科技檔案管理培訓(xùn)教材PPT通用課件

1、科技檔案管理培訓(xùn)教材提綱一、科技檔案的概念、種類二、科技檔案的特點(diǎn)、原則、作 用三、科技檔案的收集、整理編目一、科技檔案的概念、種類（一）什么是科技檔案 國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)該歸檔保存的科技文件，以下簡(jiǎn)稱科技檔案（二）什么是科學(xué)技術(shù)文件材料 記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)、和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱，以下簡(jiǎn)稱科技文件。（三）科技檔案的種類1、工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案2、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案 3、項(xiàng)目建設(shè)檔案 4、設(shè)備儀器檔案5、科學(xué)技術(shù)研究檔案 6、專門性科技檔案 ：包括：

2、地質(zhì)勘測(cè)、測(cè)繪、水文、天文、氣象、地震。7、其他種類的科技檔案 ：如交通運(yùn)輸、醫(yī)療衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)、工藝美術(shù)、航天、海洋檔案等。二、科技檔案的特點(diǎn)、原則、作用（一）科技檔案的特點(diǎn) 1、專業(yè)性 2、種類和類型的多樣性 3、成套性 4、現(xiàn)實(shí)性 （二）科技檔案的原則 國(guó)務(wù)院1980年12月批準(zhǔn)發(fā)布的科學(xué)技術(shù)檔案工作條例規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)按照集中統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則建立健全科技檔案工作，達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求”。 第一、科技檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理 第二、維護(hù)科技檔案的完整與安全 第三、要充分發(fā)揮科技檔案有效利用的 目的。（三）科技檔案的作用1、科技檔案是進(jìn)行生產(chǎn)建設(shè)的重要依據(jù)

3、和憑證2、科技檔案是科技研究工作和設(shè)計(jì)工作的必要條件3、科技檔案?jìng)鬟f和交流的重要性4、科技檔案在政治斗爭(zhēng)和軍事斗爭(zhēng)中的作用5、編史修志的重要史料三、科技檔案的收集、整理編目 （一）收集工作的重要性 1、收集的定義 科技檔案的收集，就是接收具有保存和利用價(jià)值的科技檔案，集中保管在科技檔案部門（科、室或館）的一項(xiàng)工作。2、科技檔案收集的重要性 第一，收集科技檔案是建立健全科技檔案工 作的基礎(chǔ)。 第二、收集科技檔案是貫徹國(guó)家檔案集中統(tǒng)一管理原則的一項(xiàng)重要措施 第三、收集科技檔案有利于維護(hù)國(guó)家科學(xué)技術(shù)機(jī)密 第四、收集科技檔案的最終目的在于便于利用（二）收集工作的內(nèi)容 1、接收各業(yè)務(wù)技術(shù)部門科技文件材料

4、歸 檔 歸檔制度包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)四項(xiàng)內(nèi)容。 三納入、四參加、四同步： 納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制和工作議程； 納入各職能部門的工作職責(zé)和工作程序（流程）；例：基建工作程序：1立項(xiàng)規(guī)劃階段2建設(shè)用地階段3勘察設(shè)計(jì)階段4施工招標(biāo)階段5工程施工準(zhǔn)備6工程施工7工程竣工8歸檔 收文處理工作程序：1簽收2登記3初審4承辦5傳閱6催辦答復(fù)8歸檔納入各職能部門相關(guān)人員（兼職檔案員）的崗位責(zé)任制。四參加。參加設(shè)備開箱驗(yàn)收；參加項(xiàng)目竣工驗(yàn)收；參加科研成果審定驗(yàn)收；參加產(chǎn)品鑒定驗(yàn)收。 下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求； 檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件的積累情況； 驗(yàn)收、鑒

5、定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況； 項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。2、零散科技文件材料的清理、核對(duì)、補(bǔ)充3、委托、引進(jìn)和協(xié)作項(xiàng)目科技文件材料的歸檔4接收撤銷、變動(dòng)和任務(wù)移交單位的科技檔案（三）整理編目 1、分類 在科技檔案整理的基本原則指導(dǎo)下，按照不同種類的科技檔案，各自分成一定的類和屬類，這是科技檔案的分類。首先制定分類大綱，再定歸檔范圍和保管期限表。按國(guó)家檔案局10號(hào)令制定，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審批。分類方案示意圖（組卷）標(biāo)識(shí)一級(jí)類目標(biāo)識(shí)二級(jí)類目標(biāo)識(shí)三級(jí)類目01經(jīng)營(yíng)管理01經(jīng)營(yíng)決策02生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃03統(tǒng)計(jì)工作04財(cái)務(wù)管理05資產(chǎn)管理06物資管理07產(chǎn)品銷售08合同管理09

6、信用管理10知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理02生產(chǎn)管理01生產(chǎn)調(diào)度02質(zhì)量管理03能源管理04安全生產(chǎn)05科技管理分類方案示意圖（組卷）標(biāo)識(shí)一級(jí)類目標(biāo)識(shí)二級(jí)類目標(biāo)識(shí)三級(jí)類目02生產(chǎn)管理06環(huán)境保護(hù)07計(jì)量工作08標(biāo)準(zhǔn)化工作09檔案和信息工作03行政管理01行政事務(wù)02安全保衛(wèi)工作03法律事務(wù)04審計(jì)稽查工作05勞動(dòng)人事與人力資源管理06教育培訓(xùn)工作07外事工作04黨群管理01黨務(wù)工作02組織工作03宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作04紀(jì)檢與監(jiān)察工作分類方案示意圖（組卷）標(biāo)識(shí)一級(jí)類目標(biāo)識(shí)二級(jí)類目標(biāo)識(shí)三級(jí)類目04黨群管理05工會(huì)工作06共青團(tuán)工作08民間團(tuán)體工作05產(chǎn)品生產(chǎn)01產(chǎn)品種類或型號(hào)06科研開發(fā)01課題07項(xiàng)目建設(shè)01按工程項(xiàng)

7、目或建筑項(xiàng)目08設(shè)備儀器01按設(shè)備儀器種類或型號(hào)09會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)01會(huì)計(jì)憑證02會(huì)計(jì)賬簿03財(cái)務(wù)報(bào)告04其他10職工管理01在崗職工02退休職工03離崗職工04死亡職工分類方案示意圖（組卷）標(biāo)識(shí)一級(jí)類目標(biāo)識(shí)二級(jí)類目標(biāo)識(shí)三級(jí)類目11聲像檔案01錄音帶02錄像帶03照片04底片05其他12實(shí)物檔案01獎(jiǎng)狀02證書03獎(jiǎng)牌04錦旗 05獎(jiǎng)杯06其他13電子檔案2008公元紀(jì)年2009公元紀(jì)年2010公元紀(jì)年分類方案示意圖（件）標(biāo)識(shí)一級(jí)類目標(biāo)識(shí)二級(jí)類目標(biāo)識(shí)三級(jí)類目01經(jīng)營(yíng)管理2010公元紀(jì)年01經(jīng)營(yíng)決策（企劃部）02生產(chǎn)管理2010公元紀(jì)年01生產(chǎn)調(diào)度（調(diào)度室）03行政管理2010公元紀(jì)年01行政事務(wù)（辦

8、公室）04黨群管理2010公元紀(jì)年01黨務(wù)工作（黨委辦）05產(chǎn)品生產(chǎn)01產(chǎn)品種類或型號(hào)06科研開發(fā)01課題07項(xiàng)目建設(shè)01按工程項(xiàng)目或建筑項(xiàng)目08設(shè)備儀器01按設(shè)備儀器種類或型號(hào) 09會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)01憑證10職工管理01在崗職工11聲像檔案01照片12實(shí)物檔案01錦旗13電子檔案2010公元紀(jì)年分類方案示意圖（件）標(biāo)識(shí)一級(jí)類目標(biāo)識(shí)二級(jí)類目標(biāo)識(shí)三級(jí)類目01管理類檔案2008公元紀(jì)年01行政事務(wù)（辦公室）02安全保衛(wèi)（保衛(wèi)科）03法律事務(wù)（法律事務(wù)部）04勞動(dòng)人事（人力部）05教育培訓(xùn)（培訓(xùn)部）2009公元紀(jì)年01行政事務(wù)（辦公室）02安全保衛(wèi)（保衛(wèi)科）2010公元紀(jì)年01行政事務(wù)（辦公室） 分類方案

9、示意圖標(biāo)識(shí)一級(jí)類目標(biāo)識(shí)二級(jí)類目標(biāo)識(shí)三級(jí)類目05產(chǎn)品生產(chǎn)01*產(chǎn)品01*型號(hào)02*型號(hào)03*型號(hào)02*產(chǎn)品01*型號(hào)06科研開發(fā)01*課題02*課題03*課題07項(xiàng)目建設(shè)01*項(xiàng)目02*項(xiàng)目03*項(xiàng)目08設(shè)備儀器01生產(chǎn)設(shè)備01*設(shè)備02*設(shè)備03*設(shè)備02輔助設(shè)備01*設(shè)備03辦公設(shè)備01*設(shè)備分類方案示意圖標(biāo)識(shí)一級(jí)類目標(biāo)識(shí)二級(jí)類目標(biāo)識(shí)三級(jí)類目11特殊載體檔案01電子文件2009公元紀(jì)年2010公元紀(jì)年02照片03底片04錄音帶05錄像帶06獎(jiǎng)牌07獎(jiǎng)杯08錦旗09證書10獎(jiǎng)狀11印章12其他檔號(hào)；包括全宗號(hào)、類目號(hào)、案卷號(hào)。 - 案卷號(hào) 二級(jí)類目號(hào) 一級(jí)類目號(hào) 全宗號(hào)（機(jī)關(guān)用全宗號(hào)，企業(yè)不要

10、） 36全宗號(hào)類目號(hào) 件號(hào) 頁數(shù) 保管期限 館編 室編 15 15 30 20 20 10 15 25 2、組卷要求 案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整，簽章手續(xù)完備。案卷內(nèi)科技文件的載體和書寫印制材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 3、組卷方法針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件應(yīng)放人所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。 科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)(套)等分別組卷。成冊(cè)、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放人相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷。其他涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號(hào)和檔號(hào)。底圖以張或套為保管單位進(jìn)行整

11、理。產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨(dú)組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說明和標(biāo)注。產(chǎn)品升級(jí)換代、建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)估、改擴(kuò)建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列。4、案卷和案卷內(nèi)科技文件排列 科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。 案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來文在后。 科研類案卷宜按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用

12、等階段排列。 產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì))、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)等排列。 建設(shè)項(xiàng)目類案卷宜按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列。 設(shè)備儀器類案卷應(yīng)按設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購(gòu) 設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收(自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。 5、案卷編目 （1）卷內(nèi)科技文件頁號(hào)編寫 案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號(hào)，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。有頁號(hào)的文件可不再重新編寫頁號(hào)，但要加蓋檔號(hào)章。 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。 （

13、2）卷封面編制 案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式(封面式樣見圖A1。虛線內(nèi)為提示項(xiàng)，下同)。 案卷題名，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字(號(hào))、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。 例：圖樣材料案卷題名項(xiàng)目名稱 針對(duì)內(nèi)容 材料名稱檔案局辦公樓 電器照明 竣工圖技術(shù)性文件材料案卷題名項(xiàng)目名稱 文件材料名稱檔案局辦公樓 設(shè)計(jì)任務(wù)書 立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷部門或單位。起止日期，應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時(shí)間年、月、日(年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，下同)。 保管期限，應(yīng)填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。 密級(jí)，應(yīng)填寫卷內(nèi)科技

14、文件的最高密級(jí)。 檔號(hào)，由全宗號(hào)、分類號(hào)(或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào))、案卷號(hào)組成。 全宗號(hào)，需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定； 分類號(hào)，應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定； 項(xiàng)目代號(hào)，由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定； 目錄號(hào)：填寫目錄編號(hào)； 案卷號(hào)：應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。（3）案卷脊背編制 案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，脊背式樣見 案卷題名、保管期限、檔號(hào)， 案卷脊背項(xiàng)目可根據(jù)需要選擇填寫。 （4）卷內(nèi)目錄編制 卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前， 序號(hào)，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。 文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)等。 責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者。 文件題名，應(yīng)填寫文件全稱。文件沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。 日期，應(yīng)填寫文件形成的時(shí)間年、月、日。 頁數(shù)，應(yīng)填寫每件文件總頁數(shù)。 備注，可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況。 檔號(hào)，同上。（5）卷內(nèi)備考表編制 卷內(nèi)備考表式樣。 卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。 立卷人，應(yīng)由立卷