采購管理培訓(xùn)_2

1、采購管理培訓(xùn)2017年7月27日一、采購人員角色二、采購管理理念三、采購組織方案設(shè)計四、采購管理概述五、采購管理制度六、采購部KPI七、采購人員必備常識目 錄一、采購人員角色一個優(yōu)秀的采購人員應(yīng)同時扮演及具備下列角色與能力:1、優(yōu)秀的談判高手2、法務(wù)專家3、精明的生意人4、最佳供應(yīng)商的選擇能力5、成本分析能力6、絕佳的人際關(guān)系處理能力7、預(yù)測未來的能力8、良好的溝通技巧與團(tuán)隊精神二、采購管理理念2.1供應(yīng)鏈管理的績效將成為企業(yè)決勝的關(guān)鍵企業(yè)的競爭力= f（價值/成本） 其中f為函數(shù)系數(shù)，是可變的，但在一定的時間內(nèi)又是不變的，它與公司以往的業(yè)績、財力狀況、服務(wù)理念、品牌形象有直接的關(guān)系。當(dāng)f不變

2、時，我們便可明確的看到企業(yè)的競爭力與價值成正比都與成本成反比。 在品質(zhì)及技術(shù)逐漸拉近的情況下，供應(yīng)鏈的績效便會成為決勝的關(guān)鍵，供應(yīng)鏈的選擇及管理也就成了整個供應(yīng)鏈績效中相當(dāng)重要的一部份。結(jié)論：優(yōu)化供應(yīng)鏈的管理，降低成本可增強企業(yè)的競爭力。2.2采購管理的兩大任務(wù)采購管理的基本任務(wù):滿足需求部門的需要采購管理的中心任務(wù):控制成本2.3采購管理是未來企業(yè)的又一利潤來源 企業(yè)競爭力增強的目的，無非是為企業(yè)帶來更大的利潤，那么企業(yè)的利潤的來源無非是以下幾個部分： 研發(fā)（靠技術(shù)）；生產(chǎn)（靠管理）；營銷（靠廣告、網(wǎng)絡(luò)）這是第二利潤來源。 采購、PMC、倉儲、運輸（靠管理）這是第三利潤來源。 注：第一利潤來

3、源：低廉的勞動力及原材料。 用采購管理來增加企業(yè)的利潤與還是一個較新的課題，但是當(dāng)人們發(fā)現(xiàn)第一利潤與第二利潤都公開，并且達(dá)到一個相對穩(wěn)定的水平時，第三利潤便顯得龍為重要了。2.4采購管理是一門藝術(shù) 采購管理不僅僅是一項為滿足使用部門需要的工作，更重要的一點，它也是一門藝術(shù)。我們的很多工作其實都有她藝術(shù)性的一面，諸如書法、唱歌、人事管理、體育活動、廣告策劃、建筑群體、照相等等 有藝術(shù)性是看她在整個作業(yè)過程有否增值，如何讓采購管理增值呢？如何才能使她成為一門管理藝術(shù)呢？從采購管理論述中相信我們能得到一些啟發(fā)。三、采購組織方案設(shè)計總述 采購管理必須做到公平、公正、公開合理；采購流程必須公開化透明化，

4、以便接受相關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，同時接受供應(yīng)商的監(jiān)督。要做到這一點，企業(yè)就必須有一個健康的、完整的采購管理組織；同時有一套完整的、合理的采購管理制度與作業(yè)流程。 一個完整的采購循環(huán)必須是以下四個環(huán)節(jié)的有機組合：（1）供應(yīng)商開發(fā)（2）供應(yīng)商管理（3）采購商務(wù)（4）付款 那么，一個完整的采購組織就必須擁有與之相對應(yīng)的職能機構(gòu)。3.1供應(yīng)商開發(fā)1、主要職責(zé)：(1)通過各種手段搜尋潛在供應(yīng)商(2)對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查與評估(3)組織供應(yīng)商評估小組,實施對供應(yīng)商的正式評估(由品質(zhì)管理部、 開發(fā)或工程技術(shù)部共同實施）(4)對評估合格的供應(yīng)商針對相應(yīng)產(chǎn)品組織樣品承認(rèn)(5)對樣品承認(rèn)合格的供應(yīng)商，組織小批量

5、試用。(6)將小批量試用合格的供應(yīng)商納入QVL2、任職要求：(1)臨財不茍的品德與對職業(yè)的無限忠誠(2)優(yōu)秀的價值分析能力（成本分析），優(yōu)秀的市場預(yù)測能力(3)優(yōu)秀的表達(dá)能力、談判技巧與溝通技巧(4)豐富的產(chǎn)品與專業(yè)知識(5)敬業(yè)精神與團(tuán)隊協(xié)作精神(6)能熟練運用ERP、APS、BOM3.2供應(yīng)商管理1、主要職責(zé)：(1)QVL的管理與更新,對合格供應(yīng)商進(jìn)行編碼,整理歸檔供應(yīng)商各類資料(2)按程序文件定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核,并進(jìn)行ABC分類(3)與供應(yīng)商進(jìn)行各類交易條件的談判,整合交易條件.(4)制定采購前置時間(LEAD TIME)(5)制定采購訂單分配原則,并監(jiān)督執(zhí)行采購執(zhí)行(6)制定申請付款

6、原則,并監(jiān)督請款小組執(zhí)行(7)與供應(yīng)商簽定采購協(xié)議、質(zhì)量技術(shù)協(xié)議2、 任職要求：(1)臨財不茍的品德與對職業(yè)無限忠誠(2)優(yōu)秀的價值分析能力（成本分析），優(yōu)秀的市場預(yù)測能力(3)優(yōu)秀的表達(dá)能力、談判技巧與溝通技巧(4)豐富的產(chǎn)品與專業(yè)知識(5)敬業(yè)精神與團(tuán)隊協(xié)作精神(6)能熟練運用ERP、APS、BOM3.3采購商務(wù)1、主要職責(zé)：(1)審核物料需求計劃(或請購單)內(nèi)容的準(zhǔn)確性(2)根據(jù)訂單分配原則制定采購訂單,由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效(3)與供應(yīng)商商定交貨時間,并跟蹤交期的達(dá)成(4)跟蹤來料的品質(zhì)狀況,并及時通知供應(yīng)商檢驗結(jié)果(5)及時處理不良品,根據(jù)相關(guān)處罰條款擬訂處罰細(xì)則2、任職要求：(1)臨

7、財不茍的品德與對職業(yè)無限忠誠(2)優(yōu)秀的價值分析能力（成本分析），優(yōu)秀的市場預(yù)測能力(3)優(yōu)秀的表達(dá)能力、談判技巧與溝通技巧(4)豐富的產(chǎn)品與專業(yè)知識(5)敬業(yè)精神與團(tuán)隊協(xié)作精神(6)能熟練運用ERP、APS、BOM3.4采購付款1、主要職責(zé)：(1)時時與供應(yīng)商核對交易狀況,進(jìn)行債權(quán)債務(wù)確認(rèn),由財務(wù)人員復(fù)核后生效(2)制定月度資金使用計劃(3)制定月度月結(jié)供應(yīng)商付款計劃(4)準(zhǔn)備付款資料（請購單、入庫單、發(fā)票/INVOICE、月結(jié)對帳單、特別付款報告），并根據(jù)請款原則申請付款(5)管理并時時更新供應(yīng)商銀行資料2、任職要求：(1)臨財不茍的品德與對職業(yè)無限忠誠(2)相應(yīng)的財務(wù)統(tǒng)計知識(3)優(yōu)秀的

8、表達(dá)能力與溝通技巧(4)對數(shù)字非常敏感(5)敬業(yè)精神與團(tuán)隊協(xié)作精神四、采購管理論述 引言:采購管理不僅僅是一項為滿足使用部門需要的工作，更重要的一點，它也是一門藝術(shù)。 我們的很多工作其實都有她藝術(shù)性的一面，諸如書法、唱歌、人事管理、體育活動、廣告策劃、建筑群體、照相等等.。 是否具有藝術(shù)性是看她在整個作業(yè)過程有否增值，如何讓采購管理增值呢？ 如何才能使她成為一門管理藝術(shù)呢？以下的介紹可以使我們得到一些啟發(fā)。4.1.1采購管理的五大原則1、適地（供應(yīng)商） ( Right Vender) 供應(yīng)商離自已公司越近，運輸費用就越低，機動性就越高，協(xié)調(diào)溝通就越方便，成本自然就越低了。2、適時（Right

9、Time)現(xiàn)代化企業(yè)競爭非常激烈，時間就是金錢，采購計劃的制定要非常準(zhǔn)確，該進(jìn)的物料不依時間進(jìn)來，造成停工待料，增加管理費用，影響銷售和信譽：太早采購囤積物料，又會造成資金積壓、場地的浪費、物料的變質(zhì)，所以依據(jù)生產(chǎn)計劃制定采購計劃，按采購計劃適時的進(jìn)料，既能使生產(chǎn)順暢，又可以節(jié)約成本，提高市場競爭力。3、適質(zhì)（Right Quality) 采購材料的成本是直接的，所以每個公司領(lǐng)導(dǎo)層非常重視，而品質(zhì)成本是間接的，所以就被許多領(lǐng)導(dǎo)層忽略了，“價廉物美”才是最佳的選擇偏重任何一頭都會造成最終產(chǎn)品成本的增加。(1)品質(zhì)不良，經(jīng)常性的退貨，造成各種管理費用增加。(2)經(jīng)常退貨，造成經(jīng)常性的生產(chǎn)計劃變更，

10、增加生產(chǎn)成本，影響交期，降低信譽和產(chǎn)品競爭力。 (3)品質(zhì)不良，需增加大量檢驗人員，增加成本。(4)生產(chǎn)過程中，因原材料不良造成制程的不良品增多，返修多、返工多，增加時間成本和人員成本。 (5)品質(zhì)不良，成品品質(zhì)不良率加大，客戶投訴及退貨增多，付出的代價就高。4.1.2采購管理的五大原則4、適量（Right Quantity) 采購量多，價格就便宜，但不是采購越多越好，資金的周轉(zhuǎn)率、儲存成本、物料需求計劃待綜合計算出最經(jīng)濟(jì)的采購量。5、適價(Right Price) 大量使用與少量使用，長期使用與短期使用價格往往有差別，決定一個合適的價格要經(jīng)過以下幾個步驟： (1)多渠道詢價:多方面打探市場行

11、情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。 (2)比價：要分析各供應(yīng)商提供材料的性能、規(guī)格、品質(zhì)要求、用量等才能建立比價標(biāo)準(zhǔn)。 (3)自行估價：自已成立估價小組，由采購、技術(shù)人員、成本會計等人組成，估算出符合品質(zhì)要求的、較為準(zhǔn)確的底價資料。 (4)議價：根據(jù)底價的資料，市場的行情，供液壓商用料的不同，采購量的大小，付款期的長短等與袋子供應(yīng)商議定出一個雙方都能合理接受的價格。4.2.1采購管理的目標(biāo)1、正確的計劃：(1)配合銷售目標(biāo)與銷售計劃。(2)預(yù)防呆滯廢料的發(fā)生。(3)加強用料支出的控制。2、適當(dāng)存量管理：(1)強化重點管理(如ABC物料管理)(2)提商存貨周轉(zhuǎn)率。(3)適時、適量的供應(yīng)物料

12、。(4)適當(dāng)有計劃的庫存。(5)提商庫位的使用率。3、強化采購管理原則：(1)采購五原則:適價、適質(zhì)、適量、適時、適地。(2)充分了解并掌握市場行情。(3)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)配合，保持良好關(guān)系。4.2.2采購管理的目標(biāo)4、發(fā)揮盤點功效：(1)消除料賬差民,確定材料的準(zhǔn)確性(2)確保材料的庫存合理5、確保產(chǎn)品品質(zhì)：(1)加強進(jìn)貨驗收的控制(2)增強材料使用性6、更低的成本：(1)以舊換新物盡其用(2)積極開發(fā)替代品(3)降低采購儲存成本(4)余料的再使用(5)提高人員工作效率(6)合理處理呆滯料4.3成本分析 成本分析（Cost analysis)是專業(yè)采購人員追求合理的采購價格的有效手段之一。專業(yè)的

13、成本分析是一種投資而不是成本。 成本分析的方法： A.常用的被大眾認(rèn)可的成本分析公式: 如:PCB、紙箱、塑膠件、五金件的計價公式。 B.借助供應(yīng)商的成本明細(xì)表。 C.市場行情. 結(jié)論：有效的成本分析是價格決策的基礎(chǔ)。4.4交易條件與采購價格 對采購管理而言，交易條件是采購與供應(yīng)商在談判中的又一重要課題，它主要有以下幾個內(nèi)容：1）幣別及價格2）交貨地點3）發(fā)票種類4）包裝方式5）運輸方式6）最短交貨時間7）最小采購數(shù)量8）付款方式4.5.1采購談判技巧 采購的主要工作就是要降低成本，因此談判技巧對一個專業(yè)采購來說顯 得更為重要：1、談判前的規(guī)化預(yù)測：三個伙伴理論：過去、現(xiàn)在、未來學(xué)習(xí)（Lear

14、n)分析（Analyze)2、談判（Negotiate)A讓對方先提出報價或漲價的要求，并耐心地等待下文B.雙重退避C.不要馬上談判正題D.聲東擊西E.不要輕易給賣方很大的好處。4.5.2采購談判技巧3、談判技巧A.買方占優(yōu)勢的情況下,供應(yīng)商彼此競爭激烈,買方如何因勢利導(dǎo)運用 壓迫式議價技巧(1)籌碼原則(5)量的分配(2)過關(guān)斬將(6)其它同類產(chǎn)品的誘惑(3)化整為零(7)大量產(chǎn)品利潤的誘惑(4)壓迫降價(8)利用季節(jié)因素B.買方處于劣勢在買方處于劣勢的情況下,特別是單一來源或獨家代理,買方應(yīng)有獨到的突破議價困境的技巧 (1)迂回戰(zhàn)術(shù)：尋求真正的貨源(其它國家的代理商)(2)直搗黃龍：尋求直

15、接廠家(日本除外)(3)預(yù)算不足：以“衰兵”恣態(tài)出現(xiàn)尋求同情，并以“感恩圖報，共同發(fā)展”來換取供方“來日方長”的打算。(4)釜底抽薪：了解真正的成本構(gòu)成，對一些進(jìn)口產(chǎn)品要求其提供一切的進(jìn)口單據(jù)。4.6.1采購策略與策略性采購所謂“策略”即達(dá)成目標(biāo)的主要方向（Directions)或計劃（Plans)1、 影響采購策略的主要變數(shù)：A.法律 H.六品在其生命循環(huán)的階段B.經(jīng)濟(jì)環(huán)境 I.原料取得對公司的重要性C.公司的行銷策略J.采購數(shù)量的大小D.公司的生產(chǎn)制度K.產(chǎn)品行銷的風(fēng)險程度E.公司的目標(biāo)與政策L.與供應(yīng)商交易的風(fēng)險程度F.供應(yīng)商市場的結(jié)構(gòu)M.與不同供應(yīng)商交易的無形利益G.物料的供應(yīng)狀況N.

16、物料本身的性質(zhì)4.6.2采購策略與策略性采購2、采購策略的分類A.績效策略(Performance Related Strategies) 這是最低階層的策略,重點在于管理采購的資源,控制費用,滿足使用單位的要求性等B.系統(tǒng)策略(Systems Related Strategies) 這是中等階層的策略，其主要任務(wù)在于供應(yīng)商分析，存貨管理，價值分析，以及部門間的協(xié)調(diào)功能。C.競爭策略（Competition Related Strategies) 這是最高階層的策略,重點在于塑造采購人員本身的議價能力，借以改善企業(yè)市場競爭的地位，其主要任力包括了解供應(yīng)市場的結(jié)構(gòu)，國際來源的影響，垂直整合的最適

17、水準(zhǔn)，以及選擇供應(yīng)商獲取最大利益的任何方法。4.6.3采購策略與策略性采購A1.數(shù)量策略：這是以追求適當(dāng)?shù)臄?shù)量為目標(biāo)，避免數(shù)量過優(yōu)不及，發(fā)生呆滯料或 缺料，它的執(zhí)行方案包括： (1)現(xiàn)用現(xiàn)購 (2)預(yù)夠作用 (3)投機采購 (4)長期合約(5)短期合約 (6)多家供應(yīng) (7)獨家供應(yīng) (8)壟斷性采購B1.成本策略:這是以追求適當(dāng)?shù)膬r格為目標(biāo)，避免“趕盡殺絕”危害買賣雙方的執(zhí)長期合作關(guān)系，它的執(zhí)行方案包括：(1)國外采購(2)聯(lián)合采購 (3)統(tǒng)購 (4)直接采購(5)國內(nèi)采購 (6)個別采購 (7)批量采購 (8)間接采購C1.品質(zhì)策略:這是以追求適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)為目標(biāo)，避免品質(zhì)過高右太差造成使用上

18、的浪費或缺陷，它的執(zhí)行方案包括： (1)自制 (2)租借 (3)外包 (4)買斷D1.特殊策略:(1)政策性采購 (2)互惠采購垂直收購或整合、合資4.6.4采購策略與策略性采購3、策略性采購: 策略性采購主要是指采購策略中的特殊策略，這種采購是以生存發(fā)展及利益為基礎(chǔ)的，在現(xiàn)今的企業(yè)中，策略性采購已成為大型企業(yè)的主要采購方向。舉例：(1) 原GVC的策略性采購(2) 原天音通信之策略性采購(3) 其它企業(yè)策略性采購五、采購管理制度5.1相關(guān)規(guī)定1、采購部必須依據(jù)已批準(zhǔn)的采購申請單執(zhí)行采購。2、重點采購項目必須由評審小組參加共同評審。3、 任何采購項目均須進(jìn)行多家供應(yīng)商比價、議價（三家以上），因

19、此需求部門不得指定唯一渠道的供應(yīng)商，但可以提供相關(guān)資料給采購部參與競價。5.2采購基本原則1、 合格供應(yīng)商必須是通過評估,考察核合格，樣品測試合格的供應(yīng)商。所有的合格供應(yīng)商必須按程序文件進(jìn)行定期考核與復(fù)評。2 、采購部必須向合格供應(yīng)商采購物料,所有的物料均應(yīng)保持2-3家合格供應(yīng)商.3、 所有的合格供應(yīng)商均須簽訂采購協(xié)議與質(zhì)量技術(shù)協(xié)議。4 、采購訂單或采購合同應(yīng)與采購申請單一一對應(yīng)。5 、所有的采購訂單必須按公司流程進(jìn)行審批并簽字確認(rèn)，加蓋公章后方才生效.6 、采購訂單或采購合同具法律效力,必須嚴(yán)謹(jǐn)。7 、供應(yīng)商必須嚴(yán)格按采購訂單或采購合同的要求送貨。8 、大批量或大金額的采購必須以招投標(biāo)的方式

20、進(jìn)行單獨議價與談判條件。9、 供應(yīng)商必須按規(guī)定時時提供最新的價格。10 、在處理不良品時,應(yīng)有相關(guān)規(guī)定，對供應(yīng)商進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P。5.3采購合同或訂單分配原則1、在其它條件相同或相近時，價格低的供應(yīng)商其訂單分配量最大，價格是訂單分配的第一要素。價格最低的供應(yīng)商，其訂單分配量應(yīng)超過70%。2、在其它條件相同或相近時，交期好的供應(yīng)商其訂單分配量應(yīng)超過50%，交期是訂單分配的第二要素。3、在其它條件相同或相近時，品質(zhì)越好的供應(yīng)商其訂單分配量越大，分配量應(yīng)超過70%，品質(zhì)是訂單分配的第三要素。4、 在其它條件相同或相近時,服務(wù)越好的供應(yīng)商分配量越大,應(yīng)超過50%，服務(wù)是訂單分配的第四要素5 、就近原則:

21、若其它條件相同或相近時,應(yīng)首先考慮離本公司較近的供應(yīng)商。6、不同單價的分配原則:若有2-3家供應(yīng)商按單價的高低不同分配比例應(yīng)作適當(dāng)考慮,下列比列可參考(70%、30%)7 、新供應(yīng)商訂單分配原則:第一次訂單分配量應(yīng)在30%左右為宜,第二次訂單分配量在50%左右為宜。5.4付款原則1、原則上應(yīng)盡量規(guī)避現(xiàn)金付款,以銀行轉(zhuǎn)帳為主。2 、付款期應(yīng)盡量加長,但到期貨款應(yīng)準(zhǔn)時支付,以提高公司的信譽。3 、杜絕無發(fā)票付款(收據(jù)不可作為付款依據(jù))。4 、嚴(yán)格控制預(yù)付款的作法,預(yù)付款必須有嚴(yán)格的審批程序,以確保公司利益。六、采購部KPI序號KPI計算公式及說明1采購及時到貨率（以檢驗合格為準(zhǔn)）采購及時到貨單數(shù)/采購總單數(shù)*100%2可比采購成本降低率（本期采購成本-上期采購成本）/上期采購成本*100%3來料送檢合格率來料合格單數(shù)/來料總單數(shù)*100%4采購應(yīng)付款指標(biāo)達(dá)成率以預(yù)算采購總金額*30%為底線作為應(yīng)付款額度5因采購原因浪費率因采購原因浪費金額/采購總金額6因采購原因退換貨率因采購原因退換貨金額/總銷售金額七、采購人員必備常識7.1采購時必須選擇合格的供應(yīng)商1、供應(yīng)商必須經(jīng)過嚴(yán)格的評估，考核，同時由品質(zhì)管理部及開發(fā)部認(rèn)可，方可向其采購，零星采購由采購自行評估。2、任何物料必須經(jīng)過品質(zhì)確認(rèn)或使用單位確認(rèn)。3、交易條件必須事先談定，并征得公司領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)的認(rèn)可。7.2采購時必須有公道的價格1、