財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化請(qǐng)款作業(yè)規(guī)定

1、廈門夏商旅游集團(tuán)酒店管理公司請(qǐng)款作業(yè)暫行規(guī)定制訂：財(cái)會(huì)部修訂日期：2008年2月一、制定目的為規(guī)范公司各類資金的支出行為， 執(zhí)行精確化管理的思路，同 時(shí)方便各部門的請(qǐng)款作業(yè)，特制訂本規(guī)定，對(duì)各類資金支出的單據(jù)規(guī) 范及操作流程予以明確。二、適應(yīng)范圍（一）本規(guī)定適用于包括貨款支付、費(fèi)用支出、資金調(diào)撥、暫借 等所有涉及資金支出的交易行為。（二）本規(guī)定適應(yīng)于廈門夏商旅游集團(tuán)酒店管理公司（簡稱管理公司,下同）各部門及其下屬和托管單位（簡稱各單位，下同）。三、審批權(quán)限及審批流程本規(guī)定適用的審批權(quán)限具體參照 廈門夏商旅游集團(tuán)酒店管理公 司審批權(quán)限及流程管理暫行辦法執(zhí)行。四、表單要求本規(guī)定共設(shè)計(jì)三種財(cái)務(wù)表單，

2、分別適用于不同的資金支出行為：（一）、用款申請(qǐng)單1、適用范圍：凡是需要從財(cái)會(huì)部支出資金的任何行為，無論是 采取現(xiàn)金還是轉(zhuǎn)帳方式，均要填寫用款申請(qǐng)單。例如費(fèi)用報(bào) 銷、沖帳補(bǔ)款、供應(yīng)商貨款等。用款申請(qǐng)單是公司資金支出的主要內(nèi)部表單， 其他財(cái)務(wù)表單僅作為其附件使用2、單據(jù)樣本(具體請(qǐng)參照內(nèi)控表單)3、填寫要求：(1)填制時(shí)間：即填制本表單的當(dāng)天(2)單位：即管理公司或下屬及托管單位的單位名稱代碼(3)部門：即經(jīng)辦人所屬部門，最好是成本負(fù)擔(dān)部門(4)收款單位：即交易方公司名稱或經(jīng)辦人個(gè)人，如果是交易方, 則名稱必須要和其發(fā)票上的簽章一致.(5)單據(jù)：即后附原始憑證的張數(shù)(6)付款方式：依所需要的付款方

3、式在相應(yīng)的口內(nèi)劃，即可，若非現(xiàn)金或轉(zhuǎn)帳方式，則選“其他”，并把需要的付款方式填在后面，如承兌匯票 等。(7)匯入銀行帳號(hào)：僅在轉(zhuǎn)帳付款方式下才要填寫 ，即對(duì)方的 銀行名稱及帳號(hào)(8)請(qǐng)款金額：即本次所需報(bào)銷或付款的金額。請(qǐng)依上述規(guī)范 填寫。(9)用途：即本次用款申請(qǐng)的理由，若有多項(xiàng)，請(qǐng)分門別類詳 細(xì)填寫。(二)暫借款沖帳單1、適用范圍：凡是因暫時(shí)無法取得正式報(bào)銷憑證而又必須預(yù)先支出資金的行為，均要填寫暫借款沖帳單，僅作為用款申請(qǐng)單的附件使 用，不能作為直接支出資金的表單。如預(yù)付貨款、差旅費(fèi)等。2、單據(jù)樣本和操作流程(具體請(qǐng)參照附件一)3、填寫要求：還款沖賬單(1)填制日期、單位、部門、收款單位

4、、單據(jù)、用途等欄位的 填寫請(qǐng)參照用款申請(qǐng)單，數(shù)字填寫規(guī)范亦同。(2)應(yīng)補(bǔ)(退)金額：即借款金額減沖帳金額后的余額，正則退， 負(fù)則補(bǔ)。若是補(bǔ)，則需要一并填寫用款申請(qǐng)單才可領(lǐng) 款。(3)沖帳金額：即實(shí)際報(bào)銷或付款金額，即實(shí)際支出金額，(4)本表單在請(qǐng)款時(shí)無須審批，沖帳時(shí)才需要按權(quán)限進(jìn)行審批。借款單根據(jù)借款的時(shí)間、金額、原因、預(yù)計(jì)還款時(shí)間、方式等相關(guān)內(nèi)容 填寫，注意在“借款人：處簽字確認(rèn)。還款證明單根據(jù)借款人的還款沖賬單辦理完還款沖賬手續(xù)后，由核算會(huì)計(jì)填 寫此單，簽名確認(rèn)后交給借款人以證明款項(xiàng)還清， 借款人應(yīng)保管好此 單。(三)、內(nèi)部報(bào)銷單1、適用范圍：僅適用確實(shí)無法取得正式發(fā)票的小額資金支出行為,

5、 僅作為用款申請(qǐng)單的附件使用，不能作為直接支出資金的表單。如工資、過節(jié)費(fèi)、外購水果等無法取得發(fā)票的外購行為及內(nèi)部行為。該表單使用要嚴(yán)格限制。2、單據(jù)樣本(具體請(qǐng)參照內(nèi)控表單)。3、填寫要求(1)填制日期、單位、部門、數(shù)字填寫規(guī)范等同用款申請(qǐng)單(2)事由：即發(fā)生支出的具體內(nèi)容，需詳細(xì)填寫。(3)姓名/內(nèi)容：即發(fā)生事由的具體項(xiàng)目或?qū)ο螅缛藛T名單或 項(xiàng)目。(4)公司標(biāo)準(zhǔn)：公司規(guī)定該項(xiàng)目的具體標(biāo)準(zhǔn)。(5)金額：依相應(yīng)欄位填寫小寫數(shù)字即可。(6)領(lǐng)款人：即受益人或經(jīng)辦人。請(qǐng)對(duì)號(hào)簽核，空白處劃(7)合計(jì)：即上述金額的匯總小寫數(shù)字。(8)實(shí)發(fā)金額：即對(duì)應(yīng)的大寫數(shù)字四、相關(guān)操作規(guī)定(一)財(cái)務(wù)表單作為公司內(nèi)部

6、控制重要的原始單據(jù)， 要嚴(yán)格按照上述 規(guī)定進(jìn)行填寫，字跡要求清楚工整，不得涂改，否則視為無效單 據(jù)不得報(bào)銷。(二)財(cái)務(wù)表單的使用要嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批權(quán)限及審批流程進(jìn) 行，不得顛倒審批順序或者越級(jí)簽核。(三)各類表單和原始憑證在申請(qǐng)用款之前，要求用膠水進(jìn)行粘貼， 不得用大頭針或曲別針代替，以防單據(jù)丟失，具體粘貼要求如下： 1、粘貼時(shí)要求同類單據(jù)粘貼在一起，若厚度過厚時(shí)，要攤平粘貼在一張厚紙上，圖示如下;2、粘貼時(shí)要求統(tǒng)一粘貼單據(jù)的左側(cè)或左上角，超出用款申請(qǐng)單的部分要折疊到小于等于用款申請(qǐng)單的面積為止。（四）不同付款方式或不同受益人的支出要分開填寫， 不能使用一張用款申請(qǐng)單。（五）申請(qǐng)用款或沖

7、帳時(shí)，除要附上對(duì)等金額的正式發(fā)票以外（包括內(nèi)部報(bào)銷單），還要附上相應(yīng)的其他資料，以表示交易的完整性或安全性。具體列舉如下：1、差旅費(fèi)：暫借款時(shí)要附上暫借款沖帳單和出差申請(qǐng)單沖帳時(shí)要附上出差費(fèi)用明細(xì)表和出差工作報(bào)告2、預(yù)付款時(shí)要附上對(duì)方的報(bào)價(jià)單、公司內(nèi)部請(qǐng)購單、合同或是其他能夠證明此筆支出的資料，除差旅費(fèi)外，嚴(yán)禁不明確具體金額就申請(qǐng)支出。3、若是一筆交易多次付款的，第一次必須附上相應(yīng)的合同或付款計(jì)劃，后續(xù)請(qǐng)款時(shí)可不必再附，但必須注明付款進(jìn)度及總金額、已付金額、未 付金額等。4、付貨款時(shí)需附上內(nèi)部驗(yàn)收單等。5、其他未盡事項(xiàng)以財(cái)務(wù)實(shí)際需要為準(zhǔn)。（六）若牽涉到其他部門或公司要求統(tǒng)一管控的， 均需要相關(guān)

8、部門會(huì)簽。比如書籍的購買需要辦公室會(huì)簽，人事方面需要人事部會(huì)簽等。（七）凡是對(duì)外跟其他公司交易的，原則上采用轉(zhuǎn)帳方式付款，不得采用現(xiàn)金交易。且付款單位跟憑證上的簽章單位要一致方可。 特殊情況下需由經(jīng)辦人提出說明，經(jīng)財(cái)會(huì)部審批后方可進(jìn)行現(xiàn)金交易。（八）為提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，根據(jù)會(huì)計(jì)“權(quán)責(zé)發(fā)生制”及“配比原則”的要求，要求所有單據(jù)在取得正式發(fā)票后要及時(shí)報(bào)銷（一般要求五個(gè)工作日），特殊情況需提前說明。（九）本作業(yè)辦法解釋權(quán)歸管理公司財(cái)會(huì)部。（十）本作業(yè)辦法由管理公司責(zé)任人核準(zhǔn)后實(shí)施，修正時(shí)亦同。附件一:廈門夏商旅游集團(tuán)酒店管理公司暫借款作業(yè)流程圖單位最高主管財(cái)務(wù)部 流程說明1、本流程僅適用于因暫時(shí)

9、無法取得原 始憑證而需暫借款類請(qǐng)款作業(yè)。2、交易發(fā)生時(shí)，經(jīng)辦人需取得能夠證 明交易的相關(guān)附件。根據(jù)交易的內(nèi) 容，按照單據(jù)填寫要求填寫”用款 申請(qǐng)單“和“還款沖帳單”的“借 款單，并把“借款單”和相關(guān)單 據(jù)依要求粘貼在用款申請(qǐng)單后面， 在經(jīng)辦人處簽字后，交部門主管和 單位最高主管審核。3、最高主管審核完畢后，再到財(cái)務(wù)部 交給對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核。會(huì) 計(jì)依規(guī)定對(duì)請(qǐng)款進(jìn)行詳細(xì)審核，審 核完畢后把”還暫沖帳單”的“證 明單”撕下保管，把“借款單”撕領(lǐng)款簽字對(duì)方帳戶下附在用款單后再交財(cái)務(wù)主管審核，暫借款沖帳單在本次請(qǐng)款作業(yè) 過程中無須簽核，借款的簽核在用 款申請(qǐng)單上。4、然后再由出納對(duì)單據(jù)進(jìn)行最終審