全面分析公文業(yè)務(wù)管理和盤點(diǎn)管理知識(shí)分析

1、全面分析公文業(yè)務(wù)管理和盤點(diǎn)管理知識(shí)分析主要內(nèi)容一、現(xiàn)行公文標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)二、公文特點(diǎn)三、公文分類四、公文處理程序五、常用公文文種 1中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 2國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法 3. 國家行政機(jī)關(guān)公文格式GB/T 9704-1999 4. 國務(wù)院公文主題詞表 5 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法GB/T 158341995 6出版物上數(shù)字用法的規(guī)定GB/T 158351995一、現(xiàn)行公文標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn) 二、公文特點(diǎn)一具有法定作者 1. 公文的法定作者指依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織及其法定代表人可行正式法定公文。 2. 三種表現(xiàn)形式 ( 發(fā)文名義 ) 機(jī)關(guān): 教育部、中共北京市委、成都

2、市人民政府、 集團(tuán)公司、 縣人大常委會(huì)機(jī)關(guān)某組織單位 : 某廳所屬二級(jí)單位，集團(tuán)公司所轄22個(gè)子公司、7個(gè)分公司、3個(gè)托管單位機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo):法定代表人 1 正式行文非正式行文 【例】中國人民銀行關(guān)于調(diào)整儲(chǔ)蓄利率的公告 【例】教育部開展規(guī)劃司關(guān)于大學(xué)申辦二級(jí)學(xué)院的復(fù)函2對(duì)內(nèi)行文對(duì)外行文 【例】 大學(xué)師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃 【例】 大學(xué)關(guān)于上報(bào)大學(xué)師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃的報(bào)告3直接行文間接行文【例】洪山縣民政局關(guān)于撥款修復(fù)老年活動(dòng)中心的請(qǐng)示 【例】 省人民政府批轉(zhuǎn)省扶貧辦關(guān)于進(jìn)一步辦好扶貧開發(fā)區(qū)的意見的通知3 . 作者多元化形成多種行文方式 公文發(fā)布、傳遞的層次與形式 4單獨(dú)行文聯(lián)合行文 【例】 市人民政府辦

3、公室關(guān)于在上海建立駐滬聯(lián)絡(luò)處的函 【例】錦城區(qū)規(guī)劃局 錦城區(qū)公安局關(guān)于紅星路擴(kuò)建工程搬遷工作的通告 5職權(quán)行文授權(quán)行文 授權(quán)其辦公廳室行文 授權(quán)其部門行文多為答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示3 . 作者多元化形成多種行文方式 公文發(fā)布、傳遞的層次與形式 二具有法定的權(quán)威和效用 1. 公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用和時(shí)效 2. 空間地域、職權(quán)效力范圍 超越職權(quán)范圍行文的幾種情況： 一是制發(fā)者超出職權(quán)范圍行文：工商局行公安局職權(quán)范圍的文件 二是公文內(nèi)容超出職權(quán)范圍：下級(jí)機(jī)關(guān)越權(quán)制定實(shí)施細(xì)那么 3. 時(shí)間效力范圍 1公文生效時(shí)間 即時(shí)生效一般公文、內(nèi)容敏感的標(biāo)準(zhǔn)性文件 【例】“文到之日起執(zhí)行; “自發(fā)布之日起執(zhí)行。定時(shí)生效一

4、般標(biāo)準(zhǔn)性文件 【例】行政法規(guī)按規(guī)定一個(gè)月以后生效。2公文終止生效時(shí)間及條件變?yōu)闅v史文件內(nèi)容已經(jīng)執(zhí)行有效期屆滿，明示廢止內(nèi)容過時(shí)，新文件代替舊文件默示廢止被調(diào)整的社會(huì)關(guān)系或制發(fā)機(jī)關(guān)不復(fù)存在且無新機(jī)關(guān)接替其職能4. 機(jī)關(guān)公文的效力等級(jí)發(fā)文機(jī)關(guān)地位越高，公文效力等級(jí)也越高；在同一主體制發(fā)的公文中，按照特定的、更為嚴(yán)格的程序制定的公文效力等級(jí)高于按一般程序制發(fā)的公文；同一發(fā)文機(jī)關(guān)就同一問題先后制發(fā)的公文比照新法優(yōu)于舊法原那么；同一發(fā)文機(jī)關(guān)制發(fā)的公文；通常特殊性公文的效力優(yōu)于一般性公文；即“特殊優(yōu)于一般;授權(quán)行文的效力等同于授權(quán)機(jī)關(guān)制發(fā)公文的效力。一 按形成、使用領(lǐng)域分為通用公文 正式、內(nèi)部和專用公文1

5、正式通用公文：各機(jī)關(guān)單位在公務(wù)活動(dòng)中普遍使用的正式文種。具有法定性、標(biāo)準(zhǔn)性和通用性。2內(nèi)部通用公文：機(jī)關(guān)內(nèi)部通行使用，具有復(fù)雜性、內(nèi)部性和靈活性。包括1規(guī)章制度類文件標(biāo)準(zhǔn)性文件：2會(huì)議類文件：會(huì)議報(bào)告、講話、致辭、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議指南、日程、議程等3方案與信息反響類文件：方案類、調(diào)查報(bào)告、信息、簡報(bào)、總結(jié)等4其他事務(wù)類文件：各類書信、禮儀文書等。三、公文分類一 按形成、使用領(lǐng)域分為通用公文 正式、內(nèi)部和專用公文3專用公文：專業(yè)部門在專門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)、或各機(jī)關(guān)在履行自身專門職能或業(yè)務(wù)工作中使用的公文，具有專門性和限制性。外交文件國書、照會(huì)、外事文件外事函件、外事專用批文；紀(jì)檢監(jiān)察文件；司法

6、文件、行政處分文件處分決定書；財(cái)務(wù)文件發(fā)票、帳簿、報(bào)表、保險(xiǎn)文件、稅收文件；人事工作文件各類登記表三、公文分類二從物質(zhì)載體的角度分類1.紙質(zhì)文書2.感光介質(zhì)文件：以感光膠片、相紙等感光材料為載體的文件，如照片、影片、縮微膠片等文件。3.磁介質(zhì)文件：以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文件，如錄音錄象文件、磁盤文件等。4.電子文件：借助計(jì)算機(jī)生成、傳輸和處理的文件。 三按涉密程度分類GB7156/1987?文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼?分為6種絕密級(jí) 涉及國家核心秘密的公文。機(jī)密級(jí) 涉及重要國家秘密的公文。秘密級(jí) 涉及一般國家秘密的公文。內(nèi)部級(jí) 限國內(nèi)某行業(yè)、系統(tǒng)或社會(huì)組織內(nèi)使用。國內(nèi)級(jí) 限國內(nèi)公開的公文。公

7、開級(jí) 可對(duì)國內(nèi)國外公布的公文。四按行文傳遞方向分類上行文下級(jí)組織向上級(jí)組織報(bào)送的公文。平行文平級(jí)組織或不相隸屬組織之間的公文。下行文上級(jí)組織向下級(jí)組織下發(fā)的公文。機(jī)關(guān)之間工作關(guān)系的劃分：同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān) 同級(jí)機(jī)關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)上指導(dǎo)與被指導(dǎo)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門下級(jí)業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)機(jī)關(guān)同級(jí)機(jī)關(guān)平行關(guān)系1.2.3.五按來源分類收文發(fā)文內(nèi)部、對(duì)外六按處理方式分類閱辦件辦件需要閱件人審批的公文閱知件閱件需要閱件人閱知的公文1. 草稿非正式、無效力。征求意見稿、討論稿、修改稿、送審稿、代擬稿 2. 定稿履行法定生效程序的最后完成稿，具有正式公文的法定效用,具有簽發(fā)或會(huì)議批準(zhǔn)標(biāo)志。原稿、底稿 3. 正本具

8、有法定效用的正式文本，主送件。格式標(biāo)準(zhǔn)，具有生效標(biāo)志。(試行本、暫行本、修訂本、不同文字文本 4. 副本正本的復(fù)份或復(fù)制本抄送件、傳閱件、存本七按公文稿本分類 四、公文處理程序紙質(zhì)文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦擬稿會(huì)商審核簽發(fā)復(fù)核繕印校對(duì)用印簽署發(fā)文登記發(fā)出公布組織傳閱對(duì)內(nèi)催辦查辦、對(duì)外催辦信息反響辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀一擬稿1內(nèi)容要求符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定要加以說明；如對(duì)原有政策、規(guī)定進(jìn)行調(diào)整或修訂，應(yīng)在公布時(shí)對(duì)原有政策、規(guī)定予以廢止。2文字表達(dá) 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚，字詞標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)點(diǎn)

9、正確，篇幅適宜并力求簡短。3文種使用 根據(jù)行文目的、職權(quán)范圍、行文關(guān)系確定。4稱謂使用人物、機(jī)構(gòu)、事物名稱在書寫上不要出現(xiàn)錯(cuò)誤；對(duì)同一人物、機(jī)構(gòu)、事物的稱謂要統(tǒng)一、前后一致；稱謂要標(biāo)準(zhǔn)，人物稱謂一般應(yīng)姓名在前，職務(wù)在后；應(yīng)使用權(quán)威部門公布的標(biāo)準(zhǔn)簡稱。5引文、日期 引用公文先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫明具體年、月、日。一般不用“今年、“上月、“昨天等詞來表達(dá)，也不用簡寫來表達(dá)。6使用國家法定計(jì)量單位7結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)符號(hào)原那么上不超過四層。其符號(hào)為：第一層 “一、 作為小標(biāo)題時(shí)句尾無標(biāo)點(diǎn)；第二層 “一 作為小標(biāo)題時(shí)句尾標(biāo)點(diǎn)可有可無 ；第三層 “ 1. 無論是否作為小

10、標(biāo)題，要有標(biāo)點(diǎn)；第四層 “1 必須有標(biāo)點(diǎn)。8非標(biāo)準(zhǔn)化簡稱應(yīng)先用全稱并注明簡稱下文不再出現(xiàn)不必注明。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。注意：簡稱應(yīng)該準(zhǔn)確概括原稱的含義，不使用不為人們所普遍熟知的簡稱。9數(shù)字使用 除成文日期、局部結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。10擬制公文，首頁應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)文稿紙。 二審核分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核審批簽發(fā)前由公文處理部門審核是否需要行文；是否符合行文關(guān)系、行文方式是否妥當(dāng)； 需要會(huì)簽的是否已經(jīng)會(huì)簽；是否符合擬制公文的有關(guān)要求、格式是否標(biāo)準(zhǔn)。 簽發(fā)后的發(fā)

11、文清樣印刷前，應(yīng)由公文處理部門作全面復(fù)核 審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備附件材料是否齊全格式是否標(biāo)準(zhǔn)等。 如果發(fā)現(xiàn)明顯錯(cuò)漏或不當(dāng)之處，應(yīng)予改正。對(duì)內(nèi)容有實(shí)質(zhì)性改動(dòng)的，應(yīng)加簽核簽。二審核分為簽發(fā)前和簽發(fā)后兩種審核五、常用公文文種下行文 決定 通告 通知 通報(bào) 意見 批復(fù)上行文 報(bào)告 請(qǐng)示平行文 函會(huì)議紀(jì)要一我國現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)使用的文種 我國現(xiàn)行黨和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的文件有14個(gè)：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。國家行政機(jī)關(guān)使用的公文種類有13個(gè):命令令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。上述文件共27個(gè)，其中9個(gè)

12、是相同的，即：決定、意見、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要；不同的有9個(gè)，其中屬黨的機(jī)關(guān)的有5個(gè)，即：公報(bào)、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機(jī)關(guān)有4個(gè)，即：命令令、議案、通告、公告。由于這18個(gè)文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。 二常用的主要公文種類 1、決定1功能適用于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。2分類法規(guī)政策性決定。重要事項(xiàng)的決定。獎(jiǎng)懲決定。下行文2通告 1功能適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)2分類法規(guī)性通告 知照性通告通告不寫抬頭，無主送單位。通告與公告的區(qū)別內(nèi)容重要性不同對(duì)發(fā)文

13、機(jī)關(guān)限制性有較大不同發(fā)布范圍有所不同下行文3通知 1 功能適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。2 分類 a.發(fā)布指示的通知 b.頒發(fā)規(guī)章的通知 因在行政公文文種中沒有條例、規(guī)定、方法、細(xì)那么、方案等文種，所以在發(fā)布這類規(guī)章性文件時(shí)，都要用通知，也就是加一個(gè)文件頭。 如 人事部關(guān)于印發(fā)?人事爭(zhēng)議處理辦案規(guī)那么?和?人事爭(zhēng)議仲裁員管理方法?的通知 被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。 c.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知 d.曉諭性通知 e.任免通知人事任免用決定和通知的區(qū)別 下行文4通報(bào) 1功能適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重

14、要精神或者情況。2分類表彰通報(bào)：介紹先進(jìn)事跡先進(jìn)事跡意義表彰決定希望號(hào)召批評(píng)通報(bào)：錯(cuò)誤事實(shí)錯(cuò)誤性質(zhì)分析懲罰措施提出希望要求情況通報(bào)：緣由目的情況信息希望要求下行文5意見 1功能適用于對(duì)重要問題提出見解和處理方法。2分類規(guī)劃性意見實(shí)施意見具體工作意見下行文6.批復(fù) 1功能適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)與其他文種不同的是，往往在標(biāo)題主要內(nèi)容中明確表示對(duì)請(qǐng)示事件的意見如?國務(wù)院關(guān)于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設(shè)立地級(jí)榆林市的批復(fù)?下行文7報(bào)告 1功能適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問。2類型a、工作報(bào)告 b、情況報(bào)告 c、建議報(bào)告 d、答復(fù)報(bào)告 e、報(bào)送報(bào)告 上行文8、請(qǐng)示 1功能運(yùn)用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。2應(yīng)用范圍a、遇到問題無法解決，需要上級(jí)指示b、處理較為重要的事件和問題，要上報(bào)批準(zhǔn)c、遇到問題，雖有解決方法，但沒有權(quán)力或能力實(shí)施，需要上級(jí)幫助d、對(duì)有關(guān)方針、政策和上級(jí)發(fā)布指示有疑問，要上級(jí)解答e、下級(jí)機(jī)關(guān)之間在重要問題上出現(xiàn)意見分岐，要上級(jí)仲裁f、請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，指導(dǎo)工作上行文3分類a、請(qǐng)求指示的請(qǐng)示b、請(qǐng)求