商場(chǎng)商場(chǎng)文件檔案管理制度

1、商場(chǎng)商場(chǎng)文件檔案管理制度.目的為提高商場(chǎng)文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、 制度化，結(jié)合商場(chǎng)實(shí)際工作情況，特制定本制度。.范圍商場(chǎng)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保 存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。.內(nèi)容商場(chǎng)以下主要平安生產(chǎn)資料應(yīng)進(jìn)行檔案管理：主要平安生產(chǎn) 文件、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息；培訓(xùn)記錄；標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)評(píng)價(jià)報(bào)告；事故調(diào)查報(bào) 告；檢查、整改記錄；職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄；平安生產(chǎn)會(huì)議記錄； 平安活動(dòng)記錄；法定檢測(cè)記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習(xí)信息; 承包商和供應(yīng)商信息；維護(hù)和校驗(yàn)記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安 全評(píng)價(jià)報(bào)告等。3. 2商場(chǎng)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，

2、并定期交檔案 室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。4歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng) 管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。5歸檔文件材料必須層次清楚，符合其形成規(guī)律，保持同一案 卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、14企業(yè)的崗位考核責(zé)任制3015企業(yè)現(xiàn)代化管理、現(xiàn)場(chǎng)管理形成的文件材料3016企業(yè)整頓、以及各種評(píng)優(yōu)升級(jí)達(dá)標(biāo)、評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)的材料永久17工業(yè)普查形成的文件材料302. 18經(jīng)濟(jì)合同糾紛材料永久3生產(chǎn)技術(shù)管理類企業(yè)產(chǎn)品年度生產(chǎn)的組織、調(diào)度計(jì)劃永久2企業(yè)產(chǎn)品其他生產(chǎn)的組織、調(diào)度計(jì)

3、劃10產(chǎn)品生產(chǎn)的日?qǐng)?bào)、班組日記等10有關(guān)科技成果、科技進(jìn)步獎(jiǎng)、專利成果申報(bào)批復(fù)、新產(chǎn)品開 發(fā)等方面的計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)永久有關(guān)技術(shù)改造、引進(jìn)、協(xié)作，采用新技術(shù)的合同、協(xié)議書、 批復(fù)、申報(bào)材料永久6本企業(yè)群眾性科技活動(dòng)、合理化建議107本企業(yè)關(guān)于全面質(zhì)量管理、產(chǎn)品質(zhì)量管理工作的計(jì)劃、總結(jié)、 方法、規(guī)定、制度等永久8本企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)，原材料、半成品檢測(cè)與控制材料309本企業(yè)關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的計(jì)劃、總結(jié)，組織機(jī)構(gòu)、制度 以及綜合性的標(biāo)準(zhǔn)（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)），如各類質(zhì)量管 理認(rèn)證材料永久10本企業(yè)關(guān)于基建工作的管理性材料（計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)等） 永久12本企業(yè)房屋普查登記、土地糾紛處理、基

4、建統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久本企業(yè)關(guān)于設(shè)備儀器管理、更新、保養(yǎng)、改造的計(jì)劃、總 結(jié)、規(guī)章制度30本企業(yè)關(guān)于計(jì)量工作的計(jì)劃、總結(jié)、制度、計(jì)量合格證書 永久3. 15本企業(yè)關(guān)于能源管理方面的計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度永久3. 16本企業(yè)能源消耗、節(jié)能降耗的統(tǒng)計(jì)表永久3. 17本企業(yè)有關(guān)平安生產(chǎn)方面的計(jì)劃、總結(jié)、方法、規(guī)定、安 全教育方面的總結(jié)、教材、名冊(cè)等永久3. 18本企業(yè)的事故處理材料永久3. 19本企業(yè)環(huán)保工作的計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、會(huì)議紀(jì)要永久. 20本企業(yè)治理污染方面的決定、方案、記錄、合同、協(xié)議永 久.21本企業(yè)有關(guān)環(huán)保檢測(cè)、控制，污染事故調(diào)查、整頓處理的 文件材料3022本企業(yè)檔案與信息管理形成的文件材料3

5、04產(chǎn)品類4.1產(chǎn)品開發(fā)決策文件材料永久2產(chǎn)品設(shè)計(jì)和工藝準(zhǔn)備文件材料永久. 3產(chǎn)品試制、試驗(yàn)和鑒定文件材料永久.4產(chǎn)品正式生產(chǎn)文件材料永久5市場(chǎng)開發(fā)和產(chǎn)品銷售文件材料永久5科學(xué)技術(shù)研究類5.1科研準(zhǔn)備文件材料永久2試驗(yàn)研究文件材料永久5.3科研總結(jié)、鑒定文件材料永久4科研成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)文件材料永久5科研成果推廣應(yīng)用文件材料永久6基本建設(shè)類工程準(zhǔn)備階段文件（決策立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷 文件，勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件，招投標(biāo)文件，開工審批文件，建設(shè)、 施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人等）永久2工程施工階段文件（土建工程，電氣、給排水、消防、取暖、 通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程，室外工程等）永?/p>

6、竣工圖（綜合竣工圖，專業(yè)竣工圖）永久監(jiān)理文件（監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要，控制文件，合同與其他事項(xiàng)管理， 監(jiān)理工作總結(jié)等）永久驗(yàn)收文件（工程竣工總結(jié)，竣工驗(yàn)收記錄，財(cái)務(wù)決算、審計(jì) 材料，工程聲像材料及電子文件等）永久7設(shè)備儀器類準(zhǔn)備購(gòu)置階段：設(shè)備購(gòu)置的申請(qǐng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、市 場(chǎng)調(diào)研材料、訂貨合同、協(xié)議等長(zhǎng)期開箱驗(yàn)收階段：說明書、合格證、保修卡、裝相單、備品備 件圖冊(cè)等隨機(jī)文件材料和開箱驗(yàn)收記錄等長(zhǎng)期安裝調(diào)試階段：安裝情況記錄、安裝圖（基礎(chǔ)圖、平面圖）、 調(diào)試驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備操作規(guī)程、平安技術(shù)、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程長(zhǎng)期4使用維修階段：設(shè)備履歷表、歷次維修保養(yǎng)記錄、事故及故障處理情況、改造情況記錄、轉(zhuǎn)移情況記錄、報(bào)

7、廢材料長(zhǎng)期7.5圖樣：自制設(shè)備圖樣、外購(gòu)設(shè)備圖樣長(zhǎng)期8會(huì)計(jì)檔案類8.1記帳憑證、原始憑證、匯總憑證158. 2銷毀憑證中抽出憑證永久8. 3各種收款收據(jù)及發(fā)票存根58.4日記帳158. 5現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳258. 6總帳158.7明細(xì)帳158.8輔助帳158.9固定資產(chǎn)帳、卡片長(zhǎng)期8. 10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久8.11綜合性、年度性財(cái)務(wù)分析文字材料永久8. 12階段性財(cái)務(wù)分析文字材料38. 13月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告38. 14會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)1515會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)（案卷目錄表）永久16會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久17銀行存款余額調(diào)節(jié)表518銀行對(duì)帳單59干部職工檔案類歷材料、鑒定、考核、考察材

8、料長(zhǎng)期定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、成績(jī)、培訓(xùn)結(jié) 業(yè)成績(jī)表、評(píng)定技能的成績(jī)、審批等材料）長(zhǎng)期3政審材料長(zhǎng)期9.4參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)的材料長(zhǎng)期5獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料長(zhǎng)期9.6招工、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保 險(xiǎn)、福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料長(zhǎng)期9. 7其它可供單位參考的材料長(zhǎng)期9. 8健康情況記錄、體檢表長(zhǎng)期膠片、實(shí)物等各種載體形式。3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底 稿。3. 8歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì) 文件材料一并歸檔保存。3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。10外文(或少數(shù)民族文字)材料假設(shè)有漢譯文的

9、應(yīng)與漢譯文一并 歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良， 紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛 筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖 像、字跡清晰。歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限 表)3. 13歸檔時(shí)間:(1)管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同 收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。(2)凡專項(xiàng)工程、專題工程等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部 門領(lǐng)導(dǎo)及工程負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、 單項(xiàng)歸檔。(3)外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)工程的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后 即時(shí)登記，

10、安裝調(diào)試后歸檔。工程工程在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下 一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。(6)電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí) 間一致。(7)榮譽(yù)檔案由辦公室后于次年統(tǒng)一歸檔。(8)聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。(9)相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議)，在會(huì)議結(jié) 束后歸檔。(10)外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。(11)變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。(12)商場(chǎng)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手 中的文件材料隨時(shí)歸檔。(13)商場(chǎng)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。3

11、. 14檔案查(借)閱制度檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供 利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：(1)凡本商場(chǎng)有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在 檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字， 同時(shí)做登記。(2)本商場(chǎng)有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù), 超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。(3)借閱檔案者應(yīng)保護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、 勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚， 如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。(4)外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總

12、經(jīng)理批準(zhǔn)后方 可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同 意審核后方能帶出。(5)凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。3. 15檔案的保密制度(1)凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。(2)非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案室，檔案室門窗及箱柜 應(yīng)及時(shí)關(guān)鎖。(3)全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī) 定，不失密。否那么應(yīng)追究責(zé)任。(4)凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在 閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。(5)查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承當(dāng)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必 須追究責(zé)任。(6)檔案人員要忠于職守，認(rèn)真

13、執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。(7)定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。16檔案室管理制度(1)檔案存入檢查：1)檔案出入檔案室要清點(diǎn)、登記。2)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采 取積極有效措施，保證檔案的平安。檔案室管理:1)檔案室未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。2)檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。3)檔案室門窗須安裝窗簾，檔案室內(nèi)采用白熾燈且照度不超過 lOOlxo4)防止光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物 對(duì)檔案的危害。5)檔案室嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的 消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。6

14、)檔案室須與辦公室、閱檔室分開，并要做到八防：防火、防盜、 防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。7)做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn) 確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。8)建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷毀等 統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。3. 17檔案鑒定、銷毀制度(1)根據(jù)檔案法中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限 表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。(2)保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保 管期限從長(zhǎng)。(3)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔 案的價(jià)值。(4)檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量到達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。 如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案

15、不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)(5)銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提 出銷毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定 小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀 時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。3. 18檔案工作人員崗位職責(zé)(1)認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行檔案法和檔案工作的方針、政策，堅(jiān) 持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。(2)負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、 收集、登記、整理、編目、保管、借閱。(3)積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考 資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。(4)做好檔

16、案的“八防”工作，確保檔案的完整與平安。(5)嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案 的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。(6)負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。1、凡需要?dú)w檔的平安管理文件、材料都要收集完整，及時(shí)立卷 歸檔，任何部門和個(gè)人不得私自保存。2、各部門應(yīng)每月對(duì)各種材料進(jìn)行整理后，需移交的材料，應(yīng)移 交到相關(guān)檔案管理員歸檔，移交時(shí)要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，當(dāng)面清點(diǎn)、 簽收。3、檔案員要嚴(yán)格按照檔案管理要求，進(jìn)行檔案收集、分類、立 卷、歸檔、查閱和管理。4、查閱平安生產(chǎn)管理文書檔案，要注明查閱內(nèi)容及時(shí)間，做好 查閱登記。查閱在保密期限內(nèi)的機(jī)密檔案，必須由檔案室主要領(lǐng)導(dǎo)批

17、 準(zhǔn)。原那么上檔案不外借。5、平安生產(chǎn)管理文書檔案保存時(shí)間：(1)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范文件長(zhǎng)期保存；(2)國(guó)土部門、安監(jiān)部門、環(huán)保部門的批復(fù)文件長(zhǎng)期保存；(3)經(jīng)國(guó)土部門、安監(jiān)部門、環(huán)保部門等組織評(píng)審備案的報(bào)告(儲(chǔ) 量報(bào)告、開發(fā)利用方案平安評(píng)價(jià)報(bào)告、開采設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)圖件、圖片等 長(zhǎng)期保存；(4)企業(yè)內(nèi)部發(fā)文長(zhǎng)期保存；(5)證件、合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等按有效期保存；(6)會(huì)議、檢查、檢修記錄等資料，根據(jù)情況長(zhǎng)期保存，或保存 3至5年。(7)檔案銷毀應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)要求。1附表1：企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表序號(hào)保管類型保管時(shí)間(年)1行政管理類企業(yè)行政工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)

18、、請(qǐng)示、行政會(huì)議記錄永 久企業(yè)的大事記、反映企業(yè)重要活動(dòng)的剪報(bào)永久L3企業(yè)的機(jī)構(gòu)建立(含內(nèi)設(shè)結(jié)構(gòu))、合并、撤銷、更名、遷址、 隸屬關(guān)系變更、印章啟用、人員編制等文件材料永久L7文秘、保密、信訪工作形成的文件材料301.8本企業(yè)的收發(fā)文簿、 記錄簿101. 9本企業(yè)關(guān)于社會(huì)治安、保安保衛(wèi)工作、刑事案件審理、消防、 車輛管理方面的文件材料301. 10本企業(yè)有關(guān)法律事務(wù)、違紀(jì)審理的文件材料永久本企業(yè)干部任免、職工花名冊(cè)永久本企業(yè)有關(guān)職工招聘、錄用、調(diào)配、退休、退職、復(fù)員軍 人安置、富余人員安置、職稱評(píng)定、勞務(wù)出口、死亡憂恤的文件材料 永久13本企業(yè)干部職工獎(jiǎng)勵(lì)表彰的材料永久1.14企業(yè)的勞動(dòng)定額、定員材料3015企業(yè)人員的工資調(diào)整、補(bǔ)貼、獎(jiǎng)金發(fā)放3016企業(yè)勞開工資報(bào)表、年報(bào)永久L 17企業(yè)季、月報(bào)10企業(yè)職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)單、花名冊(cè)永久職工教育的計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章