業(yè)主大會(huì)表決票送達(dá)與回收工作方案(示范范本)

1、業(yè)主大會(huì)表決票送達(dá)與回收工作方案一、送達(dá)與回收時(shí)間年月日時(shí)至年月日時(shí)二、送達(dá)與回收方式1、票箱的設(shè)置及管理：a）制作固定票箱個(gè)、流動(dòng)票箱個(gè)（確保每組1個(gè)流動(dòng)票箱），票箱應(yīng)密封并貼上有（街道辦/居委會(huì)/業(yè)委會(huì)）蓋章的封條。b）固定票箱放置在有監(jiān)控鏡頭的出入口、幸福驛站前臺(tái)；流動(dòng)票箱由上門送達(dá)與回收表決票的小組持有。票箱實(shí)行編號(hào)管理，責(zé)任到人，領(lǐng)用時(shí)由責(zé)任人在票箱領(lǐng)用登記表上簽收。c）設(shè)置固定票箱的崗位均應(yīng)放置業(yè)主大會(huì)表決票送達(dá)與回收登記表，并在固定票箱投票口張貼“投票請(qǐng)找值班員登記房號(hào)”標(biāo)識(shí)，業(yè)主投票后由崗位值班人員在登記表備注欄打鉤，并注明日期。d）出入口固定票箱每日22：00由安全班長(zhǎng)在另一

2、名安全員陪同下存放到指揮中心，次日07：00點(diǎn)放回出入口崗；幸福驛站前臺(tái)固定票箱每日20：00由安全班長(zhǎng)在另一名安全員陪同下存放到指揮中心，次日09：00放回幸福驛站。流動(dòng)票箱由各小組按編號(hào)領(lǐng)取，每天用完后存放到指揮中心。票箱存放位置應(yīng)在監(jiān)控鏡頭的覆蓋范圍內(nèi)。指揮中心值班人員交接班時(shí)應(yīng)作好交接記錄。e）票箱使用過(guò)程要保護(hù)好封條，預(yù)防磨損。放置固定票箱及抱票箱上門時(shí)封條面應(yīng)朝外，下雨天必須做好防雨措施，防止票箱被雨淋濕。f）放置了固定票箱的出入口，值班人員要時(shí)時(shí)高度注重，07：00-22：00期間必須保持2人在崗，預(yù)防票箱丟失或被破壞，班長(zhǎng)查崗應(yīng)隨時(shí)提醒。2、對(duì)居住在小區(qū)的業(yè)主，表決票采用以下方

3、式送達(dá)與回收：a）上門送達(dá)與回收：由工作人員上門發(fā)放表決票，業(yè)主填寫表決意見后，投入工作人員攜帶的流動(dòng)票箱或小區(qū)的固定票箱中。b）投入業(yè)主信報(bào)箱或房屋內(nèi)：與業(yè)主電話確認(rèn)后，由工作人員在本物業(yè)兩名及以上的其他業(yè)主或居民委員會(huì)工作人員見證下將表決票投入業(yè)主信報(bào)箱，業(yè)主填寫表決意見后投入工作人員攜帯的流動(dòng)票箱或小區(qū)的固定票箱中。3、未居住在小區(qū)的業(yè)主，表決票采用以下方式送達(dá)與回收：a）郵寄：將表決票以掛號(hào)信或快遞的方式寄送給業(yè)主，業(yè)主填寫表決意見后,以同樣方式寄回給籌備組或拍照后發(fā)送至（籌備組/業(yè)主委員會(huì)）指定的電話、微信號(hào)或電子郵箱。b）通訊投票：將表決票及投票模板以短信、微信、電子郵件等方式發(fā)送

4、至業(yè)主的通訊帳號(hào)，業(yè)主將表決意見發(fā)送至（籌備組/業(yè)主委員會(huì)）指定的電話、微信號(hào)或電子郵箱。（若當(dāng)?shù)卣叻ㄒ?guī)有明確規(guī)定，應(yīng)符合當(dāng)?shù)卣叻ㄒ?guī)）c）為提高業(yè)主投票率，對(duì)于居住在本市內(nèi)且態(tài)度積極、同意投票的業(yè)主，可提前預(yù)約統(tǒng)一安排上門送達(dá)和回收表決票。四、送達(dá)與回收人員1、表決票送達(dá)與回收應(yīng)由籌備組具體負(fù)責(zé)實(shí)施，如需物業(yè)服務(wù)人員協(xié)助，應(yīng)事先取得籌備組授權(quán)委托書并向全體業(yè)主公示。2、上門送達(dá)與回收表決票采取分組進(jìn)行，每組2人（最好1男1女搭配）。送達(dá)與回收人員分工如下表：組別組員責(zé)任區(qū)域戶數(shù)票箱號(hào)第一組XXX、XXXT1-T2棟213號(hào)箱第二組XXX、XXXT3-T4棟256號(hào)箱第三組XXX、XXXT5

5、-T6棟202號(hào)箱第四組XXX、XXXT7-T8棟198號(hào)箱第五組XXX、XXXT9-T10棟287號(hào)箱第六組XXX、XXXT11-T12棟230號(hào)箱注：1）上門送達(dá)與回收表決票時(shí)間為月日至月日的周六、日全天,周一至五晚上19：00-21：30；1）XXX負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)每日工作進(jìn)展，并發(fā)送日?qǐng)?bào)（送達(dá)戶數(shù)、回收戶數(shù)、業(yè)主表決情況等）。四、上門送達(dá)與回收操作要點(diǎn)1、需攜帶的工具及資料：責(zé)任區(qū)域業(yè)主花名冊(cè)、表決票、業(yè)主委托書、平板夾、票箱（已貼封條）、鞋套、筆、業(yè)主大會(huì)表決票送達(dá)與回收登記表、成立業(yè)主委員會(huì)常見問(wèn)題統(tǒng)一口徑。2、著裝及禮儀要求a）著工裝，佩戴有籌備組/居委會(huì)蓋章的工作證。b）上門時(shí)先按門鈴

6、或敲門（輕敲三聲，然后退至離門正前方1米處，面向戶門，等候業(yè)主應(yīng)答；若無(wú)應(yīng)答，應(yīng)等候3-5秒鐘左右進(jìn)行第二次和第三次按門鈴或敲門）。c）業(yè)主應(yīng)門后，按照BI禮儀、統(tǒng)一說(shuō)辭請(qǐng)業(yè)主對(duì)首次業(yè)主大會(huì)表決事項(xiàng)進(jìn)行表決。3、統(tǒng)一說(shuō)辭：a）情景一：（業(yè)主本人）工作人員：您好！我是物業(yè)的工作人員XXX,請(qǐng)問(wèn)您是X棟X房號(hào)的業(yè)主XX先生/小姐嗎？業(yè)主：我是。工作人員：XX先生/小姐，現(xiàn)在本物業(yè)正在召開首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議，對(duì)管理規(guī)約、業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則進(jìn)行表決，并選舉產(chǎn)生首屆業(yè)主委員會(huì)，會(huì)議通知及相關(guān)資料此前已在小區(qū)主出入口、住這兒APP、作了公示。今天前來(lái)是受籌備組的委托，上門派發(fā)及回收表決票的（遞上選票）。工作人

7、員：（給業(yè)主講解表決票）本次表決主要有三個(gè)事項(xiàng)，前兩個(gè)是表決管理規(guī)約和業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則，請(qǐng)您在相對(duì)應(yīng)的空格后面劃勾，第三個(gè)是選舉業(yè)委會(huì)委員，請(qǐng)您在您想選的候選人名字下面畫勾。業(yè)主：選票上的人我都不熟悉，我怎么選呢？工作人員：參照業(yè)主大會(huì)籌備常見問(wèn)題統(tǒng)一口徑和候選人簡(jiǎn)歷，詳細(xì)介紹各候選人。（待業(yè)主填寫完選票后要仔細(xì)檢查，看看有無(wú)遺漏、錯(cuò)誤的地方，再讓業(yè)主投入投票箱）工作人員：感謝您對(duì)社區(qū)事務(wù)的支持，祝您生活愉快！b）情景二：（非業(yè)主本人）工作人員：您好！我是物業(yè)的工作人員XXX，請(qǐng)問(wèn)您是X棟X房號(hào)的業(yè)主XX先生/小姐嗎？住戶：不是。工作人員：請(qǐng)問(wèn)XX先生/小姐在家嗎？住戶：不在。工作人員：那請(qǐng)問(wèn)

8、XX先生/小姐一般什么時(shí)候在家呢？住戶：。（將業(yè)主家人提供的時(shí)間記錄下來(lái)）工作人員：謝謝您，那我們到時(shí)候再來(lái)，打擾您了。c）情景三：（非業(yè)主本人）工作人員：您好！我是物業(yè)的工作人員XXX，請(qǐng)問(wèn)您是X棟X房號(hào)的業(yè)主XX先生/小姐嗎？住戶：不是，請(qǐng)問(wèn)您找她/他什么事呢？工作人員：是這樣的，現(xiàn)在本物業(yè)正召開首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議，今天前來(lái)是受籌備組的委托，上門向XX先生/小姐派發(fā)及回收表決票的。住戶：那我能代他/她填寫嗎？工作人員：表決票需由業(yè)主親自填寫。當(dāng)然，如果您有XX先生/小姐出具的書面委托書是能夠代填寫的。（如果業(yè)主家人出示了書面委托書，則按照情景1的步驟進(jìn)行）五、郵寄方式送達(dá)與回收表決票操作要點(diǎn)

9、1、采用郵寄方式時(shí)，事先與業(yè)主電話確認(rèn)收件地址，并按業(yè)主提供的地址以掛號(hào)信或快遞方式將表決票寄送給業(yè)主，郵寄內(nèi)容包含致業(yè)主的一封信、表決票及特別提醒，郵寄時(shí)應(yīng)保留投遞回執(zhí)。2、若業(yè)主答復(fù)到小區(qū)現(xiàn)場(chǎng)來(lái)領(lǐng)票和投票，離投票截止日期15日業(yè)主還未來(lái)領(lǐng)票的，應(yīng)以掛號(hào)信或快遞方式寄送給業(yè)主，并打電話請(qǐng)業(yè)主查收，以免業(yè)主中途有事影響投票。3、業(yè)主通過(guò)郵寄方式寄回的表決票，應(yīng)在籌備組成員、公證機(jī)構(gòu)見證下拆封并投入投票箱中。4、若業(yè)主填寫表決票后通過(guò)短信、微信、電子郵件等方式反饋，應(yīng)請(qǐng)業(yè)主將表決票照片或掃描件發(fā)送到籌備組指定的電話、微信號(hào)、電子郵箱中，同時(shí)也要對(duì)業(yè)主反饋的電子表決記錄進(jìn)行截屏、打印，在籌備組、公

10、證機(jī)構(gòu)見證下投入投票箱中。六、通訊、網(wǎng)絡(luò)方式送達(dá)與回收表決票操作要點(diǎn)1、短信、微信、電子郵件等方式送達(dá)與回收表決票由負(fù)責(zé),用于送達(dá)與回收表決票的電話、微信號(hào)或電了郵箱應(yīng)由籌備組指定，指定的通訊帳號(hào)向業(yè)公示并在表決票中說(shuō)明。2、釆用此種方式時(shí)，表決票應(yīng)拍照或掃描后通過(guò)籌備組指定的電話、微信號(hào)、電子郵箱發(fā)送給業(yè)主（籌備組指定的通訊帳號(hào)應(yīng)向業(yè)公示并在表決票中說(shuō)明），并作好登記。表決票發(fā)送必須一戶一票，不得將同一編號(hào)的表決票發(fā)送給不同的業(yè)主，不得給業(yè)主發(fā)送word.PDF等電子版的表決票，不得在未發(fā)送表決票的情況下要求業(yè)主回復(fù)表決意見。3、業(yè)主反饋表決意見時(shí)，應(yīng)按照統(tǒng)一的表決模板、通過(guò)本人或代理人的電

11、話、微信號(hào)、電子郵箱反饋，并發(fā)送到籌備組指定的電話、微信號(hào)、電子郵箱中。短信、微信、電子郵件表決模板本人是小區(qū)苑/棟房業(yè)主,對(duì)本次業(yè)主大會(huì)會(huì)議的表決事項(xiàng)意見如下：表決事項(xiàng)1：同意不同意（說(shuō)明：選擇一個(gè)，刪掉一個(gè)）；表決事項(xiàng)2：同意不同意（說(shuō)明：選擇一個(gè)，刪掉一個(gè)）；表決事項(xiàng)3：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（說(shuō)明：刪掉不選的，保留要選的；若另選他人，應(yīng)寫明另選的業(yè)主姓名）。4、應(yīng)對(duì)業(yè)主反饋的電子表決記錄進(jìn)行截屏、打印，在籌備組、公證機(jī)構(gòu)見證下投入投票箱中。5、統(tǒng)一說(shuō)辭：a）情景一：工作人員：您好！我是物業(yè)的工作人員XXX,現(xiàn)在本物業(yè)正在召開首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議對(duì)有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行

12、表決，可能需要占用您幾分鐘的時(shí)間，請(qǐng)問(wèn)您是否方便？（如果有預(yù)約或認(rèn)識(shí)，能夠靈活掌握）業(yè)主：方便工作人員：請(qǐng)問(wèn)您是否為小區(qū)苑/棟房的業(yè)主XXX先生/小姐？（確認(rèn)業(yè)主身份，認(rèn)識(shí)的能夠靈活處理）業(yè)主：是工作人員：本次業(yè)主大會(huì)會(huì)議主要是對(duì)管理規(guī)約、業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則進(jìn)行表決，并選舉產(chǎn)生首屆業(yè)主委員會(huì)，會(huì)議通知及相關(guān)資料此前已在小區(qū)主出入口、住這兒APP、作了公示，現(xiàn)在我是受籌備組的委托，打電話邀請(qǐng)您進(jìn)行投票表決業(yè)主：怎么投票？工作人員：我們將通過(guò)短信/微信/電子郵件向您發(fā)送表決票和投票表決模板，請(qǐng)您按照模板提示編輯好表決模板后發(fā)回到我給您發(fā)送信息的電話/微信號(hào)/電子郵箱即可。請(qǐng)注意，前兩個(gè)是表決管理規(guī)約

13、和業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則，請(qǐng)您表決同意或者不同意，比如你同意管理規(guī)約，就把“不同意”刪掉，保留“同意。第三個(gè)是選舉業(yè)委會(huì)委員，請(qǐng)您在模板中刪掉你不選的人，留下你想選的人的名字，所選人數(shù)不要過(guò)個(gè)，否則此項(xiàng)表決無(wú)效。此外，發(fā)回表決模板時(shí)請(qǐng)您通過(guò)本人的電話、微信號(hào)、電子郵箱發(fā)送。業(yè)主：那你把表決資料發(fā)給我吧工作人員：好的，我馬上發(fā)給您，祝您生活愉快！b）情景二：工作人員：您好！我是物業(yè)的工作人員XXX,現(xiàn)在本物業(yè)正在召開首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議對(duì)有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行表決，可能需要占用您幾分鐘的時(shí)間，請(qǐng)問(wèn)您是否方便？（如果有預(yù)約或認(rèn)識(shí)，能夠靈活掌握）業(yè)主：不方便工作人員：那好，我們改天再打電話，請(qǐng)問(wèn)您近期什么時(shí)候有空？（將

14、業(yè)主提供的時(shí)間記錄下來(lái)）工作人員：謝謝您，祝您生活愉快！c）情景三：工作人員：您好！我是物業(yè)的工作人員XXX,現(xiàn)在本物業(yè)正在召開首次業(yè)主大會(huì)會(huì)議對(duì)有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行表決，可能需要占用您幾分鐘的時(shí)間，請(qǐng)問(wèn)您是否方便？（如果有預(yù)約或認(rèn)識(shí)，能夠靈活掌握）業(yè)主：方便。工作人員：請(qǐng)問(wèn)您是否為小區(qū)苑/棟房的業(yè)主XXX先生/小姐？（確認(rèn)業(yè)主身份，認(rèn)識(shí)的能夠靈活處理）業(yè)主：不是。工作人員：請(qǐng)問(wèn)該房屋的業(yè)主現(xiàn)在是否方便呢？（業(yè)主方便：按情景一步驟進(jìn)行；業(yè)主不方便：按情景二步驟進(jìn)行）d）情景四：業(yè)主：我沒看過(guò)管理規(guī)約、業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則，也不了解候選人的資料，怎么選擇啊？工作人員：業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則為了規(guī)范業(yè)主大會(huì)的活動(dòng)，

15、維護(hù)業(yè)主的合法權(quán)益,根據(jù)物業(yè)管理相關(guān)法規(guī)制定的，其主要內(nèi)容包括業(yè)主大會(huì)會(huì)議召開的形式、時(shí)間、議事方式、表決程序及業(yè)主委員會(huì)的職責(zé)、議事規(guī)則等。通俗地說(shuō)，業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則是用來(lái)規(guī)范業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)的日常運(yùn)作的，會(huì)議怎么開、由誰(shuí)主持、怎樣形成決定、業(yè)主委員會(huì)如何開展工作、經(jīng)費(fèi)來(lái)源及支出范圍等一系列具體問(wèn)題都由業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則來(lái)約定。管理規(guī)約是由全體業(yè)主共同制定的，規(guī)定業(yè)主在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)有關(guān)物業(yè)使用、維護(hù)、管理等涉及業(yè)主共同利益事項(xiàng)的，對(duì)全體業(yè)主具有普遍約束力的自律性規(guī)范，若業(yè)主不遵守管理規(guī)約造成其他業(yè)主利益受到侵害，將依法承擔(dān)相對(duì)應(yīng)的責(zé)任。管理規(guī)約、業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則的具體內(nèi)容、業(yè)主委員會(huì)候選人的資料此前已在小區(qū)主出入口、住這兒APP、作了公示，您能夠詳細(xì)了解，這些表決事項(xiàng)及其具體內(nèi)容都是經(jīng)過(guò)業(yè)主大會(huì)籌備組事先商議確定的，符合法律法規(guī)規(guī)定，請(qǐng)您放心!業(yè)主：我還是再了解一下再投票表決吧。工作人員：那好吧，如果您還不放心，您也能夠打電話咨詢社區(qū)居民委員會(huì)。業(yè)主：好的。工作人員：打擾了，祝您生活愉快！e）情景五：業(yè)主：我不想選選票上面的人，能夠選其他人嗎？工作人員：選票上的候選人都是熱心業(yè)主自愿報(bào)名或業(yè)主聯(lián)名推薦的，且籌備組對(duì)其資格條件都作了認(rèn)真審核。如果另選其他