高效能人士的時間管理－學員課件

1、高效能人士的時間管理 崔 恒目錄第一部分 思維與習慣第二部分 第四代時間管理第三部分 要事為先第四部分 不斷更新第一部分 思維與習慣思維定義思維是什么？不是實際的事物是對事物的詮釋或理論行為與態(tài)度的根本成長的三個層次（依賴-獨立-互利）依賴：圍繞“你”這個思維（幼年的經(jīng)歷）需要你照顧我，事情若有差錯，我便怪罪你，你要對我的成敗負責。（靠別人來完成愿望）獨立：著眼于“我”的思維 我可以獨立自主對自己負責，我可以自由選擇。（靠自己打天下）互利：從“我們”的思維出發(fā)我們可以自主、合作、統(tǒng)合綜效，共同開創(chuàng)偉大的前程。（群策群力達到成功） 5允許外面的影響（情緒、感受、或環(huán)境）來控制他們的回應(yīng)（反應(yīng)）消

2、極被動行為刺激受制于人 回應(yīng)（反應(yīng)）6主動積極的人會用最適宜的價值觀來選擇，他們智慧地運用刺激及回應(yīng)（反應(yīng)）的空間、擴展了選擇的自由。主動積極行為（自覺）自我意識 想象力 良知 獨立意志刺激回應(yīng)（反應(yīng)）用價值觀做自由的選擇7主動積極的人具有的三種特質(zhì)：一、依價值觀來回應(yīng)二、為他們自己的行為負責三、重點放在影響范圍上關(guān)注范圍影響范圍一個人的影響范圍包括所有他或她可以影響的事情影響范圍一個人的關(guān)注范圍包含所有他或她關(guān)心的事件在內(nèi)。關(guān)注范圍第二部分 第四代時間管理以終為始的含義以人生基本原則為核心確定自己的努力方向整理自己的價值觀確定自己的需要和追求點三個基本問題我是誰？我該做什么？我該怎么做？常見

3、的家庭與工作的沖突不能在家照顧孩子而感到內(nèi)疚不能充分地與家人共度很多時光工作時間過長而錯過社會生活收入不能滿足期望的生活模式在家庭和工作方面都希望十全十美設(shè)法達到總體平衡先問自己以下三個問題？你想使自己的生活達到一種什么樣的目的與境界？生活的各個方面達到什么程度，你才滿足？當前生活，你如何分配自己的時間？效果的定義效果是我們對某項努力的結(jié)果的滿意程度“事倍功半”說的是滿意程度達到最低：效果不好“事半功倍”說的是滿意程度達到最高：效果很好四代時間管理理論的演進第一代理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時間與精力。第二代理論強調(diào)行事歷與日程表，反映出時間管理已注意到規(guī)劃未來的重要。第三代是目前正

4、流行、講求優(yōu)先順序的觀念。也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長期目標，再逐日訂定實現(xiàn)目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。第四代時間管理與以往截然不同之處在于，它根本否定“時間管理”這個名詞，主張關(guān)鍵不在于時間管理，而在于個人管理。與其著重于時間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。第三部分 要事第一要事第一(put first things first)要事第一是通過獨立意志的發(fā)揮，建立以原則為重心的處事態(tài)度，進而達到有效的自我管理。時間管理的概念時間管理的要義是“選擇”正確地做事得到效率用更高的速度做更多的事替代不了做正確的事做正確的事得到效果我的理想與我的現(xiàn)實

5、：為什么做不到？緊急與重要根據(jù)新一代個人管理理論，將耗費時間的事務(wù)依據(jù)急迫性與重要性分為四類。急迫性是指必須立即處理，比方電話鈴響了，盡管你正忙得焦頭爛額，也不得不放下手邊工作去接聽。一般說來接電話總要優(yōu)先于你的私人工作。急迫之事通常都顯而易見，推拖不得；也可能較討好、有趣，卻不一定很重要。緊急與重要重要性與目標有關(guān)，凡有價值、有利于實現(xiàn)個人目標的就是要事。一般人往往對燃眉之急立即反應(yīng)，對當務(wù)之急卻不盡然，所以更需要自制力與主動精神，急所當急。I+重要性MIMIIMIIIMIVU+緊迫性I+ U+I+ UI U+I U工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性重要的事：對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。

6、緊迫的事：此刻不做就會給我們帶來麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重要的事情。 工作排量表 哪些事情不用自己去做或干脆放棄不做？為什么？ 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？為什么？緊急 重要 不重要 防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動重要與緊要之區(qū)別 危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動不緊急緊急重要不重要 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局不緊急 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機處理 被

7、視為巧言令色 輕視目標與計劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急重要不重要不緊急緊急重要不重要不緊急偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責任感 工作不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生緊急重要不重要不緊急偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠見，有理想 平衡 紀律 自制 少有危機時間管理的重點認清角色，確立目標，分清工作的輕重緩急 工作排量表 哪些事情不用自己去做或干脆放棄不做？為什么？ 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？為什么？個人管理四步驟確定角色選擇目標安排進度逐日調(diào)整個人管理四步驟確定角色首先，寫下個人認為重要的角色。假若以往不曾認真考慮這個問題，就把這時閃過腦際的角色逐一寫

8、下。除了“個人”以外，父母、兒女、職員、老師凡是你愿意定期投入時間精力的，都可以納入其中。不必想得太嚴肅，仿佛立下終身職志，只須考慮未來一周中應(yīng)該扮演的角色即可。個人管理四步驟確定角色一、個人二、丈夫/父親三、新產(chǎn)品經(jīng)理四、研究經(jīng)理五、人事經(jīng)理六、行政經(jīng)理七、公司董事長個人管理四步驟確定角色一、個人發(fā)展二、妻子三、母親四、房地產(chǎn)推銷員五、主日學老師六、交響樂團董事個人管理四步驟選擇目標其次，為每個角色訂定未來1周欲達成的2至3個重要成果，列入目標欄中這些短期目標應(yīng)與使命宣言中的終極目標有所關(guān)聯(lián)，至少有一部分如此。即使不曾寫過使命宣言，也可以自己設(shè)想每一角色及重要目標。在未來1周的目標中，務(wù)必有

9、一些真正重要但不急迫之事。個人管理四步驟安排進度根據(jù)上面所列目標，安排未來7天的行程。比方說，目標之一是完成個人使命宣言初稿，那么不妨在周日抽出連續(xù)2個小時完成此事。通常星期日(或一周中對你最有意義或最特殊的一天)，正是思考如何提升自我及規(guī)劃一周行事的最佳時刻。再比方，鍛煉身體是你的目標，那么不妨安排3至4天，每天運動1小時。有些目標可能必須在辦公時間完成，有些得在全家共聚一堂時實現(xiàn)。個人管理四步驟安排進度每個目標都可當做某一天的第一要務(wù)，更理想的是當做特殊的約會，全力以赴。對本年度或1個月內(nèi)已定的約會則一一檢討，凡是符合個人目標的加以保留，否則便取消或更改時間。左下角的方格是“精益求精”欄，

10、提醒你定期就身體、心智、精神、社會情感四個層面，來檢討追求人生目標后的情況。個人管理四步驟安排進度經(jīng)過一番規(guī)劃，這張“一周行事歷”中，居然還留有不少空白。足以應(yīng)付突發(fā)事件，調(diào)整工作日程，建立人際關(guān)系，或偷得浮生半日閑。由于一切都在個人掌握之中，便無須瞻前顧后。個人管理四步驟逐日調(diào)整每天早晨依據(jù)行事歷，安排一天的大小事務(wù)。第三代理論強調(diào)的逐日計劃行事，在此可以派上用場，使事情井然有序，不致因小失大。時間管理的工具Stephen Covey 的日計劃表一三四五六日二時間管理工具每日計劃時間表必須做的事情 應(yīng)該做的事情 能夠做的事情 時間的加減乘除：找出隱藏時間：減少無謂的時間浪費：提高工作成效：根

11、除浪費時間習慣時間的加法1、善于利用等候的時間2、創(chuàng)造時間區(qū)人的平均生命是72歲，工作占你人生到底有多少？睡覺 21 旅游 6工作 14 排隊 5個人衛(wèi)生7 學習 4吃飯 6 開會 3電話 2 找東西 1時間的減法五分鐘思考法分鐘：決定目標及課題分鐘：思考的擴張及探求分鐘：整理思路，定出方法時間的乘法）物盡其所，物歸原處。）建立有效的工作環(huán)境。）有效的文件處理。時間的除法時間的死敵拖延對付拖延的方法當機立斷時間竊賊分析 人為因素造成的時間障礙 管理因素造成的時間障礙 環(huán)境因素造成的時間障礙【小組討論】你知道你身邊的時間竊賊嗎，找出他們！企圖做的太多安排紊亂：桌子上的東西雜亂無章不會說：“不”缺

12、乏自我約束能力做事經(jīng)常拖延，猶豫不決工作時過多地和別人拉家常人為因素造成的時間障礙危機管理：缺乏優(yōu)先處理。缺乏目標，計劃。無效的委派。員工未受訓(xùn)。缺乏交流或交流不清。責權(quán)混亂。缺乏控制，進展報告。不會傾聽。管理因素造成的時間障礙電話打斷。不速之客的拜訪。會議。內(nèi)容不全或延誤的信息。過多的文件工作。繁雜，拖拉的辦事程序，過多的閱讀工作。人員不足或者人員過多。嘈雜環(huán)境導(dǎo)致注意力不集中。環(huán)境因素造成的時間障礙謀殺時間的兇手1沒有日程計劃。有沒有日程計劃，決定了你這一天是主動地生活，還是被動地回應(yīng)外界環(huán)境。如果你沒有規(guī)劃時間，那么你對時間的使用便無效率可言。你的時間變成一塊蛋糕，誰來了都可以分上一塊，

13、你不控制自己的時間，別人就會來控制它。你把方向盤的操縱權(quán)讓給了別人，或者信馬由韁，雖然你在努力工作不斷前進，卻有可能走上了錯誤的方向，成天忙忙碌碌地做些沒有意義的事情，不但浪費了時間，還浪費了精力。謀殺時間的兇手2生活失去平衡。我們的生活由七個不可或缺的部分構(gòu)成：健康、家庭、金錢、知識、社交、事業(yè)、精神。我們不需要把每天的時間均分給它們，但要保證每一項都得到充足的時間，維持生活的平衡。如果長期忽視某個部分，不對它投入時間，生活就會失衡，其他的各項將受干擾，致使我們無法取得成功。謀殺時間的兇手3桌面雜亂。研究表明，桌面雜亂的人平均每天要花一個半鐘頭找東西或因此走神。一個半鐘頭，聽起來不可想象，但

14、確實是這么多。這兒多花幾分鐘，那么多花幾分鐘，嘀嘀答答，就像漏水的水龍頭的一樣，積少成多，每天漏去大把時間。效率高的人，桌面和工作間一般是很整潔的，這樣他們就給把精力集中到今天的工作重點上，不會被觸目所及雜亂無章的東西分神，而且能很快找到所要的東西。謀殺時間的兇手4睡眠不足。我們常常抱怨精力不足。我們每天的睡眠時間通常一樣，但睡眠的質(zhì)量并不一致。白天壓力過大，常使我們成晚睡不著。這會使人陷入惡性循環(huán)：精力不足，無法完成工作，壓力加大，晚上睡不著，精力更加不足。要跳出這個循環(huán)，首先要規(guī)劃好自己的時間，提高白天工作的效率，提高成就感，減輕壓力；其次，要有意識地進行自我心理調(diào)適，緩解焦慮不安的心理。

15、謀殺時間的兇手5不吃午飯。許多人不吃午飯，把午休時間用來工作，期望取得更大成效。這樣做往往適得其反。在午休時間工作也許是有效率的，但吃午飯能使工作效率更高。哪怕短短15 分鐘的午飯和休息，也能使我們精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不誤砍柴功”這句老話就明白了。時間管理的學習點：我必須把握我自己的生活我必須知道自己到底要什么我必須明確自己的為人處世的標準我必須學會自己管理自己調(diào)整我們的心態(tài)明確我們的追求有效利用我們的時間高效能人士的時間管理知道自己的追求明白自己的價值觀了解自己的關(guān)鍵人際關(guān)系和角色把眼光放在最該做的事情上保持產(chǎn)能和產(chǎn)出的平衡對自己的生活持續(xù)保持開心快樂的內(nèi)在和外在狀態(tài)職業(yè)人士

16、的時間管理時間管理工具內(nèi)容甘特圖工作計劃表“不處理”清單索引卡即時貼法盤點法名片整理法 亨利.甘特表明:強調(diào): 20世紀提出的圖表系統(tǒng)法,后以他的名字來命名的管理圖表,它被認為是管理工作上的一次革命,社會歷史學家視為 20世紀最重要的社會發(fā)明工作計劃中各“事件”之間在時間上的相互關(guān)系時間和成本在計劃和控制中的重要性1、甘特圖甘特圖(Gantt chart) 是本世紀初由亨利甘特開發(fā)的,內(nèi)在思想簡單,基本是一條線條圖,橫軸表示時間,縱軸表示活動(項目),線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況.它直觀地表明任務(wù)計劃在什么時候進行,及實際進展與計劃要求的對比. 管理者由此極為便利地弄清一項任務(wù)

17、(項目)還剩下哪些工作要做,并可評估工作是提前還是滯后,亦或正常進行.是一種理想的控制工具.甘特圖簡介甘特的思想甘特的貢獻 把總的計劃目標看成 人們能夠了解和執(zhí)行的,具有相互關(guān)系的一系列計劃或各項事件。 體現(xiàn)一個既簡單又基本的控制原理從計劃中選取關(guān)鍵內(nèi)容并予以密切注視。ABCDE任務(wù)一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月甘特圖ABCDE任務(wù)一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月213457986.帶有分項目的甘特圖ABCDE任務(wù)261345798一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月.帶有分項目和分項目網(wǎng)絡(luò)的甘特圖甘特圖NO任務(wù)名稱持續(xù)時間擔當人員1測量階段40天a進行培訓(xùn)4天胡偉b完成

18、測量系統(tǒng)分析3天張兵c收集數(shù)據(jù)30天李小兵等d分析過程現(xiàn)狀3天李小兵2分析階段9天李小兵等a圖示數(shù)據(jù)2天李小兵等102030102030102030九月十月十一月d制訂改進計劃3天a實驗設(shè)計1天項目組成員王剛等b進行試驗15天小組成員3改善階段16天4控制階段長期a操作程序標準化3天李林b統(tǒng)計過程控制長期生產(chǎn)線人員b分析數(shù)據(jù)2天李小兵等c確認關(guān)鍵的Xs 2天項目組成員2、工作計劃表列出一張工作計劃表，應(yīng)該包括以下各類：確立工作目標； 注明工作目標的排序；描述完成目標的各種途徑； 選定最佳人選； 將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項； 編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；目的：明確工作目標，清晰

19、目標排序，時間期限壓力。3、“不處理”清單列出一張“不處理”清單，應(yīng)該包括以下各類：低優(yōu)先度的項目。除非你已完成所有更高優(yōu)先度的事可以合理授權(quán)給其它人的任何事其它人所提的不適當或欠思慮的工作要求任何即使忽略也不會有什么不良后果的差事所有你替其他人做，但其實應(yīng)該是他自己該做的事目的：計算可節(jié)省時間、減輕壓力，感覺被“釋放”4、索引卡即時貼法方法將每一項工作寫在一張索引卡片上把卡片攤在平面上根據(jù)重要性或必要性排出順序好處直觀，易于調(diào)整5、盤點法檢討每天所做的事，獲得經(jīng)驗教訓(xùn)，將其應(yīng)用于未來。重點是評估每天活動的相對生產(chǎn)力。關(guān)注結(jié)果而非價值。運用回饋協(xié)助行為改變。6、名片整理法分成工作、公司等幾個項

20、目來整理名片。整理名片時，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。立刻在收到的名片上寫“當事人”的資料。與公司主管會面時，在對方名片上書寫秘書小姐的芳名。名片上除“個人資料外”，另記錄其他資料以加深印象。方程式“被動”性的工作（）是指沿用舊的方法去處理的工作每天的例行任務(wù)?！爸鲃印毙缘墓ぷ鳎ǎ┦侵羔槍εf的工作任務(wù)使用改變了的做法謀求更佳成績?！巴黄啤毙缘墓ぷ鳎ǎ┌ㄈ魏螒T性工作之外的職業(yè)行為。我們應(yīng)做這樣幾件事情1 計算我們的時間，像一個吝嗇的守財奴一樣，清點自己的財富；2 了解自己的模式，用流水帳記錄每一筆時間支出；3 保護我們的時間，找出生活中的時間小偷，把它們拒之門外

21、；4 投資我們的時間，找出可以令時間增值的機會。第四部分 不斷更新不斷更新 鋸用久了會變鈍，鋸齒不再能鋸斷木頭。人也需要不斷從生理、心智、心靈、社交情感四個方面提高自己并平衡發(fā)展，才能更好地加強所有習慣的有效性，以百倍的信心迎接工作和生活的挑戰(zhàn)。不斷更新的4方面生理(身體)更新:我們通過適當?shù)臓I養(yǎng)、運動、休息及壓力管理來強化身體，包括：掌握自己的健康現(xiàn)狀例行的運動持續(xù)適合自己的運動一以蔬菜、水果、谷類等飲食為主（健康食品）用正向方法來舒緩壓力得到好的睡眠和休息良好的生活習慣對健康有長期的貢獻不斷更新的4方面心靈(精神)更新心靈活動提升啟發(fā)我們，它幫助我們發(fā)現(xiàn)及了解我們的使命及目標。它強化我們對使命及價值觀的認同。包括：創(chuàng)