實(shí)用-公司采購(gòu)流程教材

1、第三章 采購(gòu)與供應(yīng)管理(gunl)流程共七十八頁(yè)第一節(jié) 采購(gòu)的基本(jbn)程序一個(gè)完整的采購(gòu)流程大致可以分為(fn wi)以下幾個(gè)過程：一、需求確定與采購(gòu)計(jì)劃的制定 需求的確定是采購(gòu)流程的初始環(huán)節(jié)。 需求的確認(rèn)過程就是采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)，制訂采購(gòu)計(jì)劃的過程。二、供應(yīng)商的搜尋與分析 這些標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的實(shí)力、以往在產(chǎn)品設(shè)計(jì)上的表現(xiàn)、質(zhì)量承諾、管理水平、技術(shù)能力、成本控制、送貨服務(wù)、優(yōu)化流程和開發(fā)產(chǎn)品的技術(shù)能力等。共七十八頁(yè) 請(qǐng)購(gòu)單共七十八頁(yè)三、定價(jià) 常見的有競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)及談判兩種 （一）競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià) 競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)適用(shyng)下列特征： 1、采購(gòu)量足夠大，值得進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià) 2、供應(yīng)商很清楚細(xì)

2、節(jié)和要求，有能力準(zhǔn)確估計(jì)生產(chǎn)所需的成本 3、競(jìng)爭(zhēng)性的市場(chǎng)環(huán)境，即有足夠多的合格競(jìng)爭(zhēng)者 4、買方只向技術(shù)合格的供應(yīng)商發(fā)出競(jìng)標(biāo)，而愿意合作的供應(yīng)商則進(jìn)行報(bào)價(jià)。共七十八頁(yè)某塑膠公司(n s)詢價(jià)單( ) 字第號(hào)共七十八頁(yè)某電腦公司比價(jià)(bji)議價(jià)記錄表單號(hào)：AG日期(rq)： 年 月 日第二聯(lián)承辦單位請(qǐng)購(gòu)號(hào)：PR第 頁(yè)共 頁(yè)共七十八頁(yè) 5、買方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供應(yīng)商 （二）談判談判下列情況適合： 1、當(dāng)前述任何競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)(biozhn)都不存在時(shí) 2、當(dāng)采購(gòu)要求諸多績(jī)效因素（如價(jià)格、質(zhì)量、交貨、風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)傄约爱a(chǎn)品支持等方面）必須達(dá)成一致時(shí) 3、當(dāng)買方要求供應(yīng)商的早期參與時(shí) 4、當(dāng)供應(yīng)商需要很長(zhǎng)時(shí)

3、間來開發(fā)和生產(chǎn)采購(gòu)方采購(gòu)的物品時(shí)（這通常會(huì)使預(yù)測(cè)供應(yīng)商的采購(gòu)成本變得更難）共七十八頁(yè) 而只有供應(yīng)商做到以下幾點(diǎn)才能確保談判的公平性： 1、以高效率的方式運(yùn)作 2、保持價(jià)格與成本的相關(guān)性 3、不利用單一供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì) 4、對(duì)于采購(gòu)商的要求能夠進(jìn)行適當(dāng)合理的調(diào)整 5、愿意(yun y)考慮采購(gòu)商的特殊情況四、擬定并發(fā)出定單共七十八頁(yè)采購(gòu)(cigu)訂單的定義 采購(gòu)訂單有時(shí)也被稱為采購(gòu)合同，一股在選擇供應(yīng)商后訂立采購(gòu)訂單。采購(gòu)部門擬定采購(gòu)合同時(shí)必須特別注意用詞，因?yàn)?yn wi)它是具有法律效力的文件。幾乎所有的采購(gòu)訂單都包括與違約相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)法律條款。采購(gòu)訂單描述了采購(gòu)所需的重要細(xì)節(jié)信息：數(shù)量、物料規(guī)

4、格、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨日期、交貨方式、送達(dá)地址、位于訂單的正面 共七十八頁(yè)綜合采購(gòu)(cigu)訂單 如果要重復(fù)地從一個(gè)供應(yīng)商那里訂購(gòu)一種或一組商品，采購(gòu)部門就可以發(fā)出綜合采購(gòu)訂單。這是一種開放式訂單，有效期為一年，包括了重復(fù)采購(gòu)的一種或一組商品。如圖5-2-2所示。綜合訂單方便了客戶，使其不必一有需求就發(fā)出采購(gòu)訂單。在買方同供應(yīng)商訂立了綜合訂單之后(zhhu)，采購(gòu)一種商品只需發(fā)送常規(guī)訂單就可以了。買賣雙方已經(jīng)議定了采購(gòu)合同的條件。綜合訂單使物料發(fā)送成為買賣雙方之間的常規(guī)事件。共七十八頁(yè)采購(gòu)訂單操作(cozu)規(guī)范 （一）訂單準(zhǔn)備（二）選擇供應(yīng)商 （三）簽訂訂單（四） 訂單跟蹤 共七十八頁(yè)編

5、號(hào)(bin ho)： 訂購(gòu)日期： 預(yù)定交貨日： 交易條件（分批交貨） 交貨方法： 付款條件： 訂 購(gòu) 單 某石油(shyu)公司訂購(gòu)單交貨地點(diǎn)： 共七十八頁(yè)定單包括的要素有：定單編號(hào)、產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、品質(zhì)簡(jiǎn)介、單價(jià)、需求數(shù)量(shling)、交易條件、運(yùn)輸方式、交貨期限、交貨地址、發(fā)票單位等。五、定單的跟蹤和跟催六、驗(yàn)貨和收貨（一）貨物檢驗(yàn)的幾個(gè)步驟：1、確定檢驗(yàn)時(shí)間和地點(diǎn)2、確定檢驗(yàn)部門及人員3、貨物檢驗(yàn)4、不合格貨物處理共七十八頁(yè)5、對(duì)采購(gòu)貨物檢驗(yàn)完畢后，檢驗(yàn)人員要填寫采購(gòu)物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（二）接收的幾個(gè)步驟：1、協(xié)商送貨事宜2、貨物接收入庫(kù)3、貨物接收過程中的問題(wnt)七、開票和支付

6、貨款付款操作的具體過程是：1、查詢物料入庫(kù)信息2、準(zhǔn)備付款申請(qǐng)單據(jù)共七十八頁(yè)3、付款審批4、向供應(yīng)商付款5、供應(yīng)商收款八、記錄(jl)維護(hù)一些必須要保存的記錄有以下幾種：1、采購(gòu)定單目錄2、采購(gòu)定單卷宗3、商品文件4、供應(yīng)商歷史文件共七十八頁(yè)請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)(bin ho)：請(qǐng)購(gòu)日期(rq)：需要日期：填單日期：某塑膠公司采購(gòu)聯(lián)絡(luò)單共七十八頁(yè)2022/7/17 采購(gòu)作業(yè)(zuy)流程購(gòu)買決策階段(jidun)2確定戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買階段購(gòu)后反思階段22共七十八頁(yè)2022/7/17購(gòu)買決策階段(jidun)2確定戰(zhàn)略方案選擇(xunz)標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買階段購(gòu)后反思階段221、確定需求2、選擇采購(gòu)?fù)緩?內(nèi)外環(huán)

7、境和可行性分析3、編制采購(gòu)計(jì)劃 確定采購(gòu)品種、規(guī)格、質(zhì)量、 數(shù)量和購(gòu)買時(shí)間 采購(gòu)作業(yè)流程共七十八頁(yè)2022/7/17購(gòu)買(gumi)階段2確定(qudng)戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買決策階段購(gòu)后反思階段221、物色供應(yīng)商2、精選供應(yīng)商3、確定供應(yīng)商4、簽訂合同（詳細(xì)購(gòu)買計(jì)劃和需求信息）5、履行合同（運(yùn)輸、入庫(kù)驗(yàn)收、支付貨款） 采購(gòu)作業(yè)流程共七十八頁(yè)2022/7/17購(gòu)后反思(fn s)階段2確定(qudng)戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買階段購(gòu)買決策階段221、檢查合同履行情況 （不合格品退貨）2、產(chǎn)、銷對(duì)供貨商的反饋3、采購(gòu)經(jīng)濟(jì)效益總評(píng) 采購(gòu)作業(yè)流程共七十八頁(yè)采購(gòu)(cigu)流程（1）確認(rèn)需求 （2）需求說

8、明（3）選擇供應(yīng)商（4）價(jià)格和采購(gòu)條件的確定（5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨（7）驗(yàn)收 （8）核對(duì)發(fā)票 （9）不符與退貨處理 （10）結(jié)案（11）記錄與檔案維護(hù) 共七十八頁(yè)采購(gòu)(cigu)流程示意圖共七十八頁(yè)采購(gòu)(cigu)作業(yè)流程的七大注意點(diǎn) 采購(gòu)結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購(gòu)數(shù)量、種類、區(qū)域想匹配 先后順序及時(shí)效控制 關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置 權(quán)利、責(zé)任或者任務(wù)的劃分避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復(fù)、與混亂采購(gòu)流程應(yīng)反映集體決策的思想 配合作業(yè)方式的改善共七十八頁(yè)第二節(jié) 采購(gòu)(cigu)手冊(cè)的制定 一、采購(gòu)手冊(cè)的含義 即各種組織在采購(gòu)作業(yè)(zuy)時(shí)內(nèi)部各單位可執(zhí)行的文件。通過采購(gòu)手冊(cè)，促使采購(gòu)活動(dòng)制度化與和合理化，達(dá)到適

9、質(zhì)、適時(shí)、適量、適價(jià)的目標(biāo)。 采購(gòu)手冊(cè)用來闡述政策、步驟、指令和規(guī)定的內(nèi)容。共七十八頁(yè)1、 使采購(gòu)政策、步驟、指令、規(guī)定變得更加簡(jiǎn)單明了。2、 為采購(gòu)與其它部門溝能提供機(jī)會(huì)、使他們能夠建設(shè)性地看待現(xiàn)存的政策和步驟、并在需要的地方對(duì)其進(jìn)行修改。3、 手冊(cè)上的步驟是針對(duì)采購(gòu)所承擔(dān)或管理、控制的業(yè)務(wù)活動(dòng)來制定的、因此能促進(jìn)工作(gngzu)的一致性，從而減少對(duì)日常工作(gngzu)進(jìn)行具體監(jiān)督。4、 手冊(cè)有益于員工培訓(xùn)與訓(xùn)練。5、 手冊(cè)有助于年度審計(jì)。二、采購(gòu)手冊(cè)運(yùn)用(ynyng)書面形式有下列作用共七十八頁(yè)6、 手冊(cè)協(xié)調(diào)了政策和步驟的關(guān)系，并確保采購(gòu)原則與操作一致性和連貫性。7、 它為這種評(píng)詁原則

10、和操作性提供了參考依據(jù)。8、 通過展示高層對(duì)采購(gòu)的重視(zhngsh)，可借此提升采購(gòu)的地位。9、 采購(gòu)的計(jì)算機(jī)化要求有細(xì)致，完整的文件記錄體系，使得采購(gòu)手冊(cè)的編寫和使用變得更為迫切。共七十八頁(yè)（一） 組織機(jī)構(gòu)1、組織機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)圖。2、采購(gòu)部門每個(gè)職位的工作職責(zé)。3、員工應(yīng)該知道行政管理的規(guī)定。（二）政策1、采購(gòu)的目標(biāo)、責(zé)任和采購(gòu)職能的權(quán)力。2、政策中說明的內(nèi)容(nirng)還可以擴(kuò)充到有關(guān)價(jià)格、質(zhì)量等總原則中去。3、采購(gòu)條款和條件。4、與供應(yīng)商的關(guān)系、尤其是有關(guān)禮物、款待和娛樂等方面。三、采購(gòu)手冊(cè)(shuc)的內(nèi)容共七十八頁(yè)5、供應(yīng)商的選擇方法。6、雇員直接采購(gòu)方式。7、向管理層匯報(bào)的制度。

11、（三）步驟1、用文字結(jié)合(jih)圖表來說明采購(gòu)步驟。2、關(guān)于拒收及退貨處理步驟。3、關(guān)于報(bào)廢處理的處理步驟。4、與采購(gòu)及其輔助業(yè)務(wù)有關(guān)的所有有關(guān)文件單證的圖解說明，并附有它們的用途和周詳?shù)奈淖终f明。5、有關(guān)采購(gòu)記錄的查考和保存維護(hù)。共七十八頁(yè)第三節(jié) 采購(gòu)(cigu)業(yè)務(wù)流程改善1傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端2電子化采購(gòu)的含義及流程 3電子化采購(gòu)的主要優(yōu)勢(shì) 4電子化采購(gòu)的策略 5電子化采購(gòu)系統(tǒng) 6政府電子化采購(gòu) 7案例(n l)：惠普的電子化采購(gòu)之道 8本章小結(jié) 9本章思考題 共七十八頁(yè)在現(xiàn)有的企業(yè)管理類教科書中，很少把“采購(gòu)管理”作為獨(dú)立的章節(jié)進(jìn)行詳細(xì)介紹；在企業(yè)管理實(shí)踐中，采購(gòu)工作也普遍被認(rèn)為(rnwi

12、)是難度較小、員工素質(zhì)要求不高的工作，在經(jīng)營(yíng)管理中處于相對(duì)次要的地位。 電子商務(wù)的發(fā)展對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理產(chǎn)生了極為深刻的影響。 共七十八頁(yè)1、傳統(tǒng)(chuntng)采購(gòu)的弊端 11 采購(gòu)成本居高不下 12 采購(gòu)周期冗長(zhǎng) 13 采購(gòu)信息缺乏溝通與共享 14 采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力 15 庫(kù)存積壓和物資短缺并存 16 采購(gòu)范圍受地理局限 17 采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)控(jin kn)困難 18 采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式 共七十八頁(yè)1.1采購(gòu)(cigu)成本居高不下 在一般性的工業(yè)企業(yè)中，物資采購(gòu)的成本占到企業(yè)生產(chǎn)總成本的60以上，從事采購(gòu)工作的員工的數(shù)量和日常支出也極為可觀(kgun)。因此，企業(yè)的采購(gòu)成本水平對(duì)企業(yè)產(chǎn)

13、品的總成本有直接的影響，并進(jìn)而影響企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的盈利水平。共七十八頁(yè)1.2 采購(gòu)(cigu)周期冗長(zhǎng) 傳統(tǒng)的采購(gòu)方式(fngsh)下，企業(yè)采購(gòu)的周期較為冗長(zhǎng)，主要有兩個(gè)原因：一是企業(yè)在采購(gòu)過程中選擇合適的商品及其供應(yīng)商極其不易，如果要到企業(yè)實(shí)地考察，更要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間；二是企業(yè)采購(gòu)是一項(xiàng)跨部門和組織的工作，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有復(fù)雜的處理程序，要保證采購(gòu)的物資按時(shí)到位，必須要求物資使用部門提前較長(zhǎng)時(shí)間申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。共七十八頁(yè)1.3 采購(gòu)(cigu)信息缺乏溝通與共享 由于各業(yè)務(wù)部門“各自為政”，導(dǎo)致采購(gòu)信息在企業(yè)內(nèi)部不能得到及時(shí)順暢的流轉(zhuǎn)，影響采購(gòu)效率的提高。在與外部供應(yīng)商溝通的過程中，

14、采購(gòu)部門一般處于主要地位，生產(chǎn)、研發(fā)部門很少有機(jī)會(huì)與供應(yīng)商直接接觸，對(duì)缺乏經(jīng)驗(yàn)的采購(gòu)人員或有較高技術(shù)要求的采購(gòu)物資來說，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生所采購(gòu)物資與實(shí)際需要不符，既造成資源浪費(fèi)，又可能(knng)耽誤生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常進(jìn)行。 共七十八頁(yè)1.4 采購(gòu)(cigu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力 傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)是建立在大量的紙面文件的基礎(chǔ)之上的，從生產(chǎn)部門采購(gòu)需求的提出、到采購(gòu)部門與供應(yīng)商的各種聯(lián)系、再到交貨及資金的結(jié)算，整個(gè)過程產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)憑證，如領(lǐng)導(dǎo)的批示文件、合同、匯票、收貨單等等，這些單證的制作、填寫、保存牽涉到各部門員工大量的精力，常常會(huì)因某一單據(jù)的錯(cuò)誤或遺漏而影響整個(gè)采購(gòu)工作的進(jìn)行(jnxng)。繁雜的采購(gòu)

15、文檔，加之復(fù)雜的采購(gòu)程序，勢(shì)必導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)的低效率。共七十八頁(yè)1.5 庫(kù)存積壓和物資短缺(dunqu)并存 在消費(fèi)者需求越來越追求多樣化和個(gè)性化的今天，如果有過多的庫(kù)存成品，就必然加大銷售的風(fēng)險(xiǎn)。過高的原材料、零部件的庫(kù)存同樣(tngyng)也會(huì)給企業(yè)增加經(jīng)營(yíng)負(fù)擔(dān)，產(chǎn)生較高的存貨成本，進(jìn)而提高產(chǎn)成品的成本。 共七十八頁(yè)1.6 采購(gòu)范圍受地理(dl)局限 在傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)中，采購(gòu)部門選擇供應(yīng)商很大程度(chngd)上受到地理位置的局限性，一方面，與外地的供應(yīng)商聯(lián)系，差旅費(fèi)用、通訊費(fèi)用都較高，無形中會(huì)增加企業(yè)負(fù)擔(dān)：另一方面，與外地供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系，往往在資信、運(yùn)輸?shù)确矫婕哟箫L(fēng)險(xiǎn)。 共七十八頁(yè)1.

16、7 采購(gòu)環(huán)節(jié)(hunji)監(jiān)控困難 傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)控有很多困難，因?yàn)橛性S多權(quán)力和關(guān)系在采購(gòu)過程中發(fā)揮作用。有的企業(yè)為了(wi le)加大對(duì)采購(gòu)監(jiān)管的力度，建立起一套分級(jí)采購(gòu)審批程序，以防止采購(gòu)費(fèi)用的過度支出以及濫用職權(quán)，但這種審批程序?yàn)楸緛砭偷托Ш唾M(fèi)時(shí)的采購(gòu)工作又增添了新的枷鎖。 共七十八頁(yè)1.8 采購(gòu)招標(biāo)(zho bio)往往流于形式 采購(gòu)招標(biāo)(zho bio)是傳統(tǒng)采購(gòu)模式中比較科學(xué)和有效的采購(gòu)方法，特別是在大額采購(gòu)或貴重物品的采購(gòu)中用得很普遍。但在傳統(tǒng)的采購(gòu)招標(biāo)(zho bio)過程中，真正達(dá)到招標(biāo)(zho bio)目的的采購(gòu)活動(dòng)并不多見，不少流于形式。 共七十八頁(yè)2、電

17、子化采購(gòu)的含義(hny)及流程 電子化采購(gòu)就是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，借助計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)(yw)。 電子化采購(gòu)從采購(gòu)要求的提出、訂單的產(chǎn)生、商品運(yùn)輸以及存貨管理等方面都有了重大的改變。網(wǎng)絡(luò)的介入使采購(gòu)流程得到優(yōu)化，并在降低成本、提高效率、增加采購(gòu)?fù)该鞫鹊确矫娑伎墒共少?gòu)企業(yè)和供應(yīng)商雙方受益，實(shí)現(xiàn)“雙贏”。 共七十八頁(yè) 企業(yè)的電子化采購(gòu)一般是通過應(yīng)用相關(guān)的軟件來實(shí)現(xiàn)的，不同的軟件提供了不同的解決方案。這些解決方案各有其特點(diǎn)，但基本都包括(boku)如下流程：(1)填寫訂購(gòu)單 ；(2)審核訂購(gòu)單；(3)聯(lián)系供應(yīng)商；(4)選擇供應(yīng)商；(5)采購(gòu)結(jié)算。 從上可見，在電子化采購(gòu)的整個(gè)流程中，人工參與因素越

18、來越少，信息的傳遞基本依賴網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，從而保證了采購(gòu)過程的公正、高效，對(duì)克服采購(gòu)過程中的“黑箱操作”十分有效。 共七十八頁(yè)3、電子化采購(gòu)(cigu)的主要優(yōu)勢(shì) 31 顯著降低采購(gòu)(cigu)成本 32 有效提高采購(gòu)效率 34 優(yōu)化采購(gòu)管理 35 保證采購(gòu)質(zhì)量 36 增加交易的透明度 37 加強(qiáng)供求雙方之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系 38 適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展大潮 共七十八頁(yè)3.1 顯著降低(jingd)采購(gòu)成本 據(jù)美國(guó)全國(guó)采購(gòu)管理協(xié)會(huì)稱，使用電子化采購(gòu)系統(tǒng)可以節(jié)省大量成本：采用傳統(tǒng)方式每生成(shn chn)一份訂單所需要的平均費(fèi)用為150美元，使用電子化采購(gòu)可以將這一費(fèi)用降低到30美元。早在數(shù)年前，IBM公司就已

19、開始了由傳統(tǒng)采購(gòu)方式向電子化采購(gòu)方式的轉(zhuǎn)變。電子化采購(gòu)使IBM的運(yùn)營(yíng)成本不斷降低，自1995年以來，平均每年節(jié)約采購(gòu)成本約20億美元。 共七十八頁(yè)3.2 有效提高采購(gòu)(cigu)效率 電子化采購(gòu)使得以前漫長(zhǎng)而艱難的信息收集、認(rèn)證、商務(wù)談判、資金結(jié)算等工作(gngzu)流程大大簡(jiǎn)化，采購(gòu)人員可在很短的時(shí)間內(nèi)得到比以前更廣泛、更全面、更準(zhǔn)確的采購(gòu)資料，采購(gòu)工作的效率必將會(huì)大大提高。 電子化采購(gòu)可使采購(gòu)企業(yè)牢牢把握采購(gòu)的主動(dòng)權(quán)。 共七十八頁(yè)3.4優(yōu)化采購(gòu)(cigu)管理 電子化采購(gòu)對(duì)加強(qiáng)、優(yōu)化企業(yè)的采購(gòu)管理具有重要意義?？梢詮膬煞矫鎭砝斫猓旱谝唬阌趯?duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行集中管理。第二，提高企業(yè)存貨管理水平

20、。 電子化采購(gòu)可以逐漸(zhjin)使企業(yè)從高庫(kù)存生產(chǎn)向低庫(kù)存生產(chǎn)、微庫(kù)存生產(chǎn)過渡，直至實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存生產(chǎn)。 共七十八頁(yè)3.5保證采購(gòu)(cigu)質(zhì)量 電子化采購(gòu)中采購(gòu)商可以在很大范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商，盡可能找到質(zhì)量和價(jià)格最為理想的合作伙伴。 通過電子化采購(gòu)，制造商只要直接登錄到零部件生產(chǎn)廠家的站點(diǎn)，選擇所需要的零部件品種，再在網(wǎng)上或用其他方式支付一定數(shù)量的預(yù)定金，當(dāng)廠家確認(rèn)訂單后，即可為制造商安排貨源，通過物流配送部門或設(shè)在制造商當(dāng)?shù)氐纳a(chǎn)廠家的分支機(jī)構(gòu)送貨上門(sn hu shn mn)，即可使制造商采購(gòu)到“正宗”的零部件，并且價(jià)格更為合理。 共七十八頁(yè)3.6 增加(zngji)交易的透明度在傳統(tǒng)

21、的采購(gòu)活動(dòng)中，交易透明度常常因?yàn)椴少?gòu)信息的不充分受到影響，有的交易是由人為原因造成的“黑箱操作”，不僅給企業(yè)造成損失，也使不少人犯了錯(cuò)誤。電子化采購(gòu)對(duì)提高交易的透明度，減少“黑箱操作”將起到重要的作用。第一，電子化采購(gòu)可提高供應(yīng)商的透明度。 第二，提高采購(gòu)商品的透明度。 第三(d sn)，提高采購(gòu)價(jià)格的透明度。 共七十八頁(yè)3.7加強(qiáng)(jiqing)供求雙方之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系電子化采購(gòu)將大量買方和賣方聚集在一起，形成公平的市場(chǎng)交易價(jià)，供求雙方必須在公平價(jià)格的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)雙方的業(yè)務(wù)(yw)聯(lián)系，以保證雙方共同的利益。 為了降低生產(chǎn)成本，采購(gòu)商會(huì)邀請(qǐng)供應(yīng)商共同設(shè)計(jì)改造生產(chǎn)流程，開展多種形式的技術(shù)合作，幫

22、助企業(yè)提高原材料和零部件的利用率，同時(shí)還會(huì)要求供應(yīng)商在合適的時(shí)間、合適的地點(diǎn)，向采購(gòu)商提供合適數(shù)量和質(zhì)量的物資，使采購(gòu)商做到零庫(kù)存生產(chǎn)。電子化采購(gòu)使供求雙方更好地成為利益共同體。 共七十八頁(yè)3.8 適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展(fzhn)大潮 電子化采購(gòu)相對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)開展?fàn)I銷業(yè)務(wù)來說，投入少，難度(nd)小，而見效十分明顯，并且，通過實(shí)施電子化采購(gòu)對(duì)促進(jìn)企業(yè)全方位實(shí)施電子商務(wù)有重要的意義。電子化采購(gòu)順應(yīng)了電子商務(wù)發(fā)展潮流，對(duì)提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益有很大的促進(jìn)作用。共七十八頁(yè)6.4 電子化采購(gòu)(cigu)系統(tǒng) 41采購(gòu)申請(qǐng)模塊 42采購(gòu)審批(shnp)模塊 43 采購(gòu)管理模塊 共七十八頁(yè)4.1采購(gòu)(c

23、igu)申請(qǐng)模塊 采購(gòu)申請(qǐng)這一模塊主要應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下一些功能：(1)接受生產(chǎn)部門和關(guān)鍵原材料供應(yīng)部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)；(2)接受企業(yè)ERP系統(tǒng)自動(dòng)提交的原材料采購(gòu)申請(qǐng)；(3)接受管理人員、后勤(huqn)服務(wù)人員提出的采購(gòu)低值易耗品、電腦軟硬件或服務(wù)方面的申請(qǐng)等。共七十八頁(yè)4.2采購(gòu)審批(shnp)模塊采購(gòu)審批模塊應(yīng)主要完成以下功能：(1)系統(tǒng)能根據(jù)預(yù)設(shè)的審批規(guī)則自動(dòng)審核并批準(zhǔn)所接收到的各種( zhn)申請(qǐng)。 (2)對(duì)接收到的采購(gòu)低值易耗品的申請(qǐng)，直接向倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)檢查庫(kù)存，如庫(kù)存已有，立即通知申請(qǐng)者領(lǐng)用，如庫(kù)存沒有，用E-mail通知申請(qǐng)者：申請(qǐng)已批準(zhǔn)，正在采購(gòu)中。 (3)對(duì)于被自動(dòng)審批未獲通過的

24、申請(qǐng) ，立即通知或郵件通知申請(qǐng)者：申請(qǐng)由于何種原因未獲批準(zhǔn)，請(qǐng)修改申請(qǐng)或重新申請(qǐng)。 共七十八頁(yè)(4)通過自動(dòng)審批無法確定是否(sh fu)批準(zhǔn)或否決的申請(qǐng)，郵件通知申請(qǐng)者的主管領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)登錄采購(gòu)系統(tǒng)，審批申請(qǐng)。(5)對(duì)于已通過的采購(gòu)申請(qǐng)，郵件通知申請(qǐng)者，并提交給采購(gòu)管理模塊。 共七十八頁(yè)4.3 采購(gòu)(cigu)管理模塊 采購(gòu)管理模塊的主要功能有：(1)接受采購(gòu)管理部門制訂年度或月份采購(gòu)計(jì)劃，制訂供應(yīng)商評(píng)估等業(yè)務(wù)規(guī)則。(2)對(duì)所接受的采購(gòu)申請(qǐng)，依據(jù)設(shè)定規(guī)則確定是立即采購(gòu)或是累積(lij)批量采購(gòu)。(3)對(duì)已生成的訂單，依據(jù)設(shè)定規(guī)則決定是立即發(fā)給供應(yīng)商，或者是留待采購(gòu)管理部門再次審核修改。共七十

25、八頁(yè)(4)所有訂單，依據(jù)預(yù)設(shè)的發(fā)送途徑向供應(yīng)商發(fā)出。(5)自動(dòng)接受供應(yīng)商或承運(yùn)商提交的產(chǎn)品運(yùn)輸信息和到貨信息。(6)訂購(gòu)產(chǎn)品入庫(kù)或服務(wù)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)郵件通知或采購(gòu)管理部門電話(dinhu)通知申請(qǐng)者申請(qǐng)已執(zhí)行完畢。共七十八頁(yè)(7)訂購(gòu)物資入庫(kù)或服務(wù)完成后，系統(tǒng)(xtng)自動(dòng)生成憑證向財(cái)務(wù)管理部門提交有關(guān)單據(jù)。 (8)依據(jù)設(shè)定規(guī)則，系統(tǒng)在發(fā)出訂單時(shí)或者產(chǎn)品驗(yàn)收入庫(kù)后，自動(dòng)向供應(yīng)商付款，或者采購(gòu)管理部門依據(jù)有關(guān)收貨單據(jù)人工通知財(cái)務(wù)部門對(duì)供應(yīng)商付款。共七十八頁(yè)5、電子化采購(gòu)(cigu)策略 51 逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)(qy)內(nèi)部的信息化 52 設(shè)計(jì)開發(fā)符合企業(yè)自身特點(diǎn)的電子化采購(gòu)軟件 53 加強(qiáng)采購(gòu)管理

26、人員培訓(xùn) 54 堅(jiān)定不移地推進(jìn)電子化采購(gòu)的實(shí)施 共七十八頁(yè)5.1 逐步(zhb)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息化加快企業(yè)內(nèi)部信息化建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急(dng w zh j)，通過建設(shè)企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)用ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)管理系統(tǒng)，把企業(yè)進(jìn)貨、銷貨、存貨、生產(chǎn)以及財(cái)務(wù)、計(jì)劃等各個(gè)環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡(luò)連接起來，再把網(wǎng)絡(luò)延伸到企業(yè)外部，與電子化采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)接，這樣才能成為電子化采購(gòu)的真正受益者。 共七十八頁(yè)5.2 設(shè)計(jì)(shj)開發(fā)符合企業(yè)自身特點(diǎn)的電子化采購(gòu)軟件企業(yè)開展電子化采購(gòu)，要求把采購(gòu)請(qǐng)求形成、請(qǐng)購(gòu)單填寫、采購(gòu)審批、訂單下達(dá)等各項(xiàng)采購(gòu)工作都可通過網(wǎng)絡(luò)并借助計(jì)算機(jī)軟件來實(shí)現(xiàn)。因此，電子化采購(gòu)軟件的作用顯得十分重要。

27、 當(dāng)然(dngrn)，除購(gòu)成品軟件外，企業(yè)也可委托軟件公司或企業(yè)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員專門開發(fā)，真正設(shè)計(jì)出符合企業(yè)需要的采購(gòu)軟件，為企業(yè)更好地開展采購(gòu)業(yè)務(wù)服務(wù)。 共七十八頁(yè)5.3 加強(qiáng)(jiqing)采購(gòu)管理人員培訓(xùn) 電子化采購(gòu)的有效實(shí)施離不開高素質(zhì)的管理人員，他們應(yīng)掌握專業(yè)的采購(gòu)管理知識(shí)，同時(shí)還必須有較高的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的知識(shí)，懂得電子商務(wù)的運(yùn)作，能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)這一先進(jìn)工具為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)。這樣的人才，在國(guó)內(nèi)的傳統(tǒng)企業(yè)中是十分缺乏的。因此，加強(qiáng)(jiqing)人員培訓(xùn)，提高現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。 共七十八頁(yè)5.4 堅(jiān)定不移地推進(jìn)電子化采購(gòu)(cigu)的實(shí)施 電子化采購(gòu)作

28、為企業(yè)電子商務(wù)發(fā)展的基本應(yīng)用，是企業(yè)電子商務(wù)實(shí)施的重要組成部分，也是對(duì)傳統(tǒng)采購(gòu)方式的一次革命。 作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和采購(gòu)管理人員，必須認(rèn)清電子化采購(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)到其在降低成本、提高效率，進(jìn)而提升(tshng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力中的重要作用，堅(jiān)定不移地推動(dòng)企業(yè)電子化采購(gòu)的實(shí)施。 共七十八頁(yè)6、政府(zhngf)電子化采購(gòu)61政府電子化采購(gòu)(cigu)的戰(zhàn)略意義 62 政府電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成 共七十八頁(yè)6.1政府(zhngf)電子化采購(gòu)的戰(zhàn)略意義 實(shí)行政府電子化采購(gòu)(cigu)對(duì)規(guī)范政府行為、促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展意義十分重大。 1節(jié)約政府開支，提高采購(gòu)效率2.推動(dòng)企業(yè)電子商務(wù)實(shí)施，促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展 3加快

29、政府信息化進(jìn)程，加快電子政務(wù)進(jìn)程 4規(guī)范政府采購(gòu)行為，密切政府與企業(yè)的交流和溝通 共七十八頁(yè)6.2 政府(zhngf)電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成 我們以政府電子化采購(gòu)較為成功的珠海市政府采購(gòu)中心的電子化采購(gòu)系統(tǒng)為例，分析(fnx)電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成。珠海市政府采購(gòu)中心的電子化采購(gòu)系統(tǒng)由以下四個(gè)分系統(tǒng)組成：1采購(gòu)中心內(nèi)部OA系統(tǒng)2銀行卡管理系統(tǒng) 3電子化采購(gòu)招投標(biāo)系統(tǒng) 4政府采購(gòu)網(wǎng)站系統(tǒng) 共七十八頁(yè)7 案例(n l)：惠普的電子化采購(gòu)之道 位于美國(guó)加利福尼亞外的帕羅阿爾托 惠普公司歷來都是商務(wù)史上的革新者。他們有種離經(jīng)叛道的典型做法，就是成立許多完全獨(dú)立的子公司，并讓它們?nèi)我庾鏊鼈兿胱龅氖?只要其針

30、對(duì)總公司的主導(dǎo)產(chǎn)品設(shè)計(jì)出來的附屬產(chǎn)品能夠在市場(chǎng)上賣得出去并賺到錢就行了)。這種做法使得惠普公司極迅速地發(fā)展，幾十年來一直在他們所處的領(lǐng)域內(nèi)獨(dú)領(lǐng)風(fēng)騷，其他的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手們遠(yuǎn)遠(yuǎn)拋在后面。不過近幾年來，惠普的發(fā)展速度有所減緩，似乎開始在人們暗示：廉頗老矣。 惠普公司“分而治之”的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的確有其隱含的不利因素，其中較明顯的一點(diǎn)就是于各部門分頭采購(gòu)(cigu)，使得他們進(jìn)來的辦公設(shè)備、文具用品以及各項(xiàng)服務(wù)都是驚人共七十八頁(yè) 地昂貴，此公司每年在這些項(xiàng)目上的開銷都是一個(gè)天文數(shù)字。到1999年底，惠普花在這些項(xiàng)目上總金額就高達(dá)20億美元。 惠普對(duì)這個(gè)問題早有察覺，并于1998年進(jìn)行過調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，自己公司的

31、集團(tuán)購(gòu)買為過于分散，過于隨便，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與控制(kngzh)?！霸S多雇員自己跑到附近的一家電腦與公用品商店去隨意采購(gòu)東西拿回來報(bào)銷，而不是到與我們有供應(yīng)協(xié)議的供貨商那里去采購(gòu)，這樣做的結(jié)果當(dāng)然是要多花很多冤枉錢。”公司前采購(gòu)主任說。 共七十八頁(yè) 因此惠普公司立即著手探討建立一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的采購(gòu)系統(tǒng)，旨在促使總數(shù)為84000多的普員工隊(duì)伍全都從指定的供應(yīng)商那里取得諸如鉛筆、臺(tái)歷和電腦這樣的辦公用品，鏟除“闊少爺買東西”的陋習(xí)，全面實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的決策與實(shí)施過程無紙化。作為這個(gè)(zh ge)過程的一個(gè)副產(chǎn)品，惠普得以對(duì)他們龐大的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中的十萬個(gè)供貨點(diǎn)進(jìn)行篩選，只留下最可靠最效的能夠進(jìn)行網(wǎng)上交易的

32、少數(shù)大型供應(yīng)商。 在各種各樣的軟件選擇方案中，公司的電子采購(gòu)組最終選定了Ariba采購(gòu)系統(tǒng)，并于1999年9月正式啟動(dòng)。在4個(gè)多月的試運(yùn)行時(shí)間里，這套系統(tǒng)先后接待了一百多個(gè)用戶。運(yùn)行的結(jié)果使惠普官員們確信：Ariba網(wǎng)上采購(gòu)方案將能夠讓公司每年在MRO維護(hù) 、修理與運(yùn)行項(xiàng)目上的支出減少6000萬到1億美元。共七十八頁(yè) 事實(shí)上，效果比原先估計(jì)的更好。在惠普實(shí)行采購(gòu)電子化的過程中，發(fā)生了一件很有意思的事情。盡管公司對(duì)試運(yùn)行的結(jié)果十分滿意，但他們實(shí)際上并不想親自駕馭這只龐然大物。照公司的慣常做法，電子采購(gòu)組從總公司剝離了出來，成立了一個(gè)完全獨(dú)立的贏利性的商服務(wù)公司。商業(yè)服務(wù)領(lǐng)域正好是目前方興未艾的一

33、個(gè)全新的BSP概念，而專業(yè)化的電子采購(gòu)又是這個(gè)領(lǐng)域中填補(bǔ)空白的一種服務(wù)項(xiàng)目。電子商務(wù)的業(yè)內(nèi)分析家對(duì)此都極為關(guān)注,認(rèn)為它將在未來幾年內(nèi)得到無比迅速的發(fā)展。 最早關(guān)于電子化采購(gòu)的想法是由買主來管理其采購(gòu)網(wǎng)站(wn zhn)，吸引供應(yīng)商到自己的站點(diǎn)上來，但真正實(shí)行起來共七十八頁(yè) 卻往往很難，因?yàn)樵S多供應(yīng)商沒有自己的網(wǎng)上產(chǎn)品目錄，或者根本就不想?yún)⒓淤I主的站點(diǎn)。因此，一個(gè)獨(dú)立的公開對(duì)外服務(wù)的專業(yè)采購(gòu)網(wǎng)站就更有可能把賣主與買主拉到一起?，F(xiàn)在惠普的員工需要買什么東西都上Alliente的網(wǎng)站去訂購(gòu)，而不是在公司自己的內(nèi)部網(wǎng)尋找自己的采購(gòu)部。網(wǎng)站對(duì)所有的交易都有詳細(xì)的記錄，以方便日后的維修與保養(yǎng)。總資產(chǎn)達(dá)四百七十億美元的惠普公司從此能夠(nnggu)與其一百個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行更加快捷的交易與聯(lián)系。過去需要共七十八頁(yè) 兩個(gè)星期的采購(gòu)過程，現(xiàn)在(xinzi)只需要不到兩天就可以完成了。對(duì)于供應(yīng)商來說，過去所有的開票、調(diào)貨和信用卡問題需要占用60的工作時(shí)間，而現(xiàn)在這些時(shí)間僅僅占30左右。將來有一天，惠普的員工都不必為購(gòu)買紙張或打印墨盒而操心，因?yàn)橄到y(tǒng)能夠自動(dòng)算出某臺(tái)打印機(jī)需要換墨盒的時(shí)間并及時(shí)提醒他們。 共七十八頁(yè)