檔案管理示例-石家莊物業(yè)公司

1、 物業(yè)(w y)檔案管理共二十四頁(yè)培訓(xùn)(pixn)提綱第一部分：檔案管理的目的第二部分：檔案室設(shè)置(shzh)要求第三部分：各類(lèi)檔案的建立第四部分：檔案許可、保密、保存、銷(xiāo)毀共二十四頁(yè)第一(dy)部分：檔案管理的目的1、規(guī)范檔案(dng n)編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管和借閱工作2、規(guī)范檔案管理是實(shí)現(xiàn)物業(yè)信息化服務(wù)的奠基石3、檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是物業(yè)服務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的具體體現(xiàn)4、創(chuàng)市優(yōu)、省優(yōu)、國(guó)家示范工作亮點(diǎn)展示迫切要求共二十四頁(yè)第二部分：檔案室設(shè)置(shzh)要求一、檔案室選址 1、檔案室最好安排在二樓以上的樓層，如果無(wú)法滿(mǎn)足，則地面(dmin)高度應(yīng)選比首層基準(zhǔn)地面(dmin)600mm以

2、上空間。 2、檔案室不宜設(shè)在有給排水管、雨水管、消防栓等設(shè)施的室內(nèi)，應(yīng)設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近。共二十四頁(yè)第二(d r)部分：檔案室設(shè)置要求二、檔案室門(mén)、標(biāo)識(shí)設(shè)置 1、一般室門(mén)高2m，寬1m，特殊館室可加高，加寬門(mén)。要求門(mén)采用防火防盜門(mén)，窗戶(hù)(chung hu)加防盜窗、必須加防塵橡膠條密封，窗戶(hù)(chung hu)建議裝雙層玻璃并嚴(yán)格密封。 2、防盜門(mén)上框距下方30設(shè)置醒目的檔案室標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)牌防盜門(mén)共二十四頁(yè)第二部分(b fen)：檔案室設(shè)置要求三、消防設(shè)施、衛(wèi)生潔具配備要求 1、室內(nèi)明顯位置配置滅火器2個(gè)、并張貼使用方法標(biāo)識(shí)牌。 2、配備必要清潔工具、定期打掃(dso)室內(nèi)

3、衛(wèi)生保持室內(nèi)潔凈度。 滅火器及使用說(shuō)明清潔工具共二十四頁(yè)第二(d r)部分：檔案室設(shè)置要求四、室內(nèi)防潮、防蛀蟲(chóng)要求 1、不論氣候條件如何，有條件的情況下均應(yīng)設(shè)置長(zhǎng)年的溫控裝置，溫濕度范圍采暖期夏季：溫度 1424；相對(duì)濕度45%60% 。注意溫、濕度的測(cè)量點(diǎn)，是指在距地板以上1.5m和距書(shū)架柜前0.4m處測(cè)量的數(shù)值。 2、對(duì)于干燥的地區(qū)可采用加濕機(jī)，定期用濕拖把布拖地板來(lái)保證環(huán)境濕度。 3、濕度過(guò)大的地區(qū)，如南方(nnfng)地區(qū)可采用抽濕機(jī)。 4、檔案庫(kù)不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時(shí)，應(yīng)采取有效措施，嚴(yán)防漏水、漏汽，且采暖系統(tǒng)不應(yīng)有過(guò)熱現(xiàn)象。 5、室內(nèi)應(yīng)避免真菌、霉菌等微生物的

4、繁殖，防止嚙齒類(lèi)動(dòng)物（如老鼠等）的存在。管道通過(guò)墻壁或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實(shí)，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施，底層地面應(yīng)采用堅(jiān)實(shí)地坪。共二十四頁(yè)第二部分(b fen)：檔案室設(shè)置要求五、檔案柜配置及選材(xun ci)要求1、10以下項(xiàng)目可配置檔案室面積25-30；室內(nèi)檔案柜采用單個(gè)文件柜組成，建議采用洛陽(yáng)永威YW-39型通玻對(duì)開(kāi)柜、YW-60立式檔案柜。（單獨(dú)使用） 存放運(yùn)作檔案樣柜存放業(yè)主檔案樣柜石家莊公司實(shí)例共二十四頁(yè)第二部分(b fen)：檔案室設(shè)置要求五、檔案柜配置及選材要求2、10-30以下項(xiàng)目可配置檔案室面積30-50；室內(nèi)檔案柜采用多個(gè)文件柜并列組成，建議采用洛陽(yáng)(lu

5、 yn)永威YW-39型通玻對(duì)開(kāi)柜、YW-12對(duì)開(kāi)門(mén)柜。（采用以下柜子組合） 多組合存放檔案樣柜石家莊公司多組合文件柜實(shí)例共二十四頁(yè)第二(d r)部分：檔案室設(shè)置要求五、檔案柜配置及選材要求1、30以下項(xiàng)目(xingm)可配置檔案室面積50-100；室內(nèi)檔案柜采用定制密集架柜組成，建議采用洛陽(yáng)永威YW-M-60密集架。 密集柜樣板柜石家莊公司密集柜實(shí)例共二十四頁(yè)第三(d sn)部分：各類(lèi)檔案的建立一、檔案目錄建立要求 1、檔案目錄分類(lèi) 檔案目錄分為三級(jí)目錄：分別為一級(jí)目錄（總目錄索引）、二級(jí)目錄、三級(jí)目錄；通過(guò)日常管理實(shí)操，實(shí)施分目錄分級(jí)管理非常(fichng)方便各類(lèi)檔案的查找。 一級(jí)目錄明

6、細(xì)演示如下：檔案臺(tái)賬一級(jí)目錄索引檔案總目錄總目錄明細(xì)共二十四頁(yè)第三部分：各類(lèi)檔案(dng n)的建立一、檔案目錄建立要求 1、檔案目錄分類(lèi) 二級(jí)目錄演示(ynsh)如下： 檔案柜內(nèi)桌牌二級(jí)目錄共二十四頁(yè)第三(d sn)部分：各類(lèi)檔案的建立一、檔案目錄(ml)建立要求 1、檔案目錄分類(lèi) 三級(jí)目錄演示如下： 檔案盒內(nèi)三級(jí)目錄共二十四頁(yè)第三(d sn)部分：各類(lèi)檔案的建立二、檔案編號(hào)及目錄要求 公司、物業(yè)服務(wù)中心編號(hào)：1、物業(yè)服務(wù)公司 編號(hào)為： （公司英文縮寫(xiě)）2、物業(yè)服務(wù)中心 編號(hào)為： （物業(yè)服務(wù)中心英文縮寫(xiě)） 部門(mén)編號(hào)1、 行政(xngzhng)、人事部 編號(hào)為：XZ2、 客服部 編號(hào)為：KF3

7、、 秩序維護(hù)部 編號(hào)為：ZX4、 維修部 編號(hào)為：WX5、 環(huán)境部 編號(hào)為：HJ 共二十四頁(yè)第三部分：各類(lèi)檔案(dng n)的建立二、檔案編號(hào)(bin ho)及目錄要求 檔案號(hào)為：采用年月份編號(hào)+檔案序號(hào)，200605001、200605002 檔案編號(hào)舉例 （物業(yè)公司編號(hào)）- （物業(yè)服務(wù)中心編號(hào)）- （部門(mén)編號(hào)）- （類(lèi)別編號(hào)）- （檔案序號(hào)）石家莊物業(yè)公司編號(hào)為：SJZWY石家莊阿爾卡迪亞榮景園物業(yè)服務(wù)中心編號(hào)為：SJZAKRJY編號(hào)圖例一編號(hào)圖例二共二十四頁(yè)第三部分：各類(lèi)檔案(dng n)的建立三、檔案封皮(fngp)要求 為規(guī)范各部門(mén)檔案存檔，做到各部門(mén)運(yùn)作檔案封皮統(tǒng)一整齊、醒目，對(duì)部

8、門(mén)各類(lèi)檔案封皮進(jìn)行了優(yōu)化規(guī)整。設(shè)計(jì)有整理人、移交人、接收人、檔案接收時(shí)間、檔案數(shù)量等，便于查詢(xún)。 封皮示例如下： 共二十四頁(yè)第三(d sn)部分：各類(lèi)檔案的建立四、檔案裝訂要求 為使檔案裝訂統(tǒng)一整齊、醒目，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，要求裝訂檔案按照?qǐng)D示執(zhí)行(zhxng)。 裝訂示例如下： 裝訂過(guò)程裝訂完成效果共二十四頁(yè)第三部分(b fen)：各類(lèi)檔案的建立五、檔案柜擺放順序要求 根據(jù)檔案(dng n)目錄索引排序，對(duì)檔案(dng n)室內(nèi)各專(zhuān)業(yè)組文件柜按順序擺放。 示例如下： 目錄索引排序柜子編號(hào)擺放順序效果圖共二十四頁(yè)第四部分：檔案(dng n)許可保密保存銷(xiāo)毀一、檔案管理職責(zé)與制度上墻 職責(zé)： 1、

9、物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理審批檔案的借閱及銷(xiāo)毀清單。 2、行政負(fù)責(zé)人監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作(gngzu)。 3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。 制度上墻： 明顯位置懸掛共二十四頁(yè)第四部分(b fen)：檔案許可保密銷(xiāo)毀二、檔案管理許可要求 物業(yè)公司總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。 物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理（經(jīng)理助理）可查閱所負(fù)責(zé)物業(yè)服務(wù)中心的工作檔案。 部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。 查閱/借閱/復(fù)制(fzh)人需到檔案室在文件查閱/借閱/復(fù)制(fzh)登記表中登記。 文件查借閱登記表明顯位置懸掛借閱審批表共二十四頁(yè)第四部分：檔案許可保密(bo m)保存銷(xiāo)毀三、檔案秘級(jí)要求 檔案

10、的秘級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通。1、絕密檔案包括：合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案。2、機(jī)密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、重要的會(huì)議記錄、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其它屬機(jī)密的檔案。3、普通檔案包括：設(shè)備檔案，如運(yùn)行維修記錄；工程檔案，如工程圖紙；計(jì)劃(jhu)總結(jié)、通知、通報(bào)等普通性文件及其它不屬于絕密和機(jī)密的檔案。 絕密合同機(jī)密會(huì)議紀(jì)要普通通報(bào)共二十四頁(yè)第四部分：檔案許可(xk)保密保存銷(xiāo)毀四、檔案保存要求 1、檔案的保管期限分為永久保存、定期保存（壹、貳、叁年期）兩種。2、各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(guchng)，對(duì)檔案的

11、保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。3、保存要做到便于查閱、保證檔案的安全、防止檔案的損壞。印章示例共二十四頁(yè)第四部分：檔案(dng n)許可保密保存銷(xiāo)毀五、檔案(dng n)銷(xiāo)毀程序 1、超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限（詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程），每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單，報(bào)行政負(fù)責(zé)人審核；審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理審批。 2、物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理審批同意后，由行政負(fù)責(zé)人指定二人監(jiān)銷(xiāo)人員（檔案管理員、行政人事文員）將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。 3、監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。 銷(xiāo)毀清單目錄銷(xiāo)毀清單明細(xì)共二十四頁(yè)內(nèi)容摘要物業(yè)檔案管理。三、消防設(shè)施、衛(wèi)生潔具配備要求。1、室內(nèi)明顯位置配置滅火器2個(gè)、并張貼使用方法標(biāo)識(shí)牌。四、室內(nèi)防潮、防蛀蟲(chóng)要求。3、濕度過(guò)大的地區(qū)，如南方(nnfng)地區(qū)可采用抽濕機(jī)。4、檔案庫(kù)不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。2、10-30以下項(xiàng)目可配