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文檔簡(jiǎn)介
1、行政事務(wù)管理2022/7/29行政事務(wù)管理第1頁(yè),共36頁(yè)。一、值班工作1、值班的類(lèi)型:(1)按職責(zé)范圍:綜合值班、專(zhuān)項(xiàng)值班(2)人員分工:固定值班、輪流值班(3)按時(shí)間特征分:永久性、臨時(shí)性2.值班工作作用:聯(lián)絡(luò)作用、過(guò)濾作用、應(yīng)急作用、窗口作用。3.值班工作任務(wù):承接上級(jí)指示、負(fù)責(zé)電話應(yīng)對(duì)、接待來(lái)訪人員、掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤、承辦臨時(shí)事項(xiàng)、確保機(jī)關(guān)安全、編寫(xiě)值班材料。4.值班工作制度:崗位責(zé)任制度、請(qǐng)示報(bào)告制度、交接班制度、保密制度、安全防范制度。5、值班人員的要求:認(rèn)真負(fù)責(zé)、待人熱情、高度警惕行政事務(wù)管理第2頁(yè),共36頁(yè)。二、印章管理1.印章的作用:權(quán)威作用、代表作用、憑信作用2.印章刻制:法
2、定組織的成立,由批準(zhǔn)該組織的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)刻制并頒發(fā)公章,本組織無(wú)權(quán)刻制公章。印章的規(guī)格,一般由現(xiàn)狀、尺寸、字形、圖形、排列等項(xiàng)目組成??讨朴≌?,必須慎重選擇合適的承制單位,履行正式審批手續(xù),實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督。3.印章的頒發(fā):由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向其所屬下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)頒發(fā)。4.印章的使用:一般應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理簽批手續(xù),文秘人員不要擅自作主。建立用印登記簿。5.印章的保管:專(zhuān)人保管、在辦公室內(nèi)使用、文秘人員親自蓋章、保持印章清潔、防丟失防盜。行政事務(wù)管理第3頁(yè),共36頁(yè)。案例:1998年2月27日下午1時(shí)許,上海市某區(qū)某養(yǎng)雞場(chǎng)會(huì)計(jì)于某拿著一份該場(chǎng)拖欠某糧油公司52萬(wàn)余元債款的“還款計(jì)劃”急匆匆走進(jìn)鎮(zhèn)
3、政府辦公室,找鎮(zhèn)政府秘書(shū)姚某,于會(huì)計(jì)是受單位負(fù)責(zé)人丁某之托來(lái)蓋擔(dān)保章的。姚某稍稍瞄了一下就毫不猶豫地打開(kāi)抽屜蓋了章。第二年6月,養(yǎng)雞場(chǎng)由于經(jīng)營(yíng)不善,未能履行還款義務(wù),法院判決鎮(zhèn)政府承擔(dān)賠償責(zé)任。行政事務(wù)管理第4頁(yè),共36頁(yè)。三、領(lǐng)導(dǎo)日程安排1.領(lǐng)導(dǎo)日?;顒?dòng)的范圍:接待、走訪慰問(wèn)、慶典儀式、會(huì)議、考察、商務(wù)旅行、會(huì)見(jiàn)會(huì)談、其他日?;顒?dòng)2、日程安排的原則:統(tǒng)籌兼顧,有急有緩;圍繞中心,突出重點(diǎn);力戒排場(chǎng),求真務(wù)實(shí) ABCD法則中的A是指先做重要而緊急的任務(wù); 再做重要而不緊急的任務(wù),即 B類(lèi)事務(wù);后做緊急而不重要的工作,即 C類(lèi)事務(wù); 再處理就是 D類(lèi),可做可不做的事務(wù),這樣安排,只有這樣,才能提
4、高效率,充分利用時(shí)間,合理分配精力,完成工作任務(wù)。 行政事務(wù)管理第5頁(yè),共36頁(yè)。練習(xí):某單位領(lǐng)導(dǎo)班子構(gòu)成情況如下:李某,總經(jīng)理,主管全面工作;張某,副總經(jīng)理,主管財(cái)務(wù);孫某,副總經(jīng)理,主管辦公室行政;王某,副總經(jīng)理,主管業(yè)務(wù)。根據(jù)一周工作安排和臨時(shí)活動(dòng),周二的工作有:1、與某鄉(xiāng)政府洽談?wù)鞯亟◤S事宜,總公司準(zhǔn)備投資2000萬(wàn)元;2、一家外資企業(yè)洽談產(chǎn)品代理事宜;3、總公司年度審計(jì)工作總結(jié)表彰會(huì);4、新擴(kuò)建的食堂竣工行政事務(wù)管理第6頁(yè),共36頁(yè)。2.領(lǐng)導(dǎo)日程表的種類(lèi)和編制:年度計(jì)劃表、月計(jì)劃表、周計(jì)劃表、日志;日程表應(yīng)簡(jiǎn)單明了,由領(lǐng)導(dǎo)意向決定,留有余地,備忘錄,等等3、約定及其注意事項(xiàng)4.日程表
5、的落實(shí)、變更和調(diào)整:提前、銜接5.OA管理:日程管理自動(dòng)化 練習(xí):一位沒(méi)有事先約定訪談時(shí)間的客人要求將自己的到訪由李秘書(shū)通知單位的王局長(zhǎng),而王局長(zhǎng)全天活動(dòng)已有安排。王局長(zhǎng)指示李秘書(shū)想辦法解決這-問(wèn)題。你能否提供三個(gè)方案使李秘書(shū)順利解決此問(wèn)題?行政事務(wù)管理第7頁(yè),共36頁(yè)。參考:A委婉答復(fù)客人:局長(zhǎng)今天沒(méi)時(shí)間,可否記下來(lái)訪的內(nèi)容及要求日后答復(fù)。 B請(qǐng)示局長(zhǎng)能否請(qǐng)別人代為接待,并讓詢(xún)客人意見(jiàn)。 C熱情但堅(jiān)定地回復(fù)客人:對(duì)不起,今日不能約見(jiàn),請(qǐng)另約時(shí)間再來(lái)。行政事務(wù)管理第8頁(yè),共36頁(yè)。四、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)1.特點(diǎn)、范圍:廣泛性、臨時(shí)性、具體性、緊迫性;文書(shū)工作、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、信息工作、調(diào)研工作、
6、督查工作、聯(lián)絡(luò)工作、協(xié)調(diào)工作、接待工作和其他交辦事項(xiàng)10項(xiàng)2.原則:積極主動(dòng),千方百計(jì);既要符合政策,又要靈活變通;件件有著落,事事有回音。3.注意的問(wèn)題:態(tài)度和藹,協(xié)商解決;堅(jiān)持原則,按章辦事;一視同仁,不分親疏。行政事務(wù)管理第9頁(yè),共36頁(yè)。五、機(jī)要工作1.機(jī)要工作及其特點(diǎn):處理涉及黨、國(guó)家和軍隊(duì)等“機(jī)密的事”,稱(chēng)為機(jī)要工作。具有保密性、內(nèi)部性、實(shí)務(wù)性、時(shí)間不確定性的特點(diǎn)。2.機(jī)要文件打印要求:打字,對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行登記,專(zhuān)人打字校對(duì),防止泄密;付印,登記付印時(shí)間和份數(shù),專(zhuān)人承印,防止泄密。3.機(jī)要秘書(shū)的工作事項(xiàng):分類(lèi)登記傳閱反饋收文、查辦領(lǐng)導(dǎo)的電話事務(wù)、替領(lǐng)導(dǎo)查閱資料、收存資料、了解領(lǐng)導(dǎo)去
7、向、印章管理和內(nèi)收發(fā)等。行政事務(wù)管理第10頁(yè),共36頁(yè)。六、安全保衛(wèi)工作1.安全保衛(wèi)工作的任務(wù):宣傳教育、內(nèi)部治安管理、要害部門(mén)安全、保密、領(lǐng)導(dǎo)本單位安全工作、監(jiān)督本單位刑釋人員。2.機(jī)關(guān)保衛(wèi)工作的范圍、重點(diǎn):文件資料和機(jī)要室、檔案室、章印保管室、會(huì)計(jì)室、計(jì)算機(jī)室等12個(gè)部位。重點(diǎn)范圍是省以上機(jī)關(guān)的高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。行政事務(wù)管理第11頁(yè),共36頁(yè)。七、宴請(qǐng)活動(dòng)1、工作程序(1)準(zhǔn)備階段:確定對(duì)象規(guī)格范圍;確定時(shí)間地點(diǎn);通知;現(xiàn)場(chǎng)布置(2)進(jìn)行階段:迎賓、等候休息、入席、宣布宴會(huì)開(kāi)始、介紹主要來(lái)賓、致辭、祝酒、就餐交流(3)結(jié)束階段:送客、結(jié)賬2、注意事項(xiàng):八、危機(jī)事件處理1.特點(diǎn):突發(fā)性、偶然性、意外
8、性、危害性2意義:保護(hù)安全;減少損害;維護(hù)形象2.處理程序和方法:現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)和報(bào)告、調(diào)查和判斷、預(yù)測(cè)與監(jiān)控、處理和重建練習(xí):X企業(yè)突然發(fā)生了重大的火災(zāi)事故,假如你是該企業(yè)當(dāng)時(shí)的值班秘書(shū),應(yīng)做哪些工作? 并請(qǐng)說(shuō)出處理事故的基本方法。行政事務(wù)管理第12頁(yè),共36頁(yè)。參考: 接到事故報(bào)告后要問(wèn)清地點(diǎn),火情和撲救情況,并及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。 通知消防部門(mén)立即求援,并保證消防力量夠用。 通知公關(guān)部門(mén)派人到現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)秩序,調(diào)查起火原因。 通知電信部門(mén)保障通訊暢通。 (2)處理事故的基本方法: 趕赴現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)處理 妥善處理善后工作 做好赴現(xiàn)場(chǎng)所需物品的保管和維護(hù)工作行政事務(wù)管理第13頁(yè),共36頁(yè)。九、祝賀頒獎(jiǎng)事務(wù)1、內(nèi)
9、容:2、程序:進(jìn)場(chǎng)、就座;主持人宣布開(kāi)始、介紹來(lái)賓;宣讀決定、宣讀賀詞;領(lǐng)獎(jiǎng);代表致辭;授勛練習(xí):某市政建設(shè)公司提前完成了某項(xiàng)高速公路建設(shè)任務(wù),定于10月20日舉行慶功祝捷活動(dòng),設(shè)想公司秘書(shū)部門(mén)將為此安排哪些內(nèi)容?并應(yīng)注意哪些問(wèn)題?行政事務(wù)管理第14頁(yè),共36頁(yè)。參考:1.(1)內(nèi)容大體有開(kāi)幕詞代表講話、頒獎(jiǎng)儀式、獻(xiàn)花和領(lǐng)導(dǎo)講話; (2)會(huì)場(chǎng)要隆重,人員要坐滿,秩序要井然 (3)主席臺(tái)上人要坐滿,盡量邀請(qǐng)各方領(lǐng)導(dǎo)出席,要與受獎(jiǎng)人相間排列座次 (4)發(fā)獎(jiǎng)時(shí)要配合音樂(lè),氣氛要熱烈(5)要邀請(qǐng)新聞單位參加并配合宣傳十、大事記1、特點(diǎn):擇要性、連續(xù)性2、作用:提供歷史概況,便于回顧總結(jié)行政事務(wù)管理第1
10、5頁(yè),共36頁(yè)。第二節(jié) 信息工作行政事務(wù)管理第16頁(yè),共36頁(yè)。一、信息的概念特征:廣義的信息是對(duì)各種事物運(yùn)動(dòng)特征的客觀描述。狹義的信息是指通過(guò)一定的物質(zhì)載體反映出來(lái)的新的有用知識(shí)。特點(diǎn):客觀性、無(wú)限性、時(shí)效性、共享性、可傳輸性、可加工性、可擴(kuò)散性二、信息工作的概念、作用、特點(diǎn)信息工作特指文秘人員獲取、加工、傳遞、儲(chǔ)存和利用信息的一系列活動(dòng)。作用:輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理、開(kāi)墾林地和文秘人員的思路、提高文秘人員工作效率特點(diǎn):服務(wù)性、綜合性、針對(duì)性、適時(shí)性行政事務(wù)管理第17頁(yè),共36頁(yè)。三、信息工作的要求、主要制度要求:敏銳、準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、適用、經(jīng)濟(jì)主要制度:信息專(zhuān)報(bào)制度、信息報(bào)送
11、數(shù)量定額制度、緊急信息報(bào)送制度、信息稿件送審制度、信息采用通報(bào)制度、信息專(zhuān)題分析制度、信息業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度、信息工作獎(jiǎng)懲制度四、信息獲取的范圍:上級(jí)信息、內(nèi)部信息、社會(huì)信息、同業(yè)信息、歷史信息、國(guó)際信息信息獲取的渠道:信息網(wǎng)絡(luò)渠道、文書(shū)渠道、書(shū)刊渠道、調(diào)查渠道、會(huì)議渠道、信訪渠道、科研渠道、檔案渠道信息獲取的方法:網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)法、文字閱讀法、收看收聽(tīng)法、會(huì)議記錄法、相互交流法、專(zhuān)題調(diào)查法、隨時(shí)觀察法、索取求購(gòu)法五、信息加工的方法歸納法、濃縮法、縱深法、擴(kuò)充法、對(duì)比法、轉(zhuǎn)換法、圖表法、剪接法行政事務(wù)管理第18頁(yè),共36頁(yè)。六、信息簡(jiǎn)報(bào)的編寫(xiě)標(biāo)題醒目、主題集中、內(nèi)容鮮明、結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單、篇幅簡(jiǎn)短、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔七、信
12、息提供的對(duì)象、要求、方式對(duì)象:本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)和基層單位要求:針對(duì)性、多樣性、適時(shí)性、保密性方式:簡(jiǎn)報(bào)遞送、電報(bào)遞送、傳真遞送、網(wǎng)絡(luò)傳送、電話報(bào)送、音像制品遞送八、信息存儲(chǔ)的要求、方式要求:認(rèn)真篩選、科學(xué)分類(lèi)、系統(tǒng)完整、堅(jiān)持不懈、便于檢索方式:計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、信息簡(jiǎn)報(bào)存儲(chǔ)、多媒體存儲(chǔ)、信息資料存儲(chǔ)行政事務(wù)管理第19頁(yè),共36頁(yè)。第三節(jié) 調(diào)研工作行政事務(wù)管理第20頁(yè),共36頁(yè)。一、調(diào)研工作的概念:它是調(diào)查研究在文秘活動(dòng)中的具體體現(xiàn),專(zhuān)指文秘人員為有效輔助領(lǐng)導(dǎo)工作而展開(kāi)的調(diào)查研究業(yè)務(wù)。(P73) 調(diào)研的概念:對(duì)其考查、了解、分析研究,以認(rèn)識(shí)其本質(zhì)、發(fā)展規(guī)律。(P72)二、調(diào)研意義:
13、工作基礎(chǔ)、發(fā)揮參謀作用的途徑、鍛煉能力的方法(P73-74)三、調(diào)研的特點(diǎn):(P74-75)1、奉命性:主動(dòng);被動(dòng)2、非常規(guī)性3、補(bǔ)缺性行政事務(wù)管理第21頁(yè),共36頁(yè)。四、調(diào)研的原則(P76-77)1、點(diǎn)面結(jié)合:典型與全面結(jié)合2、性量結(jié)合:性質(zhì)、數(shù)量3、直接與間接結(jié)合:直接調(diào)研指深入親自調(diào)研,以掌握真實(shí)全面的情況。間接調(diào)研指采用間接方式獲得資料。4、信息與調(diào)研結(jié)合五、選擇調(diào)研題目的原則(P79-80)1、針對(duì)性:普遍性、傾向性;急需解決2、創(chuàng)新性:新出現(xiàn)的;新的理解3、可行性:大與小、難與易、需要與興趣行政事務(wù)管理第22頁(yè),共36頁(yè)。六、如何做好調(diào)研的準(zhǔn)備工作1、選題2、占有資料3、制定調(diào)研計(jì)
14、劃4、選擇調(diào)研方法5、組織分工七、調(diào)研計(jì)劃的內(nèi)容1、目的、要求:是出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn),也是指導(dǎo)思想和主要依據(jù)2、范圍和對(duì)象3、時(shí)間、步驟行政事務(wù)管理第23頁(yè),共36頁(yè)。八、調(diào)查的方式(p84-86):全面、重點(diǎn)、典型、抽樣、九、調(diào)查的方法(p86-90):個(gè)別交談、開(kāi)調(diào)查會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)觀察、問(wèn)卷調(diào)查、文獻(xiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、專(zhuān)家調(diào)查十、研究的方法(p92-94):比較(縱向、橫向、相同點(diǎn)、相異點(diǎn)、同異綜合)、類(lèi)比、分析(定性、定量、因果、典型、矛盾、系統(tǒng))、綜合十一、調(diào)研成果的轉(zhuǎn)化:以文、會(huì)、信息、宣傳的形式轉(zhuǎn)化 練習(xí):某總公司接到揭發(fā)下屬某公司違反財(cái)務(wù)政策行為的群眾舉報(bào)后,總公司領(lǐng)導(dǎo)班子幾次研究和批示,要
15、求嚴(yán)肅查處,但落實(shí)難度較大。如果你受命對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行調(diào)研,你將怎么做?行政事務(wù)管理第24頁(yè),共36頁(yè)。參考:1、充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的批示精神 2、事先占有材料1)熟悉相關(guān)的財(cái)務(wù)政策或法規(guī) 2)了解查處過(guò)程中有哪些困難 3)了解群眾舉報(bào)的具體內(nèi)容 4)了解該公司近幾年的財(cái)務(wù)運(yùn)行情況 5)了解相關(guān)人員的工作背景或經(jīng)歷 3、制定調(diào)研計(jì)劃 1)明確調(diào)查的目的 2)確定調(diào)查的時(shí)間 3)確定調(diào)查對(duì)象:該公司領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、普通員工 4)選擇合適的調(diào)查方式:可采用現(xiàn)場(chǎng)個(gè)別訪談、問(wèn)卷調(diào)查、專(zhuān)家調(diào)查相結(jié)合的 4、組成調(diào)查小組,做好人員分工,必要時(shí)可以請(qǐng)審計(jì)或財(cái)務(wù)專(zhuān)家加入調(diào)查 5、調(diào)查過(guò)程中注意收
16、集詳實(shí)可信的證據(jù),不能偏聽(tīng)偏信,并做好保密行政事務(wù)管理第25頁(yè),共36頁(yè)。第七節(jié) 通訊工作行政事務(wù)管理第26頁(yè),共36頁(yè)。一、廣義的通訊工作:語(yǔ)音通訊、數(shù)據(jù)通訊 二、通訊工作的作用。1、提高管理水平2、增強(qiáng)辦事效率3、樹(shù)立良好形象 三、通訊工作的原則1、及時(shí) 2、安全 3、經(jīng)濟(jì) 4、準(zhǔn)確行政事務(wù)管理第27頁(yè),共36頁(yè)。四、通話的程序和要求一)撥打電話1、準(zhǔn)備:查號(hào)、內(nèi)容2、通話:自報(bào)家門(mén)、確認(rèn)對(duì)方身份、表達(dá)簡(jiǎn)練、復(fù)述要點(diǎn)3、結(jié)束:道別、掛機(jī)二)接收電話 1、接聽(tīng)準(zhǔn)備:鈴聲2-3聲、左手接右手記2、接聽(tīng)中:復(fù)述要點(diǎn)、做好記錄、認(rèn)真傾聽(tīng) 3、結(jié)束:禮貌、轉(zhuǎn)告 行政事務(wù)管理第28頁(yè),共36頁(yè)。五、各
17、種意外電話的處理1、災(zāi)害電話:如實(shí)記錄、即刻報(bào)告、傳達(dá)指示2、糾纏電話:禮貌謝絕、轉(zhuǎn)達(dá)留言、擋駕3、匿名電話:以禮相待、記錄內(nèi)容及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)、了解對(duì)方4、推銷(xiāo)電話:?jiǎn)柷鍋?lái)由,請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo);根據(jù)規(guī)定婉拒5、恐嚇電話:保持警惕周旋拖延;錄音留證;及時(shí)報(bào)告或報(bào)警6、性騷擾電話:掛機(jī)、斥責(zé)警告;錄音留證7、錯(cuò)打電話 :以禮相待六、傳真的優(yōu)點(diǎn)1、逼真 2、迅速行政事務(wù)管理第29頁(yè),共36頁(yè)。七、文秘人員寄發(fā)郵件的程序和要求。 1、查對(duì):地址姓名;郵編;標(biāo)記;簽署;附件2、登記:日期、發(fā)件單位、編號(hào)、性質(zhì)、件數(shù)、份數(shù)、簽收人3、封裝:筒、捆、套、袋4、交寄:核對(duì)、簽字5、結(jié)算: 八、文秘人員接收郵件的程序和要求。
18、1、點(diǎn)收:清點(diǎn)(件數(shù)、地址、包裝完整)、簽字2、分揀:3、拆封:領(lǐng)導(dǎo)親啟、涉密4、登記:5、分發(fā) :分類(lèi)行政事務(wù)管理第30頁(yè),共36頁(yè)。九、文秘人員應(yīng)熟悉和掌握的郵政業(yè)務(wù)。1、國(guó)內(nèi)函件2、包裹3、特快專(zhuān)遞4、國(guó)際郵件5、電子信函行政事務(wù)管理第31頁(yè),共36頁(yè)。第八節(jié) 保密工作 行政事務(wù)管理第32頁(yè),共36頁(yè)。一、保密工作的意義。 1、國(guó)家安全與利益2、社會(huì)穩(wěn)定 3、經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展4、領(lǐng)導(dǎo)工作成敗行政事務(wù)管理第33頁(yè),共36頁(yè)。二、如何做好文書(shū)保密工作? 1、涉密文件撰制:起草時(shí)提出意見(jiàn)、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、草稿管理、印制在指定場(chǎng)所、控制份數(shù)、校樣廢頁(yè)銷(xiāo)毀2、涉密文件傳遞:專(zhuān)人負(fù)責(zé)、蓋密封章、包裝牢固、傳遞渠道3、涉密文件承辦:逐份登記、及時(shí)收回、注意辦理范圍、定期核查、審批后再借閱4、涉密文件移交:清
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