深圳天音通信有限公司文檔管理流程圖

1、11/15文檔管理流程XX天音通信分銷信息系統(tǒng)編寫人員:AMT咨詢項(xiàng)目組文檔編碼:天音/0001文檔版本:1.0Title, Subject, Last Updated Date, Reference Number, andVersion are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change any of these values, be careful not to accidentally delet

2、e the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools-OptionsView and checking the Bookmarks option in the Show region.批準(zhǔn)人員:To add additional approval lines, Press Tab from the last cell in the table above.You can delete any elements of this cover page that you do not need for your docum

3、ent. For example, Copy Number is only required if this is a controlled document and you need to track each copy that you distribute.文檔控制修改記錄日期編寫人員版本備注審閱記錄審閱人員審閱日期備注分發(fā)記錄序號分發(fā)至備注項(xiàng)目資料庫The copy numbers referenced above should be written into the Copy Number space on the cover of each distributed copy. If

4、 the document is not controlled, you can delete this table and the Copy Number label from the cover page.按照項(xiàng)目文檔管理流程的要求，文檔接收者請注意：如果您收到本文檔的電子版，請打印本頁并在相應(yīng)的欄目中簽字。如果您收到本文檔的原件，請直接在相關(guān)欄目中簽字。目錄 TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc13712784文檔控制 PAGEREF _Toc13712784 h iiHYPERLINK l _Toc13712785修改記錄 PAGEREF _Toc1371278

5、5 h iiHYPERLINK l _Toc13712786審閱記錄 PAGEREF _Toc13712786 h iiHYPERLINK l _Toc13712787分發(fā)記錄 PAGEREF _Toc13712787 h iiHYPERLINK l _Toc13712788文檔概述 PAGEREF _Toc13712788 h 4HYPERLINK l _Toc13712789目的 PAGEREF _Toc13712789 h 4HYPERLINK l _Toc13712790適用范圍 PAGEREF _Toc13712790 h 4HYPERLINK l _Toc13712791相關(guān)文檔

6、PAGEREF _Toc13712791 h 4HYPERLINK l _Toc13712792項(xiàng)目資料庫 PAGEREF _Toc13712792 h 5HYPERLINK l _Toc13712793目的 PAGEREF _Toc13712793 h 5HYPERLINK l _Toc13712794資料庫結(jié)構(gòu)與分類 PAGEREF _Toc13712794 h 5HYPERLINK l _Toc13712795文檔控制流程 PAGEREF _Toc13712795 h 7HYPERLINK l _Toc13712796目的 PAGEREF _Toc13712796 h 7HYPERLIN

7、K l _Toc13712797流程說明 PAGEREF _Toc13712797 h 7HYPERLINK l _Toc13712798文檔控制標(biāo)準(zhǔn) PAGEREF _Toc13712798 h 9HYPERLINK l _Toc13712799目的 PAGEREF _Toc13712799 h 9HYPERLINK l _Toc13712800軟件標(biāo)準(zhǔn) PAGEREF _Toc13712800 h 9HYPERLINK l _Toc13712801編寫標(biāo)準(zhǔn) PAGEREF _Toc13712801 h 10HYPERLINK l _Toc13712802命名標(biāo)準(zhǔn) PAGEREF _Toc1

8、3712802 h 12HYPERLINK l _Toc13712803附錄：項(xiàng)目文檔模板 PAGEREF _Toc13712803 h 12To update the table of contents, put the cursor anywhere in the table and press F9. To change the number of levels displayed, select the menu option InsertIndex and Tables, make sure the Table of Contents tab is active, and chang

9、e the Number of Levels to a new value.文檔概述目的本文檔主要明確所有交付成果與其項(xiàng)目文檔的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并將在XX天音通信分銷信息系統(tǒng)的全過程中加以運(yùn)用和控制。適用范圍A brief description of the scope of the document, for example:*.Configuration Definition, etc.* Applicable to what project phase(s)?* Is this document mandatory for all areas & participants in the

10、 project or just to staff?本文檔就項(xiàng)目文檔管理中的以下方面進(jìn)行明確。項(xiàng)目資料庫文檔控制流程文檔控制標(biāo)準(zhǔn)文檔發(fā)布流程本文檔管理流程將同時(shí)適用于參與實(shí)施的AMT實(shí)施項(xiàng)目組（包括實(shí)施聯(lián)合體科訊公司實(shí)施組與PTC公司技術(shù)支持組等）和XX天音項(xiàng)目組的所有成員。相關(guān)文檔List any documents that should be referred to in conjunction with reading this document. All documents should be defined by their name, document reference, ve

11、rsion (if appropriate) and date (if appropriate). Contractual documents should be referenced as a minimum. If the list of related documents is long, you may want to refer this section to an appendix at the back of the document.AMT項(xiàng)目實(shí)施文檔標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目資料庫目的按照本項(xiàng)目的實(shí)施范圍和總體策略，將建立集中管理的項(xiàng)目資料庫，便于各類實(shí)施文檔的更新、審閱、批準(zhǔn)和發(fā)布管理。同時(shí)

12、將在項(xiàng)目開始的初期，快速建立企業(yè)信息門戶作為項(xiàng)目組進(jìn)行溝通和文檔發(fā)布的交互平臺，本文檔中確定的資料庫分類與其他相關(guān)的流程都將作為此信息平臺建立的需求標(biāo)準(zhǔn)之一。項(xiàng)目資料庫由以下要素構(gòu)成：主目錄目錄子目錄主頁標(biāo)題資料庫結(jié)構(gòu)與分類主目錄與本實(shí)施項(xiàng)目有關(guān)的所有文檔與其他相關(guān)資料將統(tǒng)一存放在“分銷信息系統(tǒng)資料庫”主目錄內(nèi)。目錄根據(jù)實(shí)施項(xiàng)目的范圍和總體策略，將按照各個(gè)分項(xiàng)目對目錄進(jìn)行分類：1-項(xiàng)目管理文檔2-財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施文檔3-人力資源管理系統(tǒng)實(shí)施文檔4-項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)實(shí)施文檔5-項(xiàng)目施工管理系統(tǒng)實(shí)施文檔6-辦公與企業(yè)信息門戶系統(tǒng)實(shí)施文檔7-集成與技術(shù)開發(fā)文檔子目錄按照AMT實(shí)施方法論(AIM)和項(xiàng)

13、目管理方法論(PJM)，建立以下分類子目錄：項(xiàng)目管理文檔目錄下：1-總體實(shí)施計(jì)劃與管理標(biāo)準(zhǔn)2-每周工作計(jì)劃3-每周項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告4-變更報(bào)告5-問題報(bào)告6-風(fēng)險(xiǎn)和爭議報(bào)告7-階段確認(rèn)報(bào)告8-備忘錄與會議紀(jì)要9-質(zhì)量檢查和審計(jì)報(bào)告10-文檔發(fā)布通知11-文檔模板12-其他文檔與參考資料分別在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目施工管理系統(tǒng)和辦公與企業(yè)信息門戶系統(tǒng)目錄下：1-流程重組2-需求報(bào)告3-解決方案4-系統(tǒng)設(shè)置5-數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換6-系統(tǒng)測試7-用戶培訓(xùn)8-上線運(yùn)行與維護(hù)9-其他集成與技術(shù)開發(fā)目錄下：主頁以下的文檔同時(shí)要求以主頁的方式存放：總體實(shí)施計(jì)劃與管理標(biāo)準(zhǔn)每周工作計(jì)劃每周項(xiàng)目

14、進(jìn)度報(bào)告階段確認(rèn)報(bào)告文檔發(fā)布通知備忘錄與會議紀(jì)要重大的變更報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告與問題報(bào)告其他需要跨項(xiàng)目小組或職能部門協(xié)調(diào)的報(bào)告或文檔標(biāo)題以下的文檔同時(shí)要求以標(biāo)題的方式存放：文檔模板質(zhì)量檢查和審計(jì)報(bào)告主要的培訓(xùn)教材其他需要發(fā)布的參考資料等文檔控制流程目的本控制流程明確項(xiàng)目文檔的編寫、分發(fā)和更新流程，并適用于所有項(xiàng)目文檔的編寫和收發(fā)過程。Specify in this section the titles and responsibilities of the roles, meetings, committees or review boards which are responsible for d

15、ocument control. Use titles such as Project Administrator or organizations such as Change Control Board. In larger projects, organizations within the project may also be defined, such as team, group or sub-project.流程說明1. 新建項(xiàng)目文檔所有文檔的復(fù)核、審批、更新均需遵照以下的程序和標(biāo)準(zhǔn)。按照AMT實(shí)施方法論和項(xiàng)目管理方法論以與項(xiàng)目工作計(jì)劃和交付成果清單，采用本項(xiàng)目特定的文檔模板創(chuàng)

16、建項(xiàng)目文檔，并：分配文檔的版本號和文檔編碼，參見文檔版本標(biāo)準(zhǔn)和文檔編碼標(biāo)準(zhǔn)。在文檔控制的修改記錄欄記錄文檔更新的所有記錄。在審閱欄中，將需要審閱本文檔的人員填列出。在分發(fā)欄中，將本文檔所有的分發(fā)對象分別填列，包括項(xiàng)目資料庫。創(chuàng)建文檔目錄，目錄的顯示級別為3層。創(chuàng)建文檔概述，表明此文檔的閱讀對象、目的以與工作關(guān)聯(lián)等。編寫實(shí)施文檔。2. 文檔復(fù)核、修改所有文檔在分發(fā)前必須通過項(xiàng)目管理計(jì)劃中指定人員的復(fù)核和審閱。本項(xiàng)目中各類文檔的審閱級別請參見附表，并遵照以下的流程和標(biāo)準(zhǔn)：由文檔編寫人或項(xiàng)目小組組長按照文檔審閱級別填列審閱人。將文檔分發(fā)給相關(guān)的審閱人，并將拷貝件存放在項(xiàng)目資料庫。由審閱人審閱后提出意

17、見并書面通知文檔編寫人或項(xiàng)目小組組長。若需要，由指定人員對文檔進(jìn)行修改更新。按照文檔級別，獲得最終的審批（審批可以通過會議紀(jì)要或電子郵件的方式）但電子審批件需要并會同該文檔一并保存于項(xiàng)目資料庫。正式發(fā)布文檔，定期通過文檔發(fā)布通知項(xiàng)目組與所有的相關(guān)人員。3. 對已經(jīng)批準(zhǔn)的文檔更新對所有的經(jīng)過最終審批發(fā)布的文檔需要進(jìn)行修改的，必須按照項(xiàng)目管理計(jì)劃中的變更流程進(jìn)行方能進(jìn)行文檔的修改和更新，未通過變更報(bào)告并獲得批準(zhǔn)的修改將視為無效。文檔控制標(biāo)準(zhǔn)目的文檔控制標(biāo)準(zhǔn)對以下事項(xiàng)進(jìn)行明確，在創(chuàng)建、更新和審批項(xiàng)目文檔過程中將嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的文檔標(biāo)準(zhǔn)：文檔軟件標(biāo)準(zhǔn)文檔編碼文檔版本文檔封面文檔頁眉頁腳文檔字體文檔命名標(biāo)

18、準(zhǔn)軟件標(biāo)準(zhǔn)1. 文檔軟件標(biāo)準(zhǔn)建議項(xiàng)目文檔采用統(tǒng)一的MS OFFICE 2000版本作為編寫工具，對于部分技術(shù)文獻(xiàn)資料需要采用ACROBAT READER 4.0以上進(jìn)行瀏覽，其他相關(guān)軟件的采用都需要通過項(xiàng)目經(jīng)理的審定。以下是常用的文檔類型與軟件列表： 文檔類型建議采用的軟件文字類MS-OFFICE WORD 2000表格類MS-OFFICE EXCEL 2000培訓(xùn)演示類MS-OFFICE POWERPOINT 2000流程圖類VISIO 2000計(jì)劃類MS PROJECT 2000/ 每周工作計(jì)劃采用MS-OFFICE WORD 2000編寫標(biāo)準(zhǔn)2. 文檔編碼文檔編碼是所有項(xiàng)目交付成果與實(shí)施

19、文檔的唯一標(biāo)識，要求按照以下的格式進(jìn)行編排：項(xiàng)目/PPP/CCC/NNNN， 其中:PPP= 分類名稱縮寫CCC= 功能分類縮寫NNNN= 順序4位數(shù)字編號 按照AMT實(shí)施方法論和項(xiàng)目管理方法論的要求結(jié)合地鐵項(xiàng)目文檔的分類，各類文檔編碼參見下表：文檔對應(yīng)目錄文檔對應(yīng)子目錄文檔編碼項(xiàng)目PPPCCCNNNN項(xiàng)目管理文檔總體實(shí)施計(jì)劃與管理標(biāo)準(zhǔn)分銷PMSOP以0001為起始號順序編排每周工作計(jì)劃WWP每周項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告PPR變更報(bào)告CRF問題報(bào)告TSF風(fēng)險(xiǎn)和爭議報(bào)告RIF階段確認(rèn)報(bào)告AC備忘錄與會議紀(jì)要MM質(zhì)量檢查和審計(jì)報(bào)告QA文檔發(fā)布通知RN文檔模板DT其他文檔與參考資料REF分銷系統(tǒng)實(shí)施文檔流程重組ERPPI需求報(bào)告RD解決方案SD系統(tǒng)設(shè)置TA數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換DC系統(tǒng)測試ST用戶培訓(xùn)TR上線運(yùn)行與維護(hù)TM其他REF集成與技術(shù)開發(fā)文檔系統(tǒng)安裝與維護(hù)TIDIM需求報(bào)告RD數(shù)據(jù)接口解決方案ISD客戶化開發(fā)方案CUX開發(fā)程序文件PRG系統(tǒng)測試ST用戶培訓(xùn)TR集成切換與后期維護(hù)TM其他REF3. 文檔版本所有文檔都要以遞增的順序號來反映每個(gè)版本，當(dāng)所提交的項(xiàng)目文檔經(jīng)過另一方的確認(rèn)并做修改時(shí)，主版本號進(jìn)行遞增；如果所提交的項(xiàng)目文檔只在實(shí)施同一方進(jìn)行審閱修改時(shí)，主版本號不變，次版本號進(jìn)行遞增。以下為版本控制示例：版本版本說明1.0文檔的起始版本1.1文檔經(jīng)過內(nèi)部的修改或?qū)忛?.0文檔提交實(shí)施另一方