交叉放于腿上，手心向下，雙腿并攏，小腿交叉向后或偏向一側(cè)；4）男員工站立時，雙腳可并攏呈”V”字形，也可分開，分開時雙腳應(yīng)與肩同寬5）若需要與同側(cè)邊的人交談，宜將身體稍轉(zhuǎn)向?qū)Ψ剑?）坐下后雙腿不可抖動，不可向前伸值。走姿：1） 行走時，身體保持正直，雙肩放松；目光平視，雙臂自然擺動，雙手不宜放在口袋里；2） 行走時

7、，應(yīng)從容自然，男員工步伐矯健、有力，女員工步伐自然、優(yōu)雅；3） 行走時不宜左顧右盼，腳步不宜及沉重，發(fā)出大的聲響，在通道或走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等；4） 行走時遇到上司或客戶時，要讓道，不能橫沖直撞 言行舉止：一言一行，一舉一動，都是個人形象的展示，員工個人形象是公司整體形象的組成部分，熱情、禮貌、大方得體、不卑不亢不僅體現(xiàn)公司員工的整體素質(zhì)，更體現(xiàn)出公司深厚的文化底蘊(yùn)及精細(xì)的管理。 言談規(guī)范1) 恰當(dāng)?shù)胤Q呼他人：在社交場所或辦公場所，都應(yīng)稱呼對方姓氏加頭銜或職稱；2) 使用敬語、禮貌用語：在受到對方贊揚(yáng)或幫助時應(yīng)該表示感謝，在打擾或妨礙別人時應(yīng)表示歉意，在指代陌生的

8、第三方時，應(yīng)用“那位先生”、“那位女士”等之類的稱呼；對于應(yīng)聘者，應(yīng)該稱之為候選人；3) 正式交談前的寒暄是展開話題前的重要方法，寒暄時應(yīng)選取大家共同感興趣的話題，避免涉及私人話題或某些敏感話題，更不能涉及公司相關(guān)機(jī)密；4) 與他人交談時，不宜出現(xiàn)插入、打斷、諷刺、模仿、用手指點(diǎn)他人等不禮貌行為5) 在交談的過程中，應(yīng)合理的使用行為語言予以配合表達(dá)，如：真誠地目視對方、微笑、點(diǎn)頭等6) 不得在辦公場地大聲喧嘩，擾亂秩序，吵架，不服糾正的處以口頭警告并公示。使用敬語，注意在各種場合的言談舉止，維護(hù)良好的公司形象。第三章 附則第七條 本制度自頒布之日起開始實(shí)施。第八條 本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、

9、修訂和解釋。附件一: 員工外出登記表廣州佳燁投資管理有限公司 員工外出登記表日期事由外出地點(diǎn)外出時間返還時間外出人簽字備注佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度公文管理制度主責(zé)部門公司綜合部制度編號NO. JYZDXZ執(zhí)行日期2012年04月01日備 注公文管理制度第一章 總 則 第一條 為使廣州佳燁投資管理有限公司（以下簡稱“公司”）公文處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、程序化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，結(jié)合本公司實(shí)際情況制定本制度。第二條 本制度所稱公文是指公司在經(jīng)營管理等活動中形成的或國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位傳送給公司及所屬公司的各類正規(guī)和非正規(guī)公務(wù)文書。第三條 本制度適用于公司及

10、全體員工。第四條公司公文的收、發(fā)、蓋章、編號、傳閱、存檔等相關(guān)工作歸口部門為公司綜合部。 第二章 公文種類 第五條 公文的種類公司公文的種類按其性質(zhì)、收者與發(fā)者的隸屬關(guān)系主要分為四大類：（一）上行文1、請示：適用于向監(jiān)管部門、上級單位或領(lǐng)導(dǎo)請求指示和批準(zhǔn)。2、報告：適用于向監(jiān)管部門、上級單位或領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級單位查詢等。（二）下行文1、通知：適用于發(fā)布公司規(guī)章制度、人事任免、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位的公文、傳達(dá)或要求下級單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。2、批復(fù)：適用于答復(fù)請示事項(xiàng)。3、規(guī)定：適用于對某一類型事項(xiàng)作出的安排，要求有關(guān)部門、人員遵照執(zhí)行。4、決定：適用于公司對重要事項(xiàng)或

11、重大行動作出的決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。5、決議：適用于公司經(jīng)會議討論通過的重要決策事項(xiàng)。6、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。7、通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或情況、介紹工作經(jīng)驗(yàn)等。（三）平行文 1. 函：適用于公司內(nèi)部各同級單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，或向業(yè)務(wù)協(xié)作關(guān)系單位提出要求或答復(fù)。2. 合同、協(xié)議：公司、所屬公司或被授權(quán)的業(yè)務(wù)部門需按照合同法及公司合同管理制度等有關(guān)規(guī)定，與公民、法人和其他組織簽署的應(yīng)承擔(dān)民事責(zé)任的法律公文。（四） 非正規(guī)公文前述公文均為正規(guī)公文。非正規(guī)公文指不采用紅

12、色文頭、發(fā)文字號等格式、不需加蓋公章的公文，如公司內(nèi)部使用的會議紀(jì)要、內(nèi)部通啟、工作報告、審批表單、文件閱辦單等。 第三章 公文格式第六條 公文格式從格式上將公司目前的公文主要分為四大類，即紅頭文件、內(nèi)部通啟、會議紀(jì)要、工作報告。其他公文格式如公司無固定要求可按照一般慣例書寫。（一） 紅頭文件1、適用范圍：主要用于印發(fā)公司內(nèi)部的制度、重要工作計(jì)劃、機(jī)構(gòu)和人事異動以及對外的報告、請示、函件等重要文件。公司所有的紅頭文件須抄報公司決策層領(lǐng)導(dǎo)。2、紅頭文件格式基本規(guī)定：公司紅頭文件由公司全稱、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)構(gòu)、正文、印章、發(fā)文時間、附件等部分組成。（1） 公司全稱規(guī)范：紅色字體，宋體加粗，3

13、9字號，居中。（2） 發(fā)文字號（由發(fā)文機(jī)構(gòu)代字、年號、編號組成）規(guī)范：黑色字體，宋體，4號字；“佳燁”為公司代字，年號使用表示、文件編號使用四位數(shù)數(shù)順序編寫。 （3） 標(biāo)題：宋體加粗，小二號。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明公文種類，除印發(fā)規(guī)章制度和批轉(zhuǎn)文件外，一般不加書名號，如“關(guān)于下發(fā)紅頭文件格式的通知”。（4） 主送機(jī)構(gòu)：宋體，四號字體。 （5） 正文：宋體，四號字體。 （6） 附件：文件如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。 （7） 印章：公司文件落公司全稱并蓋章，部門文件落部門全稱并蓋章。 （8） 發(fā)文時間：宋體，四號字體；數(shù)字均采用大寫方式。（二） 內(nèi)部通啟 適用

14、范圍：主要用于公司部門之間或公司與所屬公司之間內(nèi)部日常事務(wù)性工作的溝通、聯(lián)絡(luò)、知會。例如各部門之間工作的相互知會和通告，或公司與所屬公司、所屬公司相互之間的非正式的知會、通告、業(yè)務(wù)溝通往來等所使用的文本。（三） 會議紀(jì)要適用范圍：主要用于記錄公司或各部門重要工作會議的主要內(nèi)容與決議的文本。（四）工作報告適用范圍：主要用于下級機(jī)構(gòu)向上級機(jī)構(gòu)定期匯報工作情況和工作計(jì)劃，提出工作建議的文件。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告3種。第七條 公文密級公司公文的密級分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級，具體密級參見公司保密管理制度，公文密級由擬辦部門提出。 第四章 公文撰寫規(guī)范 第八條 公文撰

15、寫規(guī)范（一）公文內(nèi)容應(yīng)符合國家有關(guān)法律、法規(guī)，公文撰寫規(guī)范需符合公司公文管理的相關(guān)制度，如無明確規(guī)范要求的公文，撰寫需符合一般慣例。 （二）情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)明確，篇幅力求簡短。（三）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。（四）公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，第五層為“”。（五）公文應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。（六）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱，再加以說明。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在

16、第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（七）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 第九條 各部門公文經(jīng)綜合部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯誤的，退回原部門重新擬文。 第五章 公文處理程序第十條 公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱辦 、公文反饋與跟蹤等四個階段。（一）公文簽發(fā) 1、簽發(fā)權(quán)限：（1）以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文需由公司總經(jīng)理簽發(fā)。（2）公司各部門之間或公司部門之間的內(nèi)部通啟需由分管經(jīng)理簽發(fā)。（3）以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文需由主辦部

17、門擬定并報送至公司綜合部，由綜合部審核后執(zhí)行簽發(fā)程序。 2、簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經(jīng)審批后，蓋本公司公章發(fā)出，但在公司內(nèi)部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。（二）公文分送1、公司主要采用簽收、傳真、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式（對公司秘密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送）。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。2、收件工作人員應(yīng)對公文進(jìn)行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即通知發(fā)文機(jī)構(gòu)，并登記出錯文件。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。3、相關(guān)人員在工作中，應(yīng)積極、準(zhǔn)確、快捷地處理公文事務(wù)，并嚴(yán)格遵守

18、公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。 （三）公文閱辦 1、公司正式公文發(fā)文的程序是：主辦部門起草公文（填寫文件閱辦單）綜合部審核并統(tǒng)一編號分管領(lǐng)導(dǎo)批示如需要，有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽總經(jīng)理簽批綜合部蓋章、歸檔發(fā)文。 2、公司收文辦理程序?yàn)椋壕C合部收文登記編號（填寫文件閱辦單）綜合部負(fù)責(zé)人簽署意見分管領(lǐng)導(dǎo)批示按批示交有關(guān)部門辦理綜合部催辦辦理完畢歸檔。一般的請示，領(lǐng)導(dǎo)批示后將原件返還請示單位執(zhí)行，不再行文批復(fù)；重大業(yè)務(wù)或人事任免請示，才正式行文批復(fù)。 3、所屬公司向公司報文程序：所屬公司起草公文（填寫文件閱辦單）所屬公司領(lǐng)導(dǎo)批示綜合部審核有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽總經(jīng)理簽批。（四） 公文反饋與跟蹤綜合部接到公

19、司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時保存批示件的復(fù)印件）。 （五） 公文處理時限除有專門規(guī)定外，公文的處理時限一般為2個工作日，每個審核、審批環(huán)節(jié)的時限為1個工作日，緊急公文需即時處理。 第六章 公文清理存檔銷毀第十一條 公文清理存檔銷毀 （一） 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 （二） 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互關(guān)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。 （三） 公文復(fù)印件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章證明，

20、視同正式文件妥善保管。 （四） 公司人事檔案、財務(wù)檔案歸相關(guān)職能部門保管，其他檔案、資料等由綜合部存檔，合同檔案按合同管理制度規(guī)定保管。 （五） 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和公司主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，銷毀秘密公文由2人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第七章 附 則第十二條 本制度適用于公司，所屬公司需參照執(zhí)行，如另行制定公文管理制度需報公司綜合部審批后執(zhí)行。第十三條 本制度自頒布之日起開始實(shí)施。第十四條 本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。附件： 一、紅頭文件 二、內(nèi)部通啟 三、會議紀(jì)要 四、工作報告 五、總經(jīng)理批示單六、文件閱辦單附件一：紅頭文頭廣州佳燁管

21、理投資有限公司 佳燁 字2013第 號 (公司印章)主題詞：抄報：抄送：印發(fā)：綜合部 共印 份，發(fā) 份，存 份附件二：內(nèi)部通啟內(nèi)部通啟 佳燁投管公司 致： 編號：通啟字2012第 號 由： 日期： 頁數(shù)： 簽發(fā)： 主題： 抄報： 抄送：廣州佳燁投資管理有限公司部 年 月 日印發(fā)附件三：會議紀(jì)要佳燁投管公司 會議紀(jì)要 會議時間： 年 月 日 會議地點(diǎn)：會議主持： 參會人員： 會議記錄：主 題： 抄報： 抄送：廣州佳燁投資管理有限公司部 年 月 日印發(fā)附件四：工作報告廣州佳燁投資管理有限公司 管理工作 報周報時間： 年 月 日 匯報員工： 周報整理：抄報： 抄送：廣州佳燁投資管理有限公司部 年 月

22、 日印發(fā)附件五: 總經(jīng)理批示單廣州佳燁投資管理有限公司文件性質(zhì)請示緊急程度急普通密級秘密機(jī)密絕密呈閱審核人 校對人 擬稿人 文件名稱: 擬辦：總經(jīng)理批示:主管領(lǐng)導(dǎo)意見： 簽字： 年 月 日 總經(jīng)理批示單附件六：文件閱辦單 廣州佳燁投資管理有限公司文件閱辦單公文名稱密級 收文 發(fā)文 擬辦 傳閱 審批 發(fā)起單位（部門）經(jīng)辦人填報時間擬辦部門負(fù)責(zé)人意見： 簽名： 年 月 日相關(guān)部門負(fù)責(zé)人意見： 簽名： 年 月 日主管領(lǐng)導(dǎo)批示： 簽名： 年 月 日總經(jīng)理批示： 簽名： 年 月 日 備 注92佳燁投管佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度印章管理制度主責(zé)部門公司綜合部制度編號NO. JYZDXZ0執(zhí)行

23、日期2012年04月01日 備 注印章管理制度 第一章 總則 第一條 為健全廣州佳燁投資管理有限公司(以下簡稱“公司”)印章管理制度，規(guī)范印章管理，統(tǒng)一印章刻制和用印程序，明確用印權(quán)責(zé)歸屬，控制經(jīng)營風(fēng)險，制定本制度。 第二條 公司的印章管理適用本制度。 第三條 下列印章列入管理的范圍：（一） 公司公章。（二） 公司法人章。（三）公司合同專用章。（四）公司董事長、總經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字章。（五）公司財務(wù)專用章。（六）刻有公司職能部門名稱的印章。（七）其他以公司或所屬公司名義使用的印章。 第二章 印章管理機(jī)制 第四條 綜合部為公司印章事務(wù)的主管部門，統(tǒng)一管理公司的印章事務(wù)。公司各職能部門和相關(guān)人

24、員管理印章的具體事務(wù)。公司各職能部門應(yīng)當(dāng)指定專人管理印章，并將名單送交公司綜合部備案。 第五條 公司的印章管理實(shí)行下列分工制度：（一）公司公章、合同專用章、法人章由綜合部法務(wù)部門集中管理，董事長、總經(jīng)理及其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字章交由財務(wù)部指定出納專人保管。（二）公司財務(wù)專用章由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理。（三）公司職能部門章由各相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。（四）其他以公司名義使用的印章由公司綜合部負(fù)責(zé)管理。 第六條 印章管理員和保管人員通稱為印章管理員。 綜合部及印章管理部門需指定專人對印章進(jìn)行管理。 第七條 違反本規(guī)則的規(guī)定使用印章，或者發(fā)生印章丟失、盜用、仿制以及其他此類情形給公司帶來損害的，應(yīng)當(dāng)視情節(jié)輕重，

25、追究相關(guān)人員的責(zé)任。第三章 印章刻制和領(lǐng)用 第八條 公司公司各部門刻制印章應(yīng)當(dāng)報經(jīng)公司總經(jīng)理總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理總經(jīng)理審批后，由公司綜合部安排刻制。公司綜合部安排印章刻制，應(yīng)當(dāng)遵守國家相關(guān)規(guī)定，到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。 第九條 設(shè)立在香港等境外的公司印章按照當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)規(guī)定執(zhí)行。海外公司印章保管由綜合部法務(wù)部門進(jìn)行集中管理。 第十條 印章刻制完畢投入使用前應(yīng)當(dāng)辦理印章啟用手續(xù)。印章啟用手續(xù)由印章使用部門或者人員向公司綜合部辦理。印章首次啟用應(yīng)當(dāng)注明啟用日期、使用部門或者人員，用印實(shí)樣留存公司綜合部備案。第四章 印章使用范圍 第十二條 下列事項(xiàng)可以使用公司公章：（一）以公司名義向黨政機(jī)關(guān)

26、、社會團(tuán)體、事業(yè)單位報送或者送達(dá)的文件資料。（二）以公司名義簽署的與公司經(jīng)營有重大關(guān)系的文件資料。（三）以公司名義對外發(fā)送聯(lián)系工作的公函或者介紹信。（四）其他應(yīng)當(dāng)以公司名義實(shí)施的事項(xiàng)。 第十三條 下列事項(xiàng)可以使用公司領(lǐng)導(dǎo)簽字章：（一）以公司領(lǐng)導(dǎo)名義簽署的向黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、事業(yè)單位報送或者送達(dá)的文件資料。（二）公司對外簽署合同時需法定代表人簽字的情形。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)本人授權(quán)秘書使用簽字章簽署的其他文件資料。 第十四條 下列事項(xiàng)可以使用公司合同專用章：（一）以公司名義對外簽署的各類合同、協(xié)議。（二）其他應(yīng)當(dāng)使用公司合同專用章的文件資料。 第十五條 下列事項(xiàng)可以使用公司職能部門章：（一）以部門名

27、義簽署的向公司領(lǐng)導(dǎo)的請示報告以及其他文件資料。（二）以部門名義向其他部門、所屬公司發(fā)送的公函、通知以及其他文件資料。（三）其他應(yīng)當(dāng)以公司職能部門名義實(shí)施的事項(xiàng)。第五章 印章使用審批第十六條 加蓋公司公章、合同章經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批復(fù)，由綜合部負(fù)責(zé)人批復(fù)后提交經(jīng)總經(jīng)理審批或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的其他人審批。第十七條 加蓋法人章經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批復(fù)后，綜合部負(fù)責(zé)人批復(fù)，由法人審批后，再交由總經(jīng)理批復(fù) 第十八條 加蓋公司領(lǐng)導(dǎo)簽字章應(yīng)當(dāng)經(jīng)所涉及部門領(lǐng)導(dǎo)及簽字章所有人同意及總經(jīng)理審批或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的其他人審批。 第十九條 公司合同專用章應(yīng)有審批流執(zhí)行完整的合同審批表作為依據(jù)方可加蓋。 第二十條 加蓋公司職能部門章應(yīng)當(dāng)經(jīng)該

28、職能部門負(fù)責(zé)人審批。 第二十一條 涉及重要經(jīng)濟(jì)活動或者其他事項(xiàng)需要加蓋公司其他印章的，其使用均需由總經(jīng)理審批。第六章 印章使用程序和要求 第二十二條 使用印章應(yīng)當(dāng)先由擬使用印章的部門或者人員填寫使用印章申請單，根據(jù)本規(guī)則第五章印章使用審批制度的規(guī)定報請審批，經(jīng)審批獲準(zhǔn)后方可使用。未經(jīng)審批或者同意任何人不得擅自使用印章。印章管理員必須認(rèn)真查對蓋章材料，對材料文本與申請批準(zhǔn)單研究核對，并記錄于蓋章登記表 第二十三條 加蓋公司公章、合同章等印章的文件資料，應(yīng)當(dāng)在印章管理員處保留復(fù)印件備查。在下一年度第一季度內(nèi)，印章管理員應(yīng)當(dāng)將該復(fù)印件連同使用印章申請單作為使用印章的歸檔資料，送交公司綜合部整理后存檔

29、。 第二十四條 加蓋公司董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等簽字章或者公司職能部門章的，印章管理員應(yīng)當(dāng)將印章使用情況記錄備查。當(dāng)年印章使用情況記錄，在下一年度第一季度內(nèi)，送交公司綜合部整理后存檔。印章管理員無權(quán)銷毀、刪改各種印章使用情況記錄。 第二十五條 印章應(yīng)當(dāng)在公司辦公地使用。遇有特殊情況須將公司公章、合同章帶出公司辦公地使用的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)總經(jīng)理審批后，由印章管理員攜帶印章隨同經(jīng)辦人員前往辦理，并及時歸還。 第二十六條 使用印章應(yīng)當(dāng)符合下列要求：（一）加蓋的印章印跡端正、清晰。（二）加蓋的印章位置需“騎年蓋月”。（三）加蓋印章的文件資料清楚、完備。為介紹信、便函、授權(quán)委托書加蓋印章，應(yīng)當(dāng)留有存根并在落款

30、和騎縫處一并加蓋印章。為對外簽署的合同或者協(xié)議、各類業(yè)務(wù)報表以及其他有關(guān)文件資料加蓋印章，應(yīng)當(dāng)在合縫處一并加蓋印章。 第二十七條 因情況變化造成原有印章停用或者作廢的，印章管理人或者保管人應(yīng)當(dāng)將印章送交公司綜合部，由綜合部視具體情況提出封存或者銷毀的處理意見，報經(jīng)綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。第七章 附則 第二十八條 各所屬公司需要制定印章管理規(guī)定的，應(yīng)遵循本規(guī)則的原則并報公司綜合部備案。 第二十九條 本制度自頒布之日起開始實(shí)施。第三十條 本制度由公司綜合部負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋。附件：印章、證照領(lǐng)用申請表附件一：印章、證照領(lǐng)用申請表印章、證照領(lǐng)用申請表部 門申請人印章名稱領(lǐng)用時間歸還時間證照名稱申

31、請?jiān)?年 月 日部門負(fù)責(zé)人綜合部負(fù)責(zé)人法定代表人總經(jīng)理審批附件二：印章使用申請表部 門申請人印章類別公章 法人代表私章 財務(wù)專用章合同專用章發(fā)票專用章 其他申請?jiān)?年 月 日部門負(fù)責(zé)人綜合部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理審批印章使用申請表部 門申請人印章類別公章 法人代表私章 財務(wù)專用章合同專用章發(fā)票專用章 其他申請?jiān)?年 月 日部門負(fù)責(zé)人法定代表人廣州佳燁投資管理有限公司 月印章使用登記表公司名稱使用部門印章名稱使用用途使用印章文件內(nèi)容頁數(shù)使用人使用日期領(lǐng)導(dǎo)審批備注佳燁投管第一部分 行 政 管 理 制 度檔案管理制度主責(zé)部門公司綜合部制度編號NO. JYZDXZ執(zhí)行日期2012年04月01日備 注檔案管

32、理制度第一章 總 則第一條 為做好廣州佳燁投資管理有限公司（以下簡稱“公司”）檔案管理工作，規(guī)范檔案管理活動，有效保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)檔案工作為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法及檔案工作相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況特制定本管理制度。 第二條 本制度所稱的檔案是指公司從事業(yè)務(wù)經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電子文檔、照片、聲像、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條 本制度適用于公司及全體員工。 第二章 檔案的分類 第四條 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要求一

33、定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。 第五條 公司檔案大致分為以下幾類： （一）證照類目：營業(yè)執(zhí)照及各類證照、年檢資料、公司章程、各類資質(zhì)、榮譽(yù)證書等。 （二）文件類目：董事會文件、外部來文（政府職能部門往來文件）和內(nèi)部發(fā)文。 （三）制度、法規(guī)類目：各類管理制度、業(yè)務(wù)流程、國家行業(yè)法規(guī)等。 （四）合同類目：分內(nèi)部管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。 （五）經(jīng)營類目：戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、年度月度計(jì)劃及總結(jié)、客戶信息資料、項(xiàng)目資料、銷售資料等。 （六）會議紀(jì)要類目：各項(xiàng)經(jīng)營例會及其他重要會議的紀(jì)要等。 （七）資產(chǎn)管理類目：辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)檔案文件等。 （八）會計(jì)類目：

34、各種財務(wù)憑證、報表、會計(jì)賬冊等。 （九）人力資源類目：個人檔案、招聘、績效、勞動合同文件等。 （十）法務(wù)審計(jì)類目：法務(wù)、風(fēng)控、審計(jì)類文件。 （十一）題贈性資料類目：包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。 （十二）技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料、報批報建資料等。 （十三）信息宣傳類目：公司各種宣傳及印刷資料、影音文件、實(shí)物資料、市場調(diào)研資料、業(yè)務(wù)資訊、考察資料等，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。 （十四）電子文件類目：所有檔案的電子文本或錄音文本的檔案。 第六條 檔案編號 （一）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制公司檔案編號管理參照表，將所有分類各級名稱

35、及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 （二）檔案分類各級名稱及其代表編碼一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。（三）公司檔案員負(fù)責(zé)對公司各類文件材料的收集、整理，按照公司檔案編號管理參照表要求“對號入座”進(jìn)行分類、編號、歸檔工作，各部門配合公司檔案管理工作。（四）公司綜合部和公司各部門需要按照公司檔案編號管理參照表上要求，明確相關(guān)文件的歸檔部門和管理權(quán)責(zé)，由各部門負(fù)責(zé)立檔的文件，需由各部門指定檔案管理員按照管理要求統(tǒng)一進(jìn)行編號、歸檔工作。 第三章 檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求 第七條 公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合部，并設(shè)置專職

36、檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。第八條 綜合部根據(jù)公司范圍內(nèi)的檔案性質(zhì)劃分為以下幾個日常具體管理單位：（一） 公司檔案室。（二） 各部門內(nèi)部資料室。（三） 財務(wù)部。（四） 人力資源部。 綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督此四類檔案管理單位的檔案管理，包括檔案的形成、積累、整理和遞交工作。其中公司檔案室、資料室由綜合部直接管理，其他兩個單位日常自行管理。第九條 實(shí)行維護(hù)檔案完整與安全的原則 各管理單位在經(jīng)營、管理、發(fā)展過程中形成的各類檔案的所有權(quán)歸公司所有。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等必須規(guī)范管理，確保完整、安全，并主動

37、提交公司檔案室存檔。綜合部對上交給公司檔案室的檔案的安全性、完整性負(fù)責(zé)。第十條 實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)同步原則檔案管理應(yīng)按照要求做到規(guī)范、及時的歸檔，盡力實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理。檔案信息要錄入電腦，并把紙質(zhì)檔案掃描成電子版存檔，實(shí)施檔案的信息化管理。檔案的信息內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于：檔案的名稱、生成部門、生成時間、類別、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、存放位置、借閱記錄、銷毀記錄等。第四章  檔案保管權(quán)限范圍、保管期限第十一條 公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級。（一）公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，規(guī)范檔案編號和檔案標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二）各部門資料檔案管

38、理必須設(shè)兼職的檔案管理員，制定明確的各部門、各公司檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作，明確各部門、各公司檔案與公司檔案的歸口管理。 第十三條 歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為永久和定期，定期按文件材料的保持價值分為1年、5年、15年。 （一）永久保存： 1、公司成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章及公司章程、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、法人代碼變更；直屬、控股、參股企業(yè)設(shè)立協(xié)議、公司章程、產(chǎn)權(quán)變動、股權(quán)證書、紅利（股）分配的決議、股東會決議、董事會紀(jì)要、年度審計(jì)報告以及公司對全資、控股企業(yè)的批復(fù)、決定等；直屬、控股、參股企業(yè)的終止、解散、撤并等清算、報告及終止解散協(xié)議

39、等。2、公司的歷史沿革、大事記，反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，榮譽(yù)獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等材料。3、公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、重要文件；直屬全資子企業(yè)的情況匯報、請示報告、重大事項(xiàng)說明及公司批復(fù)、決定等。4、公司及其各職能部門活動形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報告。公司公務(wù)活動形成的重要信件、講話稿等材料；董事會、會議紀(jì)要、決議。5、公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等法律性文件材料；公司與子企業(yè)簽署的各種責(zé)任書等文件資料；公司批準(zhǔn)的基本建設(shè)工程施工、竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料。6、公

40、司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；公司科研項(xiàng)目的調(diào)研、立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、總結(jié)、鑒定、報獎、推廣運(yùn)用等反映科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料。7、各種法律仲裁、糾紛、起訴書、判決書等文件材料。8、公司與國（境）外合作伙伴簽訂的協(xié)議書、合同及外事活動中形成的請示、報告、計(jì)劃、考察總結(jié)、考察報告、會議紀(jì)要、記錄、聲像材料、互贈禮品清單、工作來往文件等。 （二）15年保存： 1、預(yù)算、決算書類。 2、會計(jì)憑證。 3、規(guī)劃、經(jīng)營目標(biāo)等資料。4、法務(wù)審計(jì)文件等。5、人事部門文件及其他經(jīng)核定須保存15年的文書。 （三）5年保存： 1、員工工作計(jì)劃或非重要內(nèi)部會議紀(jì)要等文件。2、行政、人事非重要性管理文件及其他經(jīng)

41、核定保存5年的文書。 （四）1年以下暫時保存： 結(jié)案后無長期保存必要的文書。（五）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。 第四章 會計(jì)檔案、人事檔案的保管第十四條 會計(jì)檔案管理要求公司各類會計(jì)檔案指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)會計(jì)報告等會計(jì)核算專業(yè)資料，按國家會計(jì)法及會計(jì)檔案管理準(zhǔn)則執(zhí)行，由財務(wù)部統(tǒng)一保管，保存期限為永久保存，接受公司綜合部監(jiān)督和抽查。會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表、納稅申報表、統(tǒng)計(jì)報表、財務(wù)方案、資金合同、稅務(wù)文件等，此類資料由總經(jīng)理審批查閱。外借需由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人員批準(zhǔn)，并于10日之內(nèi)歸還。 第十五條 公司員工人事檔案公司員工人事檔案的建檔、歸檔和管理由人力資源

42、部負(fù)責(zé)，接受公司綜合部法務(wù)監(jiān)督和抽查。具體要求如下：（一）員工檔案必須包含以下內(nèi)容：員工應(yīng)聘申請表、一寸照片兩張、錄用審批表、身份證、學(xué)歷證明、崗位證書、職稱證書等復(fù)印件，轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)動/升職審批表、獎懲文件、勞動合同、體檢報告及其他反映員工工作的信息等。（二）凡正式錄用后的員工，在辦理完入職手續(xù)當(dāng)日，人力資源部負(fù)責(zé)建立員工基礎(chǔ)檔案。員工人事檔案以公司為單位，部門為類別進(jìn)行管理歸檔工作，檔案管理員應(yīng)按員工順序號進(jìn)行存放保管，每位員工在公司工作期間擁有唯一的一個檔案順序號，不重復(fù)。同時，檔案管理員應(yīng)建立相應(yīng)的電子版員工檔案方便查詢。（三）離職員工離職時，其檔案按制度及時放置到離職人員檔案柜，若

43、要銷毀，需按相關(guān)時間規(guī)定進(jìn)行銷毀并報人事行政分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（四）人事檔案為保密文件，人事檔案需嚴(yán)格遵守保密制度，堅(jiān)持保密原則無關(guān)人員不得查閱。凡因工作需要查閱員工檔案的，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，在指定時間，指定地點(diǎn)查閱。第五章  整理裝訂規(guī)則第十六條 檔案的整理裝訂工作由檔案生成部門根據(jù)本管理制度的規(guī)定在移交至公司檔案室之前承辦，綜合部進(jìn)行指導(dǎo)。第十七條 檔案在整理時應(yīng)以件為單位進(jìn)行整理、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。一般而言，每份文件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。第十八條 檔案可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂時必須剔除金屬物，采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整

44、齊、牢固，便于保管和利用。第十九條 歸檔文件的裝訂單位分別是卷、件、頁。裝訂成卷的文件應(yīng)當(dāng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用的基本原則。第二十條 工程技術(shù)檔案、會計(jì)檔案、人事檔案按照行業(yè)業(yè)務(wù)要求進(jìn)行歸類整理，并按年度進(jìn)行排序。第六章  歸檔要求第十六條 歸檔是指公司各部門在規(guī)定的時間內(nèi)將檔案整理、上交至各管理單位的過程。第十七條 歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。文件材料歸檔后不得更改。歸檔的文件材料

45、一般一式一份。第十八條 公司的歸檔工作實(shí)行年度歸檔制度，每年一月份為各部門向公司檔案室移交檔案資料的時間。各部門、各公司要將上年度在積累的各類紙質(zhì)、實(shí)務(wù)檔案，及微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標(biāo)明名目后，存檔備查。對于權(quán)利證照、設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料、保險、榮譽(yù)實(shí)物等特別重要的檔案應(yīng)當(dāng)自取得后24小時內(nèi)歸檔。工程項(xiàng)目檔案一般在該項(xiàng)目各階段結(jié)束后的10個工作日內(nèi)歸檔。公司的組織結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵崗位發(fā)生變更的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)在變更決定作出之日起10日內(nèi)辦理相關(guān)檔案移交手續(xù)。第十九條 各部門向公司檔案室歸檔時，

46、應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫檔案移交清冊以明確雙方責(zé)任。檔案移交清冊應(yīng)當(dāng)包括移交部門、接交部門、案卷類別、件數(shù)頁數(shù)、保管期限、移交人、接交人、監(jiān)交人、移交日期、移交人對準(zhǔn)確性、完整性的聲明等內(nèi)容。檔案移交清冊一般一式三份，分別由移交人、接交人、監(jiān)交人簽字后保存。第二十條 綜合部在每年的三月下旬編制檔案室現(xiàn)存檔案統(tǒng)計(jì)表呈報董事長審閱。第七章 電子文檔第二十一條 本管理制度所稱電子文檔是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。包括但不限于：圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件及相應(yīng)的支持軟件、相關(guān)數(shù)據(jù)等。具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件說明。第二十二條 電子文檔生成部門應(yīng)當(dāng)定期將符合條件的電子文檔向檔案室移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。電子文檔歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔兩類。其中邏輯歸檔是指