會議主持及記錄技巧（31頁)ppt課件

1、會議主持及記錄技巧1 為什么要開會及會議本錢2 開會前/中/后的要點3 議程設(shè)計及勝利的會議要點4 與會的規(guī)那么5 如何開會6 傾聽/記錄/主持技巧7 會議中的問題目錄.開會讓他小組面對面溝通眾多訊息一次交流交融意見凝聚共識分派任務(wù)，公平合理但開會也讓他任務(wù)時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班特殊問題還是個別溝通沒有產(chǎn)能他人發(fā)言比本人開口多Delay重要任務(wù)或客戶為什么要開會？.清點他的會議本錢算算看，他一周內(nèi)總共：開了幾個會？為會議花掉多少時間？由于開會達成幾項共識？由于開會完成幾個結(jié)論？由于開會加了多久的班？由于開會失去多少關(guān)鍵時辰？由于開會Delay多少任務(wù)？.開會前 6 項預(yù)備開會前的

2、重要步驟有哪些？1. 先決議會議希望達成的結(jié)果2. 想想會議能否有必要召開3. 約請適當(dāng)?shù)娜顺鱿?. 預(yù)備背景資料5. 設(shè)定會議綱領(lǐng)及時間表6. 預(yù)先想象能夠的沖突.開會中 3 大失敗開會時要抑制哪些情況？1.一進會場士氣散漫，沒有參與感2. 偏離主題3. 點子干枯，鴉雀無聲.開會后 3 項追蹤開會終了時要回想哪些重點？1. 行開工程2. 決議3. 開放議題.由重要到不重要會議開場時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。由不鋒利到鋒利將鋒利議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸鋒利議題,使氣氛不為難。由容易到困難讓大家漸漸融入會議進展的節(jié)拍,不要開場就接觸未熟習(xí)的會議呵斥波折感。

3、議 程 設(shè) 計.有效借著團隊的集思廣益,處理個人無法完成或突破的問題,有效到達會議目的。調(diào)和營造調(diào)和的氣氛,使成員對團隊有平安感、信任感、認同感,展露個人才干。參與參與的人用心關(guān)注,才干讓會議得到健全開展。效率當(dāng)一個會議勝利的要素具備后,能在預(yù)定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。勝利的會議.與 會 規(guī) 那么要守時,堅持究竟要做事前預(yù)備針對主題自動發(fā)發(fā)言,簡短扼要對事不對人,不做人身功擊予以真誠的一定及贊譽傾聽他人發(fā)言用積極的話替代消極發(fā)言以探詢、謙虛替代客觀結(jié)論.主持人會議內(nèi)容中一系列事件,數(shù)據(jù)要以現(xiàn)實為根據(jù),不得帶客觀猜測.與會者提問或者援用一些事件或數(shù)據(jù)亦必需以現(xiàn)實為根據(jù),不能憑覺得.與 會

4、規(guī) 那么覺得與現(xiàn)實覺得即對事物客觀的意念,其中包含個人的價值判別,因此覺得的產(chǎn)生往往因人而異?，F(xiàn)實即有詳細、明確的訊息陳說,與實踐所發(fā)生的事件相符。.覺得與現(xiàn)實演練昨日九點過后,G珠寶店里有一位商人正在拾掇店面,一位客人出現(xiàn)并要求鑒賞貨品,店主翻開玻璃櫥窗,櫥窗內(nèi)的東西被人抓起,忽然有個男人迅速跑出店外,忽然間警鈴大響保安人員迅速趕至現(xiàn)場。.判 斷 問 題以下問題他以為是現(xiàn)實或覺得?1.店主正在拾掇店面時,有一個男人出現(xiàn)。2.那個男人是匪徒。3.此事件發(fā)生于昨晚九點過后。4.翻開櫥窗的男人是店主。5.櫥窗內(nèi)的珠寶是迅速跑出店外的男人抓走了6.要求鑒賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。7.櫥

5、窗內(nèi)有金飾,且有許多貴重的寶石。8.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。.問 題 答 案1.客人未指明是男女 ?2.沒有明確的線索顯示是匪徒。 ?3. 未指明是白天九點還是晚上九點 ?4.沒有明確提出店主的性別 ?5.沒有指明是跑出店外的男人抓取櫥窗內(nèi)的物品?6.沒有指明是要求鑒賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的物品迅速逃走 ?7.只說有寶石,沒有指明是金飾 ?8.沒有明確的數(shù)字或闡明顯示參與的人數(shù) ?分清什么是現(xiàn)實,什么是覺得了嗎?.獨占發(fā)言防止冗長的發(fā)言,占用大家交流意見的時間?；鸨俗右馨菟说陌l(fā)言,不可心情化與他人發(fā)生沖突。優(yōu)柔寡斷要思緒明晰,對決議事項要果斷、明確。參與沖突應(yīng)站在中

6、立的立場來化解沖突。操控議程應(yīng)按照流程引導(dǎo)會議的進展,不可一人操控整個會議的議程。會議主持本卷須知.背景:除了會議召開的背景,也可讓與會人員自我引見,并闡明對會議的等待,以促進與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程:會議中欲討論之事項及其先后順序和預(yù)估時間。會議等待如 何 開 場.如 何 總 結(jié)宣達決議鼓勵動機評價目的達成過程回想懸念事項.如何讓大家情愿發(fā)言塑造會議歡樂、調(diào)和的氣氛。建立包容、平安的討論環(huán)境。堅持客觀,對事不對人。不以言立人,不以言廢人。設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。自動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言時機,且予以正向的一定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。.如 何 發(fā)

7、言積極的發(fā)言明確的發(fā)言尊重的發(fā)言坦承的發(fā)言客觀的發(fā)言針對主題 如何 發(fā)言.如何開會舉例開會前:1.首先要非常明確本人的開會意圖,把包商喊過來開會,究竟是為了什么?(處理資料的質(zhì)量問題,資料或設(shè)備供貨延誤,資料或設(shè)備某項功能不全又或是工程施工DELAY,勞開工人人數(shù)缺乏,效率底下,施工質(zhì)量出現(xiàn)問題)2.從實踐出發(fā),本人腦袋里先想一個真實可行并且合理的整改方案,預(yù)備開會向包商交底.3.事先預(yù)設(shè)包商的推脫方法,找到駁斥對方的數(shù)據(jù).實例或其他現(xiàn)實,以免開會的時候處于被動 這樣就確定了會議的內(nèi)容和他的會議等待工程師對包商會議.開會中:1.首先提出開會前想好的問題,然后讓包商提出處理問題的方案2.必需求讓

8、包商先陳說處理方案,當(dāng)包商的方案優(yōu)于本人的等待或本人開會前就想好的等待結(jié)果時,問題容易處理,假設(shè)包商處理問題的方案與本人的等待有出入時,待包商陳說終了后,擺出本人的立場,然后開場一一駁斥包商方案中的不可行之處,使本人處于自動.3.包商往往會繼續(xù)和他爭論,說本人有某方面的困難,達不到他的等待,能否某方面可以讓亞翔作出一定的退讓;此時工程師要思索實踐現(xiàn)場需求,按奈住心情,某些方面不能退讓的堅決不退讓,假設(shè)因此確定不了會議結(jié)果,工程師可向工程經(jīng)理反映此情況,假設(shè)本人能掌握施工進度及質(zhì)量,可相應(yīng)的退讓,以便得到達成一致的會議記錄.4.會議記錄上必需闡明,如后續(xù)工程未按會議記錄執(zhí)行,亞翔將采取何種措施,

9、以此來約束包商 這樣就有了決議或執(zhí)行的規(guī)范 如何開會舉例工程師對包商會議.傾聽的技巧凝視對方不中途打斷訊問不明之處適當(dāng)歸納不恣意流露心情如何傾聽.記錄的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主詞、動詞、描畫詞明確數(shù)字運用key word列點闡明:可了解發(fā)言重點,歸納出主題方向一言以蔽之.主持人的任務(wù)發(fā)言的促動:讓大家想發(fā)言,并說出想表達的意見。任務(wù)分配的促動:鼓勵大家自動認領(lǐng)任務(wù),掌握勝利的時機。創(chuàng)意的促動:提出一些其它工程或人的優(yōu)點,激發(fā)大家的創(chuàng)意,將他人的優(yōu)點用于我們。問題的促動:主持人應(yīng)提出一些問題讓與會人員了解問題的情況。感情

10、的促動:主持人除了要讓與會者領(lǐng)會到他的關(guān)懷、感恩、自責(zé)、包容、一定外,還要讓與會者自動自發(fā)發(fā)明調(diào)和的氣氛.會議中的問題人身攻擊對策:對雙方進展安撫重申議事規(guī)那么重提主題進展討論問題.離題對策:兜一圈切回主題給予一定再切斷話題將離題的議題留置最后再做討論。請他做歸納或替他做歸納。事先請將規(guī)那么講清楚發(fā)言限定時間會議中的問題.爭議不下對策:暫停會議休會20分鐘以上。參與第三者的意見將雙方意見列表比較。進展不記名投票。重整雙方意見提出新的方案。重申共同利益。會議中的問題.埋怨對策:同情其不滿的心情。歸納其不滿的緣由。尋求處理的方法。上級指點員發(fā)言過于投入對策:裝傻發(fā)問重新提出問題幽默有技巧的提示長官。會議中的問題.短話長說對策:適時的制止發(fā)言。清其詳細的想法。時間缺乏對策:選擇重要的議題進展討論。限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)限制發(fā)言時間。會議中的問題會議中的問題.爭功諉過對策:主席應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)